長沙沐禧股份有限公司出差報(bào)銷流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄1 長沙沐禧股份有限公司背景介紹 長沙沐禧股份有限公司出差報(bào)銷流程優(yōu)化設(shè)計(jì)1長沙沐禧股份有限公司背景介紹長沙沐禧股份有限公司是一家位于長沙市開福區(qū)，以生產(chǎn)能量飲料為主，以綠色食品作為發(fā)展方向的有限責(zé)任公司。它于1998年10月份成立?？偼顿Y100萬，注冊資金100萬公司，是集研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、物流為一體的公司，以自身先進(jìn)的企業(yè)文化與管理方式再加上緊跟時(shí)代的營銷理念，逐漸發(fā)展成為一家獨(dú)具自己特色的公司。長沙沐禧股份有限公司現(xiàn)有在職人員一共有228人?？偣灿?個(gè)部門，其中董事長1人，總經(jīng)理1人，副總經(jīng)理1人銷售部門120人，采購部門20人，財(cái)務(wù)部20人，人事部15人，生產(chǎn)科研部50人。董事長生產(chǎn)董事長生產(chǎn)科研部銷售部采購部總經(jīng)理財(cái)務(wù)部人事部副總經(jīng)理（1）圖1長沙沐禧股份有限公司組織結(jié)構(gòu)圖2長沙沐禧股份有限公司出差報(bào)銷流程現(xiàn)狀長沙沐禧股份有限公司主要是以生產(chǎn)飲料為主，為了滿足顧客的需求，公司研發(fā)了多種不同功能的飲料，于是就需要去各個(gè)城市、國家推銷產(chǎn)品和尋找業(yè)務(wù)。公司的總經(jīng)理為了聯(lián)絡(luò)客戶需要進(jìn)行面對(duì)面地談生意，發(fā)展維護(hù)客戶關(guān)系。有時(shí)候會(huì)出差進(jìn)行商業(yè)談判，去各個(gè)城市拓展業(yè)務(wù)，有的時(shí)候網(wǎng)上談判無法表達(dá)合作誠意，需要面對(duì)面的進(jìn)行交流。不僅是總經(jīng)理，銷售人員也需要發(fā)揮作用，他們需要經(jīng)常性的在外面尋找客戶來推銷本公司的產(chǎn)品。產(chǎn)品也需要不斷的生產(chǎn)出來，因此，這就需要采購人員出差采購原材料。長沙沐禧股份有限公司現(xiàn)在的出差報(bào)銷流程為：如果是員工出差需要提前兩到三天從行政部取出來借款單，提前填寫出差申請(qǐng)單。然后將出差申請(qǐng)單交給部門主管簽字。部門主管簽字后，將借款申請(qǐng)單遞交給財(cái)務(wù)主管簽字。然后交給副總經(jīng)理簽字,最后總經(jīng)理簽字。（如果是總經(jīng)理、董事長出差的話，只需要從出納取得出差申請(qǐng)單交給財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字）。出納核實(shí)簽字，發(fā)出借款（借款單需由出納進(jìn)行保管）或者由人事訂機(jī)票，住宿等。出差人員出差并取得費(fèi)用原始單據(jù)。出差回來后個(gè)人填寫好費(fèi)用報(bào)銷單并粘貼好原始憑證，人事部確定實(shí)際出勤天數(shù)并簽字。部門主管、財(cái)務(wù)主管、副總經(jīng)理，總經(jīng)理審核蓋章。（總經(jīng)理、董事長出差只需要財(cái)務(wù)主管，不需要部門主管和副總進(jìn)行審批。）出納進(jìn)行核算，多退少補(bǔ)，登記并退回借款單據(jù)。費(fèi)用報(bào)銷單交回財(cái)務(wù)主管用來做會(huì)計(jì)憑證的原始單據(jù)。注：出差當(dāng)天回來的話，由所屬部門的部門主管和財(cái)務(wù)主管進(jìn)行簽字審批。如果領(lǐng)導(dǎo)出差的話，直接打電話示意同意。財(cái)務(wù)主管同意簽字公司員工填寫出來借款申請(qǐng)單財(cái)務(wù)主管同意簽字公司員工填寫出來借款申請(qǐng)單（個(gè)人填寫出差內(nèi)容）部門主管同意簽字出差人員出差并取得費(fèi)用原始單據(jù)總經(jīng)理簽字（如果是總經(jīng)理、董事長出差，只需要財(cái)務(wù)主管簽字）出差人員出差并取得費(fèi)用原始單據(jù)總經(jīng)理簽字（如果是總經(jīng)理、董事長出差，只需要財(cái)務(wù)主管簽字）副總經(jīng)理同意簽字個(gè)人填寫費(fèi)用報(bào)銷單，個(gè)人填寫費(fèi)用報(bào)銷單，粘貼原始憑證。人事部確定實(shí)際出勤天數(shù)并簽字部門主管審核蓋章出納核實(shí)簽字部門主管審核蓋章出納核實(shí)簽字，發(fā)出借款（借款單由出納進(jìn)行保管）總經(jīng)理審核蓋章（總經(jīng)理出差只需要財(cái)務(wù)主管不需要部門主管）副總經(jīng)理審核蓋章總經(jīng)理審核蓋章（總經(jīng)理出差只需要財(cái)務(wù)主管不需要部門主管）副總經(jīng)理審核蓋章財(cái)務(wù)主管審核蓋章出納進(jìn)行核算出納進(jìn)行核算，多退少補(bǔ)，登記并將原始單據(jù)退給會(huì)計(jì)記賬圖2傳統(tǒng)出差報(bào)銷流程圖圖3傳統(tǒng)借款申請(qǐng)單3長沙沐禧股份有限公司出差報(bào)銷流程存在的問題3.1傳統(tǒng)報(bào)銷模式效率低長沙沐禧股份有限公司雖然是一個(gè)中小型公司，但是出差流程的報(bào)銷依然是手工記賬的方法。2017年7月25日向某去湖北省武漢市采購原材料，他需要先填寫出差單據(jù)，將出差申請(qǐng)單交給部門主管，財(cái)務(wù)主管，副總經(jīng)理，總經(jīng)理審批簽字，一系列操作下來才能夠出差。出差過程中必須索要紙質(zhì)發(fā)票，結(jié)束后要回到公司填寫差旅費(fèi)報(bào)銷單，寫明實(shí)際出差天數(shù)，實(shí)際出差日期，和實(shí)際報(bào)銷金額包括實(shí)際的交通費(fèi)、住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)、和各種為了采購原材料發(fā)生的支出，然后交給部門主管審核，再交給財(cái)務(wù)主管審查，接著交給副總經(jīng)理，總經(jīng)理審批簽字，最后交給出納根據(jù)實(shí)際發(fā)生情況進(jìn)行核實(shí)多退少補(bǔ)，并填寫費(fèi)用報(bào)銷單簽字。報(bào)銷過程過于繁瑣，需要反反復(fù)復(fù)的進(jìn)行簽字，檢查，核對(duì)，審核，耗時(shí)耗力。而且當(dāng)時(shí)向某出差時(shí)還由于遺失了一張?jiān)紗螕?jù)，導(dǎo)致他無法報(bào)銷成功。向某經(jīng)歷了將近一個(gè)月的時(shí)間才拿到報(bào)銷款項(xiàng)。這會(huì)嚴(yán)重導(dǎo)致員工的積極性不高漲。而且耗時(shí)過長，太多繁瑣的紙質(zhì)票據(jù)，耽誤了很多工作時(shí)間。3.2出差報(bào)銷的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)不合理長沙沐禧公司是以生產(chǎn)飲料為主，尤其是夏天容易出汗，人們就會(huì)選擇喝一瓶飲料，此時(shí)正是企業(yè)迅速發(fā)展的好時(shí)機(jī)。銷售人員和采購人員也會(huì)頻繁去外地出差。2018年6月24日，徐某去湖南衡陽出差一個(gè)星期，但是公司對(duì)于出差的金額沒有什么具體的要求，只要是按事實(shí)情況發(fā)生的，對(duì)照費(fèi)用表進(jìn)行報(bào)銷，最多不能超過費(fèi)用表的15%公司就能夠幫員工為了公司業(yè)務(wù)所發(fā)生的費(fèi)用進(jìn)行報(bào)銷。徐某心想公司既然能夠報(bào)銷這么多就隨隨便便花錢，不要忘記紙質(zhì)票據(jù)就行了。就沒有考慮到節(jié)省資金的問題，惡意消耗，由于公司沒有準(zhǔn)確的標(biāo)準(zhǔn)，徐某最后花費(fèi)超過了標(biāo)準(zhǔn)15%也還是能夠報(bào)銷的。徐某雖然沒有違反公司規(guī)定，但是嚴(yán)重造成了公司資金的流失，而且導(dǎo)致了其他員工爭相效仿，惡意消費(fèi)，產(chǎn)生了較為嚴(yán)重的影響。并且公司沒有根據(jù)每個(gè)地方的實(shí)際消費(fèi)水平定價(jià)格，不同級(jí)別的城市消費(fèi)水平不一樣，那么定價(jià)應(yīng)該也是不一樣。表1長沙沐禧有限責(zé)任公司出差費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)表費(fèi)用/元普通員工部門主管總經(jīng)理董事長交通費(fèi)用人事部統(tǒng)一訂購人事部統(tǒng)一訂購人事部統(tǒng)一訂購人事部統(tǒng)一訂購住宿費(fèi)用90-150每晚150-200每晚據(jù)實(shí)報(bào)銷據(jù)實(shí)報(bào)銷餐飲費(fèi)用50-80每天80-160每天據(jù)實(shí)報(bào)銷據(jù)實(shí)報(bào)銷4長沙沐禧股份有限公司出差報(bào)銷流程優(yōu)化設(shè)計(jì)4.1建立網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)針對(duì)傳統(tǒng)報(bào)銷存在的問題，在目前的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)長沙沐禧公司可以采取網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷的模式，建立網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)。公司在網(wǎng)站錄入員工信息包括銀行卡號(hào)，每個(gè)人都有不同的工號(hào)，員工自己注冊設(shè)置密碼。首先登陸，進(jìn)入網(wǎng)址首頁然后點(diǎn)擊報(bào)銷流程審批，填寫出差申請(qǐng)單。傳統(tǒng)的手工記賬報(bào)銷需要先填寫借款申請(qǐng)單，先填寫借款申請(qǐng)單會(huì)使審批流程更加繁瑣，而網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷將借款申請(qǐng)單改為了出差申請(qǐng)單，使員工在出差后無需增加核對(duì)借款金額的步驟。自行選擇部門、出差地區(qū)、日期等。傳統(tǒng)報(bào)銷依此是出納、部門、財(cái)務(wù)主管、副總經(jīng)理，總經(jīng)理進(jìn)行審核，由于公司規(guī)模小，主要由副總經(jīng)理管理公司業(yè)務(wù)，總經(jīng)理商務(wù)談判，為了提高報(bào)銷的效率，省去了副總的審核。將其優(yōu)化為一般情況只需要出納、部門、財(cái)務(wù)主管審核，超過1000的才需要總經(jīng)理進(jìn)行審核。具體的網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷流程如下：步驟1:用員工帳戶登錄，然后依次差旅報(bào)銷，新建項(xiàng)目。圖4網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷步驟一步驟2：填寫個(gè)人信息。（審批狀態(tài)無需填寫）并保存圖5網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷步驟二

步驟3：系統(tǒng)根據(jù)申請(qǐng)人是普通員工還是總經(jīng)理發(fā)放。如果是普通員工出差，部門主管會(huì)收到處理申請(qǐng)，如果是總經(jīng)理出差，直接跳過部門主管，財(cái)務(wù)主管會(huì)收到處理申請(qǐng)。圖6網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷步驟三然后是財(cái)務(wù)主管審批。圖7網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷步驟四

最后是總經(jīng)理審批（超過1000元）。圖8網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷步驟五員工出差，如果不超過1000元，部門主管，財(cái)務(wù)主管審批后出納直接放款，生成報(bào)銷單，會(huì)計(jì)人員記賬。如果超過了1000元，還需要總經(jīng)理審批后，出納才能放款。總經(jīng)理、董事長出差，只需要財(cái)務(wù)主管和董事長審批。采取此種網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷的模式，即使部門主管、財(cái)務(wù)主管，總經(jīng)理，董事長不在公司，只要登錄網(wǎng)站查看消息并電子簽名，就可以審批出差申請(qǐng)，員工也不用一一等到部門主管，財(cái)務(wù)主管，總經(jīng)理簽字。出差回來后的報(bào)銷同樣輕松邊便捷，只需要在網(wǎng)站上填寫相應(yīng)的信息，上傳原始憑證。出差人員出門的餐飲，交通，以及住宿可以實(shí)時(shí)上傳數(shù)據(jù)，避免了數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，虛假上報(bào)的情況，將報(bào)銷單的發(fā)票號(hào)輸入系統(tǒng)，一查就能查到。這不僅能夠大大的減少財(cái)務(wù)人員的工作量，而且出差審批更加高效，提高了工作效率。方便出納進(jìn)行整理歸類，審核成功后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)傳達(dá)給部門經(jīng)理審核，多退少補(bǔ)，直接核算。網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷流程如下圖所示。

報(bào)銷流程經(jīng)辦人部門經(jīng)理財(cái)務(wù)經(jīng)理總經(jīng)理董事長出納會(huì)計(jì)普通員工填寫單據(jù)（上傳電子附件）普通員工填寫單據(jù)（上傳電子附件）如果是總經(jīng)理出差審批如果是總經(jīng)理出差審批超過1000審核超過1000審核總經(jīng)理出差不超過1000總經(jīng)理出差不超過1000審批審批審批出納直接放款出納直接放款記賬記賬圖9網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷流程4.2更新出差報(bào)銷費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)長沙沐禧有限責(zé)任公司傳統(tǒng)的出差流程報(bào)銷比較簡單，應(yīng)該根據(jù)每個(gè)城市的消費(fèi)水平制定出差費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。如果沒有明確的規(guī)范，就會(huì)導(dǎo)致大多數(shù)的員工效仿徐某，正如像徐某的情況發(fā)生一樣，在徐某出差回來后，越來越多的員工開始無視公司的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)表，大多數(shù)的人開始惡意消費(fèi)。因此，需要對(duì)長沙沐禧有限責(zé)任公司的費(fèi)用表進(jìn)行整改，需要將它進(jìn)行細(xì)化，具體為對(duì)城市級(jí)別進(jìn)行劃分重新制定住宿費(fèi)。將住宿費(fèi)劃分為4個(gè)等級(jí)，分為一線二線三線、四線和鄉(xiāng)鎮(zhèn)。重新修改住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)、交通費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

表2長沙沐禧有限責(zé)任公司報(bào)銷費(fèi)用明細(xì)表費(fèi)用/人員普通員工部門主管總經(jīng)理董事長住宿費(fèi)用一線城市200元/晚300元/晚據(jù)實(shí)報(bào)銷據(jù)實(shí)報(bào)銷二線城市130元/晚240元/晚據(jù)實(shí)報(bào)銷據(jù)實(shí)報(bào)銷三線、四線城市120元/晚200元/晚據(jù)實(shí)報(bào)銷據(jù)實(shí)報(bào)銷鄉(xiāng)鎮(zhèn)、農(nóng)村100元/晚200元/晚據(jù)實(shí)報(bào)銷據(jù)實(shí)報(bào)銷交通費(fèi)用（均由人事部統(tǒng)一訂購）火車硬座硬臥軟座軟臥軟臥汽車硬座硬臥軟座軟臥軟臥高鐵二等座二等座一等座一等座飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙經(jīng)濟(jì)艙商務(wù)艙頭等艙餐飲費(fèi)用100元/天150元/天200元/天250元/天出差前進(jìn)行培訓(xùn)提前告知出差報(bào)銷費(fèi)用，實(shí)際出差天數(shù)如果1點(diǎn)以后出發(fā)的話按照半天計(jì)算，12點(diǎn)前出發(fā)的話按照一天計(jì)算。關(guān)于交通費(fèi)。如果由于自己的私人原因的而產(chǎn)生的改簽費(fèi)，退訂費(fèi)，或者是出差回來的費(fèi)用自己承擔(dān)，公司不允許報(bào)銷。關(guān)于餐飲費(fèi)。如果員工出差回來，中午12點(diǎn)半之前不報(bào)銷午餐，12點(diǎn)半到2點(diǎn)半報(bào)銷午餐。下午五點(diǎn)鐘之前不報(bào)銷晚餐，五點(diǎn)鐘到晚上八點(diǎn)可以報(bào)銷晚餐。另外高鐵、汽車或者火車途中購買餐飲自費(fèi)。5結(jié)論針對(duì)我們公司的報(bào)銷流程，發(fā)現(xiàn)了出差報(bào)銷流程的一系列問題，如：傳統(tǒng)報(bào)銷模式效率低、出差報(bào)銷流程不太規(guī)范。為了解決這些問題帶來的嚴(yán)重后果，對(duì)長沙沐禧有限責(zé)任公司的出差報(bào)銷流程進(jìn)行了優(yōu)化設(shè)計(jì)，將傳統(tǒng)的手工記賬改為了網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷，同時(shí)還更新了報(bào)銷費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。通過對(duì)出差報(bào)銷流程的優(yōu)化以后，長沙沐禧有限責(zé)任公司有了明顯的改善，員工提高