采購部管理制度與工作流程

采購部管理制度與工作流程?一、總則1.目的為了規(guī)范采購部的工作流程，加強(qiáng)采購管理，提高采購效率，降低采購成本，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本管理制度與工作流程。2.適用范圍本制度適用于公司采購部所有采購活動(dòng)，包括原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購。3.職責(zé)采購部負(fù)責(zé)公司各類物資的采購工作，包括供應(yīng)商開發(fā)、采購計(jì)劃制定、采購訂單下達(dá)、采購合同簽訂、采購物資驗(yàn)收等環(huán)節(jié)。采購部應(yīng)嚴(yán)格按照公司的采購政策和流程進(jìn)行采購活動(dòng)，確保采購物資的質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等符合公司要求。采購部應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)良好的供應(yīng)商關(guān)系，確保供應(yīng)商能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)物資。二、采購流程（一）采購需求申請(qǐng)1.各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和實(shí)際需求，填寫《采購需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)交貨日期等信息，并提交給采購部。2.《采購需求申請(qǐng)表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后生效，對(duì)于金額較大或重要的采購需求，還需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購計(jì)劃制定1.采購部收到各部門提交的《采購需求申請(qǐng)表》后，進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合公司庫存情況，制定采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購日期、采購預(yù)算等信息，并報(bào)采購部負(fù)責(zé)人審核。3.采購部負(fù)責(zé)人根據(jù)公司的采購政策和實(shí)際情況，對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行審核和調(diào)整，確保采購計(jì)劃的合理性和可行性。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.根據(jù)采購計(jì)劃，采購部通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的資料，建立供應(yīng)商信息庫。3.采購部組織相關(guān)人員對(duì)符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，評(píng)估供應(yīng)商的實(shí)際情況，如生產(chǎn)設(shè)備、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量管理體系、人員素質(zhì)等。4.根據(jù)實(shí)地考察結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，評(píng)估指標(biāo)包括質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面。采購部根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商，并將其列入《合格供應(yīng)商名錄》。5.采購部定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于出現(xiàn)質(zhì)量問題、交貨延遲、價(jià)格不合理等情況的供應(yīng)商，采取警告、暫停合作、取消合作等措施。（四）采購合同簽訂1.采購部與選定的供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，確定采購物資的價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.根據(jù)商務(wù)談判結(jié)果，采購部起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.采購合同需經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交公司法務(wù)部門審核。法務(wù)部門對(duì)合同條款進(jìn)行合法性審查，確保合同的有效性和可操作性。4.經(jīng)法務(wù)部門審核通過的采購合同，報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，采購部與供應(yīng)商簽訂采購合同。5.采購合同簽訂后，采購部應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財(cái)務(wù)部、倉庫管理部等，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。（五）采購訂單下達(dá)1.采購部根據(jù)采購合同，填寫《采購訂單》，明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、交貨日期、交貨地點(diǎn)、收貨人等信息。2.《采購訂單》需經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核簽字后，加蓋公司公章或合同專用章，傳真或郵件發(fā)送給供應(yīng)商。3.采購部應(yīng)及時(shí)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持溝通，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)物資。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商有違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施，要求供應(yīng)商整改或承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。（六）采購物資驗(yàn)收1.采購物資到貨前，采購部應(yīng)提前通知倉庫管理部做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。倉庫管理部應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收，并根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行檢驗(yàn)。2.對(duì)于重要物資或價(jià)值較高的物資，采購部應(yīng)會(huì)同質(zhì)量控制部門、使用部門等相關(guān)人員共同進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)在《采購物資驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。3.如發(fā)現(xiàn)采購物資存在數(shù)量短缺、質(zhì)量不合格、規(guī)格型號(hào)不符等問題，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商進(jìn)行補(bǔ)貨、換貨或退貨處理。同時(shí)，采購部應(yīng)將相關(guān)情況記錄在案，并跟蹤處理結(jié)果。4.采購物資驗(yàn)收合格后，倉庫管理部應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，將采購物資入庫存儲(chǔ)。入庫單應(yīng)注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、入庫日期等信息，并由倉庫管理人員簽字確認(rèn)。（七）采購付款1.采購物資驗(yàn)收合格且入庫后，采購部應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)發(fā)票、合同、驗(yàn)收單等資料，填寫《付款申請(qǐng)單》，提交給財(cái)務(wù)部。2.《付款申請(qǐng)單》應(yīng)注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、采購金額、付款方式、付款日期等信息，并經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核簽字。3.財(cái)務(wù)部收到《付款申請(qǐng)單》后，按照公司的財(cái)務(wù)管理制度和采購合同的約定，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核無誤后，報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財(cái)務(wù)部辦理付款手續(xù)，將款項(xiàng)支付給供應(yīng)商。付款后，財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)將付款憑證反饋給采購部。三、采購部管理制度（一）采購人員行為規(guī)范1.采購人員應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，誠(chéng)實(shí)守信，廉潔奉公，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣或其他不正當(dāng)利益。2.采購人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和職業(yè)素養(yǎng)，保守公司商業(yè)機(jī)密，不得泄露公司采購信息和供應(yīng)商信息。3.采購人員應(yīng)積極主動(dòng)地開展采購工作，不斷提高采購業(yè)務(wù)水平和工作效率，確保采購任務(wù)的順利完成。4.采購人員應(yīng)與供應(yīng)商保持良好的溝通和合作關(guān)系，尊重供應(yīng)商的合法權(quán)益，不得故意刁難供應(yīng)商。（二）采購成本控制制度1.采購部應(yīng)建立采購成本控制體系，通過合理選擇供應(yīng)商、優(yōu)化采購批量、談判降低價(jià)格等方式，降低采購成本。2.采購人員應(yīng)定期對(duì)市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行調(diào)研和分析，掌握市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，及時(shí)調(diào)整采購策略，爭(zhēng)取最優(yōu)惠的采購價(jià)格。3.采購部應(yīng)加強(qiáng)與供應(yīng)商的談判技巧，通過與供應(yīng)商協(xié)商，爭(zhēng)取更有利的付款方式、交貨期、售后服務(wù)等條款，降低采購成本。4.采購部應(yīng)定期對(duì)采購成本進(jìn)行核算和分析，對(duì)比采購預(yù)算和實(shí)際采購成本，找出成本差異的原因，采取有效措施進(jìn)行改進(jìn)。（三）采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.采購部應(yīng)識(shí)別和評(píng)估采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)等，并制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。2.采購部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理，建立供應(yīng)商信用評(píng)估體系，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行信用評(píng)估，選擇信用良好的供應(yīng)商合作，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。3.采購部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購物資的質(zhì)量控制，與質(zhì)量控制部門密切配合，嚴(yán)格按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，確保采購物資的質(zhì)量符合要求，降低質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。4.采購部應(yīng)關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況，合理安排采購計(jì)劃，采取適當(dāng)?shù)牟少彶呗?，如套期保值、簽訂長(zhǎng)期合同等，降低價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。5.采購部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)市場(chǎng)動(dòng)態(tài)的監(jiān)測(cè)和分析，及時(shí)了解市場(chǎng)變化情況，調(diào)整采購策略，應(yīng)對(duì)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。（四）采購文檔管理1.采購部應(yīng)建立完善的采購文檔管理制度，對(duì)采購過程中產(chǎn)生的各類文檔進(jìn)行分類、整理、歸檔和保管。2.采購文檔包括采購需求申請(qǐng)表、采購計(jì)劃、供應(yīng)商信息、采購合同、采購訂單、采購物資驗(yàn)收單、發(fā)票、付款申請(qǐng)單等。3.采購文檔應(yīng)按照時(shí)間順序和類別進(jìn)行整理，確保文檔的完整性和準(zhǔn)確性。采購部應(yīng)定期對(duì)采購文檔進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.采購文檔的查閱和使用應(yīng)遵循公司的相關(guān)規(guī)定，經(jīng)授權(quán)的人員方可查閱和使用采購文檔。查閱和使用采購文檔時(shí)，應(yīng)做好記錄，確保文檔的安全和保密。四、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購部的采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否規(guī)范、采購成本是否合理等。2.采購部應(yīng)定期向公司管理層匯報(bào)采購工作進(jìn)展情況，接受公司管理層的監(jiān)督和指導(dǎo)。3.采購部?jī)?nèi)部應(yīng)建立相互監(jiān)督機(jī)制，采購人員之間應(yīng)相互監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。（二）績(jī)效考核1.公司制定采購部績(jī)效考核制度，對(duì)采購部及采購人員的工作業(yè)績(jī)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.績(jī)效考核指標(biāo)包括采購任務(wù)完成率、采購成本降低率、采購物資質(zhì)量合格率、供應(yīng)商滿意度、合同執(zhí)行率等。3.采購部應(yīng)定期對(duì)采購人員的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行獎(jiǎng)懲。對(duì)于工