公司合同保管制度

公司合同保管制度?一、總則1.目的為加強公司合同管理，規(guī)范合同保管行為，確保合同資料的完整性、安全性和可追溯性，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。3.基本原則合同保管應(yīng)遵循集中統(tǒng)一、分類管理、安全保密、方便查閱的原則。

二、職責分工1.合同管理部門負責制定和完善合同保管制度，并監(jiān)督執(zhí)行。設(shè)立專門的合同檔案室或指定專人負責合同的集中保管。對合同進行分類、編號、登記，建立合同臺賬。定期對合同保管情況進行檢查和盤點。2.合同承辦部門負責本部門合同的起草、審核、簽訂等工作，并及時將合同原件及相關(guān)資料提交給合同管理部門。協(xié)助合同管理部門做好合同的保管和查閱工作。3.檔案管理部門提供合同保管所需的場地、設(shè)施和設(shè)備，確保合同檔案的安全存儲。按照檔案管理規(guī)定，對合同檔案進行整理、歸檔和保管，確保檔案的完整性和規(guī)范性。4.其他部門配合合同管理部門和檔案管理部門做好合同保管相關(guān)工作，在職責范圍內(nèi)提供必要的支持和協(xié)助。

三、合同的簽訂與收集1.合同簽訂合同承辦部門在簽訂合同前，應(yīng)嚴格按照公司合同管理制度進行合同的起草、審核、審批等流程。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、標的、價款、履行期限、違約責任等主要條款，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、完整。合同簽訂時，應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)定的合同范本或格式文本。如因特殊情況需要使用非標準文本的，應(yīng)經(jīng)公司法律事務(wù)部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核同意。合同簽訂后，承辦部門應(yīng)及時將合同原件及相關(guān)資料（包括合同附件、補充協(xié)議、變更協(xié)議等）整理齊全，并在[具體期限]內(nèi)提交給合同管理部門。2.合同收集合同管理部門收到合同承辦部門提交的合同資料后，應(yīng)認真核對合同原件及相關(guān)資料的完整性和準確性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與承辦部門溝通并要求其補充或更正。對符合要求的合同資料，合同管理部門應(yīng)進行分類登記，并按照編號規(guī)則為每份合同賦予唯一的編號。編號應(yīng)包含年份、部門代碼、合同類別代碼、順序號等信息，以便于識別和查詢。

四、合同的分類與編號1.合同分類根據(jù)合同的性質(zhì)和內(nèi)容，將合同分為以下幾類：買賣合同：包括商品采購、銷售等合同。租賃合同：包括房屋、設(shè)備、車輛等租賃協(xié)議。服務(wù)合同：包括咨詢服務(wù)、技術(shù)服務(wù)、勞務(wù)服務(wù)等合同。技術(shù)合同：包括技術(shù)開發(fā)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、技術(shù)咨詢、技術(shù)服務(wù)等合同。借款合同：包括公司與金融機構(gòu)或其他單位、個人之間的借款協(xié)議。其他合同：不屬于上述分類的其他合同，如擔保合同、合作協(xié)議等。各部門可根據(jù)實際情況在上述大類基礎(chǔ)上進一步細分小類，以便于合同的管理和查詢。2.合同編號合同編號采用[具體編號格式]，示例如下：[年份][部門代碼][合同類別代碼][順序號]。年份：取合同簽訂年份的后兩位數(shù)字，如"23"表示2023年簽訂的合同。部門代碼：按照公司內(nèi)部規(guī)定的部門代碼填寫，如"01"表示銷售部，"02"表示采購部等。合同類別代碼：根據(jù)合同分類確定，如"01"表示買賣合同，"02"表示租賃合同等。順序號：由合同管理部門按照合同簽訂的先后順序依次編排，從"001"開始，如"001""002"等。

五、合同的保管方式1.紙質(zhì)合同保管合同管理部門應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室，用于存放紙質(zhì)合同檔案。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保合同檔案的安全存儲。紙質(zhì)合同應(yīng)按照合同類別、年份、編號順序進行排列存放，并建立相應(yīng)的索引目錄，以便于查找和查閱。對于重要合同或涉及公司重大利益的合同，應(yīng)采取專柜存放、專人保管等特殊措施，加強安全防范。2.電子合同保管對于以電子形式簽訂的合同，合同管理部門應(yīng)及時進行備份，并存儲在安全的電子存儲設(shè)備或云存儲平臺上。備份存儲應(yīng)至少保存兩份，分別存儲在不同的介質(zhì)或地點，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子合同應(yīng)按照合同編號進行命名，并建立電子合同臺賬，記錄合同的基本信息、簽訂時間、存儲位置等內(nèi)容，以便于管理和查詢。定期對電子合同進行檢查和維護，確保電子數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。如發(fā)現(xiàn)電子合同存在損壞、丟失等情況，應(yīng)及時進行修復(fù)或恢復(fù)。3.合同副本保管根據(jù)合同履行需要，合同承辦部門可留存合同副本，但應(yīng)確保副本內(nèi)容與原件一致，并在規(guī)定時間內(nèi)將副本提交給合同管理部門備案。合同副本的保管方式應(yīng)與合同原件一致，按照合同類別、年份、編號順序進行整理存放，以便于查閱和核對。

六、合同的保管期限1.一般合同保管期限一般情況下，合同的保管期限為自合同履行完畢之日起[X]年。在保管期限內(nèi)，合同管理部門應(yīng)妥善保管合同檔案，確保其完整、安全。2.特殊合同保管期限對于涉及公司知識產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密、重大資產(chǎn)交易等重要合同，保管期限應(yīng)適當延長，一般為自合同履行完畢之日起[X]年或更長時間，具體期限由公司根據(jù)實際情況確定。法律法規(guī)對合同保管期限有明確規(guī)定的，從其規(guī)定。如《中華人民共和國民法典》規(guī)定，租賃合同的租賃期限不得超過二十年，超過二十年的，超過部分無效。租賃合同期滿后，租賃期限屆滿的租賃合同保管期限應(yīng)按照法律法規(guī)要求執(zhí)行。

七、合同的查閱與借閱1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同查閱申請表》，注明查閱合同的編號、名稱、查閱目的等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交給合同管理部門。合同管理部門對查閱申請進行審核，對于符合查閱條件的，予以批準，并安排專人負責提供查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在合同檔案室或指定地點查閱合同，不得擅自將合同帶出。涉及公司重大利益、商業(yè)秘密等重要合同的查閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)批準后方可進行。2.借閱權(quán)限因特殊情況需要借閱合同原件的，借閱人應(yīng)填寫《合同借閱申請表》，詳細說明借閱合同的編號、名稱、借閱原因、歸還時間等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負責人、合同管理部門負責人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。合同管理部門應(yīng)對借閱申請進行嚴格審核，確保借閱理由充分、歸還時間明確。借閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還合同原件，如因特殊原因需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向合同管理部門提出申請，并經(jīng)批準后方可延期。借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的合同原件，不得擅自復(fù)印、涂改、轉(zhuǎn)讓或轉(zhuǎn)借他人。如發(fā)現(xiàn)合同原件有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向合同管理部門報告，并承擔相應(yīng)的賠償責任。3.查閱與借閱記錄合同管理部門應(yīng)建立合同查閱與借閱登記簿，詳細記錄查閱與借閱合同的編號、名稱、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）時間、歸還時間等信息。查閱與借閱登記簿應(yīng)妥善保管，以備查詢。定期對合同查閱與借閱情況進行統(tǒng)計分析，如發(fā)現(xiàn)頻繁查閱或借閱某類合同的情況，應(yīng)及時向相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)報告，以便采取相應(yīng)措施加強合同管理。

八、合同的變更與解除1.變更與解除程序合同履行過程中，如需要對合同進行變更或解除的，合同承辦部門應(yīng)及時與對方協(xié)商一致，并簽訂書面的變更協(xié)議或解除協(xié)議。變更協(xié)議或解除協(xié)議應(yīng)明確變更或解除的原因、內(nèi)容、雙方的權(quán)利義務(wù)等條款。合同承辦部門在簽訂變更協(xié)議或解除協(xié)議后，應(yīng)及時將協(xié)議原件及相關(guān)資料提交給合同管理部門。合同管理部門應(yīng)按照合同簽訂與收集的要求，對變更協(xié)議或解除協(xié)議進行編號、登記，并與原合同檔案進行合并管理。2.原合同保管合同變更或解除后，原合同檔案應(yīng)繼續(xù)按照規(guī)定進行保管，不得擅自銷毀或丟棄。在原合同檔案中應(yīng)注明合同的變更或解除情況，并將變更協(xié)議或解除協(xié)議作為附件一并保存，以便于查閱和追溯。3.相關(guān)資料整理合同管理部門應(yīng)及時對與合同變更或解除相關(guān)的資料進行整理，包括往來函件、會議紀要、審批文件等，并與變更協(xié)議或解除協(xié)議一起歸檔保存。確保合同變更或解除的全過程資料完整、可查。

九、合同的銷毀1.銷毀條件合同保管期限屆滿后，合同管理部門應(yīng)會同檔案管理部門等相關(guān)部門對擬銷毀的合同進行審核，確認符合銷毀條件的，方可進行銷毀處理。符合銷毀條件的合同包括：保管期限已滿且合同履行完畢、無遺留問題的合同；因不可抗力或其他原因?qū)е潞贤瑹o法履行且已終止的合同；法律法規(guī)規(guī)定可以銷毀的其他合同。2.銷毀程序合同管理部門填寫《合同銷毀申請表》，詳細說明擬銷毀合同的編號、名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，合同管理部門組織實施合同銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在至少兩名監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進行，確保銷毀過程合規(guī)、徹底。合同銷毀方式可采用焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)刪除等方式，確保合同信息無法恢復(fù)。銷毀完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《合同銷毀申請表》上簽字確認，并將申請表與銷毀記錄一起歸檔保存。3.銷毀記錄合同管理部門應(yīng)建立合同銷毀記錄臺賬，詳細記錄合同銷毀的編號、名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。合同銷毀記錄臺賬應(yīng)長期保存，以備審計或其他需要時查閱。

十、監(jiān)督與檢查1.定期檢查合同管理部門應(yīng)定期對合同保管情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括合同檔案的完整性、準確性、安全性，合同編號、分類、登記的規(guī)范性，查閱與借閱記錄的完整性等。檢查周期為每[具體時間周期]一次，檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，并及時反饋給相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改措施，并跟蹤整改落實情況。2.不定期抽查公司內(nèi)部審計部門或其他相關(guān)部門應(yīng)不定期對合同保管情況進行抽查，以監(jiān)督合同保管制度的執(zhí)行情況。抽查可采取實地查看、查閱資料、詢問相關(guān)人員等方式進行。對于抽查中發(fā)現(xiàn)的違反合同保管制度的行為，應(yīng)及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。對情節(jié)嚴重的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責任。3.責任追究對于因保管不善導(dǎo)致合同檔案丟失、損壞、泄露等情況，給公司造成損失