某公司采購管理暫行辦法

某公司采購管理暫行辦法?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司采購管理，規(guī)范采購行為，降低采購成本，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，特制定本暫行辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門的物資采購活動(dòng)，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司實(shí)際需求進(jìn)行采購，避免盲目采購和重復(fù)采購。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購物資和服務(wù)的質(zhì)量符合公司要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判，降低采購成本。4.公平公正原則：采購活動(dòng)應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商有平等的機(jī)會(huì)參與競爭。5.廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂和不正當(dāng)利益。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會(huì)，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購決策委員會(huì)負(fù)責(zé)審議和批準(zhǔn)重大采購項(xiàng)目、采購策略、采購預(yù)算等事項(xiàng)。（二）采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部，作為采購的執(zhí)行部門。采購部的主要職責(zé)包括：1.制定采購計(jì)劃和采購預(yù)算。2.尋找、篩選和評(píng)估供應(yīng)商。3.組織采購談判和簽訂采購合同。4.跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。5.建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案。6.完成其他與采購相關(guān)的工作。（三）需求部門各需求部門負(fù)責(zé)提出物資采購需求，明確采購物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對(duì)采購物資的使用和驗(yàn)收負(fù)責(zé)。三、采購流程（一）采購申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性后，簽字批準(zhǔn)并提交采購部。（二）采購計(jì)劃制定1.采購部收到采購申請(qǐng)后，結(jié)合公司庫存情況、采購預(yù)算等因素，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、采購時(shí)間、采購方式等內(nèi)容。2.采購計(jì)劃經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)采購決策委員會(huì)審批。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購部根據(jù)采購計(jì)劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，主要考察供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。篩選出若干符合要求的供應(yīng)商作為候選供應(yīng)商。3.采購部組織相關(guān)人員對(duì)候選供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或邀請(qǐng)供應(yīng)商到公司進(jìn)行洽談?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)設(shè)備、技術(shù)水平、人員狀況等。4.采購部根據(jù)考察結(jié)果和供應(yīng)商提供的資料，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，建立供應(yīng)商評(píng)估檔案。評(píng)估指標(biāo)可包括質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)、信譽(yù)等方面。5.根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商作為中標(biāo)供應(yīng)商，并與其簽訂《采購框架協(xié)議》?！恫少徔蚣軈f(xié)議》應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。（四）采購合同簽訂1.采購部根據(jù)《采購框架協(xié)議》和采購訂單，與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂具體的《采購合同》?！恫少徍贤窇?yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保采購活動(dòng)的合法性和有效性。2.《采購合同》經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司法律顧問審核，審核通過后由公司授權(quán)代表簽字蓋章。（五）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購部按照《采購合同》的要求，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。2.供應(yīng)商按照采購訂單的要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并及時(shí)通知采購部發(fā)貨情況。3.采購部跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解決采購過程中出現(xiàn)的問題，如交貨延遲、質(zhì)量問題等。4.需求部門在采購物資到貨前，做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括制定驗(yàn)收方案、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具等。（六）驗(yàn)收1.采購物資到貨后，需求部門按照驗(yàn)收方案對(duì)采購物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。2.驗(yàn)收合格后，需求部門填寫《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，并簽字確認(rèn)。驗(yàn)收不合格的，需求部門應(yīng)及時(shí)通知采購部與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。3.采購部負(fù)責(zé)督促供應(yīng)商對(duì)驗(yàn)收不合格的物資進(jìn)行處理，并跟蹤處理結(jié)果。（七）付款1.采購部根據(jù)《采購合同》和《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，填寫《付款申請(qǐng)單》，詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、金額、付款方式等內(nèi)容，并提交財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)《付款申請(qǐng)單》進(jìn)行審核，審核通過后按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。四、采購方式（一）招標(biāo)采購對(duì)于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競爭激烈的采購項(xiàng)目，采用招標(biāo)采購方式。招標(biāo)采購應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定進(jìn)行，包括發(fā)布招標(biāo)公告、發(fā)售招標(biāo)文件、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等環(huán)節(jié)。（二）詢價(jià)采購對(duì)于金額較小、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、市場貨源充足的采購項(xiàng)目，采用詢價(jià)采購方式。采購部向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)，然后根據(jù)報(bào)價(jià)情況選擇合適的供應(yīng)商簽訂采購合同。（三）競爭性談判采購對(duì)于招標(biāo)失敗或因技術(shù)復(fù)雜、時(shí)間緊迫等原因不適合招標(biāo)采購的項(xiàng)目，采用競爭性談判采購方式。采購部與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判，通過談判確定成交供應(yīng)商，并簽訂采購合同。（四）單一來源采購符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：1.只能從唯一供應(yīng)商處采購的。2.發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的。3.必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。單一來源采購應(yīng)按照公司內(nèi)部規(guī)定進(jìn)行審批，并在采購文件中說明理由。五、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部根據(jù)公司年度經(jīng)營計(jì)劃和采購需求，編制年度采購預(yù)算。年度采購預(yù)算應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、金額等內(nèi)容，并按照采購項(xiàng)目進(jìn)行分類匯總。2.采購預(yù)算經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門結(jié)合公司財(cái)務(wù)狀況和資金安排，對(duì)采購預(yù)算進(jìn)行審核和調(diào)整，報(bào)采購決策委員會(huì)審批。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行采購活動(dòng)，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算的，應(yīng)按照公司內(nèi)部規(guī)定辦理審批手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，定期向公司管理層報(bào)告采購預(yù)算的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。（三）預(yù)算調(diào)整1.在采購預(yù)算執(zhí)行過程中，如遇市場價(jià)格波動(dòng)、政策變化、公司業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，導(dǎo)致原采購預(yù)算無法滿足采購需求的，采購部應(yīng)及時(shí)提出預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)。2.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說明調(diào)整的原因、調(diào)整的內(nèi)容、調(diào)整的金額等，并提交相關(guān)證明材料。采購部負(fù)責(zé)人對(duì)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行審核后，報(bào)公司財(cái)務(wù)部門審核。3.財(cái)務(wù)部門結(jié)合公司財(cái)務(wù)狀況和資金安排，對(duì)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)采購決策委員會(huì)審批。經(jīng)批準(zhǔn)的預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)作為采購預(yù)算的補(bǔ)充，納入采購預(yù)算管理。六、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.采購部建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商的準(zhǔn)入條件，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。2.潛在供應(yīng)商向采購部提交《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表》，并提供相關(guān)證明材料，如營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書、業(yè)績證明等。3.采購部對(duì)潛在供應(yīng)商提交的申請(qǐng)和證明材料進(jìn)行審核，審核通過后組織相關(guān)人員對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或邀請(qǐng)供應(yīng)商到公司進(jìn)行洽談?？疾旌细竦墓?yīng)商納入供應(yīng)商名錄。（二）供應(yīng)商評(píng)估與考核1.采購部定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估指標(biāo)包括質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)、信譽(yù)等方面。評(píng)估周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每半年或一年進(jìn)行一次。2.采購部根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)惠政策；對(duì)于不合格供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行整改或淘汰。3.采購部建立供應(yīng)商考核檔案，記錄供應(yīng)商的評(píng)估和考核結(jié)果，作為供應(yīng)商選擇和合作的重要依據(jù)。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與約束1.公司建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予表彰、獎(jiǎng)勵(lì)、優(yōu)先合作等激勵(lì)措施，鼓勵(lì)供應(yīng)商提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低成本、提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。2.公司建立供應(yīng)商約束機(jī)制，對(duì)于違反采購合同、產(chǎn)品質(zhì)量不合格、交貨延遲等問題的供應(yīng)商，采取警告、罰款、暫停合作、終止合作等約束措施，維護(hù)公司的合法權(quán)益。七、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購部定期對(duì)采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括市場風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、交貨風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、廉潔風(fēng)險(xiǎn)等方面。2.針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，采購部應(yīng)分析風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因、可能造成的影響和后果。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.采購部根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的結(jié)果，對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)，分為高風(fēng)險(xiǎn)、中風(fēng)險(xiǎn)、低風(fēng)險(xiǎn)。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估可采用定性評(píng)估和定量評(píng)估相結(jié)合的方法，如風(fēng)險(xiǎn)矩陣法、層次分析法等。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.針對(duì)不同等級(jí)的采購風(fēng)險(xiǎn)，采購部制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)采取積極有效的應(yīng)對(duì)措施，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度；對(duì)于中風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)密切關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)動(dòng)態(tài)，適時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施；對(duì)于低風(fēng)險(xiǎn)，可進(jìn)行適當(dāng)?shù)谋O(jiān)控和管理。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施可包括市場調(diào)研、供應(yīng)商選擇與管理、合同簽訂與執(zhí)行、質(zhì)量控制、驗(yàn)收管理、廉潔教育等方面。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購成本的控制情況等。2.采購部定期對(duì)采購工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決采購過程中存在的問題，不斷完善采購管理制度和流程。