學(xué)生檔案管理制度

學(xué)生檔案管理制度?1.目的為了加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，確保學(xué)生檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，充分發(fā)揮學(xué)生檔案在學(xué)校教育教學(xué)、學(xué)生管理及社會(huì)服務(wù)等方面的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本校全日制學(xué)生檔案的管理，包括學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)全過程中形成的各類檔案材料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞等工作。3.管理原則學(xué)生檔案管理遵循集中統(tǒng)一、分級負(fù)責(zé)、規(guī)范有序、安全保密的原則，確保檔案管理工作的科學(xué)性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)生檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。集中保管全校學(xué)生的檔案，指導(dǎo)各學(xué)院（系）做好學(xué)生檔案的收集、整理、歸檔工作。負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞工作，對檔案管理情況進(jìn)行定期檢查和評估。負(fù)責(zé)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。2.學(xué)院（系）負(fù)責(zé)本學(xué)院（系）學(xué)生檔案材料的收集、整理和初步審核工作，確保檔案材料的真實(shí)、完整、規(guī)范。設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本學(xué)院（系）學(xué)生檔案日常管理工作，并定期向?qū)W校檔案管理部門移交檔案。配合學(xué)校檔案管理部門做好學(xué)生檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞等工作。三、檔案內(nèi)容學(xué)生檔案主要包括以下內(nèi)容：1.學(xué)生基本信息錄取登記表：記錄學(xué)生錄取時(shí)的基本情況，包括姓名、性別、出生日期、民族、政治面貌、錄取專業(yè)、錄取批次等。學(xué)籍卡片：記載學(xué)生在校期間的學(xué)籍變動(dòng)情況，如入學(xué)時(shí)間、學(xué)制、學(xué)歷層次、專業(yè)名稱、學(xué)號、班級等。身份證復(fù)印件：學(xué)生入學(xué)時(shí)提交的身份證復(fù)印件。學(xué)生證復(fù)印件：學(xué)生在校期間使用的學(xué)生證復(fù)印件。2.學(xué)習(xí)成績檔案成績單：記錄學(xué)生每學(xué)期所學(xué)課程的成績、學(xué)分、考試類型等信息，包括必修課、選修課、實(shí)踐課程等。補(bǔ)考、重修記錄：學(xué)生補(bǔ)考、重修課程的成績及相關(guān)情況記錄。畢業(yè)實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）及成績評定：學(xué)生畢業(yè)實(shí)習(xí)和畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）的相關(guān)材料及成績評定結(jié)果。3.獎(jiǎng)懲材料獎(jiǎng)勵(lì)材料：包括學(xué)校及以上各級政府、教育行政部門、學(xué)校頒發(fā)的各類獎(jiǎng)勵(lì)證書、榮譽(yù)稱號的相關(guān)文件及登記表等，如優(yōu)秀學(xué)生獎(jiǎng)學(xué)金、三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、各類競賽獲獎(jiǎng)證書等。處分材料：學(xué)生違反校規(guī)校紀(jì)受到的警告、嚴(yán)重警告、記過、留校察看、開除學(xué)籍等處分的相關(guān)文件、處分決定及學(xué)生申訴處理結(jié)果等材料。4.黨團(tuán)組織材料入黨（團(tuán)）申請書：學(xué)生向黨組織（團(tuán)組織）遞交的入黨（團(tuán)）申請書。自傳：學(xué)生個(gè)人成長經(jīng)歷及思想演變過程的自傳材料。入黨（團(tuán)）志愿書：學(xué)生被批準(zhǔn)加入中國共產(chǎn)黨（中國共產(chǎn)主義青年團(tuán)）時(shí)填寫的志愿書。政治歷史情況審查材料：對學(xué)生政治歷史情況進(jìn)行審查的相關(guān)材料。黨（團(tuán)）組織關(guān)系介紹信：學(xué)生黨（團(tuán)）組織關(guān)系轉(zhuǎn)接的介紹信。5.社會(huì)實(shí)踐與志愿服務(wù)材料社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)記錄：學(xué)生參加社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、照片等材料。志愿服務(wù)證書及相關(guān)材料：學(xué)生參與志愿服務(wù)活動(dòng)獲得的證書及相關(guān)證明材料。6.體檢表學(xué)生入學(xué)時(shí)及在校期間的體檢報(bào)告，包括身體各系統(tǒng)的檢查結(jié)果、健康狀況評價(jià)等。7.就業(yè)材料就業(yè)推薦表：學(xué)校為畢業(yè)生出具的就業(yè)推薦材料，包括畢業(yè)生基本信息、學(xué)習(xí)成績、獎(jiǎng)懲情況、就業(yè)意向等。就業(yè)協(xié)議書：畢業(yè)生與用人單位簽訂的就業(yè)協(xié)議書。報(bào)到證：畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到的憑證。畢業(yè)生登記表：畢業(yè)生畢業(yè)時(shí)填寫的反映個(gè)人在校期間全面情況的登記表。8.其他材料學(xué)生在校期間獲得的其他各類證書、證明材料，如職業(yè)資格證書、計(jì)算機(jī)等級證書、英語等級證書等。學(xué)生在校期間的違紀(jì)違規(guī)處理記錄、申訴材料及相關(guān)處理結(jié)果等。其他與學(xué)生學(xué)習(xí)、生活、成長相關(guān)的有保存價(jià)值的材料。四、檔案收集與整理1.收集要求學(xué)校檔案管理部門和各學(xué)院（系）應(yīng)明確學(xué)生檔案材料的收集范圍、內(nèi)容要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保檔案材料及時(shí)、完整地收集。各學(xué)院（系）兼職檔案員負(fù)責(zé)定期收集本學(xué)院（系）學(xué)生的各類檔案材料，并進(jìn)行初步整理和審核，確保材料真實(shí)、有效、完整。檔案材料應(yīng)使用A4紙張，書寫工整、字跡清晰，簽字蓋章齊全。對于不符合要求的材料，應(yīng)及時(shí)退回相關(guān)部門或個(gè)人進(jìn)行補(bǔ)充、更正。2.整理方法按照檔案內(nèi)容分類，將學(xué)生檔案材料分為學(xué)生基本信息、學(xué)習(xí)成績檔案、獎(jiǎng)懲材料、黨團(tuán)組織材料、社會(huì)實(shí)踐與志愿服務(wù)材料、體檢表、就業(yè)材料、其他材料等類別。每類材料按照時(shí)間順序排列，同一類材料中按照重要程度或形成時(shí)間依次排列。為每份檔案材料編制頁碼，并在每份材料首頁右上角加蓋歸檔章，注明類別、年度、保管期限、件號、頁號等信息。填寫檔案目錄，目錄應(yīng)包括序號、類別、材料名稱、日期、頁數(shù)、備注等內(nèi)容，確保目錄與檔案材料內(nèi)容一致。將整理好的檔案材料裝入檔案袋或檔案盒，并在檔案袋或檔案盒封面注明學(xué)生姓名、學(xué)號、專業(yè)、班級等信息。五、檔案歸檔1.歸檔時(shí)間新生入學(xué)檔案應(yīng)在入學(xué)后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。學(xué)生在校期間形成的檔案材料，各學(xué)院（系）應(yīng)每學(xué)期末集中整理后移交學(xué)校檔案管理部門歸檔。畢業(yè)生檔案應(yīng)在學(xué)生畢業(yè)當(dāng)年6月底前整理歸檔，并按照學(xué)校要求及時(shí)轉(zhuǎn)遞。2.歸檔流程各學(xué)院（系）兼職檔案員將整理好的學(xué)生檔案材料移交本學(xué)院（系）負(fù)責(zé)人審核簽字后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存本學(xué)院（系），一份隨檔案材料一并移交學(xué)校檔案管理部門。學(xué)校檔案管理部門對接收的檔案材料進(jìn)行再次審核，核對檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。對于不符合要求的檔案材料，及時(shí)退回相關(guān)學(xué)院（系）進(jìn)行補(bǔ)充或更正。審核無誤后，學(xué)校檔案管理部門將檔案材料按照類別、學(xué)號順序進(jìn)行排列，裝入檔案柜或檔案庫房進(jìn)行保管，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案信息。六、檔案保管1.保管場所學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案安全存放。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.保管期限學(xué)生檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案材料包括：畢業(yè)生登記表、學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單存根等。長期保管的檔案材料包括：學(xué)生基本信息、學(xué)習(xí)成績檔案、獎(jiǎng)懲材料、黨團(tuán)組織材料、社會(huì)實(shí)踐與志愿服務(wù)材料、體檢表等，保管期限為60年。短期保管的檔案材料包括：就業(yè)材料等，保管期限為10年。3.檔案清點(diǎn)與檢查學(xué)校檔案管理部門應(yīng)定期對學(xué)生檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。清點(diǎn)檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及檔案保管環(huán)境等情況。每年應(yīng)對檔案保管情況進(jìn)行一次全面檢查，填寫檔案檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)采取措施進(jìn)行整改。如發(fā)現(xiàn)檔案材料損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取補(bǔ)救措施，并向上級主管部門報(bào)告。七、檔案查閱與借閱1.查閱范圍本校教職工因工作需要，可查閱學(xué)生檔案中與教學(xué)、管理等相關(guān)的內(nèi)容。學(xué)生本人因升學(xué)、就業(yè)、出國等需要，可查閱本人檔案中的部分內(nèi)容。司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因工作需要，依照法律程序可查閱學(xué)生檔案相關(guān)內(nèi)容。2.查閱程序本校教職工查閱學(xué)生檔案，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)學(xué)校檔案管理部門審批。學(xué)校檔案管理部門審批通過后，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。學(xué)生本人查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)學(xué)院（系）輔導(dǎo)員簽字同意后，到學(xué)校檔案管理部門查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)查閱學(xué)生檔案，需出具單位介紹信和相關(guān)法律文書，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門審核同意后，按照規(guī)定程序查閱。查閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.借閱范圍一般情況下，學(xué)生檔案不對外借閱。如有特殊情況確需借閱的，需經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱程序借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱檔案名稱、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)學(xué)校檔案管理部門審批。學(xué)校檔案管理部門審批通過后，向借閱人發(fā)放檔案，并辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱檔案名稱、借閱時(shí)間、借閱人姓名、歸還時(shí)間等信息。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。八、檔案轉(zhuǎn)遞1.轉(zhuǎn)遞范圍學(xué)生畢業(yè)時(shí)，學(xué)校應(yīng)按照就業(yè)協(xié)議或就業(yè)派遣方案，將畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞至就業(yè)單位或就業(yè)單位所在地的公共就業(yè)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。學(xué)生升學(xué)時(shí)，學(xué)校應(yīng)將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞至錄取學(xué)校。學(xué)生因退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)等原因離校時(shí)，學(xué)校應(yīng)將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞至其戶籍所在地的公共就業(yè)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)或新就讀學(xué)校。2.轉(zhuǎn)遞方式學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行，嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。學(xué)校檔案管理部門應(yīng)按照檔案轉(zhuǎn)遞要求，填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單，密封檔案，并在檔案封口處加蓋密封章。檔案轉(zhuǎn)遞通知單應(yīng)與檔案一同轉(zhuǎn)遞，并注明檔案轉(zhuǎn)遞的相關(guān)信息。3.轉(zhuǎn)遞程序?qū)W校檔案管理部門根據(jù)學(xué)生就業(yè)、升學(xué)等情況，確定檔案轉(zhuǎn)遞去向，并填寫檔案轉(zhuǎn)遞清單，一式兩份，一份留存學(xué)校檔案管理部門，一份隨檔案轉(zhuǎn)遞。檔案管理部門按照轉(zhuǎn)遞方式將檔案轉(zhuǎn)遞至接收單位，并與接收單位辦理檔案交接手續(xù)，由接收單位在檔案轉(zhuǎn)遞清單上簽字蓋章確認(rèn)。學(xué)校檔案管理部門應(yīng)及時(shí)跟蹤檔案轉(zhuǎn)遞情況，確保檔案按時(shí)、準(zhǔn)確送達(dá)接收單位。如檔案轉(zhuǎn)遞過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與接收單位溝通協(xié)調(diào)，采取措施解決。九、檔案信息化管理1.建立檔案管理系統(tǒng)學(xué)校應(yīng)建立學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)，將學(xué)生檔案的基本信息、電子檔案材料等錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱、轉(zhuǎn)遞等功能，方便檔案管理人員操作和使用。2.電子檔案管理對學(xué)生檔案中的紙質(zhì)材料進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并按照檔案整理要求進(jìn)行分類、編號、存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。加強(qiáng)電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，防止電子檔案信息泄露、篡改和丟失。定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保電子檔案信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。十、保密與安全1.保密制度檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露學(xué)生檔案內(nèi)容。對在檔案管理工作中知悉的學(xué)生個(gè)人隱私和敏感信息，應(yīng)予以嚴(yán)格保密。查閱、借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱、借閱人員遵守保密規(guī)定，不得在無關(guān)人員面前談?wù)摍n案內(nèi)容。未經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得擅自復(fù)制、傳播學(xué)生檔案信息。2.安全制度加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案存放安全。建立檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。如發(fā)生檔案安全事故，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上級主管部門報(bào)告。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理操作規(guī)程，確保檔案整理、歸檔、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等工作安全有序進(jìn)行。十一、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)對各學(xué)院（系）學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等工作的執(zhí)行情況。對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的