行政管理?？飘厴I(yè)論文-淺談辦公室行政管理精細(xì)化問題與對(duì)策思路

i摘要精細(xì)化是企事業(yè)單位管理的新方向。它以科學(xué)的管理理念為基礎(chǔ)，追求準(zhǔn)確、準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)、精細(xì)。在此基礎(chǔ)上，不斷降低管理成本，有效提高管理效率。辦公室管理的內(nèi)容復(fù)雜，責(zé)任重大。一旦處理不當(dāng)，會(huì)出現(xiàn)許多問題，甚至影響機(jī)組的正常運(yùn)行。鑒于這些特點(diǎn)，辦公室管理應(yīng)走科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化的道路。細(xì)化的核心內(nèi)容是使工作更加具體，從而促進(jìn)單位的管理質(zhì)量更加嚴(yán)謹(jǐn)有效，從而節(jié)約管理成本，提高工作效率。本文探討了辦公室管理的理念，為企事業(yè)單位推進(jìn)辦公室管理精細(xì)化提供了參考對(duì)策。關(guān)鍵詞：辦公室；行政管理；精細(xì)化；問題；對(duì)策

前言辦公室管理的特點(diǎn)是多層次、全面和多樣化的具體任務(wù)。為了科學(xué)有效地開展這項(xiàng)工作，我們必須遵循服務(wù)第一、制度化、科學(xué)化和勤奮的原則。辦公室管理的根本目的是為行政機(jī)關(guān)的有效工作提供各種服務(wù)。行政部門是企事業(yè)單位的綜合管理部門，在企事業(yè)單位日常管理中發(fā)揮著重要作用。搞好科學(xué)高效的管理，是現(xiàn)代企事業(yè)單位更好地應(yīng)對(duì)市場(chǎng)挑戰(zhàn)的必要條件，對(duì)促進(jìn)企事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展、提高經(jīng)濟(jì)效益起著積極作用。為了適應(yīng)新形勢(shì)的需要，我們必須發(fā)揚(yáng)光大，開拓未來，摒棄舊觀念，不斷改革和完善綜合治理工作，不斷為企事業(yè)單位的發(fā)展注入新的活力，增強(qiáng)企事業(yè)單位綜合競(jìng)爭(zhēng)力。辦公室作為聯(lián)系前前后后的紐帶，承擔(dān)著日常工作中處理文件、會(huì)議、事務(wù)和協(xié)調(diào)溝通的職能。因此，辦公室的精細(xì)化管理可以使各部門的工作更加順利，提高工作效率，促進(jìn)企事業(yè)單位的更好發(fā)展。辦公室行政管理精細(xì)化的內(nèi)容嚴(yán)格定崗、定責(zé)，保證權(quán)責(zé)制衡嚴(yán)格按照崗位和責(zé)任認(rèn)定的要求，不斷完善辦公室責(zé)任制。崗位確定是指根據(jù)辦公室的行政職能和工作流程，科學(xué)設(shè)置崗位；責(zé)任認(rèn)定是指明確崗位職責(zé)和工作銜接程序，明確分工和履行各自職責(zé)。優(yōu)化運(yùn)作流程，績(jī)效考核科學(xué)簡(jiǎn)化的工作流程對(duì)于實(shí)現(xiàn)辦公管理的精細(xì)化、科學(xué)化具有重要意義。要按照現(xiàn)代管理理論，不斷優(yōu)化辦公流程，一切工作都要按照流程進(jìn)行。在設(shè)計(jì)工作流的過程中，要有明確的目標(biāo)，注意各個(gè)工作環(huán)節(jié)之間的配合和聯(lián)系?？?jī)效考核前，應(yīng)明確考核標(biāo)準(zhǔn)和要求。對(duì)于易于量化的程序性工作，績(jī)效考核時(shí)應(yīng)科學(xué)設(shè)計(jì)量化指標(biāo)；對(duì)于主觀性或非程序性較強(qiáng)的工作，在績(jī)效考核時(shí)應(yīng)設(shè)置相關(guān)的定性考核指標(biāo)。要結(jié)合現(xiàn)代行政管理體制和科學(xué)合理的方法制定考核指標(biāo)。對(duì)于難以量化的指標(biāo)，可以采用手工方法提高評(píng)估效率。夯實(shí)基礎(chǔ)，完善制度，強(qiáng)化保障應(yīng)結(jié)合外部協(xié)調(diào)和內(nèi)部運(yùn)作，促進(jìn)辦公室工作的行政管理機(jī)制，鞏固管理基礎(chǔ)，避免管理盲點(diǎn)。運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、自動(dòng)化的工作流程，是完善辦公管理的有效保證。辦公室行政管理精細(xì)化存在的問題不同的組織、企業(yè)、事業(yè)單位設(shè)有工作內(nèi)容相似的辦公室。然而，目前，它們的管理仍然普遍存在缺陷。制度不健全，機(jī)構(gòu)運(yùn)作吃力一些企事業(yè)單位在發(fā)展過程中，規(guī)章制度不完善，辦公效率低下。一旦在運(yùn)行中缺乏制度約束，工作就會(huì)偏離企事業(yè)單位的實(shí)際，造成人力物力的浪費(fèi)。辦公室的工作能否順利開展，直接影響到公司的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。綜合辦公室工作中存在的問題或障礙，將影響企事業(yè)單位的管理水平。缺少對(duì)強(qiáng)企事業(yè)單位文化的貫徹行政部門的工作很復(fù)雜。正因?yàn)槿绱耍k公室的工作人員往往把精力放在處理日常工作、后勤等工作上。對(duì)企事業(yè)單位文化的宣傳和落實(shí)不夠。長(zhǎng)期來看，員工隊(duì)伍缺乏向心力和凝聚力，不利于公司和員工的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。員工綜合業(yè)務(wù)水平有待提高企事業(yè)單位的工作人員個(gè)人綜合素質(zhì)和崗位業(yè)務(wù)能力不高，不能以積極的態(tài)度面對(duì)崗位工作，缺乏創(chuàng)新精神，不能高效率、高質(zhì)量地完成綜合管理工作，因?yàn)檗k公室行政工作看得很細(xì)，所以企事業(yè)單位在日常細(xì)節(jié)上會(huì)充滿漏洞、運(yùn)轉(zhuǎn)不暢等問題。影響辦公室行政管理精細(xì)化的因素管理目標(biāo)不明確要全面提高機(jī)關(guān)行政管理質(zhì)量，明確管理目標(biāo)是前提。但從今天的情況看，一些機(jī)關(guān)沒有明確的行政目標(biāo)，往往沿用過去相對(duì)落后的行政管理模式，并不是事事堅(jiān)持。從現(xiàn)實(shí)來看，辦公室管理過程更多地依賴于舊的經(jīng)驗(yàn)和舊的方法，缺乏組織性和計(jì)劃性。另外，一些政府機(jī)關(guān)沒有制定和實(shí)施完善的績(jī)效考核制度，沒有將機(jī)關(guān)工作人員的職責(zé)與績(jī)效掛鉤，缺乏更加明確的分工，這使得許多機(jī)關(guān)工作人員缺乏工作積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，而一些辦公室工作人員缺乏一定的認(rèn)同感和歸屬感。辦公室工作人員常常很難擺脫彼此。管理人員缺乏較強(qiáng)的精細(xì)化管理意識(shí)政府機(jī)關(guān)管理者具有強(qiáng)烈的精細(xì)化管理意識(shí)，是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)行政精細(xì)化管理的重要因素。機(jī)關(guān)管理人員如果有較強(qiáng)的精細(xì)化管理意識(shí)，就能更加細(xì)致、客觀地設(shè)計(jì)和制定機(jī)關(guān)各項(xiàng)管理制度，彌補(bǔ)和調(diào)整機(jī)關(guān)管理過程中的各種漏洞和不足。然而，從現(xiàn)實(shí)情況看，大多數(shù)政府機(jī)關(guān)管理者缺乏精細(xì)化管理意識(shí)，導(dǎo)致機(jī)關(guān)管理存在諸多漏洞，機(jī)關(guān)管理質(zhì)量相對(duì)較低。辦公室部分辦公人員缺乏職業(yè)素養(yǎng)部分機(jī)關(guān)辦公人員專業(yè)素質(zhì)低下，其專業(yè)能力和綜合素質(zhì)已不能滿足實(shí)際工作的需要。在辦公管理過程中，一些辦公人員不僅沒有很強(qiáng)的創(chuàng)新意識(shí)和團(tuán)結(jié)合作意識(shí)，而且沒有很強(qiáng)的精細(xì)工作意識(shí)，甚至還有少數(shù)辦公室工作人員處理工作，敷衍、消極態(tài)度，缺乏較高的職業(yè)道德。這將阻礙辦公室管理的完善。完善辦公室行政管理精細(xì)化思路的對(duì)策全面明確管理目標(biāo)在機(jī)關(guān)行政管理實(shí)踐中，要充分明確管理目標(biāo)，要求全體機(jī)關(guān)工作人員嚴(yán)格按照制度和流程辦事，努力向精細(xì)化辦公管理方向發(fā)展。具體包括以下幾個(gè)方面：一是堅(jiān)持權(quán)責(zé)制衡原則，根據(jù)機(jī)關(guān)工作職責(zé)和機(jī)關(guān)日常工作流程，科學(xué)設(shè)置崗位。此外，各處室崗位職責(zé)要明確，使各崗位既獨(dú)立又相互配合。二是優(yōu)化辦公流程，確保辦公有序運(yùn)行。對(duì)于辦公管理的精細(xì)化、科學(xué)化和簡(jiǎn)單化具有較大的推動(dòng)作用。因此，辦公室應(yīng)不斷優(yōu)化和完善自己的工作流程，確保實(shí)際執(zhí)行的快速簡(jiǎn)便。三是制定和實(shí)施更加嚴(yán)格的績(jī)效考核制度。對(duì)程序性強(qiáng)、量化容易的工作任務(wù)，要設(shè)計(jì)合理的量化評(píng)價(jià)指標(biāo)體系；對(duì)主觀性強(qiáng)、量化難度大的工作任務(wù)，要設(shè)計(jì)定性評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的機(jī)關(guān)工作人員要適當(dāng)表揚(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)，增強(qiáng)自豪感和滿意度；對(duì)表現(xiàn)較差的機(jī)關(guān)工作人員要適當(dāng)批評(píng)教育，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。加強(qiáng)政府機(jī)關(guān)文化建設(shè)加強(qiáng)辦公室精細(xì)化行政管理，既要逐步轉(zhuǎn)變管理模式，又要加強(qiáng)行政人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，不受傳統(tǒng)行政管理模式的影響，確保辦公室精細(xì)化行政管理。加強(qiáng)機(jī)關(guān)文化建設(shè)，是辦公室精細(xì)化行政管理的重要對(duì)策。在許多政府機(jī)關(guān)的文化建設(shè)過程中，管理者對(duì)政府官員的人格特征和工作能力有了相應(yīng)的認(rèn)識(shí)，可以有效地控制政府官員在工作中出現(xiàn)的問題。在現(xiàn)代公共管理中，我們需要加強(qiáng)對(duì)政府官員的管理，運(yùn)用更加精細(xì)化的管理，為政府機(jī)關(guān)的發(fā)展帶來更大的幫助，使政府機(jī)關(guān)的行政效率更高，加強(qiáng)政府文化建設(shè)具有重要意義。采用制度化管理方式制度化管理也是辦公管理的主要方式，這就要求各政府機(jī)關(guān)建立健全約束機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制，確保行政過程更加順暢。政府機(jī)關(guān)要實(shí)現(xiàn)精細(xì)化行政管理，需要有科學(xué)的規(guī)章制度，作為政府機(jī)關(guān)管理的基準(zhǔn)，作為制約政府機(jī)關(guān)人員的有效途徑，在政府機(jī)關(guān)內(nèi)部形成統(tǒng)一的規(guī)范模式，并采取制度化的管理模式，從而使政府機(jī)構(gòu)得到更快的發(fā)展，最終提高政府機(jī)構(gòu)的經(jīng)濟(jì)效益，使公共管理更加高效精細(xì)化。運(yùn)用制度化管理可以有效地開展精細(xì)化行政工作，對(duì)政府機(jī)關(guān)的發(fā)展有很大的幫助。注重行政管理人員的專業(yè)素養(yǎng)政府機(jī)關(guān)行政人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)非常重要，直接影響到個(gè)性化管理的效率。辦公室個(gè)性化管理對(duì)行政人員的工作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求。提高辦公室的精細(xì)化管理，需要提高行政人員的專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)更多的專業(yè)高素質(zhì)管理人才，規(guī)范行政工作，使辦公室的行政工作更加精細(xì)化，進(jìn)而提高行政管理的效率和水平辦公室的。政府機(jī)關(guān)在發(fā)展和行政管理過程中，需要細(xì)化管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，全面了解工作內(nèi)容，及時(shí)反映工作的實(shí)際情況和存在的問題，體現(xiàn)辦公行政工作的精細(xì)化管理，使政府機(jī)關(guān)有一個(gè)良好的形象更好的發(fā)展。首先，政府要努力為機(jī)關(guān)工作人員搭建學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和素質(zhì)提升的平臺(tái)，加大對(duì)機(jī)關(guān)工作人員的理論知識(shí)、業(yè)務(wù)操作技術(shù)、職業(yè)道德等方面的培訓(xùn)，確保全體機(jī)關(guān)工作人員具有較高的業(yè)務(wù)水平和敬業(yè)精神，從而為完善辦公室管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。其次，辦公室工作人員要不斷增強(qiáng)精細(xì)工作意識(shí)，進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到團(tuán)結(jié)協(xié)作工作的重要性，在工作中相互鼓勵(lì)、相互幫助，相互理解、相互支持，牢固樹立敬業(yè)奉獻(xiàn)精神。最后，機(jī)關(guān)工作人員在日常工作中要時(shí)刻注意細(xì)節(jié)，堅(jiān)持規(guī)范創(chuàng)新的工作原則，堅(jiān)持在細(xì)節(jié)中發(fā)現(xiàn)自己工作中存在的問題和不足，認(rèn)真整改，與時(shí)俱進(jìn)，摒棄經(jīng)驗(yàn)主義的做法，培養(yǎng)觀念加強(qiáng)精細(xì)化工作，增強(qiáng)精細(xì)化工作意識(shí)，把改進(jìn)精細(xì)化工作的習(xí)慣和精神融入辦公室工作的各個(gè)方面。使政府機(jī)關(guān)人員樹立精細(xì)化意識(shí)只有樹立精細(xì)化管理意識(shí)，才能使機(jī)關(guān)的發(fā)展和管理更加創(chuàng)新，才能培養(yǎng)機(jī)關(guān)的精細(xì)化管理能力，才能制定規(guī)范的機(jī)關(guān)管理制度，才能使辦公管理工作更加精細(xì)化，政府機(jī)關(guān)也有較好的發(fā)展前景。樹立政府官員的精細(xì)化意識(shí)，有助于辦公室的精細(xì)化行政管理。機(jī)關(guān)管理人員要不斷加強(qiáng)對(duì)辦公室工作的實(shí)際調(diào)查，根據(jù)辦公室的實(shí)際工作特點(diǎn)，制定一套科學(xué)合理的管理制度。在這個(gè)過程中，管理者要努力堅(jiān)持精細(xì)化的原則和標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)準(zhǔn)確地分解辦公室的行政工作，充分考慮各辦公室崗位的個(gè)性和共性。在日常工作中，管理者要充分發(fā)揮表率作用，與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)辦公室工作紀(jì)律、工作職責(zé)、工作方向、工作流程等作出詳細(xì)具體的規(guī)定，實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位和辦公室員工的共同發(fā)展進(jìn)步，大力營(yíng)造和諧社會(huì)，在辦公室管理過程中營(yíng)造積極向上的工作環(huán)境為改善工作環(huán)境，要不斷完善和嚴(yán)格執(zhí)行辦公室員工的薪酬福利，最大限度地實(shí)現(xiàn)辦公室員工的利益，全面提高辦公室員工日常工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性工作。

結(jié)束語綜上所述，辦公室行政管理精細(xì)化管理對(duì)一個(gè)單位的發(fā)展具有重要意義。一是規(guī)范化,制度化。通過精細(xì)化管理，可以發(fā)現(xiàn)以往工作中存在的不合理現(xiàn)象，從而理順問題和工作流程，理順工作關(guān)系，使各項(xiàng)工作更加科學(xué)。二是可以有效整合資源，減少辦公人力物力的浪費(fèi)，提高工作效率，節(jié)約辦公成本。第三，精細(xì)化管理能有效解決工作中的矛盾，預(yù)先考慮大量的工作，做好預(yù)防工作，從而避免更多的矛盾，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)。精細(xì)化的辦公管理系統(tǒng)不僅是提高整個(gè)管理效率的最佳手段，而且可以通過降低管理成本獲得更高的效益。同時(shí)，在全辦公室建立一套完善、科學(xué)的規(guī)章制度管理體系，通過合理化、精細(xì)化、科學(xué)化，把精細(xì)化意識(shí)落實(shí)到每一位員工身上，為我國(guó)的經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)做出貢獻(xiàn)。參考文獻(xiàn)[1]郭遙.實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的思路和對(duì)策分析[J].商訊，2021（15）.[2]連捷.精細(xì)化管理模式在企業(yè)辦公室行政管理工作中的應(yīng)用[J].冶金管理，2021（07）.[3]劉冬梅.實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路和策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（07）.[4]徐暉.辦公室行政管理精細(xì)化思路與對(duì)策分析[J].經(jīng)濟(jì)管理:文摘版,2016(7).[5]肖海瑛.有效提高辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對(duì)策[J].中國(guó)經(jīng)貿(mào),2016(23).[6]陳