長沙柒柒文化傳媒有限公司管理費用報銷審批流程優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設計目錄1公司簡介 長沙柒柒文化傳媒有限公司管理費用報銷審批流程優(yōu)化設計1公司簡介長沙柒柒文化傳媒有限公司成立于2017年05月17日，公司位于湖南省長沙市天心區(qū)中意二路111號中信城市廣場，注冊資本100萬元。目前公司的主要業(yè)務包括：文化藝術(shù)咨詢服務；藝（美）術(shù)創(chuàng)作服務；美術(shù)圖案設計服務；教育咨詢；培訓活動的組織；室內(nèi)手工制作娛樂服務；陶瓷、玻璃器皿、陶瓷裝飾材料的零售。長沙柒柒文化傳媒有限公司主要市場客戶為各大房地產(chǎn)商、汽車公司、展會活動方等。長沙柒柒文化傳媒有限公司現(xiàn)有35人，其中公司領導有總經(jīng)理、副總經(jīng)理A、副總經(jīng)理B、財務總監(jiān)等4人。長沙柒柒文化傳媒有限公司內(nèi)部設置綜合部、宣傳部、廣告部、策劃部、財務部等職能部門，各部門設置部門經(jīng)理1人。公司的組織結(jié)構(gòu)圖具體如下圖1-1所示：圖1-1長沙柒柒文化傳媒有限公司組織結(jié)構(gòu)圖2公司管理費用現(xiàn)狀2020年度，長沙柒柒文化傳媒有限公司管理費用預算356.57萬元，實際支出343.78萬元，管理費用總額未超出預算，同比2019年支出增長31.78萬元，相關支出見下表。

表2-12020年度公司管理費用支出一覽表單位：萬元科目明細2020年發(fā)生額2020年預算預算比2019年度同比人工費用210240-302055折舊及攤銷5.88-2.26.5-0.7租賃費14.415-0.6140.4業(yè)務招待費48.4536.451236.6411.81差旅費28.421.56.91810.4交通費18.6180.616.52.1會議費44.5-0.53.960.04辦公用品費7.455.641.815.122.33水電費1.481.4801.480其他5.26-0.84.80.4合計343.78356.57-12.7931231.78從表2-1可知，盡管總額沒有超支，但長沙柒柒文化傳媒有限公司在辦公用品費、業(yè)務招待費、差旅費方面超支嚴重。在實習期間，我發(fā)現(xiàn)長沙柒柒文化傳媒有限公司員工在費用報銷時，沒有明確的費用報銷標準可以參考，員工在費用支出時較為隨意。從長沙柒柒文化傳媒有限公司管理費用報銷流程來看，由部門員工填報費用申請單，經(jīng)部門經(jīng)理審批后，提交分管領導審核，再由總經(jīng)理簽批，最后提交審批單和單據(jù)給財務出賬。圖2-1長沙柒柒文化傳媒有限公司管理費用（通用）報銷流程3公司管理費用報銷存在的問題3.1辦公費用報銷監(jiān)管不到位長沙柒柒文化傳媒有限公司成立較晚，在公司管理方面經(jīng)驗不足。綜合部作為辦公費用的管理部門，現(xiàn)有在崗員工4人，分別為部門經(jīng)理1人、行政1人、人力1人以及前臺1人。由于長沙柒柒文化傳媒有限公司各部門對于辦公用品的需求較大，種類也繁多，公司領導認為由各部門自行采購辦公用品更便于工作。然而，各部門員工單次購買的辦公用品金額普遍較少，大部分員工會保留票據(jù)等積累到一定金額才一次性報銷，不僅造成了員工報銷時效性較低，且容易出現(xiàn)報銷憑證丟失的情況。另一方面，部分員工利用報銷辦公用品之便，私自將其他費用以辦公費用的名義進行報銷，財務部門難以審核業(yè)務發(fā)生的真實性。3.2業(yè)務招待費用支出隨意長沙柒柒文化傳媒有限公司作為一個文化傳媒公司，作為一個提供服務的乙方公司，必然會接觸到很多甲方的客戶。在業(yè)務談判和業(yè)務的實施過程中，必然會產(chǎn)生招待行為和招待費用。目前，長沙柒柒文化傳媒有限公司對于業(yè)務招待費的報銷標準為實報實銷，沒有限制報銷額度，因此造成了部分員工不考慮接待成本，不考慮接待人員的級別和接待的必要性，高標準接待所有的客戶。近年來公司盈利情況良好，公司管理層對于奢靡情況睜一只眼閉一只眼，對于高標準接待行為也樂在其中，因此助長了員工在業(yè)務招待費方面的報銷亂象。3.3差旅費用報銷流程不完善長沙柒柒文化傳媒有限公司因業(yè)務需求，公司很多業(yè)務人員和策劃人員會根據(jù)客戶需求去客戶方或項目實施場地進行洽談業(yè)務，這就產(chǎn)生了一定的差旅費用。然而公司目前在差旅方面也是實行實報實銷，沒有制定差旅過程中的住宿、用餐和交通標準，因此報銷流程也淪為了事由審批，只要事由符合工作實際情況，審批人員都會直接審批通過。正是由于報銷審批流程成為形式，因此員工在出差期間盡可能的選擇舒適、快捷的方式，基本上是能坐飛機絕不坐火車，能進餐廳就絕不吃簡餐，在住宿方面也是能住星級酒店就絕不住商務酒店。長沙柒柒文化傳媒有限公司出現(xiàn)差旅亂象，一方面是得益于近年來企業(yè)發(fā)展迅速，效益較好，另一方面是公司實施的管理制度和審批流程已經(jīng)不滿足公司的發(fā)展需求，亟需改善。4公司管理費用報銷審批流程優(yōu)化設計4.1辦公費用報銷審批流程優(yōu)化設計為改善長沙柒柒文化傳媒有限公司辦公用品報銷亂象，我認為首先應該明確報銷主體只能是前臺工作人員，其次是規(guī)定員工每月申領辦公用品的標準，制定辦公用品年度費用預算，最后是進行費用報銷流程優(yōu)化。明確報銷申請人只能是前臺，能夠避免辦公用品多頭管理，能夠有效從前臺管控辦公用品報銷費用。在辦公用品的標準方面，結(jié)合員工每月使用辦公用品的情況，控制各員工日常辦公用品費用標準為25元/人/月。如果員工當月剩余領用額度不足，在申請人所在部門經(jīng)理同意的情況下，部門內(nèi)部員工之間可以互相轉(zhuǎn)移領用額度。辦公用品未超過預算標準，前臺人員每月20日前填寫《辦公費用報銷單》，經(jīng)綜合部經(jīng)理審核業(yè)務的真實性及是否超預算、財務部審核費用票據(jù)的合規(guī)性、合理性后，副總經(jīng)理A審批后付款。申請人向前臺提出領用申請申請人向前臺提出領用申請前臺核實是否符合費用標準前臺發(fā)放辦公用品并登記前臺盤點倉庫辦公用品前臺采購，填寫報銷審批單綜合部經(jīng)理審核財務部費用崗審核副總經(jīng)理A審批圖4-1長沙柒柒文化傳媒有限公司辦公用品領用和費用報銷流程（優(yōu)化）4.2業(yè)務招待費報銷審批流程優(yōu)化設計為改善長沙柒柒文化傳媒有限公司業(yè)務招待費用報銷亂象，我認為首先應該明確業(yè)務招待費用標準，然后再優(yōu)化業(yè)務招待費用審批流程。（1）明確業(yè)務招待費報銷限額結(jié)合公司歷次接待的實際情況，確認按公司領導、部門經(jīng)理、普通員工的級別對接待標準進行劃分。具體標準見表4-1。表4-1長沙柒柒文化傳媒有限公司業(yè)務招待費標準接待方最高級別公司領導部門經(jīng)理基層員工陪同方最高級別公司領導部門經(jīng)理陪同方人數(shù)不多于接待方人數(shù)1-3人1-3人餐飲標準300元/人150元/人100元/人禮品標準500-1000元300-700元-通過公司的信息平臺業(yè)務招待費標準傳達至每位員工，避免在單據(jù)審核時與業(yè)務人員發(fā)生不必要的沖突。（2）建立業(yè)務招待費事前審批流程長沙柒柒文化傳媒有限公司各部門在發(fā)生業(yè)務招待費用前，應提出使用申請，填寫“業(yè)務招待費用申請單”，寫清楚接待人數(shù)、職級、事由、預算金額，進而由部門經(jīng)理核實業(yè)務的真實情況，總經(jīng)理審批。業(yè)務招待費申請單見表4-2。表4-2長沙柒柒文化傳媒有限公司業(yè)務招待費申請單部門申請人申請時間接待事由接待職級預計金額接待人數(shù)備注總經(jīng)理：部門經(jīng)理：4.3差旅費報銷審批流程優(yōu)化設計4.3.1明確差旅費報銷限額為了有效對差旅費用進行管理，應制定差旅費用報銷標準，分為餐費、交通費以及住宿費。餐費方面，結(jié)合長沙柒柒文化傳媒有限公司實際差旅情況，大多是在湖南地區(qū)進行出差，因此將餐費設置為80元/人/天，其中早餐20元、午餐30元、晚餐30元。交通費方面，包括長途和短途兩部分，原則上超過800公里的長途出差才能乘坐飛機，采取實報實銷的方式，而短途出差原則上只能采取公共軌道交通或其他公共交通工具，也采取實報實銷的方式。住宿方面，按公司領導、部門經(jīng)理、基層員工劃分費用標準。具體見表4-3。表4-3長沙柒柒文化傳媒有限公司差旅費用標準差旅費用標準公司領導部門經(jīng)理基層員工餐費補貼80元/人/天交通費0-200公里高鐵一等座、軟臥、軟座、汽車高鐵二等座、硬臥、汽車高鐵二等座、汽車200-800公里飛機（經(jīng)濟倉）、高鐵一等座、軟臥高鐵二等座、硬臥、汽車800公里以上飛機（經(jīng)濟倉），實報實銷住宿費省會500元/人/天350元/人/天200元/人/天地級市400元/人/天250元/人/天150元/人/天縣級市300元/人/天200元/人/天100元/人/天4.3.2完善差旅費報銷審批流程長沙柒柒文化傳媒有限公司差旅費用審批流程主要從差旅請示和費用報銷兩個環(huán)節(jié)加以完善。差旅請示環(huán)節(jié)，主要是員工根據(jù)工作實際需要，在公司內(nèi)部發(fā)起出差申請，寫明出差起止時間、往返地點以及事由，經(jīng)部門經(jīng)理和副總經(jīng)理審批通過后，可以按照公司差旅標準進行出差。員工填寫出差申請單員工填寫出差申請單部門經(jīng)理審批副總經(jīng)理審批員工按計劃出差圖4-2長沙柒柒文化傳媒有限公司差旅費申請流程差旅費用報銷環(huán)節(jié)，由員工填寫“差旅費用報銷單”，寫明出差起止時間以及交通、餐補、住宿費用，經(jīng)財務部核實費用是否未超標后，經(jīng)部門經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批，最后由財務部復核票據(jù)與審批單，無誤后進行報銷付款。具體見圖4-3。申請人填寫差旅費用報銷單申請人填寫差旅費用報銷單財務審核差旅費是否未超標部門經(jīng)理審批副總經(jīng)理審批總經(jīng)理審批圖4-3長沙柒柒文化傳媒有限公司差旅費用報銷流程（優(yōu)化）5小結(jié)通過對長沙柒柒文化傳媒有限公司的管理費用進行現(xiàn)狀分析，發(fā)現(xiàn)該公司在辦公用品費、業(yè)務招待費、差旅費等費用管控上存在問題。針對以上問題，我以服務業(yè)務為指導思想，規(guī)范辦公用品、業(yè)務招待費、差旅費報銷標準，完善費用審批流程，規(guī)范公司財務報銷行為,提升企業(yè)的內(nèi)部管理的水平，從而實現(xiàn)降低公司運營成本，提升企業(yè)效益的目標。

參考資料[1]張云.精細化視域下企業(yè)成本費用管理問題分析[J].現(xiàn)代營銷(經(jīng)營版),2020(12):236-237.[2]劉瀟洋.現(xiàn)代企業(yè)成本費用管理存在的問題及對策探討[J].企業(yè)改革與管理,20