某公司采購內(nèi)控管理制度

某公司采購內(nèi)控管理制度?一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司采購內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，確保公司采購活動(dòng)合法、合規(guī)、有效，提高采購資金使用效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門的采購活動(dòng)，包括物資采購、工程采購、服務(wù)采購等。3.基本原則合法性原則：采購活動(dòng)應(yīng)當(dāng)符合國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求。效益性原則：采購活動(dòng)應(yīng)當(dāng)注重經(jīng)濟(jì)效益，降低采購成本，提高采購資金使用效益。公開、公平、公正原則：采購活動(dòng)應(yīng)當(dāng)遵循公開、公平、公正的原則，確保采購過程透明，競爭充分，防止不正當(dāng)競爭和腐敗行為。內(nèi)部控制原則：建立健全采購內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)對采購活動(dòng)的全過程監(jiān)督和管理，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。二、采購組織與職責(zé)1.采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會(huì)，負(fù)責(zé)審議和決策重大采購事項(xiàng)。采購決策委員會(huì)由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。2.采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部門，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實(shí)施。采購部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)公司采購計(jì)劃，按照采購程序和相關(guān)規(guī)定，組織采購活動(dòng)，確保采購任務(wù)按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。3.其他相關(guān)部門需求部門：負(fù)責(zé)提出采購需求，參與采購過程中的技術(shù)談判、驗(yàn)收等工作。財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、支付貨款等工作，對采購活動(dòng)進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督。審計(jì)部門：負(fù)責(zé)對采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。三、采購預(yù)算管理1.采購預(yù)算編制采購部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求，會(huì)同需求部門、財(cái)務(wù)部門等編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)當(dāng)明確采購項(xiàng)目、采購數(shù)量、采購金額、采購時(shí)間等內(nèi)容。采購預(yù)算編制應(yīng)當(dāng)遵循"零基預(yù)算"原則，充分考慮市場價(jià)格波動(dòng)、業(yè)務(wù)發(fā)展變化等因素，確保預(yù)算的科學(xué)性、合理性和準(zhǔn)確性。2.采購預(yù)算審批采購預(yù)算編制完成后，應(yīng)當(dāng)按照公司預(yù)算管理程序進(jìn)行審批。采購預(yù)算經(jīng)審批后，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行，不得隨意調(diào)整。如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算的，應(yīng)當(dāng)按照原審批程序進(jìn)行審批。3.采購預(yù)算執(zhí)行與監(jiān)控采購部門應(yīng)當(dāng)按照采購預(yù)算組織采購活動(dòng)，嚴(yán)格控制采購成本，確保采購預(yù)算的執(zhí)行。財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，定期分析采購預(yù)算執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。審計(jì)部門應(yīng)當(dāng)對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購預(yù)算的執(zhí)行是否符合規(guī)定，是否存在超預(yù)算采購等問題。四、采購流程控制1.采購申請需求部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際需求填寫采購申請單，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目、采購數(shù)量、采購規(guī)格、采購用途等內(nèi)容，并提交相關(guān)證明材料。采購申請單應(yīng)當(dāng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交采購部門。2.采購審批采購部門收到采購申請單后，應(yīng)當(dāng)對采購申請的必要性、合理性、合規(guī)性等進(jìn)行審核。對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、涉及重大決策等采購項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)提交采購決策委員會(huì)審議批準(zhǔn)。采購申請經(jīng)審批后，采購部門方可組織采購活動(dòng)。3.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商篩選：采購部門應(yīng)當(dāng)建立供應(yīng)商名錄，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等進(jìn)行綜合評估，篩選出合格的供應(yīng)商。供應(yīng)商準(zhǔn)入：對于新供應(yīng)商，采購部門應(yīng)當(dāng)要求其提供營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書、業(yè)績證明等相關(guān)資料，進(jìn)行資格審查。經(jīng)審查合格的供應(yīng)商，方可進(jìn)入公司供應(yīng)商名錄。供應(yīng)商評價(jià)與考核：采購部門應(yīng)當(dāng)定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等進(jìn)行評價(jià)和考核，建立供應(yīng)商評價(jià)檔案。對于評價(jià)不合格的供應(yīng)商，應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取措施，如警告、暫停供貨、取消合作等。4.采購合同簽訂采購部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購審批結(jié)果，與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)當(dāng)明確采購項(xiàng)目、采購數(shù)量、采購規(guī)格、采購價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。采購合同應(yīng)當(dāng)經(jīng)公司法律部門審核后，方可簽訂。5.采購訂單下達(dá)采購部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)當(dāng)明確采購項(xiàng)目、采購數(shù)量、采購規(guī)格、交貨期、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。采購訂單下達(dá)后，采購部門應(yīng)當(dāng)跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。6.貨物驗(yàn)收驗(yàn)收準(zhǔn)備：采購部門應(yīng)當(dāng)在貨物到貨前，通知需求部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。需求部門應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)人員熟悉采購合同和采購訂單的要求，制定驗(yàn)收方案。質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)備好檢驗(yàn)工具和檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。驗(yàn)收實(shí)施：貨物到貨后，采購部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)組織需求部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)當(dāng)按照采購合同和采購訂單的要求，對貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等進(jìn)行檢查。對于驗(yàn)收合格的貨物，驗(yàn)收人員應(yīng)當(dāng)在驗(yàn)收報(bào)告上簽字確認(rèn)。對于驗(yàn)收不合格的貨物，采購部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。7.貨款支付付款申請：采購部門應(yīng)當(dāng)在貨物驗(yàn)收合格后，根據(jù)采購合同和采購訂單的約定，填寫付款申請單，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目、采購金額、付款方式、付款期限等內(nèi)容，并提交相關(guān)證明材料。付款申請單應(yīng)當(dāng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交財(cái)務(wù)部門。付款審批：財(cái)務(wù)部門收到付款申請單后，應(yīng)當(dāng)對付款申請的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性等進(jìn)行審核。對于金額較大、涉及重大決策等付款項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)提交公司高層管理人員審批。付款申請經(jīng)審批后，財(cái)務(wù)部門方可辦理付款手續(xù)。付款執(zhí)行：財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按照付款審批結(jié)果，及時(shí)辦理貨款支付手續(xù)。貨款支付應(yīng)當(dāng)通過公司銀行賬戶進(jìn)行，不得使用現(xiàn)金支付。財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)做好付款記錄，定期與供應(yīng)商核對賬目，確保貨款支付的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識別與評估采購部門應(yīng)當(dāng)定期對采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別和評估，分析采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、法律風(fēng)險(xiǎn)等。采購部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識別和評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，明確風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對責(zé)任人和應(yīng)對期限，確保風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施市場價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：采購部門應(yīng)當(dāng)密切關(guān)注市場價(jià)格波動(dòng)情況，建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制。對于價(jià)格波動(dòng)較大的物資，采購部門可以采取招標(biāo)采購、詢價(jià)采購、框架協(xié)議采購等方式，降低采購成本。同時(shí)，采購部門可以與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整協(xié)議，約定價(jià)格調(diào)整的條件和方式，降低市場價(jià)格波動(dòng)對采購成本的影響。供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：采購部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理，與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。同時(shí)，采購部門應(yīng)當(dāng)要求供應(yīng)商提供履約保證金或銀行保函，以降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。對于供應(yīng)商違約行為，采購部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取措施，如追究違約責(zé)任、解除合同、更換供應(yīng)商等。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：采購部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對采購物資質(zhì)量的管理，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件，并在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法。同時(shí)，采購部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對采購物資的檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，確保采購物資質(zhì)量符合要求。對于質(zhì)量不合格的物資，采購部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：采購部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對采購法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。同時(shí)，采購部門應(yīng)當(dāng)在采購合同中明確雙方的法律責(zé)任和爭議解決方式，避免法律糾紛的發(fā)生。對于重大采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)當(dāng)聘請專業(yè)律師進(jìn)行法律審查，確保采購合同的合法性和有效性。六、采購監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)當(dāng)定期對采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。采購部門應(yīng)當(dāng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對采購人員的日常管理和監(jiān)督，確保采購人員嚴(yán)格遵守采購內(nèi)部控制制度和相關(guān)規(guī)定。2.外部審計(jì)公司應(yīng)當(dāng)定期聘請外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，接受外部審計(jì)機(jī)構(gòu)的監(jiān)督和檢查。外部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對采購活動(dòng)的合法性、合規(guī)性、效益性等進(jìn)行審計(jì)評價(jià)，并出具審計(jì)報(bào)