會(huì)計(jì)檔管理制度

會(huì)計(jì)檔管理制度?總則目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的安全、完整、有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》以及財(cái)政部、國(guó)家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會(huì)計(jì)檔案管理工作。定義會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則：公司會(huì)計(jì)檔案管理工作在公司管理層的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由各級(jí)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)具體實(shí)施，并接受公司檔案管理部門(mén)的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.完整準(zhǔn)確、安全保密原則：確保會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，妥善保管，防止會(huì)計(jì)檔案的毀損、散失和泄密。3.方便利用原則：建立健全會(huì)計(jì)檔案的查閱、借閱制度，便于公司內(nèi)部各部門(mén)及外部相關(guān)單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案的利用。會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、入庫(kù)單、出庫(kù)單、報(bào)銷(xiāo)單等各類(lèi)與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)的原始單據(jù)。2.記賬憑證：根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制的，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄憑證。會(huì)計(jì)賬簿1.總賬：按照會(huì)計(jì)科目分類(lèi)登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬：按照明細(xì)科目分類(lèi)登記某一類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，如應(yīng)收賬款明細(xì)賬、應(yīng)付賬款明細(xì)賬等。3.日記賬：按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿：如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺(tái)賬等。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等報(bào)表及附注。2.季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：在月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的基礎(chǔ)上，增加一些季度分析說(shuō)明等內(nèi)容。3.半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：較為全面地反映公司半年度財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的報(bào)告。4.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：對(duì)公司全年財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量進(jìn)行綜合反映的報(bào)告，包括審計(jì)報(bào)告等相關(guān)資料。其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表：用于核對(duì)企業(yè)銀行存款日記賬與銀行對(duì)賬單之間差異的表格。2.銀行對(duì)賬單：銀行提供的企業(yè)銀行賬戶(hù)收支明細(xì)記錄。3.納稅申報(bào)表：企業(yè)向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報(bào)繳納稅款的各類(lèi)報(bào)表。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)：記錄會(huì)計(jì)檔案移交情況的清單。5.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)：詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案保管情況的清冊(cè)。6.會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)：記載會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀過(guò)程和內(nèi)容的清冊(cè)。7.其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料，如財(cái)務(wù)分析報(bào)告、經(jīng)濟(jì)合同等。會(huì)計(jì)檔案的整理與歸檔整理要求1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按編號(hào)順序排列，原始憑證應(yīng)粘貼整齊，折疊規(guī)范，與記賬憑證一并裝訂成冊(cè)。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按頁(yè)次順序編號(hào)，加具封面、封底，裝訂成冊(cè)，并在裝訂處加蓋騎縫章。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按時(shí)間順序整理，加裝封面，裝訂成冊(cè)，并加蓋單位公章。4.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)分類(lèi)整理，按順序編號(hào)，分別裝訂或裝盒，并在封面注明資料名稱(chēng)、日期、保管期限等。歸檔流程1.各財(cái)務(wù)崗位人員負(fù)責(zé)收集、整理本崗位產(chǎn)生的會(huì)計(jì)資料，于每月末或每季度末將整理好的會(huì)計(jì)檔案移交至財(cái)務(wù)部門(mén)檔案管理人員。2.財(cái)務(wù)部門(mén)檔案管理人員對(duì)接收的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行核對(duì)、檢查，確保資料齊全、完整、整理規(guī)范。3.核對(duì)無(wú)誤后，檔案管理人員按照檔案類(lèi)別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類(lèi)存放，并編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、起止日期、存放位置等信息。會(huì)計(jì)檔案的保管保管期限1.會(huì)計(jì)憑證：保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年；年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他會(huì)計(jì)資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為10年；納稅申報(bào)表保管期限為10年；會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年；會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保管。保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施齊全。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜中，按照類(lèi)別、年份、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。保管措施1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房，確因工作需要進(jìn)入的，須經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員陪同。會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后指定檔案管理人員陪同查閱，并在查閱過(guò)程中進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員只能在檔案管理人員指定的地點(diǎn)查閱會(huì)計(jì)檔案，不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶出指定地點(diǎn)，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在《會(huì)計(jì)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行核對(duì)，確保無(wú)損壞、丟失等情況。借閱規(guī)定1.公司外部單位因特殊原因需要借閱會(huì)計(jì)檔案的，須持有單位介紹信，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)詳細(xì)登記借閱單位名稱(chēng)、借閱日期、歸還日期、檔案名稱(chēng)及數(shù)量等信息，并由借閱人員簽字確認(rèn)。4.借閱人員必須妥善保管所借閱的會(huì)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容。如因特殊需要復(fù)制的，須經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行。5.借閱人員歸還會(huì)計(jì)檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和真實(shí)性，確認(rèn)無(wú)誤后在借閱登記薄上注銷(xiāo)借閱記錄。會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀銷(xiāo)毀條件1.保管期滿(mǎn)的會(huì)計(jì)檔案，除本制度另有規(guī)定外，可以按照規(guī)定程序銷(xiāo)毀。2.保管期滿(mǎn)但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿(mǎn)的會(huì)計(jì)檔案不得銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀程序1.由財(cái)務(wù)部門(mén)會(huì)同檔案管理部門(mén)對(duì)擬銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。2.公司負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。3.銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)部門(mén)、檔案管理部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；在銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名或蓋章。銷(xiāo)毀記錄會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)將銷(xiāo)毀情況書(shū)面報(bào)告公司負(fù)責(zé)人，并將銷(xiāo)毀過(guò)程中形成的相關(guān)記錄，如會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)、銷(xiāo)毀現(xiàn)場(chǎng)照片等，整理歸檔，永久保存。會(huì)計(jì)檔案信息化管理電子會(huì)計(jì)檔案的形成與接收1.公司應(yīng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的管理，確保會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料按照規(guī)定的格式和要求生成電子數(shù)據(jù)，并及時(shí)進(jìn)行備份。2.對(duì)于從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料，如電子發(fā)票、銀行電子對(duì)賬單等，應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集等處理，確保其符合電子會(huì)計(jì)檔案管理要求，并按照規(guī)定的流程進(jìn)行歸檔。電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)與保管1.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并按照規(guī)定的存儲(chǔ)格式和命名規(guī)則進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)。2.存儲(chǔ)電子會(huì)計(jì)檔案的介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查、維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，應(yīng)建立電子會(huì)計(jì)檔案的備份制度，定期將電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜敛煌拇鎯?chǔ)介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。3.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案建立索引關(guān)系，以便于查詢(xún)和利用。電子會(huì)計(jì)檔案的查閱與利用1.公司內(nèi)部各部門(mén)查閱電子會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)通過(guò)公司指定的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行查詢(xún)，并按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行申請(qǐng)。2.外部單位查閱電子會(huì)計(jì)檔案的，除按照本制度規(guī)定的借閱審批流程辦理外，還應(yīng)通過(guò)公司提供的安全可靠的方式進(jìn)行查閱，如在線(xiàn)查閱平臺(tái)等，并嚴(yán)格遵守相關(guān)的安全保密規(guī)定。3.利用電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和可用性，不得對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行篡改、刪除等操作。電子會(huì)計(jì)檔案的遷移與銷(xiāo)毀1.因會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)升級(jí)、更換存儲(chǔ)設(shè)備等原因需要遷移電子會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作，確保遷移過(guò)程中電子會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整，并在遷移完成后進(jìn)行測(cè)試和驗(yàn)證。2.對(duì)于保管期滿(mǎn)需要銷(xiāo)毀的電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照本制度規(guī)定的銷(xiāo)毀程序進(jìn)行鑒定、審批和銷(xiāo)毀，并確保銷(xiāo)毀過(guò)程符合安全保密要求。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制1.公司審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行定期審計(jì)監(jiān)督，檢查會(huì)計(jì)檔案的整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)及所屬各單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并進(jìn)行整改。檢查內(nèi)容1.會(huì)計(jì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等資料是否齊全，記錄是否準(zhǔn)確。2.會(huì)計(jì)檔案的整理和歸檔情況，是否按照規(guī)定的要求進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂和存放。3.會(huì)計(jì)檔案的保管條件，庫(kù)房設(shè)施是否安全可靠，保管措施是否落實(shí)到位。4.會(huì)計(jì)檔案的查閱、借閱和銷(xiāo)毀手續(xù)是否齊全，是否符合規(guī)定的程序。5.電子會(huì)計(jì)檔案的管理情況，包括數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、備份、利用等是否符合相關(guān)要求。問(wèn)題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，明確整改要求