辦公室日常管理制度-紅頭文件

辦公室日常管理制度——紅頭文件?1.目的為了加強辦公室管理，提高工作效率，確保各項工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本單位辦公室全體工作人員。3.基本原則本制度遵循依法依規(guī)、公正公平、高效有序、團結(jié)協(xié)作的原則。二、考勤管理1.工作時間本單位實行[具體工作時間]工作制，即上午[上班時間][下班時間]，下午[上班時間][下班時間]。因工作需要，如需調(diào)整工作時間，須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準，并提前通知全體工作人員。2.考勤方式采用指紋打卡或人臉識別等電子考勤系統(tǒng)進行考勤記錄。工作人員應(yīng)在規(guī)定的上班時間前到達單位，打卡簽到；下班時，打卡簽退。3.請假制度工作人員因事、因病需要請假的，應(yīng)提前填寫請假申請表，注明請假事由、請假天數(shù)，按照以下審批權(quán)限進行審批：請假1天以內(nèi)的，由部門負責(zé)人審批；請假23天的，由部門負責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批；請假3天以上的，由部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核，單位主要領(lǐng)導(dǎo)審批。請假申請經(jīng)批準后，交辦公室備案。工作人員應(yīng)將工作交接給其他同事，并確保在請假期間通訊暢通，以便及時處理工作。如遇特殊情況無法提前請假的，應(yīng)在請假當(dāng)天及時向部門負責(zé)人和辦公室說明情況，并在事后補辦請假手續(xù)。未經(jīng)批準擅自離崗的，按曠工處理。4.曠工處理曠工1天的，扣發(fā)當(dāng)日工資的[X]倍，并給予警告處分；曠工2天的，扣發(fā)當(dāng)月工資的[X]%，并給予記過處分；曠工3天及以上的，視為自動離職，解除勞動合同，并扣除當(dāng)月工資及獎金。三、辦公秩序1.辦公環(huán)境保持辦公室整潔衛(wèi)生，每天下班前應(yīng)清理桌面、地面，將文件資料擺放整齊。愛護辦公設(shè)備和公共財物，不得隨意損壞或丟棄。如有損壞，應(yīng)及時報告辦公室，并照價賠償。禁止在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、隨地吐痰、亂扔垃圾。2.工作紀律遵守工作時間，不得遲到、早退、曠工。工作時間內(nèi)不得擅自離崗、串崗、閑聊。認真履行工作職責(zé)，按時完成工作任務(wù)，保證工作質(zhì)量。不得敷衍塞責(zé)、推諉扯皮。嚴格遵守保密制度，妥善保管各類文件資料，不得泄露工作機密。禁止在辦公區(qū)域內(nèi)玩游戲、看視頻、聽音樂等與工作無關(guān)的事情。3.會議紀律按時參加各類會議，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參加的，應(yīng)提前向會議組織者請假。會議期間應(yīng)關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，認真傾聽會議內(nèi)容，不得交頭接耳、隨意走動。按照會議要求做好會議記錄，會后及時傳達會議精神，落實會議布置的工作任務(wù)。四、文件管理1.文件收發(fā)辦公室負責(zé)文件的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔等工作。收到文件后，應(yīng)及時進行登記，注明文件名稱、文號、來文單位、日期等信息，并按照文件的緊急程度和重要程度進行分類處理。對于需要傳閱的文件，應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍進行傳閱，并做好傳閱記錄。傳閱完畢后，及時將文件收回。對于需要辦理的文件，應(yīng)及時交相關(guān)部門或人員辦理，并跟蹤辦理情況。辦理完畢后，將文件及辦理結(jié)果交辦公室歸檔。2.文件起草與審核以單位名義起草的文件，由相關(guān)部門負責(zé)起草，經(jīng)部門負責(zé)人審核后，交辦公室核稿。辦公室核稿人員應(yīng)認真審核文件內(nèi)容，確保文件格式規(guī)范、語言準確、邏輯清晰。對于不符合要求的文件，應(yīng)退回起草部門修改。文件起草部門應(yīng)根據(jù)核稿意見進行修改，修改后的文件經(jīng)部門負責(zé)人再次審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重要文件或涉及全局性工作的文件，須經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.文件印發(fā)文件經(jīng)審批后，由辦公室負責(zé)印發(fā)。印發(fā)前，應(yīng)再次核對文件內(nèi)容、格式、排版等信息，確保無誤。文件印發(fā)后，應(yīng)及時將文件分發(fā)至相關(guān)部門和人員，并做好分發(fā)記錄。對于需要存檔的文件，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進行整理歸檔，妥善保管。4.文件保密嚴格遵守文件保密制度，明確文件的密級和保密期限。涉密文件應(yīng)在專門的涉密計算機上處理，存儲在涉密移動存儲設(shè)備中，并按照規(guī)定進行加密傳輸。未經(jīng)批準，不得擅自復(fù)印、摘抄、傳播涉密文件。文件管理人員應(yīng)定期對文件進行清理和銷毀，對于過期或無用的文件，應(yīng)按照規(guī)定進行登記造冊，經(jīng)審批后統(tǒng)一銷毀。五、辦公用品管理1.辦公用品采購辦公室負責(zé)辦公用品的采購工作。根據(jù)工作需要，定期編制辦公用品采購計劃，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。采購辦公用品時，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商，簽訂采購合同，并嚴格按照合同約定進行驗收。辦公用品采購應(yīng)遵循勤儉節(jié)約的原則，避免浪費。2.辦公用品發(fā)放辦公用品由辦公室統(tǒng)一發(fā)放。工作人員應(yīng)根據(jù)工作需要，填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，到辦公室領(lǐng)取。辦公室應(yīng)建立辦公用品發(fā)放臺賬，記錄辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人等信息。對于貴重辦公用品，如電腦、打印機等，應(yīng)實行專人專管，登記使用情況。3.辦公用品使用與維護工作人員應(yīng)愛護辦公用品，合理使用，避免浪費和損壞。辦公用品出現(xiàn)故障或損壞時，應(yīng)及時報告辦公室，由辦公室安排維修或更換。對于可修復(fù)的辦公用品，應(yīng)盡量修復(fù)后繼續(xù)使用，降低辦公成本。六、印章管理1.印章種類與保管本單位印章分為單位公章、法定代表人章、財務(wù)專用章、合同專用章等。單位公章由辦公室主任保管，法定代表人章由法定代表人指定專人保管，財務(wù)專用章由財務(wù)部門負責(zé)人保管，合同專用章由合同管理部門負責(zé)人保管。印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全。印章存放應(yīng)配備專門的保險柜，并設(shè)置密碼鎖。2.印章使用審批使用單位公章、法定代表人章、財務(wù)專用章、合同專用章等重要印章，須經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)審批。印章使用申請應(yīng)填寫印章使用申請表，注明使用事由、使用部門、使用時間、使用人等信息，并附上相關(guān)文件或資料。印章保管人員應(yīng)認真審核印章使用申請，對于不符合規(guī)定的申請，不得蓋章。3.印章使用登記印章使用時，應(yīng)進行登記，記錄印章使用日期、使用事由、使用部門、使用人、批準人等信息。印章使用完畢后，應(yīng)及時將印章歸還保管人員，并由保管人員在印章使用登記表上簽字確認。4.印章安全與保密印章保管人員應(yīng)嚴格遵守印章安全管理制度，不得將印章轉(zhuǎn)借他人使用。印章如有遺失、被盜等情況，應(yīng)立即報告單位主要領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的掛失、報警等措施。印章保管人員應(yīng)定期對印章進行檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞，應(yīng)及時報告單位主要領(lǐng)導(dǎo)，并申請更換印章。七、車輛管理1.車輛調(diào)度辦公室負責(zé)車輛的調(diào)度工作。根據(jù)工作需要，合理安排車輛使用，確保工作順利進行。工作人員如需使用車輛，應(yīng)提前填寫車輛使用申請表，注明使用事由、使用時間、使用地點、乘車人數(shù)等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，交辦公室調(diào)度。辦公室調(diào)度人員應(yīng)根據(jù)車輛使用情況和駕駛員工作安排，合理調(diào)配車輛，并及時通知駕駛員做好出車準備。2.車輛使用規(guī)定車輛使用應(yīng)嚴格按照規(guī)定的用途和范圍使用，不得公車私用。駕駛員應(yīng)遵守交通規(guī)則，安全駕駛，確保行車安全。不得疲勞駕駛、酒后駕駛、超速行駛等。車輛使用過程中，駕駛員應(yīng)保持車輛整潔衛(wèi)生，定期對車輛進行保養(yǎng)和維護，確保車輛性能良好。駕駛員應(yīng)按照規(guī)定的時間和地點出車，不得擅自改變行車路線或延長出車時間。如有特殊情況需要變更的，應(yīng)提前向辦公室報告。3.車輛維修與保養(yǎng)車輛維修和保養(yǎng)由辦公室統(tǒng)一安排。駕駛員發(fā)現(xiàn)車輛故障或需要保養(yǎng)時，應(yīng)及時報告辦公室，并填寫車輛維修申請表。辦公室根據(jù)車輛維修申請表，安排車輛到指定的維修廠進行維修和保養(yǎng)。維修廠應(yīng)提供維修清單和發(fā)票，經(jīng)辦公室審核后報銷。辦公室應(yīng)建立車輛維修和保養(yǎng)檔案，記錄車輛維修和保養(yǎng)情況，以便跟蹤車輛使用狀況。4.車輛費用管理車輛費用包括燃油費、過路費、停車費、維修費、保養(yǎng)費等。車輛費用由辦公室統(tǒng)一核算和報銷。駕駛員應(yīng)及時收集車輛費用發(fā)票，并按照規(guī)定的報銷流程進行報銷。辦公室應(yīng)定期對車輛費用進行統(tǒng)計和分析，控制車輛費用支出，降低車輛運行成本。八、安全保衛(wèi)1.安全保衛(wèi)制度建立健全安全保衛(wèi)制度，加強單位內(nèi)部安全防范工作，確保單位人員和財產(chǎn)安全。單位實行24小時值班制度，值班人員應(yīng)堅守崗位，認真履行職責(zé)，做好值班記錄。加強對單位辦公區(qū)域、倉庫、機房等重點部位的安全管理，安裝必要的安全防范設(shè)施，如監(jiān)控攝像頭、門禁系統(tǒng)等。2.人員出入管理本單位人員憑工作證或門禁卡出入單位辦公區(qū)域。外來人員進入單位，應(yīng)在門衛(wèi)處登記，經(jīng)被訪人員同意后，方可進入。門衛(wèi)人員應(yīng)嚴格履行職責(zé)，對出入人員和車輛進行檢查，禁止無關(guān)人員和車輛進入單位。3.消防安全管理加強消防安全管理，制定消防安全制度，落實消防安全責(zé)任。定期組織消防安全檢查，消除火災(zāi)隱患。配備必要的消防器材和設(shè)施，并確保其完好有效。組織開展消防安全培訓(xùn)和演練，提高單位人員的消防安全意識和應(yīng)急處置能力。4.突發(fā)事件應(yīng)急處置制定突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。發(fā)生突發(fā)事件時，值班人員應(yīng)立即報告單位主要領(lǐng)導(dǎo)，并按照應(yīng)急預(yù)案進行應(yīng)急處置。及時