鞋廠原料訂單管理制度

鞋廠原料訂單管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范鞋廠原料訂單管理流程，確保原料的及時供應(yīng)、質(zhì)量穩(wěn)定，降低成本，提高生產(chǎn)效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于鞋廠所有原料訂單的管理，包括原材料、輔助材料等的采購訂單。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)生產(chǎn)計劃和庫存情況，合理確定原料采購數(shù)量，避免積壓和短缺。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：嚴格把控原料質(zhì)量，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，確保所采購的原料符合鞋廠生產(chǎn)要求。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低原料采購成本。4.合同管理原則：所有原料采購均需簽訂合同，明確雙方權(quán)利和義務(wù)，確保訂單執(zhí)行的規(guī)范性。二、訂單需求預(yù)測與計劃（一）需求預(yù)測1.生產(chǎn)部門負責(zé)每月末根據(jù)下月生產(chǎn)計劃，結(jié)合現(xiàn)有庫存情況，對各類原料的需求進行初步預(yù)測，并填寫《原料需求預(yù)測表》。2.銷售部門根據(jù)市場訂單情況及銷售趨勢，對可能影響原料需求的因素進行分析，向生產(chǎn)部門提供相關(guān)信息，協(xié)助其完善需求預(yù)測。3.采購部門參與需求預(yù)測會議，根據(jù)以往采購經(jīng)驗及市場供應(yīng)情況，對預(yù)測數(shù)據(jù)提出意見和建議，確保需求預(yù)測的準確性。（二）訂單計劃制定1.生產(chǎn)部門根據(jù)需求預(yù)測結(jié)果，結(jié)合生產(chǎn)進度安排，制定詳細的《原料訂單計劃表》，明確每種原料的采購數(shù)量、規(guī)格、交貨時間等信息。2.《原料訂單計劃表》需經(jīng)生產(chǎn)部門負責(zé)人審核簽字后，提交給采購部門。3.采購部門根據(jù)訂單計劃表，進一步細化采購安排，確定采購批次、供應(yīng)商選擇等，并制定相應(yīng)的采購預(yù)算。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商篩選與評估1.采購部門定期收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。2.根據(jù)原料采購要求，制定供應(yīng)商篩選標準，包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面。3.對潛在供應(yīng)商進行實地考察，評估其實際情況是否符合篩選標準?？疾靸?nèi)容包括生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、質(zhì)量管理體系、人員配備等。4.采購部門組織相關(guān)部門（如生產(chǎn)、質(zhì)檢等）對考察合格的供應(yīng)商進行綜合評估，確定合格供應(yīng)商名單，并報公司管理層審批。（二）供應(yīng)商日常管理1.與合格供應(yīng)商簽訂年度合作框架協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括原料質(zhì)量標準、價格調(diào)整機制、交貨期、付款方式等。2.采購部門定期對供應(yīng)商進行評估和考核，考核指標包括交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量合格率、售后服務(wù)滿意度等。3.對于考核結(jié)果優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當?shù)莫剟詈透嗟暮献鳈C會；對于考核不達標或出現(xiàn)嚴重質(zhì)量問題的供應(yīng)商，及時發(fā)出警告，要求其限期整改；若整改后仍不符合要求，取消其合格供應(yīng)商資格。四、訂單下達與執(zhí)行（一）訂單下達1.采購部門根據(jù)《原料訂單計劃表》，選擇合適的供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確原料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等詳細信息。2.采購訂單可以通過書面形式（如傳真、郵件等）或電子訂單系統(tǒng)發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字確認。3.對于緊急訂單，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商能夠優(yōu)先安排生產(chǎn)和發(fā)貨。同時，要在訂單上注明"緊急訂單"字樣，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。（二）訂單執(zhí)行跟蹤1.采購部門負責(zé)訂單執(zhí)行的跟蹤工作，定期與供應(yīng)商溝通，了解訂單生產(chǎn)進度和發(fā)貨情況。2.建立訂單跟蹤臺賬，記錄訂單的執(zhí)行情況，包括訂單下達時間、供應(yīng)商反饋的生產(chǎn)進度、預(yù)計發(fā)貨時間、實際發(fā)貨時間、到貨時間等信息。3.如發(fā)現(xiàn)訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，如生產(chǎn)延誤、質(zhì)量問題、運輸故障等，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并將情況反饋給相關(guān)部門（如生產(chǎn)、質(zhì)檢等）。4.對于因供應(yīng)商原因?qū)е碌挠唵窝诱`或其他問題，采購部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。五、原料檢驗與驗收（一）檢驗標準制定1.質(zhì)量部門根據(jù)鞋廠生產(chǎn)要求和行業(yè)標準，制定各類原料的檢驗標準和檢驗流程。2.檢驗標準應(yīng)明確原料的外觀、尺寸、物理性能、化學(xué)性能等方面的要求，以及相應(yīng)的檢驗方法和判定規(guī)則。（二）到貨檢驗1.原料到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量部門做好檢驗準備工作。2.原料到貨時，質(zhì)量檢驗人員按照檢驗標準對原料進行檢驗。檢驗內(nèi)容包括數(shù)量核對、外觀檢查、抽樣檢測等。3.對于重要原料或質(zhì)量不穩(wěn)定的原料，應(yīng)增加檢驗頻次和項目。4.檢驗合格的原料，質(zhì)量檢驗人員在《原料檢驗報告》上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)；檢驗不合格的原料，質(zhì)量檢驗人員應(yīng)出具《不合格品報告》，注明不合格原因，并及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。（三）驗收結(jié)果處理1.對于驗收合格的原料，倉庫管理人員按照規(guī)定進行入庫存儲，并做好標識和記錄。2.對于驗收不合格的原料，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施。3.若因不合格原料導(dǎo)致生產(chǎn)延誤或其他損失，采購部門應(yīng)按照合同約定向供應(yīng)商索賠。4.質(zhì)量部門對不合格原料的處理情況進行跟蹤和記錄，分析不合格原因，采取相應(yīng)的糾正措施，防止類似問題再次發(fā)生。六、庫存管理（一）庫存盤點1.倉庫管理人員定期對原料庫存進行盤點，確保賬實相符。2.每月末進行一次全面盤點，盤點結(jié)果填寫《庫存盤點表》。3.在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，倉庫管理人員應(yīng)及時查明原因，并編制《盤盈盤虧報告》，報財務(wù)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）庫存控制1.根據(jù)生產(chǎn)計劃和訂單需求，合理控制原料庫存水平，避免庫存積壓或缺貨。2.制定庫存安全庫存標準，當庫存低于安全庫存時，采購部門應(yīng)及時下達補貨訂單。3.對于長期積壓或不再使用的原料，倉庫管理人員應(yīng)及時提出處理建議，經(jīng)相關(guān)部門審批后進行處理，如退貨、報廢、降價銷售等。七、訂單變更管理（一）變更申請1.在訂單執(zhí)行過程中，如因生產(chǎn)計劃調(diào)整、設(shè)計變更、市場需求變化等原因需要變更訂單，相關(guān)部門應(yīng)填寫《訂單變更申請表》，詳細說明變更原因、變更內(nèi)容等。2.《訂單變更申請表》需經(jīng)提出變更部門負責(zé)人審核簽字后，提交給采購部門。（二）變更審批1.采購部門收到《訂單變更申請表》后，組織相關(guān)部門（如生產(chǎn)、質(zhì)量、財務(wù)等）進行評審，評估變更對生產(chǎn)進度、產(chǎn)品質(zhì)量、成本等方面的影響。2.根據(jù)評審結(jié)果，由采購部門填寫審批意見，報公司管理層審批。3.對于重大訂單變更，需經(jīng)公司管理層集體決策。（三）變更執(zhí)行1.經(jīng)審批同意的訂單變更，采購部門及時通知供應(yīng)商，并與供應(yīng)商協(xié)商確定變更后的訂單內(nèi)容，簽訂補充協(xié)議或變更訂單。2.采購部門跟蹤訂單變更的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按照變更后的要求進行生產(chǎn)和發(fā)貨。3.相關(guān)部門根據(jù)訂單變更情況，調(diào)整生產(chǎn)計劃、質(zhì)量控制措施、庫存管理等工作，確保生產(chǎn)的順利進行。八、訂單結(jié)算與付款管理（一）結(jié)算方式1.采購部門與供應(yīng)商在簽訂采購合同時，明確結(jié)算方式，如貨到付款、月結(jié)、分批付款等。2.對于采用月結(jié)方式的供應(yīng)商，每月末采購部門應(yīng)與供應(yīng)商核對當月的采購數(shù)量、金額等信息，確認無誤后，由供應(yīng)商開具發(fā)票。（二）付款審批1.采購部門收到供應(yīng)商發(fā)票后，填寫《付款申請單》，附上相關(guān)的采購合同、訂單、驗收報告等資料，提交給財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門對《付款申請單》及相關(guān)資料進行審核，重點審核發(fā)票的真實性、合法性、金額準確性，以及采購業(yè)務(wù)的合規(guī)性等。3.審核通過的《付款申請單》報公司管理層審批。（三）付款執(zhí)行1.經(jīng)公司管理層審批同意后，財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間安排付款。2.財務(wù)部門在付款后，及時登記付款臺賬，記錄付款日期、金額、供應(yīng)商等信息。3.采購部門跟蹤付款情況，確保供應(yīng)商按時收到款項，并與供應(yīng)商保持溝通，維護良好的合作關(guān)系。九、信息管理（一）訂單信息收集1.采購部門負責(zé)收集和整理原料訂單相關(guān)信息，包括訂單需求預(yù)測、訂單計劃、訂單下達、訂單執(zhí)行跟蹤、檢驗驗收、庫存管理、訂單變更、結(jié)算付款等環(huán)節(jié)的信息。2.信息收集應(yīng)及時、準確、完整，確保訂單管理的各個環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的記錄可查。（二）信息存儲與共享1.建立訂單管理信息系統(tǒng)，將收集到的訂單信息錄入系統(tǒng)進行存儲。2.訂單管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，不同部門的人員根據(jù)其工作職責(zé)和權(quán)限，可查詢和使用相關(guān)的訂單信息。3.定期對訂單管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)據(jù)分析與利用1.采購部門定期對訂單管理信息進行分析，如訂單執(zhí)行情況分析、供應(yīng)商績效分析、庫存周轉(zhuǎn)率分析等。2.通過數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)訂單管理過程中存在的問題和潛在風(fēng)險，及時采取措施加以改進和防范。3.將訂單管理數(shù)據(jù)分析結(jié)果提供給相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)，為公司的決策提供依據(jù)。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司內(nèi)部審計部門定期對原料訂單管理情況進行審計監(jiān)督，檢查訂單管理流程是否合規(guī)，各項制度是否執(zhí)行到位。2.采購部門應(yīng)定期向公司管理層匯報原料訂單管理工作進展情況，接受公司管理層的監(jiān)督和指導(dǎo)。3.鼓勵員工對訂單管理過程中的違規(guī)行為進行舉報，公司對舉報屬實的員工給予獎勵。（二）考核指標1.訂單按時交付率：考核采購部門是否按照訂單要求及時完成采購任務(wù)，確保原料按時供應(yīng)給生產(chǎn)部門。2.原料質(zhì)量合格率：考核采購部門所采購原料的質(zhì)量是否符合要求，是否滿足鞋廠生產(chǎn)需要。3.采購成本控制率：考核采購部門在采購過程中是否有效控制成本，實際采購成本與預(yù)算成本的差異情況。4.供應(yīng)商投訴率：考核采購部門與供應(yīng)商的合作情況，供應(yīng)商對采購部門的投訴次數(shù)。（三）考核與獎懲1.根據(jù)考核指標完成情況，對采購部門及相關(guān)人員進行年度考核。2.對于考核結(jié)果優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵，如獎金、晉升機會等。3.對于考核結(jié)果不達標或出現(xiàn)嚴重失誤的部門和個人，給