辦公設(shè)備管理相關(guān)規(guī)定

辦公設(shè)備管理相關(guān)規(guī)定?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司辦公設(shè)備的管理，合理配置資源，提高設(shè)備使用效率，延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命，確保辦公設(shè)備的正常運(yùn)行，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于公司內(nèi)所有辦公設(shè)備的采購(gòu)、使用、維護(hù)、報(bào)廢等管理活動(dòng)。辦公設(shè)備包括但不限于電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、投影儀、空調(diào)、辦公家具等。3.管理原則統(tǒng)一管理原則：公司辦公設(shè)備由行政部門(mén)統(tǒng)一管理，負(fù)責(zé)設(shè)備的采購(gòu)、調(diào)配、維護(hù)、報(bào)廢等工作。合理配置原則：根據(jù)工作需要，合理配置辦公設(shè)備，避免資源浪費(fèi)。規(guī)范使用原則：?jiǎn)T工應(yīng)按照操作規(guī)程使用辦公設(shè)備，確保設(shè)備安全、正常運(yùn)行。定期維護(hù)原則：定期對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，及時(shí)排除故障，延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命。二、采購(gòu)管理1.采購(gòu)申請(qǐng)各部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)《辦公設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明設(shè)備名稱(chēng)、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、用途等，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至行政部門(mén)。行政部門(mén)對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括設(shè)備需求的合理性、預(yù)算的可行性等。對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購(gòu)流程行政部門(mén)根據(jù)審批后的采購(gòu)申請(qǐng)，進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，選擇合適的供應(yīng)商。與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確設(shè)備型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等條款。采購(gòu)合同簽訂后，行政部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤設(shè)備的到貨情況，確保設(shè)備按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。設(shè)備到貨后，行政部門(mén)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀、性能等。對(duì)于驗(yàn)收合格的設(shè)備，辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的設(shè)備，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.采購(gòu)預(yù)算辦公設(shè)備采購(gòu)應(yīng)納入公司年度預(yù)算管理。各部門(mén)在提交采購(gòu)申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)同時(shí)提交相應(yīng)的預(yù)算計(jì)劃。行政部門(mén)根據(jù)公司預(yù)算安排，合理控制采購(gòu)成本，確保采購(gòu)費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)。對(duì)于超出預(yù)算的采購(gòu)項(xiàng)目，需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)特批。三、使用管理1.設(shè)備領(lǐng)用員工因工作需要領(lǐng)用辦公設(shè)備，需填寫(xiě)《辦公設(shè)備領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到行政部門(mén)辦理領(lǐng)用手續(xù)。行政部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)表發(fā)放設(shè)備，并做好領(lǐng)用登記，記錄設(shè)備名稱(chēng)、型號(hào)、規(guī)格、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人等信息。2.使用規(guī)范員工應(yīng)按照設(shè)備操作規(guī)程正確使用辦公設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置或拆卸設(shè)備部件。辦公設(shè)備應(yīng)專(zhuān)人專(zhuān)用，如需轉(zhuǎn)借他人使用，需經(jīng)設(shè)備領(lǐng)用人同意，并報(bào)行政部門(mén)備案。員工在使用辦公設(shè)備過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門(mén)，不得自行維修。辦公設(shè)備使用完畢后，應(yīng)及時(shí)關(guān)閉電源，清理設(shè)備，保持設(shè)備整潔。3.使用安全員工應(yīng)注意辦公設(shè)備的使用安全，避免因操作不當(dāng)引發(fā)安全事故。對(duì)于涉及機(jī)密信息的辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)等，應(yīng)采取相應(yīng)的安全措施，防止信息泄露。定期對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行安全檢查，確保設(shè)備的安全性和穩(wěn)定性。四、維護(hù)管理1.維護(hù)計(jì)劃行政部門(mén)制定辦公設(shè)備年度維護(hù)計(jì)劃，明確維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)時(shí)間、維護(hù)責(zé)任人等。對(duì)于重要辦公設(shè)備，如服務(wù)器、核心網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，應(yīng)制定詳細(xì)的維護(hù)方案，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。2.日常維護(hù)員工在使用辦公設(shè)備過(guò)程中應(yīng)做好日常維護(hù)工作，如清潔設(shè)備、檢查設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)等。行政部門(mén)定期對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行巡檢，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決設(shè)備存在的問(wèn)題。3.維修管理辦公設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，員工應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門(mén)。行政部門(mén)根據(jù)故障情況，安排專(zhuān)業(yè)維修人員進(jìn)行維修。維修人員在維修設(shè)備時(shí)，應(yīng)做好維修記錄，記錄故障現(xiàn)象、維修過(guò)程、維修結(jié)果等信息。對(duì)于維修費(fèi)用較高的設(shè)備，行政部門(mén)應(yīng)進(jìn)行維修成本核算，選擇合適的維修方式，確保維修費(fèi)用合理。4.配件管理行政部門(mén)建立辦公設(shè)備配件庫(kù)存管理制度，定期盤(pán)點(diǎn)配件庫(kù)存，確保配件的充足和完好。采購(gòu)配件時(shí)，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商，確保配件的質(zhì)量。配件領(lǐng)用應(yīng)填寫(xiě)《辦公設(shè)備配件領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可領(lǐng)用。五、資產(chǎn)管理1.資產(chǎn)登記行政部門(mén)對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一登記，建立固定資產(chǎn)臺(tái)賬，記錄設(shè)備名稱(chēng)、型號(hào)、規(guī)格、購(gòu)置日期、購(gòu)置價(jià)格、使用部門(mén)、使用人等信息。定期對(duì)固定資產(chǎn)臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)和更新，確保臺(tái)賬信息的準(zhǔn)確性。2.資產(chǎn)清查行政部門(mén)每年組織一次辦公設(shè)備資產(chǎn)清查工作，對(duì)設(shè)備的數(shù)量、使用狀況、存放地點(diǎn)等進(jìn)行全面清查。資產(chǎn)清查結(jié)束后，編制資產(chǎn)清查報(bào)告，對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。3.資產(chǎn)調(diào)撥因工作需要，部門(mén)之間調(diào)撥辦公設(shè)備時(shí)，需填寫(xiě)《辦公設(shè)備資產(chǎn)調(diào)撥申請(qǐng)表》，經(jīng)調(diào)出部門(mén)和調(diào)入部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)行政部門(mén)審批。行政部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，辦理資產(chǎn)調(diào)撥手續(xù)，并更新固定資產(chǎn)臺(tái)賬。4.資產(chǎn)報(bào)廢辦公設(shè)備符合下列條件之一的，可申請(qǐng)報(bào)廢：已超過(guò)規(guī)定使用年限，且設(shè)備性能?chē)?yán)重下降，無(wú)法正常使用的；因技術(shù)進(jìn)步，已被淘汰的；因意外事故或自然災(zāi)害，導(dǎo)致設(shè)備損壞無(wú)法修復(fù)的；其他原因不能繼續(xù)使用的。資產(chǎn)報(bào)廢由使用部門(mén)提出申請(qǐng)，填寫(xiě)《辦公設(shè)備資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明報(bào)廢原因，并提交相關(guān)證明材料。行政部門(mén)對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審核，組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢設(shè)備進(jìn)行鑒定。對(duì)于符合報(bào)廢條件的設(shè)備，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的設(shè)備，由行政部門(mén)統(tǒng)一處理，處理方式包括變賣(mài)、捐贈(zèng)等。處理后的資產(chǎn)收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門(mén)。六、違規(guī)處理1.員工如有下列行為之一的，行政部門(mén)將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處理：未按操作規(guī)程使用辦公設(shè)備，導(dǎo)致設(shè)備損壞的；擅自更改設(shè)備設(shè)置或拆卸設(shè)備部件的；未經(jīng)同意轉(zhuǎn)借辦公設(shè)備的；未及時(shí)報(bào)告設(shè)備故障，影響工作正常開(kāi)展的；其他違反辦公設(shè)備管理規(guī)定的行為。2.對(duì)于因