互聯(lián)網公司合同管理辦法

互聯(lián)網公司合同管理辦法?一、總則（一）目的為加強互聯(lián)網公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，根據國家相關法律法規(guī)及公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及其所屬各部門在互聯(lián)網業(yè)務及相關活動中簽訂的各類合同，包括但不限于技術開發(fā)合同、技術服務合同、合作協(xié)議、采購合同、銷售合同、租賃合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應遵守國家法律法規(guī)和政策規(guī)定。2.審慎簽約原則：在簽訂合同前，應充分評估合同風險，確保合同條款公平合理、切實可行。3.全程管理原則：對合同從起草、審核、簽訂、履行到終止的全過程進行管理和監(jiān)督。4.歸口管理原則：合同管理工作實行歸口管理，明確各部門職責，確保合同管理工作有序進行。二、合同管理職責分工（一）合同管理部門公司設立專門的合同管理部門（如法務部或綜合管理部等，具體根據公司組織架構確定），負責合同管理的統(tǒng)籌協(xié)調和指導工作，履行以下職責：1.制定和完善合同管理制度，并組織實施。2.參與重大合同的起草、談判和審核，提供法律專業(yè)意見。3.對合同進行統(tǒng)一編號、登記、歸檔，建立合同管理臺賬。4.監(jiān)督合同的履行情況，協(xié)調處理合同糾紛。5.定期對合同管理工作進行總結分析，提出改進建議。（二）業(yè)務部門各業(yè)務部門是合同的承辦部門，負責合同的發(fā)起、起草、談判、履行等具體工作，履行以下職責：1.根據業(yè)務需要，及時發(fā)起合同簽訂流程。2.負責合同的起草工作，確保合同條款準確反映業(yè)務需求和雙方權利義務。3.組織合同談判，與對方就合同條款進行協(xié)商，爭取有利條件。4.嚴格按照合同約定履行義務，及時處理合同履行過程中出現(xiàn)的問題。5.向合同管理部門報送合同履行情況等相關信息。（三）財務部門財務部門負責參與合同的審核，對合同中的財務條款進行審查，提供財務專業(yè)意見，履行以下職責：1.審核合同付款方式、付款時間、結算方式等財務條款的合理性。2.監(jiān)督合同款項的收付情況，確保資金安全。3.根據合同執(zhí)行情況進行財務核算和賬務處理。（四）其他部門其他相關部門根據各自職責，配合合同管理部門和業(yè)務部門做好合同管理工作。如技術部門對涉及技術條款的合同提供技術支持和審核意見；審計部門對合同管理情況進行審計監(jiān)督等。三、合同簽訂管理（一）合同起草1.業(yè)務部門應根據業(yè)務需求，按照公司合同模板或相關法律法規(guī)要求起草合同。如無標準模板，應確保合同條款完整、準確、清晰，明確雙方的權利義務、合同標的、價格或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任等主要內容。2.合同起草過程中，業(yè)務部門應充分與相關部門溝通協(xié)調，征求意見，確保合同內容符合公司整體利益和業(yè)務實際情況。（二）合同審核1.合同起草完成后，業(yè)務部門應將合同初稿提交給合同管理部門進行審核。合同管理部門應在規(guī)定時間內完成審核，并提出審核意見。2.審核內容包括合同的合法性、合規(guī)性、完整性、準確性、可行性等方面。重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風險；雙方權利義務是否對等，是否有利于公司利益保護；合同標的、價格等是否明確合理；違約責任是否具體可操作等。3.財務部門對合同中的財務條款進行審核，提出財務方面的意見和建議。如付款方式是否符合公司財務制度，是否存在財務風險等。4.涉及技術、業(yè)務等專業(yè)性較強的條款，合同管理部門可會同技術部門、相關業(yè)務部門等進行聯(lián)合審核，確保審核意見準確全面。5.業(yè)務部門應根據審核意見對合同進行修改完善，再次提交審核，直至審核通過。（三）合同審批1.審核通過的合同，按照公司審批流程進行審批。審批流程應明確各級審批權限和審批職責，確保合同經過適當層級的審批。2.一般合同由業(yè)務部門負責人、合同管理部門負責人、分管領導等依次審批；重大合同或涉及金額較大的合同，還需經過總經理或董事會審批。3.審批人員應認真審查合同內容，簽署審批意見。如同意簽訂，應明確簽署姓名和日期；如不同意簽訂，應說明理由。（四）合同簽訂1.經審批通過的合同，由業(yè)務部門負責與對方當事人簽訂。簽訂合同前，應確保對方當事人具有合法的主體資格和履約能力。2.合同簽訂應使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，采用書面形式，由雙方法定代表人或授權代表簽字并加蓋公章或合同專用章。3.合同簽訂過程中，應注意核對合同條款與審批內容是否一致，確保合同簽訂的準確性和有效性。如發(fā)現(xiàn)合同條款與審批內容不一致，應及時與合同管理部門溝通協(xié)調，重新履行審批程序。4.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同副本提交給合同管理部門進行編號、登記、歸檔，并按照合同約定履行通知相關部門的義務。四、合同履行管理（一）履行通知1.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同主要內容通知相關部門，明確各部門在合同履行過程中的職責和任務。2.對于涉及多個部門協(xié)同履行的合同，業(yè)務部門應組織召開協(xié)調會議，明確各部門工作銜接和配合方式，確保合同履行順利進行。（二）履行跟蹤1.業(yè)務部門負責合同履行的跟蹤管理，定期檢查合同履行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.如發(fā)現(xiàn)對方未按照合同約定履行義務，業(yè)務部門應及時與對方溝通協(xié)商，要求對方限期履行。如協(xié)商不成，應及時報告合同管理部門，并采取相應的法律措施維護公司權益。3.合同履行過程中，如因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因導致合同無法履行或部分無法履行，業(yè)務部門應及時通知對方，并在規(guī)定時間內提供相關證明文件。同時，應與對方協(xié)商解決方案，如變更合同、解除合同等，并按照公司規(guī)定履行相應的審批程序。（三）資料歸檔1.在合同履行過程中，業(yè)務部門應及時收集、整理與合同履行相關的資料，如往來函件、送貨單、驗收報告、發(fā)票等，并按照檔案管理規(guī)定進行歸檔保存。2.合同管理部門應定期對合同履行資料進行檢查和整理，確保資料的完整性和準確性。（四）款項收付1.財務部門根據合同約定和業(yè)務部門提交的付款申請，審核付款條件是否成就，審核通過后按照公司財務制度辦理付款手續(xù)。2.業(yè)務部門應及時跟蹤款項收付情況，確保公司應收款項及時足額收回。如發(fā)現(xiàn)對方逾期付款，應及時采取催款措施，并向財務部門反饋相關情況。3.財務部門應定期與業(yè)務部門核對合同款項收付情況，確保賬務記錄準確無誤。五、合同變更與解除管理（一）變更管理1.合同履行過程中，如因業(yè)務需要或其他原因需變更合同內容，業(yè)務部門應及時提出變更申請，并說明變更的原因、內容及對合同履行的影響。2.變更申請經相關部門審核后，按照合同簽訂時的審批流程進行審批。審批通過后，業(yè)務部門與對方當事人協(xié)商簽訂合同變更協(xié)議。3.合同變更協(xié)議應明確變更的內容、生效時間、雙方權利義務的調整等事項，并作為原合同的補充文件進行編號、登記、歸檔。（二）解除管理1.合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，業(yè)務部門應及時提出解除合同申請，并說明解除的原因和依據。2.解除合同申請經相關部門審核后，按照合同簽訂時的審批流程進行審批。審批通過后，業(yè)務部門與對方當事人協(xié)商簽訂合同解除協(xié)議。3.合同解除協(xié)議應明確解除的時間、雙方權利義務的終止、已履行部分的處理方式、違約責任等事項，并作為原合同解除的依據進行編號、登記、歸檔。4.合同解除后，業(yè)務部門應及時清理與合同相關的債權債務，收回公司財產或妥善處理相關事宜。六、合同糾紛管理（一）糾紛預防1.合同管理部門應定期組織合同管理培訓，提高業(yè)務部門人員的合同法律意識和風險防范能力。2.業(yè)務部門在合同簽訂和履行過程中，應嚴格按照合同約定和法律法規(guī)要求操作，避免因自身原因引發(fā)合同糾紛。3.合同管理部門應加強對合同履行情況的監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正合同履行過程中的問題，預防合同糾紛的發(fā)生。（二）糾紛處理1.如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務部門應及時報告合同管理部門，并提供相關資料。合同管理部門應會同法務部門等相關人員對糾紛情況進行調查分析，制定糾紛處理方案。2.糾紛處理方案應根據糾紛的性質、情節(jié)、對公司的影響等因素綜合確定，可采取協(xié)商、調解、仲裁、訴訟等方式解決。3.在糾紛處理過程中，業(yè)務部門應積極配合，提供必要的支持和協(xié)助。合同管理部門應及時向公司領導匯報糾紛處理進展情況，根據領導意見調整處理方案。4.糾紛處理結束后，業(yè)務部門應及時總結經驗教訓，采取有效措施避免類似糾紛再次發(fā)生。合同管理部門應將糾紛處理情況進行整理歸檔，作為合同管理工作的參考資料。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務部門應在規(guī)定時間內將合同正本及相關附件、審批文件、履行過程中的資料等提交給合同管理部門進行歸檔。2.合同管理部門應及時對收到的合同檔案進行核對、整理，確保檔案資料的完整性和準確性。（二）檔案整理1.合同管理部門按照合同類別、簽訂時間等對合同檔案進行分類整理，建立合同檔案目錄。2.每份合同檔案應包括合同正本、副本、附件、審批文件、履行過程中的相關資料等，并按照順序裝訂成冊。3.對電子合同檔案，應進行備份存儲，并建立電子檔案索引，便于查詢和使用。（三）檔案保管1.合同管理部門應設立專門的合同檔案室，配備必要的保管設備，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應按照檔案管理規(guī)定進行保管，定期進行檢查和維護，防止檔案損壞、丟失或泄密。3.合同檔案保管期限按照國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定執(zhí)行。保管期滿后，如需銷毀，應按照規(guī)定履行審批手續(xù)，并進行登記造冊。（四）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案，應填寫查閱申請表，經所在部門負責人和合同管理部門負責人審批后，方可查閱。2.查閱合同檔案應在合同檔案室進行，如需借出，應經合同管理部門負責人批準，并辦理借閱手續(xù)，限期歸還。3.查閱人員應遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復印、轉借合同檔案，不得泄露合同檔案內容。八、合同信息化管理（一）系統(tǒng)建設1.公司應建立合同管理信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)合同起草、審核、審批、簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理、檔案管理等全過程的信息化管理。2.合同管理信息化系統(tǒng)應具備合同模板管理、流程定制、權限設置、數據統(tǒng)計分析、預警提醒等功能，提高合同管理工作效率和準確性。（二）數據錄入與維護1.業(yè)務部門應按照合同管理信息化系統(tǒng)的要求，及時準確地錄入合同相關信息，確保系統(tǒng)數據與實際合同情況一致。2.合同管理部門負責對系統(tǒng)數據進行維護和更新，及時處理系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題，保證系統(tǒng)的正常運行。（三）系統(tǒng)應用1.公司員工應積極使用合同管理信息化系統(tǒng)辦理合同相關業(yè)務，通過系統(tǒng)提交合同申請、查詢合同信息、跟蹤合同履行情況等。2.合同管理部門應利用系統(tǒng)提供的數據統(tǒng)計分析功能，定期對合同管理情況進行分析總結，為公司決策提供數據支持。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.合同管理部門定期對公司合同管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、合同檔案管理情況等。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。（二）考核評價1.建立合同管理工作考核評價機制，對各業(yè)務部門的合同管理工作進行考核評價?？己嗽u價指標包括合同簽訂的規(guī)范性、合同履行的及時性和準確性、合同糾紛的發(fā)生率、合同檔案管理的完整性等。2.考核評價結