集團會務(wù)管理制度

集團會務(wù)管理制度?一、總則1.目的為規(guī)范集團會務(wù)管理工作，提高會議效率和質(zhì)量，確保會議決策的有效執(zhí)行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于集團總部及各下屬公司組織召開的各類會議，包括但不限于董事會、股東會、總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題會議等。3.職責(zé)分工集團辦公室負責(zé)集團層面重要會議的組織、協(xié)調(diào)和服務(wù)工作。制定會議管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各下屬公司的會議管理工作。負責(zé)會議資料的整理、歸檔和保管。會議主辦部門負責(zé)提出會議申請，明確會議主題、議程、參會人員等內(nèi)容。負責(zé)會議文件的準(zhǔn)備，包括會議通知、匯報材料、議題文件等。負責(zé)會議的組織實施，包括會議簽到、會議記錄、會議紀(jì)要整理等工作。參會人員按時參加會議，遵守會議紀(jì)律，積極參與會議討論和決策。按照會議要求準(zhǔn)備相關(guān)資料，在會議上充分發(fā)表意見和建議。二、會議分類及組織流程（一）董事會會議1.會議召集董事會會議由董事長召集和主持，董事長不能履行職務(wù)或者不履行職務(wù)的，由半數(shù)以上董事共同推舉一名董事召集和主持。2.會議提案董事會辦公室負責(zé)收集董事、監(jiān)事、高級管理人員的提案，對提案進行整理和審核，形成會議提案清單。提案內(nèi)容應(yīng)明確、具體，涉及重大事項的提案應(yīng)提供詳細的背景資料和分析論證。3.會議通知董事會辦公室提前[X]天向全體董事、監(jiān)事及高級管理人員發(fā)出會議通知，通知內(nèi)容包括會議時間、地點、議程、提案等。會議通知可以采用書面、電子郵件等方式送達。4.會議準(zhǔn)備董事會辦公室負責(zé)準(zhǔn)備會議文件，包括會議議程、提案文件、上一次董事會會議決議執(zhí)行情況報告等。安排會議場地，確保會議設(shè)備正常運行，準(zhǔn)備好會議所需的文具、茶水等。5.會議組織會議簽到：參會人員在會議開始前簽到入場，董事會辦公室負責(zé)簽到記錄。會議記錄：指定專人負責(zé)會議記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，包括會議討論內(nèi)容、決議結(jié)果等。會議表決：董事會會議對提案進行表決，表決方式可以采用記名投票、舉手表決等方式。董事應(yīng)當(dāng)對董事會的決議承擔(dān)責(zé)任。6.會議紀(jì)要董事會辦公室在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)整理會議紀(jì)要，經(jīng)董事長審核后印發(fā)。會議紀(jì)要應(yīng)明確會議的基本信息、議程、討論要點、決議結(jié)果等內(nèi)容，確保決議事項表述清晰、責(zé)任明確。7.決議執(zhí)行相關(guān)部門負責(zé)按照董事會決議組織實施，明確責(zé)任人和時間節(jié)點，確保決議得到有效執(zhí)行。董事會辦公室負責(zé)跟蹤決議執(zhí)行情況，定期向董事會匯報。（二）股東會會議1.會議召集股東會會議由董事會召集，董事長主持；董事會不能履行或者不履行召集股東會會議職責(zé)的，由監(jiān)事會召集和主持；監(jiān)事會不召集和主持的，代表十分之一以上表決權(quán)的股東可以自行召集和主持。2.會議提案董事會、監(jiān)事會、單獨或者合計持有公司百分之三以上股份的股東可以提出臨時提案并書面提交召集人。召集人應(yīng)當(dāng)在收到提案后二日內(nèi)發(fā)出股東大會補充通知，公告臨時提案的內(nèi)容。3.會議通知召集人應(yīng)提前[X]天以公告方式向全體股東發(fā)出會議通知，通知內(nèi)容包括會議時間、地點、議程、提案等。會議通知應(yīng)在指定媒體上公告，同時在公司網(wǎng)站上發(fā)布。4.會議準(zhǔn)備董事會辦公室負責(zé)準(zhǔn)備會議文件，包括會議議程、提案文件、公司財務(wù)報告等。安排會議場地，確保會議設(shè)備正常運行，準(zhǔn)備好會議所需的文具、茶水等。5.會議組織會議簽到：參會人員在會議開始前簽到入場，董事會辦公室負責(zé)簽到記錄。會議記錄：指定專人負責(zé)會議記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，包括會議討論內(nèi)容、決議結(jié)果等。會議表決：股東會會議對提案進行表決，表決方式可以采用記名投票、網(wǎng)絡(luò)投票等方式。股東應(yīng)當(dāng)對股東會的決議承擔(dān)責(zé)任。6.會議紀(jì)要董事會辦公室在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)整理會議紀(jì)要，經(jīng)董事長審核后印發(fā)。會議紀(jì)要應(yīng)明確會議的基本信息、議程、討論要點、決議結(jié)果等內(nèi)容，確保決議事項表述清晰、責(zé)任明確。7.決議執(zhí)行相關(guān)部門負責(zé)按照股東會決議組織實施，明確責(zé)任人和時間節(jié)點，確保決議得到有效執(zhí)行。董事會辦公室負責(zé)跟蹤決議執(zhí)行情況，定期向股東會匯報。（三）總經(jīng)理辦公會1.會議召集總經(jīng)理辦公會由總經(jīng)理召集和主持，總經(jīng)理不能履行職務(wù)或者不履行職務(wù)的，由副總經(jīng)理召集和主持。2.會議提案各部門負責(zé)人提前[X]天向總經(jīng)理提交會議提案，提案內(nèi)容應(yīng)包括工作進展情況、存在問題及解決方案、下一步工作計劃等?？偨?jīng)理辦公室負責(zé)收集提案，對提案進行整理和審核，形成會議提案清單。3.會議通知總經(jīng)理辦公室提前[X]天向參會人員發(fā)出會議通知，通知內(nèi)容包括會議時間、地點、議程、提案等。會議通知可以采用書面、電子郵件等方式送達。4.會議準(zhǔn)備總經(jīng)理辦公室負責(zé)準(zhǔn)備會議文件，包括會議議程、提案文件、相關(guān)數(shù)據(jù)資料等。安排會議場地，確保會議設(shè)備正常運行，準(zhǔn)備好會議所需的文具、茶水等。5.會議組織會議簽到：參會人員在會議開始前簽到入場，總經(jīng)理辦公室負責(zé)簽到記錄。會議記錄：指定專人負責(zé)會議記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，包括會議討論內(nèi)容、決議結(jié)果等。會議討論：參會人員圍繞提案進行充分討論，提出意見和建議，總經(jīng)理對討論情況進行總結(jié)和決策。6.會議紀(jì)要總經(jīng)理辦公室在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)整理會議紀(jì)要，經(jīng)總經(jīng)理審核后印發(fā)。會議紀(jì)要應(yīng)明確會議的基本信息、議程、討論要點、決議結(jié)果等內(nèi)容，確保決議事項表述清晰、責(zé)任明確。7.決議執(zhí)行相關(guān)部門負責(zé)按照總經(jīng)理辦公會決議組織實施，明確責(zé)任人和時間節(jié)點，確保決議得到有效執(zhí)行?？偨?jīng)理辦公室負責(zé)跟蹤決議執(zhí)行情況，定期向總經(jīng)理匯報。（四）部門例會1.會議召集部門例會由部門負責(zé)人召集和主持。2.會議提案各崗位人員提前[X]天向部門負責(zé)人提交本周工作總結(jié)和下周工作計劃，部門負責(zé)人對提交的內(nèi)容進行匯總和梳理。部門負責(zé)人根據(jù)工作實際情況，確定會議討論的重點議題和事項。3.會議通知部門負責(zé)人提前[X]天向部門全體人員發(fā)出會議通知，通知內(nèi)容包括會議時間、地點、議程等。會議通知可以采用口頭、微信群等方式傳達。4.會議準(zhǔn)備部門負責(zé)人負責(zé)準(zhǔn)備會議文件，包括本周工作總結(jié)、下周工作計劃、重點工作任務(wù)清單等。安排會議場地，確保會議設(shè)備正常運行，準(zhǔn)備好會議所需的文具、茶水等。5.會議組織會議簽到：參會人員在會議開始前簽到入場，部門負責(zé)人指定專人負責(zé)簽到記錄。會議記錄：指定專人負責(zé)會議記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，包括會議討論內(nèi)容、工作安排等。會議討論：參會人員圍繞本周工作完成情況、存在問題及解決方案、下周工作計劃等進行匯報和討論，部門負責(zé)人對工作進行點評和指導(dǎo)。6.會議紀(jì)要部門負責(zé)人在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)整理會議紀(jì)要，經(jīng)部門負責(zé)人審核后在部門內(nèi)部發(fā)布。會議紀(jì)要應(yīng)明確會議的基本信息、議程、討論要點、工作安排等內(nèi)容，確保部門人員明確工作任務(wù)和要求。7.決議執(zhí)行相關(guān)崗位人員負責(zé)按照部門例會決議組織實施，明確責(zé)任人和時間節(jié)點，確保工作任務(wù)得到有效執(zhí)行。部門負責(zé)人負責(zé)跟蹤決議執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的問題。（五）專題會議1.會議召集專題會議由相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作需要召集和主持。2.會議提案召集人提前明確會議主題和需要討論的問題，向相關(guān)人員發(fā)出會議提案征集通知。相關(guān)人員根據(jù)會議主題和要求，準(zhǔn)備相關(guān)資料和建議，提交給召集人。3.會議通知召集人提前[X]天向參會人員發(fā)出會議通知，通知內(nèi)容包括會議時間、地點、議程、提案等。會議通知可以采用書面、電子郵件等方式送達。4.會議準(zhǔn)備召集人負責(zé)準(zhǔn)備會議文件，包括會議議程、提案文件、相關(guān)背景資料等。安排會議場地，確保會議設(shè)備正常運行，準(zhǔn)備好會議所需的文具、茶水等。5.會議組織會議簽到：參會人員在會議開始前簽到入場，召集人指定專人負責(zé)簽到記錄。會議記錄：指定專人負責(zé)會議記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，包括會議討論內(nèi)容、決議結(jié)果等。會議討論：參會人員圍繞會議主題進行深入討論，提出針對性的意見和建議，召集人對討論情況進行總結(jié)和決策。6.會議紀(jì)要召集人在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)整理會議紀(jì)要，經(jīng)召集人審核后印發(fā)給參會人員。會議紀(jì)要應(yīng)明確會議的基本信息、議程、討論要點、決議結(jié)果等內(nèi)容，確保決議事項表述清晰、責(zé)任明確。7.決議執(zhí)行相關(guān)部門負責(zé)按照專題會議決議組織實施，明確責(zé)任人和時間節(jié)點，確保決議得到有效執(zhí)行。召集人負責(zé)跟蹤決議執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的問題。三、會議紀(jì)律1.參會人員應(yīng)提前[X]分鐘到達會議現(xiàn)場，如有特殊情況不能按時參加會議，應(yīng)提前向會議主辦部門請假。2.參會人員應(yīng)遵守會議秩序，關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會議期間隨意走動、交頭接耳、接聽電話等。3.參會人員應(yīng)認真聽取會議內(nèi)容，積極參與會議討論，充分發(fā)表意見和建議，不得無故缺席或中途退場。4.會議期間應(yīng)做好會議記錄，不得抄襲他人記錄，不得擅自修改會議記錄內(nèi)容。5.會議決策事項涉及商業(yè)秘密或其他敏感信息的，參會人員應(yīng)嚴格保密，不得泄露。四、會議資料管理1.會議主辦部門負責(zé)會議資料的準(zhǔn)備和整理工作，確保會議資料齊全、準(zhǔn)確、規(guī)范。2.會議資料包括會議通知、會議議程、匯報材料、提案文件、會議記錄、會議紀(jì)要等。3.會議資料應(yīng)按照類別和時間順序進行整理，建立電子和紙質(zhì)檔案，妥善保管。4.會議資料的查閱和借閱應(yīng)按照集團檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自復(fù)印、傳播或銷毀會議資料。五、會議成本控制1.合理安排會議時間和地點，避免不必要的會議開支。2.精簡會議議程，提高會議效率，減少會議時間過長導(dǎo)致的成本增加。3.控制會議規(guī)模，避免無關(guān)人員參會，降低會議組織成本。4.會議所需的文具、茶水等用品應(yīng)本著節(jié)約的原則進行采購和使用。六、監(jiān)督與考核1.集團辦公室定期對各下屬公司的會議管