規(guī)范工程臺賬管理制度

規(guī)范工程臺賬管理制度?一、總則（一）目的為加強公司工程臺賬管理，規(guī)范工程臺賬的建立、使用和保存，確保工程信息的準確、完整和可追溯，提高工程管理效率和決策科學性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項目的臺賬管理，包括但不限于新建、改建、擴建、維修等各類工程。（三）基本原則1.真實性原則：工程臺賬應如實反映工程實際情況，數(shù)據(jù)準確、可靠。2.完整性原則：涵蓋工程從立項到竣工的全過程信息，不遺漏重要環(huán)節(jié)。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、內容和流程進行記錄和管理。4.及時性原則：隨工程進展及時更新臺賬信息，確保信息的時效性。二、工程臺賬管理職責分工（一）工程管理部門1.負責組織工程臺賬的建立和日常更新工作。2.收集、整理工程相關資料，包括工程合同、施工圖紙、技術文件、變更通知等，并確保資料的完整性和準確性。3.對工程臺賬數(shù)據(jù)的真實性和準確性負責，定期核對臺賬信息與工程實際情況。（二）財務部門1.負責工程費用的核算和臺賬記錄，確保費用數(shù)據(jù)與工程實際支出相符。2.協(xié)助工程管理部門審核工程費用相關資料，提供財務方面的支持和建議。3.對工程財務臺賬的準確性和合規(guī)性負責。（三）質量安全部門1.記錄工程質量檢查、驗收情況以及安全事故等信息，納入工程臺賬管理。2.對工程質量和安全相關臺賬數(shù)據(jù)的真實性和完整性負責。（四）檔案管理部門1.負責工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保工程檔案的齊全、完整和安全。2.指導工程管理部門按照檔案管理要求進行工程資料的整理和歸檔，將符合要求的資料移交檔案管理部門。3.對工程檔案臺賬的準確性和規(guī)范性負責。（五）其他相關部門根據(jù)各自職責，配合工程管理部門做好工程臺賬管理工作，提供相關信息和資料。三、工程臺賬分類及內容（一）工程前期臺賬1.項目立項文件：包括項目可行性研究報告、立項批復、項目建議書等。2.規(guī)劃文件：建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證等。3.設計文件：初步設計、施工圖設計文件及審查意見等。4.招投標文件：招標公告、投標文件、中標通知書等。5.工程合同：工程總承包合同、勘察設計合同、施工合同、監(jiān)理合同等。（二）工程建設過程臺賬1.工程進度臺賬工程總體進度計劃及月、周進度計劃。實際工程進度記錄，包括已完成的工程量、形象進度照片等。進度偏差分析及采取的糾偏措施記錄。2.工程質量臺賬質量管理制度及質量目標。質量檢驗記錄，包括原材料、構配件、設備的檢驗報告，分項分部工程質量驗收記錄等。質量問題及處理情況記錄，包括質量事故報告、處理方案及驗收記錄等。3.工程安全臺賬安全生產管理制度及安全目標。安全檢查記錄，包括日常檢查、專項檢查、季節(jié)性檢查等記錄。安全事故報告及處理情況記錄，包括事故原因分析、責任認定、處理結果等。4.工程變更臺賬變更申請及審批文件，包括變更原因、變更內容、變更費用估算等。變更實施記錄，包括變更后的施工圖紙、技術交底等。變更費用結算情況記錄。5.工程簽證臺賬簽證事項記錄，包括簽證原因、簽證內容、簽證工程量及費用等。簽證審批文件及相關證明材料。（三）工程竣工驗收臺賬1.竣工驗收申請文件：工程竣工驗收報告、竣工結算報告等。2.驗收資料：工程竣工圖紙、工程質量保修書、工程使用說明書等。3.驗收記錄：竣工驗收會議紀要、驗收意見等。4.備案文件：工程竣工驗收備案表、備案機關要求提供的其他文件。（四）工程交付使用及后續(xù)管理臺賬1.工程交付記錄：交付時間、交付范圍、接收單位等信息。2.工程保修臺賬保修期限及保修責任約定。保修記錄，包括維修事項、維修時間、維修費用等。業(yè)主反饋意見及處理情況記錄。3.工程回訪臺賬回訪計劃及回訪記錄。業(yè)主對工程質量、使用功能等方面的意見和建議匯總及處理情況。四、工程臺賬建立流程（一）臺賬初始化1.工程管理部門在工程立項后，根據(jù)項目基本信息，建立工程臺賬的基本框架，確定臺賬的編號、名稱、起止時間等。2.收集工程前期相關資料，按照臺賬分類要求，將資料掃描或錄入電子文檔，建立相應的文件夾或數(shù)據(jù)庫，確保資料的有序存放。（二）資料收集與整理1.在工程建設過程中，各部門按照職責分工，及時收集、整理各自負責的工程資料。2.工程管理部門定期對收集到的資料進行審核和整理，確保資料的真實性、完整性和規(guī)范性。對于不符合要求的資料，及時返回相關部門進行補充或修正。（三）臺賬錄入與更新1.工程管理部門安排專人負責工程臺賬的錄入工作，按照臺賬內容要求，將審核通過的資料準確錄入到臺賬系統(tǒng)中。2.隨著工程進展，及時更新臺賬信息，如工程進度、質量檢查結果、變更情況等。確保臺賬信息與工程實際情況保持同步。（四）臺賬審核與批準1.工程管理部門負責人定期對工程臺賬進行審核，檢查臺賬信息的準確性、完整性和邏輯性。2.審核通過后，提交公司分管領導批準。經批準后的工程臺賬作為正式記錄，具有法律效力。五、工程臺賬使用與查詢（一）使用權限1.工程管理部門相關人員具有工程臺賬的日常查詢和使用權限，可根據(jù)工作需要查看和導出相關信息。2.財務部門人員在進行工程費用核算和財務管理時，有權查詢工程費用相關臺賬信息。3.質量安全部門人員在開展質量安全管理工作時，可查詢工程質量和安全相關臺賬內容。4.檔案管理部門人員負責工程檔案的整理和歸檔，可根據(jù)檔案管理要求查詢工程檔案臺賬信息。5.其他部門因工作需要查詢工程臺賬信息的，需經工程管理部門負責人批準，并在規(guī)定范圍內使用。（二）查詢方式1.公司內部人員可通過公司辦公系統(tǒng)中的工程臺賬管理模塊進行查詢，輸入相應的查詢條件，即可獲取所需的工程臺賬信息。2.對于需要紙質資料的情況，工程管理部門可根據(jù)查詢結果，打印相關臺賬頁面或資料，提供給查詢人員。（三）信息共享與協(xié)同1.工程管理部門應定期將工程臺賬信息與相關部門進行共享，確保各部門之間信息暢通，協(xié)同工作。2.建立工程臺賬信息共享平臺，各部門可在平臺上實時獲取最新的工程臺賬信息，進行數(shù)據(jù)交互和溝通協(xié)作。六、工程臺賬保管與存儲（一）保管期限1.工程前期臺賬、工程建設過程臺賬、工程竣工驗收臺賬等資料應長期保管，直至工程使用壽命結束后一定期限（如5年或10年，具體根據(jù)相關法規(guī)和公司規(guī)定確定）。2.工程交付使用及后續(xù)管理臺賬中的保修記錄、回訪記錄等資料，保管期限不少于保修期限。（二）存儲方式1.采用電子存儲和紙質存儲相結合的方式。電子存儲應建立備份機制，定期將工程臺賬數(shù)據(jù)備份到移動硬盤、光盤等存儲介質上，并異地存放。2.紙質資料應按照檔案管理要求進行分類裝訂，存放在專門的檔案柜中，確保檔案的安全和完整。（三）保管責任1.檔案管理部門負責工程臺賬資料的統(tǒng)一保管，制定檔案保管制度，明確保管人員的職責。2.保管人員應定期對工程臺賬資料進行檢查和整理，確保資料的完好無損。如發(fā)現(xiàn)資料丟失、損壞等情況，應及時報告并采取相應的補救措施。七、工程臺賬保密與安全（一）保密措施1.工程臺賬涉及公司商業(yè)秘密和工程信息，相關人員應嚴格遵守公司保密制度，不得泄露給無關人員。2.在使用工程臺賬信息時，應采取必要的保密措施，如限制訪問權限、加密存儲等。3.未經公司批準，任何單位和個人不得擅自復制、傳播工程臺賬資料。（二）安全管理1.加強對工程臺賬存儲設備的安全管理，防止設備被盜、損壞或數(shù)據(jù)丟失。2.定期對工程臺賬管理系統(tǒng)進行安全檢查和維護，及時更新系統(tǒng)安全補丁，防止網絡攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.制定應急預案，如發(fā)生火災、水災、系統(tǒng)故障等突發(fā)事件，能夠及時采取措施恢復工程臺賬數(shù)據(jù)，確保工程信息的安全。八、工程臺賬監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對工程臺賬管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括臺賬建立的規(guī)范性、信息更新的及時性、資料保管的完整性等。2.工程管理部門應配合公司監(jiān)督檢查工作，提供相關工程臺賬資料，如實匯報臺賬管理情況。（二）考核評價1.將工程臺賬管理工作納入部門和個人績效考核體系，對臺賬管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵。2