檔案管理辦法修改稿

檔案管理辦法修改稿?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。3.定義本辦法所稱檔案，是指公司在各項(xiàng)工作中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，進(jìn)行檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等工作。建立健全檔案檢索系統(tǒng)，便于檔案的查詢和利用。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織銷毀。負(fù)責(zé)檔案的安全保護(hù)工作，采取必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等措施，確保檔案的安全與完整。積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案資料支持。組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。2.各部門兼職檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類和臨時(shí)保管工作。定期將本部門整理好的檔案移交公司檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。協(xié)助檔案管理部門開展檔案管理相關(guān)工作，如檔案的查詢、借閱等。督促本部門員工及時(shí)將工作中形成的文件材料交兼職檔案員整理歸檔，確保檔案的齊全完整。三、檔案的收集與整理1.收集范圍公司設(shè)立、變更、注銷過程中形成的各類文件，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議、審計(jì)報(bào)告等。公司各類會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等，包括公司級(jí)會(huì)議、部門會(huì)議、專題會(huì)議等。公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件，如合同協(xié)議、項(xiàng)目計(jì)劃、工作報(bào)告、技術(shù)文件、業(yè)務(wù)報(bào)表等。公司行政管理工作中形成的文件，如人事檔案、考勤記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、辦公文件等。公司對(duì)外宣傳、公關(guān)活動(dòng)中形成的文件，如宣傳資料、新聞稿件、活動(dòng)照片、視頻等。公司與上級(jí)主管部門、政府部門、合作伙伴等往來文件。其他具有保存價(jià)值的文件材料。2.收集要求各部門及員工應(yīng)及時(shí)將工作中形成的文件材料移交兼職檔案員，不得積壓、延誤或私自留存。歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽署完備，禁用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫材料書寫。電子文件應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性和可讀性，按照規(guī)定格式存儲(chǔ)，并進(jìn)行必要的備份。3.整理原則與方法遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。采用年度機(jī)構(gòu)（部門）保管期限分類法進(jìn)行整理。首先按年度將檔案分開，然后在每個(gè)年度內(nèi)按機(jī)構(gòu)（部門）分類，最后根據(jù)保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三類。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編制歸檔文件目錄，目錄應(yīng)包含文件編號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等項(xiàng)目。對(duì)破損的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)，字跡模糊或易褪色的文件應(yīng)進(jìn)行復(fù)制或摘抄。四、檔案的分類與編號(hào)1.分類行政管理類：包括公司組織架構(gòu)、人事管理、行政管理、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)監(jiān)察等方面的文件。業(yè)務(wù)管理類：涵蓋公司各類業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件，如市場(chǎng)營(yíng)銷、項(xiàng)目管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、采購管理、銷售管理等。技術(shù)研發(fā)類：涉及公司技術(shù)研發(fā)過程中產(chǎn)生的文件，如研發(fā)項(xiàng)目計(jì)劃、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、專利申請(qǐng)等。合同協(xié)議類：包括公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。黨群工作類：如黨組織建設(shè)、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的文件。聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等資料。實(shí)物檔案類：如公司獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、紀(jì)念品等。2.編號(hào)檔案編號(hào)采用"年度+分類代碼+順序號(hào)"的結(jié)構(gòu)。年度用四位數(shù)字表示，如"2023"。分類代碼根據(jù)上述分類分別用兩位字母表示，例如行政管理類為"XG"，業(yè)務(wù)管理類為"YW"等。順序號(hào)為每類檔案內(nèi)按歸檔順序編制的流水號(hào)，用四位數(shù)字表示，不足四位的前面補(bǔ)零。例如，2023年行政管理類的第一份檔案編號(hào)為"2023XG0001"。五、檔案的保管1.保管期限劃分永久：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如公司設(shè)立、變更、注銷的文件，重要的合同協(xié)議，年度財(cái)務(wù)決算等。長(zhǎng)期：保存期限為1650年的檔案。如一般性業(yè)務(wù)文件、中期項(xiàng)目資料等。短期：保存期限為15年以下的檔案。如一般性的行政文件、臨時(shí)性業(yè)務(wù)資料等。2.保管方式檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案應(yīng)按分類順序上架存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)于不同介質(zhì)，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.庫房管理檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁在庫房?jī)?nèi)吸煙、堆放雜物。嚴(yán)格控制庫房的溫濕度，溫度一般保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度保持在45%60%之間。定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全與完整。六、檔案的利用1.利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、高效、便捷的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)有效的服務(wù)。嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，履行必要的審批手續(xù)。2.查閱程序公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排專人協(xié)助查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容、歸還日期等。查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并登記復(fù)印或摘抄的內(nèi)容。3.借閱程序因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)對(duì)所借檔案妥善保管，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失或損壞。如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案是否完整、有無損壞等，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。對(duì)擬銷毀的檔案應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出檔案的名稱、文號(hào)、日期、保管期限等信息。2.銷毀《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》存檔保存。八、檔案信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.數(shù)字化處理對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類存儲(chǔ)和備份。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。3.信息化系統(tǒng)功能檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，方便