以久網(wǎng)絡(luò)科技有限公司差旅費報銷制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1以久網(wǎng)絡(luò)科技有限公司基本概況............................................................................1

1.1公司簡介.........................................................................................................1

1.2公司的現(xiàn)行差旅費報銷制度.........................................................................1

2公司差旅費報銷制度存在的問題............................................................................2

2.1差旅費相關(guān)制度不完善.................................................................................2

2.2出差人員不熟悉差旅費報銷制度，加上制度執(zhí)行不到位.........................2

2.3報銷時間跨度過長，致使資金出現(xiàn)積壓.....................................................3

2.4部分財務(wù)人員差旅費賬務(wù)處理不規(guī)范.........................................................4

3公司差旅費報銷制度優(yōu)化設(shè)計................................................................................4

3.1繼續(xù)建立和完善相關(guān)差旅費報銷管理制度.................................................4

3.1.1自駕車報銷標準..................................................................................4

3.1.2差旅交通、住宿標準..........................................................................5

3.1.3其他補助標準......................................................................................5

3.2嚴格執(zhí)行差旅費報銷制度流程.....................................................................6

3.3嚴格控制差旅費報銷時間.............................................................................9

3.4提高財務(wù)人員素質(zhì)水平，加強公司對財務(wù)管控力度.................................9

3.5差旅費報銷制度補充條款：.......................................................................10

4優(yōu)化設(shè)計后效果......................................................................................................12

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以久網(wǎng)絡(luò)科技有限公司差旅費報銷制度優(yōu)化設(shè)計

1以久網(wǎng)絡(luò)科技有限公司基本概況

1.1公司簡介

以久網(wǎng)絡(luò)科技有限公司，成立于2012年12月12日，是一個專門提供湖南

網(wǎng)站優(yōu)化和湖南seo服務(wù)的推廣型網(wǎng)站建設(shè)的企業(yè)，坐落于長沙市岳麓區(qū)，公

司注冊資本500萬，公司員工將近900人。近年來中國的互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)增長勢頭

強勁，競爭越來越激烈，許多小科技公司都在瀕臨破產(chǎn)的邊緣。伴隨著我國經(jīng)

濟社會的發(fā)展、科學(xué)技術(shù)的進步以及產(chǎn)品更新?lián)Q代速度的不斷提升，我們致力

于網(wǎng)站seo優(yōu)化、網(wǎng)絡(luò)宣傳普及、網(wǎng)絡(luò)營銷策劃等互聯(lián)網(wǎng)搜索引擎營銷sem服

務(wù)，也更加專心于互聯(lián)網(wǎng)媒體、互聯(lián)網(wǎng)規(guī)劃、媒體推廣及其他的新營銷領(lǐng)域。

我們擁有一支有著豐富seo工作經(jīng)驗的網(wǎng)絡(luò)運營團隊，同時我們還擁有精湛的

技術(shù)，持續(xù)追求技術(shù)創(chuàng)新的技術(shù)團隊。堅持追求品質(zhì)和顧客第一，一直以來把

以人為本，以誠為信，堅持顧客至上的方針，服務(wù)于廣大新老用戶作為自己的

經(jīng)營理念，把“為顧客創(chuàng)造價值”作為自己的奮斗目標。從人員、業(yè)務(wù)范圍、

技術(shù)、服務(wù)、可靠性、合規(guī)管理及企業(yè)文化等多方面不斷提升自我、完善自我，

把“高效、快捷、快速”作為職業(yè)精神，我們愿做顧客成長的左膀右臂、聲譽

第一，服務(wù)全面，幫中小型企業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)上打造一個自動營銷型系統(tǒng)，讓客戶

通過網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)造更大價值，實現(xiàn)輕松、快樂賺錢。企業(yè)經(jīng)過這幾年的成長，已掌

握了其專有技術(shù)，專業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)團隊，科學(xué)的管理方法，我相信公司未來一定會

發(fā)展的越來越好。

1.2公司的現(xiàn)行差旅費報銷制度

為保障出差人員在實際工作和生活需要中，以勤儉節(jié)約為宗旨，按照國家

有關(guān)規(guī)定及當(dāng)前物價水平，并結(jié)合以久網(wǎng)絡(luò)科技有限公司的實情，制定如下規(guī)

定：

（1）出差類型

①當(dāng)日出行：出行當(dāng)天可往返者（當(dāng)天上下班）。

②長途商務(wù)旅行：商務(wù)旅行必須過夜。

（2）因工作需要延長出差時限的，應(yīng)當(dāng)報所在單位領(lǐng)導(dǎo)人員審核批準，不得因

私延長出差時間。

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（3）差旅費報銷天數(shù)以往返車票時間為準，若未滿一天時間的，則按半天計算。

（4）不同類別的出差人員按各自的差旅費報銷標準進行報銷。

（5）出差人員若無報銷費用的相關(guān)單據(jù)、憑證，公司則按報銷標準的50%進行

報銷。

（6）遠途出差人員自駕出差公司可報銷油費跟高速過路費（按公司規(guī)定予以報

銷）。

（7）總經(jīng)理及經(jīng)理以上職位者才能選擇乘坐飛機出行，一般員工不得乘坐，緊

急情況除外。

（8）經(jīng)理以下職位員工原則上不可以乘坐出租車，但車程兩個小時以上可乘坐

出租車，根據(jù)發(fā)票據(jù)實報銷。

（9）出差期間在節(jié)假日等特殊情況下的，公司可酌情增加報銷費用力度。

（10）一般情況下，員工出差車票由公司統(tǒng)一購買。特殊情況和自駕出差除外，

但需要上報公司知曉。

2公司差旅費報銷制度存在的問題

2.1差旅費相關(guān)制度不完善

以久網(wǎng)絡(luò)科技有限公司在差旅費管理方面雖然制定了一定的支出標準，對

各方面外出情況包括住宿、伙食補助和交通都有著一定的規(guī)定和標準。但事實

證明，本公司在現(xiàn)實生活的履行當(dāng)中，差旅費的報銷制度中仍能明顯發(fā)現(xiàn)其制

度不夠完善，仍存在管理上有漏洞、標準不統(tǒng)一、制度不完善等情況。有些出

差人員總是能利用制度中的漏洞進行報銷。對公司的管理上造成了極大的困擾，

同時也導(dǎo)致公司成本大大增加。例如一些出差人員利用公司自駕出差可報銷油

費，就利用這一點把自己在出差過程中不屬于出差途中的油費也讓公司報銷；

另外，在每次外出住宿時特意住價格較高的但在標準規(guī)定上限費用的酒店；再

者，出差時乘坐的交通工具也選擇乘坐規(guī)定的上限費用的交通工具。導(dǎo)致各項

費用不能進行統(tǒng)一的管理，也不能很好的控制各項開銷。這不僅增加了公司管

理的難度，也增加了本公司的差旅費用。

2.2出差人員不熟悉差旅費報銷制度，加上制度執(zhí)行不到位

一是公司在落實出差事先審批管理制度方面做的不到位。一般員工在出差

前應(yīng)該填寫“出差申請單”，再由領(lǐng)導(dǎo)進行審批，但在實際操作過程中很多需

出差的員工都沒有事先填制“出差申請表”，而是事后出差回來后補的。這可

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能導(dǎo)致出現(xiàn)監(jiān)管漏洞，導(dǎo)致出現(xiàn)程序混亂，部門負責(zé)人沒有辦法實際去控制其

出差人數(shù)、出差天數(shù)、支出費用規(guī)模（差旅費預(yù)支情況等），大大增加了公司

財務(wù)管控風(fēng)險。

二是出差人員未經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)人員批準與認可，私自擴大了差旅費的開銷范圍，

有意提高了開支標準。出差員工在出差期間和商家“勾結(jié)”在一起，騙取“差

旅費”。例如：員工在出差過程中，私下與商家“商量”，給商家一定的好處，

指使商家開具假發(fā)票，將一些其他費用有意改為公司能給予報銷的“差旅費”。

鉆公司制度的空子，這就使得公司的差旅費支出金額大大增加。

三是出差人員對財務(wù)制度的遵循意識淡薄，沒有紀律，沒有規(guī)矩，常常虛

報冒領(lǐng)差旅費。例如：出差期間在酒店住宿時，出差人員對于酒店提供的煙酒

等自行消費也歸于差旅費當(dāng)中予以報銷。還有甚者因私事故意延長出差時間或

者組織并沒有任何實質(zhì)內(nèi)容、沒有明確公務(wù)意圖或者目的性的差旅活動，虛報

冒領(lǐng)差旅費等行為。出差員工缺乏意識，致使公司費用增加。

2.3報銷時間跨度過長，致使資金出現(xiàn)積壓

一般而言，員工出差大部分是預(yù)借差旅費，等出差結(jié)束了，員工回來了再

予以報銷的。但這往往報銷時間過長、跨度很大，報銷不及時。由于本公司沒

有明確的規(guī)定差旅費的報銷時間，導(dǎo)致這方面管理混亂。一些出差員工因為出

差地不遠，出差天數(shù)少，差旅費報銷金額小，就遲遲不去報銷，一直拖著，另

一方面也是領(lǐng)導(dǎo)忙或者害怕麻煩領(lǐng)導(dǎo)簽字，想著留到下次出差回來再一起報銷，

這樣就容易積少成多，造成報賬不及時，資金積壓的現(xiàn)象?；蛘呤且恍﹩T工忙

于出差來不及報銷，就又出去執(zhí)行出差任務(wù)了，未做到及時沖賬，隨著累計的

次數(shù)越多了，時間拖得越長了，導(dǎo)致一些出差時間、費用金額記不清或者發(fā)票

保管不善丟失等情況，這就大大地增加了公司財務(wù)的工作難度。加上公司財務(wù)

工作人員要對報銷的發(fā)票、單據(jù)等原始憑證進行審核，時間過長的話出差員工

就不太可能記得具體情況，對需要報銷的發(fā)票、單據(jù)等原始憑證就無法進行審

核，導(dǎo)致不能及時沖賬，主要也沒發(fā)揮審核監(jiān)督的作用，給造成了經(jīng)濟損失。

同時，對公司現(xiàn)金的使用也存在一定的影響。

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2.4部分財務(wù)人員差旅費賬務(wù)處理不規(guī)范

由于公司差旅費報銷項目魚龍混雜，部分財務(wù)人員對要審核的發(fā)票、單據(jù)

等原始憑證沒有認真審核，就直接審核通過了；對有疑問的發(fā)票、單據(jù)等原始

憑證沒有進行進一步的了解和審核，或者是由于專業(yè)水平不夠，又不想請教領(lǐng)

導(dǎo)或同事，對于要審核的原始憑證自己也不清楚要怎么審核，也不清楚計入什

么會計科目，就敷衍了事，想著反正是花公司的錢，就草草了事。導(dǎo)致差旅費

報銷流程就真的只是走個過場，走個形式，使制度的制定形同虛設(shè)。沒有好好

執(zhí)行財務(wù)人員的把關(guān)作用，使公司管理混亂，部分財務(wù)人員沒有起到的監(jiān)督工

作，差旅費賬務(wù)處理也不規(guī)范。

3公司差旅費報銷制度優(yōu)化設(shè)計

3.1繼續(xù)建立和完善相關(guān)差旅費報銷管理制度

由于本公司差旅費報銷制度漏洞頗多、標準不統(tǒng)一、制度不健全等情況，

根據(jù)制度漏洞制定和補充了一些相關(guān)費用的報銷標準。

3.1.1自駕車報銷標準

里程報銷金額

200公里內(nèi)120元/車

200-350公里450元/車

350-650公里650元/車

650公里950元/車（封頂）

圖3-1自駕車報銷標準表

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3.1.2差旅交通、住宿標準

火車輪船飛機其他（不含

人員出租車）

（含高鐵、動車）

類別

交通工具

董事會/總經(jīng)理火車軟座、一等臥（長途）一等艙頭等艙實報實銷

/高鐵軟座/動車商務(wù)座

業(yè)務(wù)副總/部門經(jīng)理火車軟座、一等臥（長途）二等艙經(jīng)濟艙實報實銷

/高鐵軟座/動車一等座

主管/一般人員火車硬座、二等臥（長途）三等艙預(yù)申請實報實銷

/高鐵硬座/動車二等座

圖3-2出差乘坐交通工具標準表

人員類別北、上、廣、深除北、上、廣、深外

地區(qū)

董事會/總經(jīng)理350元/天260元/天

業(yè)務(wù)副總/部門經(jīng)理300元/天210元/天

主管/一般人員250元/天180元/天

圖3-3差旅住宿標準表

3.1.3其他補助標準

職務(wù)伙食費市內(nèi)車費電話費出差補貼

項目

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董事會/總經(jīng)理實報實銷實報實銷實報實銷100

業(yè)務(wù)副總/部門70401050

經(jīng)理

主管/一般人員70401030

圖3-4其他補助標準表

說明：

（1）安全起見，本公司不鼓勵員工自駕出差，但經(jīng)過申請，領(lǐng)導(dǎo)批準通過

后可自駕出差。

（2）自駕出差過程中發(fā)生的交通違規(guī)等費用，公司不予報銷。

（3）一般人員乘坐出租車需申請且路程不低于50km，經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準后

方可報銷。

（4）部門主管及一般人員乘坐飛機都需申請，經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)審批通過后可

以乘坐，除特殊情況外。

（5）出差后員工如因工作所需交通改退簽的手續(xù)費，公司可以實報實銷；

但如果因為自身原因耽誤了時間的，公司不予報銷。

（6）差旅人員出差時，偏遠地區(qū)如有12個小時車程，可由火車改為高鐵。

（7）兩人及兩人以上共同出差且性別一致的，兩兩一間房。報銷標準可以

按兩者職務(wù)較高的報銷方式進行。

（8）副經(jīng)理及部門經(jīng)理以上的人員出差，可按獨宿的標準辦理入住。

（9）應(yīng)酬吃東西憑票實報實銷，但是再不另發(fā)伙食費補貼。

3.2嚴格執(zhí)行差旅費報銷制度流程

（1）公司出差申請人須提前一天以上填寫“出差申請單”，附“出差計劃”

（見圖3-5），并且認真詳細填寫時間、地點、出差事由和出差人員，必須得到

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領(lǐng)導(dǎo)人員的批準與認可，經(jīng)審批通過后，完成工作任務(wù)交接后，方能出差。

圖3-5出差申請單

（2）待出差完成之后三天內(nèi)，到財務(wù)部領(lǐng)取“差旅費報銷單”（見圖3-6）

并填寫好其內(nèi)容，認真詳細填寫報銷單上時間、金額、部門、出差人、出差

事由等內(nèi)容，然后在“差旅費報銷單”后應(yīng)粘貼相應(yīng)的發(fā)票（若車票丟失可

打印車票購買圖片，由公司統(tǒng)一購買的除外），進行報銷。

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圖3-6差旅費報銷單

（3）出差人員在填寫時，應(yīng)該字跡清晰、填寫規(guī)范、表達準確，將填寫完

整的“差旅費報銷單”，包括單據(jù)、憑證等原始憑證交給部門負責(zé)人簽字并審

核。

（4）出差人員將辦理手續(xù)齊全的“差旅費報銷單”到財務(wù)部進行報銷，經(jīng)

財務(wù)人員審核后才能進行報銷。

（5）財務(wù)人員必須嚴格審核發(fā)票、單據(jù)等原始憑證。核查內(nèi)容包括出差員

工的基本情況、實際出差的人數(shù)、出差申請表、實際出差的天數(shù)、住宿和交通

發(fā)票等原始票據(jù)。對原始票據(jù)的來源也要進行核查，看其是否真實、合法、完

整。

（6）財務(wù)人員對于不達標的單據(jù)、發(fā)票等票據(jù)有權(quán)拒收并上報。對于在出

差過程中出現(xiàn)的未經(jīng)批準與認可的開支，不予以報銷。

（7）若原始票據(jù)不慎丟失，可找證明人證明，并手寫該票據(jù)的主要內(nèi)容

（金額、時間、地點、原因），簽字并加蓋原公司單位公章，上報審核通過后

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可報銷。

（8）出差員工可以申請在線費用報告，并將其轉(zhuǎn)交給財務(wù)部門，財務(wù)人員

再開展審核工作。

3.3嚴格控制差旅費報銷時間

（1）出差完成后，出差人員必須在一周內(nèi)或七日內(nèi)處理報銷差旅費手續(xù)。

若在規(guī)定時間內(nèi)未辦理報銷的，費用將從本月的工資里直接扣除，除特殊情況

外可酌情處理。

（2）出差人員一次只能報銷一次出差費用，不得幾次出差費用疊加報銷，

不可拖欠。

（3）公司當(dāng)年的差旅費費用必須在當(dāng)年內(nèi)報銷，不可拖到第二年，按農(nóng)歷

時間計算。

（4）對于報銷時間跨度大、虛報冒領(lǐng)的人員予以教育并加大責(zé)任追究和處

罰力度，從而盡快查出違規(guī)情況，提高報銷效率。

3.4提高財務(wù)人員素質(zhì)水平，加強公司對財務(wù)管控力度

（1）公司應(yīng)加大財務(wù)人員培訓(xùn)力度，應(yīng)注重財務(wù)人員培訓(xùn)工作，經(jīng)?？梢?/p>

組織財務(wù)人員有計劃、有步驟地學(xué)習(xí)差旅費報銷的最新有關(guān)制度、了解現(xiàn)在的

新政策等，以促進財務(wù)人員專業(yè)水平的提升。

（2）不斷地提升財務(wù)人員強烈的責(zé)任感，財務(wù)人員應(yīng)擺正工作心態(tài)，就實

際工作狀況進行分析，督促和催交差旅費的報銷。

（3）財務(wù)人員對于本公司的差旅費報銷制度一些不合理的地方，可以提出

建議并提出合理化的解決措施。財務(wù)人員需和單位領(lǐng)導(dǎo)進行商量探討，制定出

更好的差旅費報銷制度和辦法，規(guī)范審批流程，并不斷完善提高公司的差旅費

制度及辦法，以便于公司管理。

（4）公司至少每半年開展一次內(nèi)部審計工作，更好地發(fā)展差旅費報銷制度

中存在的問題，及時地采取有效措施并進行補救。

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（5）若財務(wù)人員發(fā)現(xiàn)報銷的單據(jù)、發(fā)票作假，視金額大小獎勵相關(guān)財務(wù)人

員。這樣既可以提高財務(wù)人員的工作積極性，又可以減少差旅費報銷單據(jù)、發(fā)

票作假的現(xiàn)象。

（6）財務(wù)人員要強化監(jiān)督力度，實行全程跟蹤與監(jiān)督活動，保證落實到實

處，對出差人員開展核實工作，節(jié)約大量的預(yù)借現(xiàn)金，不斷提高整體效率。

（7）財務(wù)部門可安排相關(guān)人員進行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，例如：“政策宣講會”。僅

有財務(wù)人員熟知政策并不能從根源上解決差旅費報銷問題，要帶動其他相關(guān)人

員了解差旅費的原則、尺度，使出差人員知道什么樣的房間能住、什么樣的交

通工具能坐、怎樣領(lǐng)取伙食交通補助費用等。

（8）可運用ERP網(wǎng)上報銷方式，出差人員在差旅的過程中就可以進行報銷，

可以大大降低費用報銷項目處理的成本，財務(wù)人員遇到不清楚的項目費用，及

時跟出差人員了解，跟領(lǐng)導(dǎo)人員協(xié)商，再進行審核報銷。

（9）公司多鼓勵財務(wù)人員參加專業(yè)知識培訓(xùn)學(xué)習(xí)，對積極考取證書的員工

給予獎勵。

（10）公司可設(shè)置多項財務(wù)比賽等活動，例如：“差旅費報銷制度問答”。

促使員工主動學(xué)習(xí)，設(shè)獎項，按成績發(fā)放小獎品。

3.5差旅費報銷制度補充條款

（1）出差期間原則上市內(nèi)的出租車不予報銷，若因?qū)嶋H工作需要確實發(fā)生，

在報銷時，可按照每人每天五十元的限額為標準報銷，若還有超額費用，請自

行承擔(dān)。

（2）出差過程中對職工發(fā)生的各項保險費、茶水費、候車費以及其他不合

理費用，不予報銷。

（3）出差過程中職工的工資，按正常出勤計算。出差期間含節(jié)假日不能休

息的出差人員，將按公司加班規(guī)定計算。

（4）出差人員應(yīng)按規(guī)定進行選擇住宿、出行方式等，沒按照規(guī)定等級導(dǎo)致

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費用超支的部分，不予報銷，請自行承擔(dān)。

（5）公司組織出差參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)或者參加會議的人員，可根據(jù)標準獲得相

應(yīng)補貼，若會議費用中包括食宿費，則不再享受伙食補助費用、出差補助費用。

（6）對于遇情況緊急的任務(wù)時，原則上按差旅費制度執(zhí)行，若有特殊情況，

允許“先斬后奏”，待緊急任務(wù)完畢后，出差人員需進行書面匯報，由領(lǐng)導(dǎo)人

員簽字批準后，才能找財務(wù)人員報銷。

（7）陪客人外出工作的職工，其食宿費用已經(jīng)納入公費待遇范圍內(nèi)，此不

計算食宿補貼；陪領(lǐng)導(dǎo)外出工作的職工，如果領(lǐng)導(dǎo)人員已負擔(dān)了員工的食宿費

用，將不享受帶食宿費用補貼。

（8）財務(wù)部經(jīng)常定質(zhì)地安排財務(wù)人員對差旅費違規(guī)報銷行為進行警示教育

個案研究，并同公司員工共同剖析違規(guī)成因和本質(zhì)，同時總結(jié)經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)。

（9）嚴格執(zhí)行差旅費制度相關(guān)規(guī)定和厲行節(jié)約精神，一經(jīng)查實發(fā)票造假違

規(guī)，違反規(guī)定者處以罰款（按票面額度不等）并進行一周的通報批評。

（10）出差人員完畢后，提交的單據(jù)必須在三日內(nèi)找到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員簽字，

相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員須在三日內(nèi)給員工答復(fù)，不得拉長報銷時間。

（11）為保證資金安全，公司建議使用出差人員“先墊后報銷”原則，盡

量不攜帶大量現(xiàn)金外出。確實需要使用備用金的員工，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后最多可借

款兩千五百元整。

（12）出差人員若將借款挪作他用，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，其挪用金額從本月工資直

接扣除，并罰以挪用天數(shù)萬分之五的罰款。