建筑企業(yè)合同管理制度

建筑企業(yè)合同管理制度?1.目的為加強(qiáng)建筑企業(yè)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)部各部門及所屬各項(xiàng)目在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同，包括工程承包合同、物資采購合同、勞務(wù)分包合同、租賃合同等。3.基本原則依法簽訂原則：合同的簽訂必須遵守國家法律法規(guī)的規(guī)定，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。平等自愿原則：合同雙方當(dāng)事人在簽訂合同時(shí)應(yīng)遵循平等、自愿、公平、誠實(shí)信用的原則，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對方。協(xié)商一致原則：合同條款應(yīng)經(jīng)雙方當(dāng)事人充分協(xié)商達(dá)成一致意見，避免出現(xiàn)歧義或顯失公平的條款。全面履行原則：合同雙方當(dāng)事人應(yīng)按照合同約定全面履行各自的義務(wù)，確保合同目的的實(shí)現(xiàn)。防范風(fēng)險(xiǎn)原則：在合同簽訂和履行過程中，應(yīng)充分考慮各種風(fēng)險(xiǎn)因素，采取有效的防范措施，降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.合同管理委員會成立合同管理委員會，由企業(yè)總經(jīng)理擔(dān)任主任，副總經(jīng)理擔(dān)任副主任，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。職責(zé)：負(fù)責(zé)制定和修訂企業(yè)合同管理制度。審議重大合同事項(xiàng)，對合同的簽訂、履行、變更、解除等進(jìn)行決策。協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題。2.合同管理部門設(shè)立合同管理部門，負(fù)責(zé)企業(yè)合同的統(tǒng)一管理工作。職責(zé)：貫徹執(zhí)行國家有關(guān)合同管理的法律法規(guī)和企業(yè)合同管理制度。參與合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除等全過程管理。建立合同臺賬，對合同的簽訂、履行情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)分析。負(fù)責(zé)合同檔案的整理、歸檔和保管工作。處理合同糾紛，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。3.合同承辦部門各項(xiàng)目、各部門為合同承辦部門，負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)合同的起草、談判、簽訂、履行等具體工作。職責(zé)：負(fù)責(zé)收集、整理與合同簽訂相關(guān)的資料和信息。按照合同管理制度的要求，組織合同的起草、談判工作。及時(shí)向合同管理部門報(bào)送合同審批表、合同文本等相關(guān)資料。負(fù)責(zé)合同的履行，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。配合合同管理部門做好合同糾紛的處理工作。三、合同簽訂管理1.合同簽訂流程合同承辦部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫合同審批表，詳細(xì)注明合同名稱、對方當(dāng)事人名稱、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、地點(diǎn)、方式等主要條款，并附上相關(guān)背景資料和可行性分析報(bào)告。將合同審批表及合同文本初稿提交本部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人對合同的必要性、可行性、合法性等進(jìn)行審查，并簽署意見。合同承辦部門將經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核后的合同審批表及合同文本初稿提交合同管理部門審核。合同管理部門重點(diǎn)對合同文本的規(guī)范性、條款的完整性、合法性等進(jìn)行審查，并提出審核意見。合同承辦部門根據(jù)合同管理部門的審核意見，對合同文本進(jìn)行修改完善后，提交企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)對合同的重要條款進(jìn)行審查，并簽署審批意見。對于重大合同或涉及金額較大的合同，需提交合同管理委員會審議。合同管理委員會根據(jù)審議結(jié)果作出決策。經(jīng)審批通過的合同，由合同承辦部門與對方當(dāng)事人簽訂。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同雙方當(dāng)事人簽字（蓋章）齊全，合同文本一式多份，分別由合同管理部門、合同承辦部門、財(cái)務(wù)部門等留存。2.合同文本要求合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，表述準(zhǔn)確、清晰，避免出現(xiàn)歧義或模糊不清的條款。合同條款應(yīng)完整，包括當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等主要條款。合同中應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)，確保雙方的合法權(quán)益得到有效保障。同時(shí)，應(yīng)合理分配風(fēng)險(xiǎn)，避免出現(xiàn)顯失公平的條款。合同文本應(yīng)加蓋企業(yè)公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字（蓋章）。簽字（蓋章）應(yīng)清晰、完整，符合法律規(guī)定。3.授權(quán)委托管理企業(yè)法定代表人可以授權(quán)他人代表企業(yè)簽訂合同。授權(quán)委托應(yīng)采用書面形式，明確授權(quán)范圍、授權(quán)期限、被授權(quán)人姓名或名稱等內(nèi)容。合同承辦部門在簽訂合同前，應(yīng)根據(jù)授權(quán)委托書的要求，核實(shí)被授權(quán)人的身份和權(quán)限。被授權(quán)人應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同，不得超越授權(quán)范圍行事。授權(quán)委托書應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行清理和核對。如遇授權(quán)事項(xiàng)變更、授權(quán)期限屆滿或被授權(quán)人離職等情況，應(yīng)及時(shí)辦理授權(quán)委托書的變更或注銷手續(xù)。四、合同履行管理1.履行通知合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分送合同管理部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，并組織本部門人員對合同內(nèi)容進(jìn)行學(xué)習(xí)和交底，明確各部門在合同履行過程中的職責(zé)和義務(wù)。在合同履行過程中，如一方當(dāng)事人需要向?qū)Ψ桨l(fā)出通知、函件等，應(yīng)采用書面形式，并按照合同約定的送達(dá)方式進(jìn)行送達(dá)。送達(dá)回執(zhí)應(yīng)妥善保存，作為合同履行的證據(jù)。2.履行跟蹤合同承辦部門應(yīng)建立合同履行臺賬，對合同的履行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和記錄。臺賬應(yīng)包括合同名稱、合同編號、簽訂日期、對方當(dāng)事人名稱、履行期限、履行情況、付款情況、變更情況等內(nèi)容。合同管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同履行過程中存在的問題，并督促合同承辦部門采取有效措施加以解決。在合同履行過程中，如出現(xiàn)重大問題或可能影響合同履行的情況，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門和企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并提出解決方案。3.款項(xiàng)支付管理財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定和相關(guān)審批程序，及時(shí)辦理款項(xiàng)支付手續(xù)。付款前，應(yīng)審核合同的履行情況、發(fā)票開具情況等相關(guān)資料，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。對于涉及預(yù)付款、進(jìn)度款、結(jié)算款等不同階段付款的合同，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款比例和時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行支付。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對款項(xiàng)支付的跟蹤和監(jiān)控，防止出現(xiàn)逾期付款或超付等情況。合同承辦部門應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門提供合同履行情況的相關(guān)資料，配合財(cái)務(wù)部門做好款項(xiàng)支付工作。如因合同履行問題導(dǎo)致款項(xiàng)支付出現(xiàn)爭議，合同承辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)與對方當(dāng)事人協(xié)商解決，并及時(shí)向財(cái)務(wù)部門反饋協(xié)商結(jié)果。五、合同變更、解除管理1.變更管理在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)與對方當(dāng)事人協(xié)商，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、變更的原因、變更后的權(quán)利義務(wù)等條款，并按照合同簽訂的審批程序進(jìn)行審批。合同管理部門應(yīng)將合同變更協(xié)議與原合同一并歸檔保管，作為合同履行和結(jié)算的依據(jù)。2.解除管理在合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)與對方當(dāng)事人協(xié)商解除合同，并簽訂書面的合同解除協(xié)議。合同解除協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、解除的時(shí)間、雙方的權(quán)利義務(wù)等條款，并按照合同簽訂的審批程序進(jìn)行審批。合同解除后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)清理合同履行過程中的相關(guān)資料和文件，并將合同解除情況通知合同管理部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同解除協(xié)議和相關(guān)審批程序，及時(shí)辦理款項(xiàng)結(jié)算和支付手續(xù)。六、合同糾紛處理1.糾紛預(yù)防合同承辦部門在合同簽訂和履行過程中，應(yīng)加強(qiáng)與對方當(dāng)事人的溝通和協(xié)調(diào)，及時(shí)了解對方的需求和意見，避免因誤解或溝通不暢導(dǎo)致合同糾紛。合同管理部門應(yīng)定期組織合同管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高合同管理人員的業(yè)務(wù)水平和風(fēng)險(xiǎn)防范意識，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中存在的問題，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。2.糾紛處理程序當(dāng)合同糾紛發(fā)生時(shí)，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)收集、整理與糾紛相關(guān)的證據(jù)材料，并向合同管理部門報(bào)告。合同管理部門應(yīng)會同合同承辦部門對糾紛情況進(jìn)行分析和研究，制定糾紛處理方案。糾紛處理方案應(yīng)包括糾紛的基本情況、處理的目標(biāo)、處理的方式、處理的步驟等內(nèi)容。根據(jù)糾紛處理方案，合同承辦部門應(yīng)與對方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商解決。協(xié)商過程中，應(yīng)保持冷靜、理智，尊重對方的意見和訴求，尋求雙方都能接受的解決方案。如協(xié)商不成，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)將糾紛情況報(bào)告企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)，并根據(jù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的指示，通過仲裁或訴訟等法律途徑解決糾紛。在仲裁或訴訟過程中，應(yīng)積極配合律師等法律專業(yè)人員，提供相關(guān)證據(jù)材料，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。3.糾紛處理記錄合同管理部門應(yīng)建立合同糾紛處理臺賬，對糾紛的發(fā)生時(shí)間、糾紛的原因、處理的過程、處理的結(jié)果等進(jìn)行詳細(xì)記錄。合同糾紛處理完畢后，合同管理部門應(yīng)及時(shí)對糾紛處理情況進(jìn)行總結(jié)和分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，避免類似糾紛的再次發(fā)生。七、合同檔案管理1.檔案收集合同承辦部門在合同簽訂、履行、變更、解除等過程中形成的各類文件和資料，包括合同審批表、合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、往來函件、會議紀(jì)要、履行記錄、糾紛處理文件等，均應(yīng)及時(shí)收集整理，并移交合同管理部門。合同管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的收集工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案整理合同管理部門應(yīng)對收集到的合同檔案資料進(jìn)行分類整理，按照合同類別、時(shí)間順序等進(jìn)行編號和裝訂。合同檔案應(yīng)包括合同正本、副本、附件、審批文件、履行記錄等相關(guān)資料，確保檔案資料的系統(tǒng)性和連貫性。3.檔案保管合同管理部門應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保合同檔案的安全保管。合同檔案應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管，定期進(jìn)行檢查和清理，防止檔案資料的損壞、丟失或泄密。合同檔案的保管期限應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和企業(yè)實(shí)際情況確定，一般為合同履行完畢后[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以按照檔案銷毀程序進(jìn)行銷毀。4.檔案查閱企業(yè)內(nèi)部各部門因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)合同管理部門審批。合同管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案查閱工作，按照查閱申請表的要求提供檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱的有關(guān)規(guī)定，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借或損毀檔案資料。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行復(fù)印。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查合同管理部門應(yīng)定期對企業(yè)合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂和履行情況、合同檔案管理情況等。監(jiān)督檢查可以采取定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行。檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，及時(shí)反饋給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。2.考核評價(jià)建立合同管理考核評價(jià)制度，對各部門和項(xiàng)目的合同管理工作進(jìn)行考核評價(jià)?？己嗽u價(jià)指標(biāo)包括合同簽訂的規(guī)范性、