銀行物料采購管理制度VIP

銀行物料采購管理制度?總則目的為規(guī)范銀行物料采購行為，加強(qiáng)采購管理，確保采購工作的科學(xué)性、合理性、規(guī)范性和高效性，滿足銀行日常運營和業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，特制定本制度。適用范圍本制度適用于銀行內(nèi)部各部門涉及的各類物料采購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、金融機(jī)具、宣傳物料、耗材等?；驹瓌t1.合規(guī)性原則：采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和銀行內(nèi)部規(guī)章制度。2.效益性原則：在保證物料質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公正性原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，確保所有供應(yīng)商享有平等的競爭機(jī)會。4.及時性原則：根據(jù)業(yè)務(wù)需求，及時采購所需物料，保障銀行運營的正常進(jìn)行。5.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商提供的物料。采購組織與職責(zé)采購決策機(jī)構(gòu)銀行設(shè)立采購決策委員會，負(fù)責(zé)對重大采購項目進(jìn)行審議和決策。采購決策委員會由行領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。其職責(zé)包括：1.審議采購戰(zhàn)略、政策和制度。2.審批年度采購預(yù)算。3.審定重大采購項目的采購方案、供應(yīng)商選擇等。采購執(zhí)行部門銀行指定專門的采購部門負(fù)責(zé)具體的采購執(zhí)行工作。采購部門職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行采購管理制度和相關(guān)規(guī)定。2.編制采購計劃和預(yù)算，組織實施采購活動。3.收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案。4.負(fù)責(zé)采購合同的簽訂、履行、驗收等工作。5.協(xié)調(diào)處理采購過程中的問題和糾紛。需求部門各需求部門負(fù)責(zé)提出物料采購需求，配合采購部門進(jìn)行采購工作。其職責(zé)包括：1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，準(zhǔn)確填寫采購申請單，詳細(xì)說明采購物料的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與供應(yīng)商的考察和評估。3.協(xié)助采購部門進(jìn)行采購合同的驗收工作。采購流程采購申請1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和實際工作需要，填寫采購申請單。采購申請單應(yīng)包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時間、用途說明等內(nèi)容。2.采購申請單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。對于金額較大或重要的采購項目，還需按照銀行規(guī)定的審批流程報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。采購計劃制定采購部門收到采購申請單后，進(jìn)行匯總和分析。結(jié)合銀行庫存情況、采購預(yù)算等因素，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、采購方式等。供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，考察其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)、信譽(yù)等方面情況。對于符合基本條件的供應(yīng)商，要求其提供相關(guān)資質(zhì)證明文件，如營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量檢測報告等。2.供應(yīng)商評估采購部門組織相關(guān)人員對入圍供應(yīng)商進(jìn)行實地考察和評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場、質(zhì)量管理體系、人員配備、設(shè)備狀況等。定期對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，評估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為A、B、C三類。A類為優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，B類為合格供應(yīng)商，C類為待改進(jìn)供應(yīng)商。3.供應(yīng)商選擇根據(jù)采購項目的要求和供應(yīng)商評估情況，采購部門選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。對于一般性采購項目，可以采用詢價、比價等方式選擇供應(yīng)商；對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜的采購項目，應(yīng)采用招標(biāo)、競爭性談判等方式選擇供應(yīng)商。采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行談判，明確采購物料的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，達(dá)成一致后簽訂采購合同。采購合同簽訂與履行1.合同簽訂采購部門根據(jù)談判結(jié)果，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同經(jīng)法律合規(guī)部門審核后，由銀行授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。2.合同履行采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的履行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交付物料。供應(yīng)商交付物料時，應(yīng)提供送貨清單、質(zhì)量檢驗報告等相關(guān)文件。采購部門按照合同約定的驗收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收。對于驗收合格的物料，辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的物料，及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，要求供應(yīng)商更換或補(bǔ)貨。采購部門根據(jù)合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續(xù)。在付款前，應(yīng)對采購發(fā)票等相關(guān)憑證進(jìn)行審核，確保付款的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。采購驗收1.采購物料到貨后，采購部門應(yīng)及時通知需求部門和相關(guān)人員進(jìn)行驗收。驗收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對物料的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進(jìn)行檢查。2.對于重要設(shè)備和關(guān)鍵物料，應(yīng)邀請專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行驗收。驗收合格后，驗收人員在驗收報告上簽字確認(rèn)。3.如發(fā)現(xiàn)物料存在質(zhì)量問題或與合同約定不符，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商采取措施解決問題。如供應(yīng)商未能及時解決，采購部門有權(quán)按照合同約定扣除相應(yīng)貨款或追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。采購結(jié)算與付款1.采購部門在采購物料驗收合格后，應(yīng)及時辦理采購結(jié)算手續(xù)。采購結(jié)算應(yīng)根據(jù)采購合同和實際驗收情況，核對發(fā)票、送貨清單等憑證，確保結(jié)算金額的準(zhǔn)確性。2.采購結(jié)算完成后，采購部門按照銀行財務(wù)管理制度的規(guī)定，填寫付款申請單，附上相關(guān)憑證，提交至財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核通過后，辦理付款手續(xù)。3.對于預(yù)付款項的采購項目，采購部門應(yīng)在供應(yīng)商履行合同約定后，及時辦理結(jié)算和沖賬手續(xù)。采購預(yù)算管理預(yù)算編制1.采購部門會同財務(wù)部門等相關(guān)部門，根據(jù)銀行年度經(jīng)營計劃和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，編制年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容。2.采購預(yù)算編制應(yīng)遵循"零基預(yù)算"原則，充分考慮業(yè)務(wù)實際需要，避免盲目預(yù)算和浪費。同時，應(yīng)結(jié)合銀行資金狀況，合理安排采購資金。3.年度采購預(yù)算經(jīng)采購決策委員會審議通過后，報銀行管理層審批。審批通過后的采購預(yù)算作為銀行年度采購工作的依據(jù)。預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算組織采購活動，確保采購支出控制在預(yù)算范圍內(nèi)。對于超出預(yù)算的采購項目，應(yīng)按照銀行規(guī)定的審批流程進(jìn)行追加預(yù)算申請。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，定期向銀行管理層匯報采購預(yù)算執(zhí)行情況。如發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行偏差較大，應(yīng)及時查找原因，采取措施進(jìn)行調(diào)整。3.采購部門應(yīng)建立采購預(yù)算執(zhí)行臺賬，記錄采購項目的預(yù)算金額、實際支出金額、預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度等信息，以便及時掌握預(yù)算執(zhí)行情況。采購風(fēng)險管理風(fēng)險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能面臨的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.針對識別出的風(fēng)險，采購部門應(yīng)分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險等級。對于高風(fēng)險的采購項目，應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對密切關(guān)注市場動態(tài)，及時了解物料價格波動情況。通過與供應(yīng)商協(xié)商、簽訂長期合同、套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。建立市場信息收集和分析機(jī)制，定期發(fā)布市場價格信息和采購建議，為采購決策提供參考。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對加強(qiáng)供應(yīng)商管理，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核。選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，與其建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。要求供應(yīng)商提供履約保證金或采用銀行保函等方式，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。建立供應(yīng)商備用機(jī)制，對于重要物料的供應(yīng)商，應(yīng)選擇至少兩家以上的供應(yīng)商，以備不時之需。3.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對加強(qiáng)采購物料的質(zhì)量控制，在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收方式。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量檢驗報告等相關(guān)文件，確保采購物料符合質(zhì)量要求。對采購物料進(jìn)行抽檢或委托第三方檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時與供應(yīng)商協(xié)商處理。4.合同風(fēng)險應(yīng)對采購合同應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)和銀行內(nèi)部規(guī)定簽訂，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同條款應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確、無歧義，避免合同糾紛。加強(qiáng)合同履行過程的跟蹤和管理，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。如遇合同變更或解除，應(yīng)按照合同約定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。5.法律風(fēng)險應(yīng)對采購部門應(yīng)加強(qiáng)法律法規(guī)學(xué)習(xí)，提高法律意識。在采購活動中，嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和銀行內(nèi)部規(guī)章制度，確保采購行為合法合規(guī)。對于重大采購項目，應(yīng)邀請法律合規(guī)部門進(jìn)行法律審查，防范法律風(fēng)險。監(jiān)督與考核內(nèi)部監(jiān)督1.銀行內(nèi)部審計部門定期對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的履行情況、采購資金的使用情況等。2.采購部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對采購工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。同時，應(yīng)接受銀行其他部門和員工的監(jiān)督和投訴?？己嗽u價1.建立采購工作考核評價體系，對采購部門和采購人員的工作績效進(jìn)行考核評價?？己嗽u價指標(biāo)包括采購成本控制、采購質(zhì)量、采購效率、供應(yīng)商管理、合同履行等方面。2.采購部門應(yīng)定期對采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，根據(jù)考核評價結(jié)果，查找存在的問題和不足，制定改進(jìn)措施，不斷提高采購工作水平。3.對于在采購工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于存在違規(guī)行為或工作失誤的部門和個人，按照銀行規(guī)定進(jìn)行問責(zé)和處罰。信息管理采購信息收集采購部門應(yīng)廣泛收集與采購相關(guān)的信息，包括市場價格信息、供應(yīng)商信息、產(chǎn)品質(zhì)量信息、行業(yè)動態(tài)信息等。信息收集渠道包括網(wǎng)絡(luò)平臺、行業(yè)協(xié)會、供應(yīng)商提供、市場調(diào)研等。采購信息整理與分析采購部門對收集到的采購信息進(jìn)行整理和分析，形成有價值的采購情報。通過對采購信息的分析，了解市場動態(tài)和供應(yīng)商情況，為采購決策提