合同管理制度

合同管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門(mén)對(duì)外簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議等法律文件（以下統(tǒng)稱"合同"）。3.基本原則合同管理應(yīng)遵循依法合規(guī)、平等自愿、公平公正、誠(chéng)實(shí)守信的原則。二、合同管理部門(mén)及職責(zé)1.法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同文本的合法性審查，提供法律意見(jiàn)和建議。參與重大合同的談判、起草和簽訂工作，協(xié)助處理合同糾紛。2.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同的前期調(diào)查、談判、起草等工作，對(duì)合同內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤，及時(shí)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。負(fù)責(zé)合同相對(duì)方的資信調(diào)查和資料收集工作。3.財(cái)務(wù)部門(mén)參與合同涉及資金條款的審核，負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付管理。協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督和分析。4.行政部門(mén)負(fù)責(zé)合同的編號(hào)、歸檔、保管等日常管理工作。協(xié)助相關(guān)部門(mén)處理合同糾紛的文件傳遞和協(xié)調(diào)工作。三、合同簽訂流程1.合同立項(xiàng)業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出合同立項(xiàng)申請(qǐng)，填寫(xiě)《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明合同的名稱、內(nèi)容、金額、相對(duì)方等信息，并提交相關(guān)背景資料。申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.合同起草業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同文本的起草工作，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任等條款。涉及技術(shù)、質(zhì)量、價(jià)格等專業(yè)條款的，應(yīng)征求相關(guān)專業(yè)部門(mén)的意見(jiàn)。3.合同審核合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門(mén)將合同文本及相關(guān)資料提交法務(wù)部門(mén)進(jìn)行合法性審查。法務(wù)部門(mén)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審查，并出具審查意見(jiàn)。業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)法務(wù)部門(mén)的審查意見(jiàn)對(duì)合同進(jìn)行修改完善，修改后的合同再次提交法務(wù)部門(mén)審核，直至通過(guò)審查。通過(guò)法務(wù)審查后的合同，業(yè)務(wù)部門(mén)提交財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行資金條款審核，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見(jiàn)。業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)財(cái)務(wù)部門(mén)的審核意見(jiàn)對(duì)合同進(jìn)行調(diào)整，調(diào)整后的合同提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.合同簽訂經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意的合同，由業(yè)務(wù)部門(mén)與合同相對(duì)方進(jìn)行簽訂。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，確保合同簽字蓋章的真實(shí)性、完整性和有效性。合同簽訂人應(yīng)具備相應(yīng)的授權(quán)，簽訂過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格按照合同條款進(jìn)行，不得擅自變更或添加條款。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本交行政部門(mén)進(jìn)行編號(hào)、歸檔，并送財(cái)務(wù)部門(mén)一份作為付款依據(jù)。四、合同履行管理1.履行計(jì)劃制定業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的合同履行計(jì)劃，明確各階段的工作任務(wù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人。履行計(jì)劃應(yīng)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施，并抄送相關(guān)部門(mén)。2.履行跟蹤與監(jiān)督業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同履行的日常跟蹤，及時(shí)掌握合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，并向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督，確保合同按照約定履行。對(duì)于重大合同或履行過(guò)程中出現(xiàn)重大問(wèn)題的合同，公司應(yīng)成立專門(mén)的合同履行監(jiān)督小組，加強(qiáng)對(duì)合同履行的全程監(jiān)督。3.變更與解除合同履行過(guò)程中如需變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與合同相對(duì)方協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面的變更協(xié)議。變更協(xié)議的簽訂流程參照合同簽訂流程執(zhí)行。如因不可抗力或其他原因需要解除合同，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知合同相對(duì)方，并按照法律法規(guī)和合同約定辦理相關(guān)手續(xù)。解除合同的相關(guān)文件應(yīng)報(bào)法務(wù)部門(mén)備案。4.爭(zhēng)議處理合同履行過(guò)程中如發(fā)生爭(zhēng)議，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與合同相對(duì)方進(jìn)行溝通協(xié)商，爭(zhēng)取友好解決。協(xié)商不成的，應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，按照合同約定的爭(zhēng)議解決方式處理，如申請(qǐng)仲裁或提起訴訟。法務(wù)部門(mén)應(yīng)全程參與爭(zhēng)議處理過(guò)程，提供法律支持和保障。五、合同檔案管理1.檔案收集行政部門(mén)負(fù)責(zé)合同檔案的收集工作，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)將合同副本及相關(guān)資料移交行政部門(mén)。移交的資料應(yīng)包括合同文本、審批文件、往來(lái)信函、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、履行記錄等與合同有關(guān)的所有文件。2.檔案整理與編號(hào)行政部門(mén)對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行整理，按照合同類(lèi)別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)，并建立合同檔案目錄。合同編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查詢和管理。編號(hào)規(guī)則為：公司簡(jiǎn)稱+年份+合同類(lèi)別代碼+順序號(hào)，如"[公司簡(jiǎn)稱]2023HT001"，其中"HT"為合同類(lèi)別代碼。3.檔案保管行政部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的合同檔案室，配備必要的保管設(shè)備，確保合同檔案的安全保管。合同檔案應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行存放，定期進(jìn)行檢查和清理，防止檔案丟失、損壞或霉變。電子合同檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。4.檔案查閱與借閱因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。查閱合同檔案應(yīng)在行政部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案室。因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，報(bào)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管合同檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記或損壞。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。六、合同風(fēng)險(xiǎn)防范1.資信調(diào)查業(yè)務(wù)部門(mén)在簽訂合同前，應(yīng)對(duì)合同相對(duì)方的主體資格、經(jīng)營(yíng)狀況、信用等級(jí)等進(jìn)行全面調(diào)查，收集相關(guān)資料，評(píng)估合同風(fēng)險(xiǎn)。資信調(diào)查可通過(guò)實(shí)地考察、查詢工商登記信息、信用評(píng)級(jí)機(jī)構(gòu)報(bào)告、銀行征信系統(tǒng)等方式進(jìn)行。2.條款審查法務(wù)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同條款的審查，重點(diǎn)審查合同的合法性、有效性、完整性和可操作性，避免出現(xiàn)法律漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于涉及公司重大利益、復(fù)雜法律關(guān)系或風(fēng)險(xiǎn)較高的合同條款，應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行專題討論，充分聽(tīng)取各方意見(jiàn)。3.印章管理公司應(yīng)加強(qiáng)合同印章的管理，建立印章使用登記制度。合同印章由行政部門(mén)統(tǒng)一保管，專人負(fù)責(zé)使用。使用合同印章時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《合同印章使用申請(qǐng)表》，注明合同名稱、編號(hào)、用印內(nèi)容等信息，經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，報(bào)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。印章管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見(jiàn)用印，確保印章使用的真實(shí)性和合法性。用印后應(yīng)及時(shí)登記印章使用情況，并留存用印文件復(fù)印件歸檔。4.培訓(xùn)與宣傳公司應(yīng)定期組織合同管理相關(guān)培訓(xùn)，提高員工的合同法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。培訓(xùn)內(nèi)容包括法律法規(guī)、合同管理流程、風(fēng)險(xiǎn)防范技巧等。加強(qiáng)合同管理宣傳工作，通過(guò)內(nèi)部刊物、宣傳欄、培訓(xùn)講座等形式，向員工普及合同管理知識(shí)，營(yíng)造良好的合同管理氛圍。七、合同考核與獎(jiǎng)懲1.考核內(nèi)容對(duì)合同管理工作的考核內(nèi)容包括合同簽訂的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、合法性，合同履行的情況，合同檔案管理的規(guī)范性等。具體考核指標(biāo)由公司根據(jù)實(shí)際情況制定，并納入各部門(mén)和員工的績(jī)效考核體系。2.獎(jiǎng)勵(lì)措施對(duì)于在合同管理工作中表現(xiàn)突出的部門(mén)和個(gè)人，公司給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括榮譽(yù)稱號(hào)、獎(jiǎng)金、晉升等。具體獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實(shí)際情況確定。3.懲罰措施