2025如何處理勞動合同丟失的問題

2025如何處理勞動合同丟失的問題？勞動合同丟失處理協(xié)議本合同丟失處理協(xié)議（以下簡稱"本協(xié)議"）由以下雙方于年月日在中華人民共和國省市簽訂：甲方（用人單位）：名稱：地址：法定代表人：聯(lián)系方式：乙方（勞動者）：姓名：身份證號碼：住址：聯(lián)系方式：鑒于甲乙雙方已簽訂編號為的勞動合同（以下簡稱"原合同"），為規(guī)范勞動合同管理，明確勞動合同丟失后的處理程序和責任，經(jīng)甲乙雙方協(xié)商一致，訂立本協(xié)議。第一條合同丟失的申請與補辦1.1乙方應妥善保管原合同文本，不得擅自復制、涂改或轉(zhuǎn)借他人。在合同期限內(nèi)，乙方不得故意遺失或損毀原合同。1.2發(fā)生合同丟失情形，乙方應當在丟失事實發(fā)生后的日內(nèi)，向甲方提出書面申請，詳細說明丟失原因、時間和地點等情況。1.3甲方收到乙方的丟失申請后，應當在個工作日內(nèi)完成核查程序。核查內(nèi)容包括但不限于：（一）核實乙方的工作崗位和工作表現(xiàn)；（二）調(diào)取勞動合同簽訂時的記錄；（三）調(diào)查合同丟失的具體情況；（四）其他必要調(diào)查事項。1.4核查無誤后，甲方應根據(jù)原合同內(nèi)容，按照統(tǒng)一的文本格式為乙方補辦新的勞動合同文本。補辦的勞動合同文本應具備以下特征：（一）與原合同內(nèi)容完全一致；（二）加蓋甲方合同專用章；（三）標注"補辦"字樣；（四）注明補辦日期。1.5補辦合同文本后，乙方應當在30日內(nèi)簽署確認，并保留至少一份作為個人檔案。第二條合同丟失的責任劃分2.1乙方在合同期限內(nèi)遺失勞動合同的，應當承擔以下責任：（一）承擔因合同丟失產(chǎn)生的直接經(jīng)濟損失；（二）在甲方另行調(diào)查期間，不得以任何理由阻礙調(diào)查；（三）不得虛構(gòu)丟失事由，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，視為嚴重違反公司規(guī)章制度。2.2有下列情形之一的，乙方應當承擔主要責任：（一）未盡到妥善保管義務；（二）未在規(guī)定時間內(nèi)報告丟失情況；（三）故意損毀或轉(zhuǎn)借他人導致丟失；（四）涂改或偽造合同相關資料。2.3甲方存在以下情形的，應當承擔相應的管理責任：（一）未建立完善的勞動合同管理制度；（二）未定期開展勞動合同保管情況檢查；（三）因管理不善導致勞動合同滅失。第三條合同丟失后的補救措施3.1在補辦新的勞動合同文本之前，甲乙雙方的權(quán)利義務關系按照原合同內(nèi)容繼續(xù)履行，乙方不得以勞動合同丟失為由主張權(quán)利義務關系終止。3.2在新合同補辦期間，如遇下列情形，甲方應當采取臨時措施：（一）乙方要求支付工資和社會保險費的，按照原合同約定支付；（二）乙方要求享受福利待遇的，不得無故拖延；（三）乙方提出合理的工作安排請求，應當給予合理考慮。3.3甲方應當建立勞動合同丟失預防機制，包括：（一）勞動合同的分類建檔；（二）定期的合同保管核查；（三）信息化管理系統(tǒng)建設；（四）員工保管責任告知。第四條信息保密與員工權(quán)益保障4.1本協(xié)議簽訂后，甲乙雙方均對本協(xié)議內(nèi)容負有保密義務，未經(jīng)對方書面同意，不得向第三方披露。4.2甲方負有妥善保管員工個人信息的義務，不得將合同丟失相關資料用于本協(xié)議約定之外的用途。4.3乙方對甲方提供的信息資料享有知情權(quán)和查閱權(quán)，如對甲方提供的信息資料內(nèi)容有異議，可以向甲方提出書面說明請求。4.4甲乙雙方在處理勞動合同丟失問題時，應當保護雙方的合法權(quán)益，不得采取任何損害對方利益的行為。第五條數(shù)據(jù)管理與檔案保存5.1甲方應當建立完整的勞動合同電子檔案系統(tǒng)，確保合同數(shù)據(jù)的安全性和可查性。具體措施包括：（一）建立電子檔案管理制度；（二）配置專用存儲設備；（三）定期進行數(shù)據(jù)備份；（四）建立訪問權(quán)限控制機制。5.2甲乙雙方均不得隨意刪除或修改勞動合同電子檔案，確需修改的，應當經(jīng)雙方書面確認。5.3本協(xié)議項下的紙質(zhì)檔案保存期限為年，電子檔案保存期限為年。第六條理賠與賠償機制6.1由于甲方管理原因?qū)е潞贤瑏G失的，甲方應當承擔以下賠償責任：（一）承擔補辦合同所產(chǎn)生的必要費用；（二）賠償造成的乙方直接經(jīng)濟損失；（三）支付相當于乙方個月工資的違約金。6.2由于乙方原因?qū)е潞贤瑏G失的，乙方應當承擔以下責任：（一）承擔補辦合同所產(chǎn)生的必要費用；（二）支付相當于乙方個月工資的違約金；（三）賠償造成的甲方直接經(jīng)濟損失。6.3約定的違約金不足以彌補實際損失的，違約方應當就差額部分進行賠償。第七條協(xié)議的生效與變更7.1本協(xié)議自雙方簽字或蓋章之日起生效。7.2本協(xié)議生效后，甲乙雙方不得擅自變更或解除。如需變更或解除，應當協(xié)商一致并簽署書面補充協(xié)議。7.3本協(xié)議的補充條款、變更條款與本協(xié)議具有同等法律效力。7.4本協(xié)議一式份，甲方執(zhí)份，乙方執(zhí)份，具有同等法律效力。甲方（蓋章）：法定代表人（簽字）：日期：年月日乙方（簽字）：日期：年月日特別說明：本協(xié)議未盡事宜，雙方可另行協(xié)商解決。本協(xié)議的解釋權(quán)屬于甲乙雙方共同所有。本協(xié)議的履行過程中如發(fā)生爭議，雙方應當通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均可向勞動仲裁委員會申請仲裁。本協(xié)議的任何