預留印鑒變更管理制度

預留印鑒變更管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司預留印鑒的變更管理，確保公司印章使用的安全性、合法性和規(guī)范性，維護公司的正常經(jīng)營秩序和合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司預留印鑒的變更管理。（三）定義1.預留印鑒：指公司在銀行等金融機構(gòu)預留的用于辦理各類支付結(jié)算業(yè)務、簽署合同協(xié)議等重要文件的印章組合，包括但不限于公章、財務專用章、法定代表人章等。2.印鑒變更：指因公司名稱變更、法定代表人變更、印章?lián)p壞或丟失、業(yè)務調(diào)整等原因，對預留印鑒進行的更換或調(diào)整。二、印鑒變更的情形（一）公司名稱變更1.公司因合并、分立、改制、重組等原因?qū)е旅Q發(fā)生變化。2.公司根據(jù)法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)定或自身發(fā)展需要主動變更名稱。（二）法定代表人變更1.因公司董事會換屆選舉、法定代表人辭職、免職等原因?qū)е路ǘù砣烁鼡Q。2.公司法定代表人因其他特殊原因需要變更，如出國定居、長期離職等。（三）印章?lián)p壞或丟失1.印章因長期使用、自然老化、意外損壞等原因無法正常使用。2.印章因保管不善、被盜搶、遺失等原因丟失。（四）業(yè)務調(diào)整1.公司業(yè)務范圍擴大或縮小，需要新增或減少預留印鑒的使用范圍。2.公司內(nèi)部管理架構(gòu)調(diào)整，導致預留印鑒的使用權(quán)限發(fā)生變化。（五）其他原因1.法律法規(guī)、監(jiān)管要求發(fā)生變化，需要對預留印鑒進行變更。2.公司與合作方協(xié)商一致，需要變更預留印鑒以滿足合作業(yè)務的需要。三、印鑒變更的流程（一）申請1.由相關(guān)部門或人員根據(jù)印鑒變更的情形，填寫《預留印鑒變更申請表》（以下簡稱《申請表》）?！渡暾埍怼窇敿氄f明印鑒變更的原因、變更內(nèi)容、預計變更時間等信息，并加蓋申請部門或人員的公章。2.對于因公司名稱變更、法定代表人變更等原因?qū)е碌挠¤b變更，申請部門或人員應為公司的法定代表人或授權(quán)代表；對于因印章?lián)p壞或丟失、業(yè)務調(diào)整等原因?qū)е碌挠¤b變更，申請部門或人員應為負責印章管理的部門或人員。（二）審批1.《申請表》提交后，由公司的印章管理部門進行初審。初審內(nèi)容包括申請信息的完整性、準確性，印鑒變更原因的合理性等。初審通過后，印章管理部門負責人在《申請表》上簽署意見并加蓋部門公章。2.初審通過的《申請表》提交至公司的財務管理部門進行審核。財務管理部門應從財務風險控制、資金安全等角度對印鑒變更進行審核，重點審核印鑒變更是否會對公司的財務結(jié)算、資金收付等業(yè)務產(chǎn)生影響。審核通過后，財務管理部門負責人在《申請表》上簽署意見并加蓋部門公章。3.《申請表》經(jīng)印章管理部門和財務管理部門審核通過后，提交至公司的分管領導進行審批。分管領導應根據(jù)公司的整體戰(zhàn)略、經(jīng)營情況和管理要求，對印鑒變更進行全面評估和審批。審批通過后，分管領導在《申請表》上簽署意見并簽字確認。4.對于涉及公司重大事項的印鑒變更，如公司名稱變更、法定代表人變更等，還需提交公司董事會或股東會進行審議和批準。經(jīng)董事會或股東會審議通過后，相關(guān)決議文件作為《申請表》的附件一同存檔。（三）準備1.經(jīng)審批通過的《申請表》連同相關(guān)證明文件（如公司名稱變更的工商核準通知書、法定代表人變更的任職文件等）一并提交至公司的印章制作單位。印章制作單位應根據(jù)《申請表》的要求，按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司印章管理規(guī)定，制作新的印鑒。2.在新印鑒制作完成后，印章管理部門應及時與銀行等金融機構(gòu)取得聯(lián)系，預約辦理印鑒變更手續(xù)的時間，并準備好辦理手續(xù)所需的其他材料，如營業(yè)執(zhí)照副本、組織機構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明等。（四）辦理1.印章管理部門安排專人負責陪同公司法定代表人或授權(quán)代表前往銀行等金融機構(gòu)辦理印鑒變更手續(xù)。辦理過程中，應嚴格按照銀行等金融機構(gòu)的要求填寫相關(guān)表格、提交證明文件，并在銀行工作人員的指導下完成印鑒的更換或調(diào)整。2.辦理印鑒變更手續(xù)時，應確保新印鑒與原印鑒在形式、內(nèi)容和使用范圍上保持一致，同時應注意新印鑒的啟用時間和有效期。辦理完成后，應及時獲取銀行等金融機構(gòu)出具的印鑒變更回執(zhí)，并將回執(zhí)原件交回公司印章管理部門存檔。（五）備案1.印章管理部門在完成印鑒變更手續(xù)后，應及時對新印鑒進行備案。備案內(nèi)容包括印鑒的樣式、使用范圍、啟用時間、有效期等信息。備案應采用書面形式，并加蓋印章管理部門公章。2.印章管理部門應將印鑒變更的相關(guān)信息及時通知公司內(nèi)部各相關(guān)部門和人員，包括財務管理部門、業(yè)務部門、法務部門等，確保各部門和人員能夠及時了解印鑒變更情況，并按照新的印鑒使用規(guī)定進行業(yè)務操作。四、印鑒變更的相關(guān)責任（一）申請部門或人員責任1.申請部門或人員應確保《申請表》填寫內(nèi)容真實、準確、完整，提供的證明文件合法、有效。2.因申請部門或人員提供虛假信息、證明文件導致印鑒變更錯誤或給公司造成損失的，申請部門或人員應承擔相應的法律責任和經(jīng)濟賠償責任。（二）印章管理部門責任1.印章管理部門應嚴格按照本制度規(guī)定的流程對印鑒變更申請進行初審，確保初審意見客觀、公正、準確。2.印章管理部門應負責新印鑒的制作、備案和保管工作，確保新印鑒的安全性和規(guī)范性。因印章管理部門工作失誤導致印鑒變更延誤、新印鑒出現(xiàn)問題或給公司造成損失的，印章管理部門負責人和相關(guān)責任人應承擔相應的管理責任和經(jīng)濟賠償責任。（三）財務管理部門責任1.財務管理部門應從財務風險控制、資金安全等角度對印鑒變更申請進行審核，確保印鑒變更不會對公司的財務結(jié)算、資金收付等業(yè)務產(chǎn)生不利影響。2.財務管理部門應及時與銀行等金融機構(gòu)溝通協(xié)調(diào)，了解印鑒變更對公司賬戶資金管理的影響，并指導相關(guān)部門和人員做好財務結(jié)算和資金收付工作。因財務管理部門審核不嚴、溝通協(xié)調(diào)不到位導致公司財務風險增加或給公司造成損失的，財務管理部門負責人和相關(guān)責任人應承擔相應的管理責任和經(jīng)濟賠償責任。（四）分管領導責任分管領導應對印鑒變更申請進行全面評估和審批，確保印鑒變更符合公司的整體戰(zhàn)略、經(jīng)營情況和管理要求。因分管領導審批失誤導致印鑒變更給公司造成損失的，分管領導應承擔相應的領導責任。（五）其他相關(guān)部門和人員責任公司內(nèi)部其他相關(guān)部門和人員應按照印章管理部門的通知要求，及時調(diào)整與印鑒使用相關(guān)的業(yè)務操作流程和文件資料。因未及時調(diào)整或調(diào)整不當導致公司業(yè)務受到影響或給公司造成損失的，相關(guān)部門和人員應承擔相應的管理責任和經(jīng)濟賠償責任。五、印鑒變更的風險防范（一）加強印章保管1.設立專門的印章保管場所，配備必要的安全設施，如保險柜、監(jiān)控設備等，確保印章存放安全。2.印章保管人員應嚴格遵守印章保管制度，實行雙人保管、分人分鎖，嚴禁一人保管全部印章。印章保管人員不得擅自將印章帶出保管場所，確因工作需要攜帶印章外出的，須經(jīng)公司領導批準，并辦理相關(guān)登記手續(xù)。3.定期對印章保管情況進行檢查和盤點，確保印章數(shù)量準確、完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞或丟失，應立即報告公司領導，并按照本制度規(guī)定的流程進行處理。（二）嚴格印章使用審批1.制定詳細的印章使用審批流程，明確各類印章的使用范圍、審批權(quán)限和審批程序。印章使用前，必須填寫《印章使用申請表》，經(jīng)相關(guān)部門負責人、分管領導或法定代表人審批同意后，方可使用。2.加強對印章使用審批的審核和監(jiān)督，確保審批意見真實、合理、合規(guī)。對于涉及重大事項或金額較大的印章使用申請，應進行重點審核和風險評估。3.建立印章使用登記臺賬，詳細記錄印章使用的時間、事由、申請人、批準人等信息。印章使用登記臺賬應妥善保管，以備查閱和審計。（三）強化人員培訓1.定期組織公司員工進行印章管理相關(guān)知識和法律法規(guī)的培訓，提高員工對印章管理重要性的認識和風險防范意識。2.培訓內(nèi)容應包括印章的種類、用途、使用流程、保管要求、風險防范措施等方面的知識，確保員工熟悉印章管理的各項規(guī)定和操作要求。3.通過培訓，使員工了解印章使用不當可能帶來的法律風險和經(jīng)濟損失，增強員工的責任意識和合規(guī)意識，自覺遵守印章管理規(guī)定。（四）完善應急預案1.制定印鑒變更應急預案，明確在印章?lián)p壞、丟失、被盜搶等緊急情況下的應對措施和處理流程。2.應急預案應包括應急處置的組織架構(gòu)、職責分工、報告程序、處置措施等內(nèi)容，確保在緊急情況下能夠迅速、有效地采取措施，降低風險損失。3.定期對應急預案進行演練和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行修訂和完善，確保應急預案的有效性和可操作性。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應定期對預留印鑒變更管理情況進行審計監(jiān)督，檢查印鑒變更流程是否合規(guī)、相關(guān)責任是否落實、風險防范措施是否有效等。審計結(jié)果應及時向公司領導報告，并提出改進建議。（二）日常檢查監(jiān)督印章管理部門應加強對預留印鑒變更的日常檢查監(jiān)督，定期對印鑒的保管、使用情況進行檢查，確保印鑒管理規(guī)范、安全。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行整改，并將整改情況記錄在案。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的印鑒變更行為，公司將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責任部門和人員給予批評教育、警告