長沙瑞和數(shù)碼科技有限公司銷售與收款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計目錄1公司簡介 長沙瑞和數(shù)碼科技有限公司銷售與收款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設計1公司簡介長沙瑞和數(shù)碼科技有限公司成立時間于2003年05月08日，注冊資本為2000萬元，注冊地址位于長沙高新開發(fā)區(qū)岳麓西大道588號芯城5棟3層301,法定代表人為鄧學鋒。主要經(jīng)營范圍包括數(shù)控技術研發(fā);基礎軟件、應用軟件開發(fā);軟件技術服務；軟件開發(fā)系統(tǒng)集成服務；人工智能應用；計算機技術開發(fā)、技術服務；大數(shù)據(jù)處理技術的研究、開發(fā)；多媒體系統(tǒng)生產(chǎn)、加工；電子儀器的生產(chǎn)。公司的主要職能部門有行政人事部、財務管理部、生產(chǎn)部、市場部和設計部，每個部門分別設1個經(jīng)理和1個副經(jīng)理，主要職能部門下面的子部門每一個分別設1個主管。圖1公司組織結構圖2公司銷售與收款內(nèi)部控制存在的主要問題2.1票據(jù)管理體系不健全首先公司沒有依據(jù)客戶以及單位的信用等級和票據(jù)的風險性等因素，來確定應該收取怎么樣的票據(jù)。接下來在收取票據(jù)時，因為沒有及時對票據(jù)真實、完整、合法三個方面進行審核及控制，導致發(fā)生票據(jù)日期的登記、票據(jù)的信息、背書的單位名稱等不完整、不準確甚至誤用圓珠筆書寫的情況，并且還存在背書、票據(jù)印章不夠清晰、公司不能提供規(guī)范的票據(jù)證明文件等情況。最后在出現(xiàn)這些情況時也沒有人員來保管并及時發(fā)現(xiàn)問題去處理，更沒有錄入系統(tǒng)而只是將票據(jù)保存在文件夾里，且文件夾里也沒有做相關登記，導致了票據(jù)混亂、無法查找票據(jù)以及票據(jù)錯誤較多的情況。2.2賒銷制度不完善公司為抓住商機運用賒銷的方式來擴大銷售，卻一直沒有為此采取方案和措施，也沒有為此制定合理有效的管理體系，導致較多的應收賬款存在，經(jīng)營風險上升。并且隨著賒銷、賒供的銷售方式的逐漸運用，公司也一直沒有對客戶及單位做信用等級的評價，致使每一個客戶和單位都可以進行賒銷，且賒銷金額沒有范圍控制，導致應收賬款占總資產(chǎn)及流動資產(chǎn)的比例越來越大。其次因為信用期過長會導致不夠穩(wěn)健；信用期過短不利于產(chǎn)品的銷售，無法實現(xiàn)擴大銷售的目標，所以導致賒銷期的長短一直沒有規(guī)范，對公司產(chǎn)品的銷售產(chǎn)生極大影響，例如資金的周轉及運行受到阻礙、大量的壞賬產(chǎn)生、經(jīng)營風險的加大和公司的財產(chǎn)損失占比很大等情況。2.3缺乏應收賬款回收制度公司的應收賬款因為回收制度嚴重缺乏使其在總資產(chǎn)和流動資產(chǎn)中占的比重越來越大,也逐漸出現(xiàn)償債以及貨幣資金短缺等風險。通常情況下，應收賬款的管理信用期都是控制在三個月以內(nèi),而公司的應收賬款賬齡過長甚至有長達一、兩年以上的賬款，這就使很多金額非常龐大的應收賬款被一直掛在賬上,已經(jīng)確認不能收回的和已經(jīng)收回的賬款仍然視為債權，造成應收賬款中債務與資產(chǎn)不實，看上去是盈利實際為虧損的假象。其次應收賬款的客戶檔案也沒有規(guī)范嚴格，導致催收時信息不健全，不能及時進行應收賬款的催收，催收也沒有制定相關制度，使催收盲目且無實際效果。以上應收賬款中存在的問題導致現(xiàn)金流出加大,收入虛增、經(jīng)營成果夸大、信息不健全以及財務風險增加的后果。3公司銷售與收款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設計3.1建立嚴格的票據(jù)管理制度為了解決公司票據(jù)管理過程中出現(xiàn)的沒有明確票據(jù)種類、真實性缺乏、沒有設立信用等級和無人管理票據(jù)的問題，建立嚴格的票據(jù)管理制度。首先應該明確所有票據(jù)的受理范圍，以商業(yè)票據(jù)為例定期與不定期結合向員工培訓商業(yè)票據(jù)的真實性的辨別、完整性的填寫、合法性的取得、背書的規(guī)范等知識并事后進行測試，防止造成票據(jù)造假、混亂、欺詐等情況的發(fā)生。接下來對商業(yè)票據(jù)時的收取應該根據(jù)客戶的信用等級和風險性等因素確定。同時在票據(jù)的收據(jù)中應該優(yōu)先收取銀行承兌匯票，因為銀行承兌匯票的信用等級要優(yōu)于商業(yè)承兌匯票的信用等級，更加的保障了資金的安全性，如果客戶確實存在支付能力受限等可被允許的問題，查找客戶的商業(yè)信用等級如果其商業(yè)信用為良好，可根據(jù)情況收取商業(yè)承兌匯票并事后做好登記保留證據(jù)。接下來收取票據(jù)的環(huán)節(jié)在購銷雙方有真實的貿(mào)易背景下，首先確定商業(yè)票據(jù)是否真實、合法，然后查看票據(jù)所登記的信息是否準確、完整，背書是否規(guī)范等。最后安排專人保管票據(jù)，發(fā)生票據(jù)取得、轉讓或貼現(xiàn)等行為時，應及時將信息和資料錄入系統(tǒng)并予負責人以審核確認，完善票據(jù)檔案的管理。圖2票據(jù)管理制度流程圖3.2賒銷制度優(yōu)化設計3.2.1建立賒銷業(yè)務控制制度為了解決公司賒銷業(yè)務過程中出現(xiàn)的客戶信用等級和賒銷業(yè)務制度缺失的問題，公司建立賒銷業(yè)務控制制度，對賒銷業(yè)務發(fā)生的各個環(huán)節(jié)進行了嚴格的規(guī)定。根據(jù)與客戶交往的時段，將賒銷分為以下幾個階段：首先是簽合約之前的階段：收集客戶信息和資料并予以核實，同時根據(jù)核實后的資料確定客戶信用等級以及客戶賒銷金額范圍并做好登記，在簽訂賒銷合同后以及實行發(fā)貨之前仍保持對客戶實行嚴密的觀察與監(jiān)督并注意提醒。接下來是發(fā)貨前的準備階段：對相關資料進行收集和管理，查看賒銷合同是否有必要取消，以及歡迎信是否需要發(fā)出等措施。最后是賒銷期內(nèi)的管理階段：包括對賬、確認貨物以及貨款是否存在問題等，及時進行查詢與登記。圖3賒銷業(yè)務控制制度流程圖3.2.2優(yōu)化賒銷業(yè)務具體流程為了能夠更好更詳細的解決賒銷業(yè)務的問題，設立了賒銷業(yè)務具體流程。首先受理訂單與編制銷售計劃，銷售部門通過分析客戶所需并依據(jù)客戶的信用等級及訂單的生產(chǎn)計劃、庫存等情況，來受理客戶的訂單、編制完整的銷售與收款的內(nèi)部控制制度與賒銷策略。第二步審定銷售方案和信用對策，銷售產(chǎn)品通過采用賒銷的方式對客戶的信用使用額度和等級進行審核。銷售部門應該首先根據(jù)部門錄入系統(tǒng)的資料以及客戶主動提供的信用資料，結合所銷售的產(chǎn)品在銷售市場的情況，提出客戶賒銷的期限和范圍。第三步編制生產(chǎn)訂單，銷售部門及時將審批并確認后的銷售計劃轉交給生產(chǎn)部門，然后生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃與銷售部門提供過來的銷售計劃實際情況來編制生產(chǎn)訂單，確認生產(chǎn)。第四步簽訂銷售合同，銷售數(shù)量或者銷售金額較大以及大批量的銷售業(yè)務應當及時與客戶簽訂銷售合同，銷售合同的文本由銷售部門擬寫并打印，并張貼正確的書寫格式。最后組織銷售與收款，財務部根據(jù)銷售合同和銷售計劃及實施方案查詢核實客戶的信用額度信息與信用等級，告知銷售部門核實信息是否準確以及開具收款通知單。銷售部門依據(jù)已簽銷售合同、銷售計劃以及實施方案向財務部核對確認收款的具體情況，確認沒有問題后告知倉儲部門確定的發(fā)貨通知單，或直接由銷售部門根據(jù)已簽的銷售合同與銷售訂單、財務部的收款單來開具發(fā)貨通知單交至倉儲部門。倉儲部門根據(jù)發(fā)貨通知單、銷售合同及實施方案等組織發(fā)貨并及時轉告客戶。圖4賒銷業(yè)務具體流程圖3.3應收賬款回收制度優(yōu)化設計3.3.1制定應收賬款管理制度為解決應收賬款回收制度問題應制定應收賬款的具體管理制度。首先做好基礎記錄，設立應收賬款的臺賬管理制度，及時、準確登記每一個客戶應收賬款余額的增減變動數(shù)額并標注說明，對長期客戶應建立完善的客戶信息，在臺賬中做好登記并及時進行更新，隨時檢查客戶是否超出信用額度并做好策劃及應對措施。接下來做信用等級調查，制定每一個與信用等級相應的信用政策。公司按照標準確認每一個客戶的信用期，并根據(jù)賒銷單位信用情況和歷史收款回收的情況，分析現(xiàn)行信用期對收入以及成本造成的影響，通過分析影響確認是否需要改變現(xiàn)行信用期。圖5應收賬款管理流程圖規(guī)范收款管理的各項流程，收款管理要建立客戶檔案，詳細記錄客戶基本資料中的信用額度使用及信用等級情況，具體包括開戶銀行、賬號、法定代表人和銀行借貸的償還情況，與其他公司之間的交易情況、信用情況、有無稅務登記、是否有良好的納稅記錄等。定期通知應收賬款客戶當面交付或通過寄發(fā)應收賬款對賬單的方式，進行實時催收。對應收賬款設定擔保，公司在同意客戶做賒銷業(yè)務時，可要求客戶對賒銷應收賬款設定一個至多個擔保。作為債權人，公司在要求客戶設定擔保時，首先應該保證擔保允許的條件下再對保證的種類進行選擇。若客戶遇到的只是暫時的困難，公司可通過實行銷售折扣或通過非貨幣性資產(chǎn)抵償?shù)葞椭蛻舳冗^難關。3.3.2設立應收賬款具體流程根據(jù)應收賬款管理的工作設立應收賬款具體工作流程細節(jié)。首先每月與客戶進行對賬，防止多記、少記或遺漏應收賬款。財務部門、銷售部門和信用部門要及時將客戶的最新信息錄入信息共享平臺，讓各個部門實時了解客戶的情況和還款能力。然后及時催收應收賬款，財務部對于信用穩(wěn)定的客戶，定期催收；對于信用發(fā)生變化的客戶，可考慮提前收回應收賬款，或者可以通過調整信用折扣的方法鼓勵對方提前還款。最后對超過信用期的應收賬款加強控制，財務部門中負責應收賬款的財務人員在系統(tǒng)中一旦發(fā)現(xiàn)有逾期未還款的客戶，要及時編制未在規(guī)定時間內(nèi)償還的應收賬款通知單通知銷售與信用管理部門，并將相關信息錄入系統(tǒng)。三個部門聯(lián)合起來共同分析客戶未在規(guī)定時間內(nèi)還款的原因，制定相應的收款政策。圖6應收賬款流程圖3.3.3規(guī)范應收賬款的賬務處理為解決在應收賬款回收制度中存在的問題，通過財務做賬規(guī)范應收賬款的賬務處理。首先需要檢查復核加計數(shù)，將加計之后的金額仔細核對與總賬數(shù)和明細賬合計數(shù)額是否準確。接下來檢查非記賬本位幣應收賬款中的折算匯率以及折算金額。檢查對于用非記賬本位幣結算的應收賬款，核對選擇匯率的方法前后各期需要達成一致，以及折算差額的會計處理方法需要處理正確。再接下來分析有貸方余額的項目，查明原因，并通過查找明細表和查找憑證等方法找到問題所在，及時進行改正。最后結合其他應收款和預收款項等往來項目的明細余額，調查同一客戶是否有兩處及以上掛賬、與賬務處理不符的異常金額及與銷售無關的其他款項。圖7應收賬款賬務重點處理圖4評價針對長沙瑞和數(shù)碼科技有限公司在銷售與收款內(nèi)部控制方面存在的主要問題，對票據(jù)管理體系、賒銷制度以及應收賬款回收制度進行了優(yōu)化設計。在票據(jù)管理體系中，通過明確商業(yè)票據(jù)的受理范圍、確定商業(yè)票據(jù)的真實性、合法性和安排專人保管票據(jù)降低、減少了因審核不力給公司帶來的收款風險的效果。在賒銷業(yè)務制度中，檢查應收賬款客戶主文檔中明細余額匯總金額的調節(jié)結果與應收賬款總分類賬是否核對相符。并通過以賬簿記錄和發(fā)運憑證為起點使收入準確計入正確的會計期間，并設定具體制度、具體流程使賒銷業(yè)務更規(guī)范。在應收賬款回收制度中，通過對客戶做信息和資料的記錄、實時催收、設立擔保、與客戶定期對賬