鐵塔公司采購管理制度

鐵塔公司采購管理制度?總則目的為規(guī)范中國鐵塔股份有限公司（以下簡稱"公司"）采購管理工作，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，控制采購成本，防范采購風(fēng)險，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各級分公司、子公司（以下統(tǒng)稱"各級公司"）的采購活動，包括工程建設(shè)、設(shè)備采購、物資采購、服務(wù)采購等各類采購項目?；驹瓌t1.依法合規(guī)原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.公開公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，遵循公平競爭原則，保證所有潛在供應(yīng)商享有平等參與機會，確保采購結(jié)果公正合理。3.成本效益原則：在滿足采購需求的前提下，充分考慮采購成本與效益的平衡，通過科學(xué)的采購策略和方法，降低采購成本，提高資金使用效率。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商和產(chǎn)品，確保采購的物資、服務(wù)和工程符合公司要求，滿足業(yè)務(wù)運營需要。5.內(nèi)控風(fēng)險原則：建立健全采購內(nèi)部控制制度，加強采購各環(huán)節(jié)的風(fēng)險防控，有效防范采購過程中的各種風(fēng)險。管理職責(zé)采購管理部門職責(zé)1.制定采購管理制度：負責(zé)制定和完善公司采購管理制度、流程及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并監(jiān)督執(zhí)行。2.采購計劃管理：組織編制年度采購計劃，審核各部門采購需求，匯總平衡后形成公司年度采購計劃，并負責(zé)采購計劃的下達、調(diào)整和跟蹤執(zhí)行情況。3.供應(yīng)商管理：建立和維護供應(yīng)商信息庫，組織供應(yīng)商的開發(fā)、選擇、評估、考核等工作，負責(zé)供應(yīng)商關(guān)系的管理與協(xié)調(diào)。4.采購執(zhí)行：按照采購制度和流程，組織實施各類采購項目，包括招標(biāo)、談判、詢價等采購方式的具體操作，簽訂采購合同，并負責(zé)采購合同的履行、驗收、付款等工作。5.采購風(fēng)險管理：識別、評估和監(jiān)控采購過程中的風(fēng)險，制定風(fēng)險應(yīng)對措施，及時處理采購過程中的異常情況和風(fēng)險事件。6.采購數(shù)據(jù)分析與報告：定期收集、整理采購數(shù)據(jù)，進行采購數(shù)據(jù)分析，為公司決策提供支持，并向上級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門報送采購工作報告。需求部門職責(zé)1.提出采購需求：根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，準(zhǔn)確、及時地提出采購需求，明確采購物資、服務(wù)或工程的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、交貨期等要求，并對需求的合理性和準(zhǔn)確性負責(zé)。2.參與采購過程：協(xié)助采購管理部門開展采購活動，參與供應(yīng)商選擇、采購文件評審、合同談判等工作，提供專業(yè)意見和建議。3.采購驗收：負責(zé)組織或參與采購物資、服務(wù)或工程的驗收工作，確保所采購的物品符合需求部門要求，并及時反饋驗收結(jié)果。4.采購合同執(zhí)行：跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，配合采購管理部門做好付款申請等工作。財務(wù)部門職責(zé)1.采購預(yù)算管理：參與公司采購預(yù)算的編制和審核，負責(zé)采購資金的統(tǒng)籌安排和預(yù)算控制，確保采購資金的合理使用。2.采購付款審核：按照公司財務(wù)制度和采購合同約定，對采購付款申請進行審核，確保付款手續(xù)齊全、金額準(zhǔn)確、支付合規(guī)。3.采購財務(wù)分析：定期對采購成本、資金使用情況等進行財務(wù)分析，為公司采購決策提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持和建議。審計部門職責(zé)1.采購審計監(jiān)督：對公司采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購制度的執(zhí)行情況，防范采購風(fēng)險，確保采購活動合法合規(guī)、公正透明。2.采購項目審計：對重大采購項目進行專項審計，審查采購項目的立項、招標(biāo)、合同簽訂、執(zhí)行及驗收等環(huán)節(jié)，提出審計意見和建議，促進采購管理水平提升。采購流程采購計劃編制1.需求收集：各部門應(yīng)于每年[具體時間]前，根據(jù)本部門下一年度業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和工作安排，向采購管理部門提交采購需求預(yù)測。采購需求預(yù)測應(yīng)包括采購物資、服務(wù)或工程的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間等詳細信息。2.需求審核：采購管理部門收到各部門提交的采購需求預(yù)測后，進行匯總整理，并組織相關(guān)部門對采購需求的合理性、必要性進行審核。審核內(nèi)容包括采購項目是否符合公司業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略和年度預(yù)算安排，采購數(shù)量是否合理，技術(shù)規(guī)格是否明確等。3.計劃編制：采購管理部門根據(jù)審核通過的采購需求預(yù)測，結(jié)合公司庫存情況、資金狀況等因素，編制年度采購計劃。年度采購計劃應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容，并按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。4.計劃下達與調(diào)整：經(jīng)審批后的年度采購計劃由采購管理部門下達給各相關(guān)部門執(zhí)行。在采購計劃執(zhí)行過程中，如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要或其他原因需對采購計劃進行調(diào)整，相關(guān)部門應(yīng)及時向采購管理部門提出申請，采購管理部門審核后進行調(diào)整，并重新下達采購計劃。供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)：采購管理部門根據(jù)采購需求和公司供應(yīng)商管理策略，通過多種渠道開展供應(yīng)商開發(fā)工作。供應(yīng)商開發(fā)渠道包括但不限于網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、參加供應(yīng)商展會等。2.供應(yīng)商篩選：采購管理部門對新開發(fā)的供應(yīng)商進行初步篩選，收集供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等資料，并進行實地考察或電話訪談等，了解供應(yīng)商的實際情況。3.供應(yīng)商評估：采購管理部門組織相關(guān)部門對篩選合格的供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的技術(shù)能力、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制能力、管理水平、財務(wù)狀況、信譽等方面。評估可采用問卷調(diào)查、現(xiàn)場評審、數(shù)據(jù)分析、供應(yīng)商樣品測試等方式進行。4.供應(yīng)商選擇：采購管理部門根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，按照公司規(guī)定的供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)和采購方式，選擇確定合格的供應(yīng)商。對于重大采購項目，應(yīng)采用招標(biāo)、競爭性談判等公開采購方式選擇供應(yīng)商；對于一般性采購項目，可采用詢價、單一來源采購等方式選擇供應(yīng)商。5.供應(yīng)商準(zhǔn)入：采購管理部門與選定的供應(yīng)商簽訂《供應(yīng)商準(zhǔn)入?yún)f(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，將供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商信息庫進行管理。供應(yīng)商信息庫應(yīng)包括供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、評估結(jié)果、合作記錄等內(nèi)容，并定期進行更新維護。6.供應(yīng)商考核：采購管理部門定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等方面進行考核評價?？己嗽u價結(jié)果作為供應(yīng)商續(xù)用、淘汰、調(diào)整采購份額等的重要依據(jù)。對于考核不合格的供應(yīng)商，采購管理部門應(yīng)及時采取整改措施或終止合作關(guān)系。采購實施1.采購方式選擇：采購管理部門根據(jù)采購項目的特點、金額大小、市場供應(yīng)情況等因素，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括招標(biāo)、競爭性談判、詢價、單一來源采購等。招標(biāo)采購：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、有多家潛在供應(yīng)商可供選擇的采購項目。招標(biāo)采購應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等工作。競爭性談判采購：適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的采購項目。競爭性談判采購應(yīng)成立談判小組，與供應(yīng)商進行談判，確定成交供應(yīng)商。詢價采購：適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。詢價采購應(yīng)向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求供應(yīng)商一次報出不得更改的價格，采購管理部門根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商。單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目。單一來源采購應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進行審批，并與供應(yīng)商進行談判，確定采購價格和其他條款。2.采購文件編制：根據(jù)選定的采購方式，采購管理部門組織編制采購文件。采購文件應(yīng)包括采購項目的基本情況、采購需求、技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容，確保采購文件準(zhǔn)確、完整、清晰，能夠滿足采購項目的要求。3.采購信息發(fā)布：對于招標(biāo)采購項目，應(yīng)按照規(guī)定在國家指定的媒介上發(fā)布招標(biāo)公告；對于其他采購方式，應(yīng)通過公司內(nèi)部采購平臺、電子郵件、電話等方式向潛在供應(yīng)商發(fā)布采購信息，邀請其參與采購活動。4.采購響應(yīng)與評審：潛在供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)提交采購響應(yīng)文件，采購管理部門組織相關(guān)部門對采購響應(yīng)文件進行評審。評審過程應(yīng)嚴(yán)格按照采購文件規(guī)定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法進行，確保評審結(jié)果公平、公正、客觀。5.采購合同簽訂：根據(jù)評審結(jié)果，采購管理部門與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資、服務(wù)或工程的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購合同簽訂后，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進行審批，并加蓋公司合同專用章。采購驗收1.驗收準(zhǔn)備：采購合同簽訂后，采購管理部門應(yīng)及時通知需求部門做好驗收準(zhǔn)備工作。需求部門應(yīng)成立驗收小組，明確驗收人員職責(zé)，熟悉采購合同要求和驗收標(biāo)準(zhǔn)，并準(zhǔn)備好驗收所需的工具和資料。2.到貨驗收：供應(yīng)商按照采購合同約定的交貨期將貨物送達指定地點后，采購管理部門應(yīng)及時組織需求部門進行到貨驗收。到貨驗收應(yīng)按照采購合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀、質(zhì)量等進行檢查，確保貨物符合要求。3.安裝調(diào)試驗收：對于需要安裝調(diào)試的設(shè)備或工程，采購管理部門應(yīng)在到貨驗收合格后，組織供應(yīng)商進行安裝調(diào)試。安裝調(diào)試驗收應(yīng)按照采購合同要求和相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，對設(shè)備或工程的運行情況、性能指標(biāo)、功能實現(xiàn)等進行測試和驗證，確保設(shè)備或工程能夠正常運行并滿足使用要求。4.驗收報告編制：驗收工作完成后，驗收小組應(yīng)編制驗收報告。驗收報告應(yīng)包括采購項目的基本情況、驗收依據(jù)、驗收過程、驗收結(jié)果、驗收結(jié)論等內(nèi)容，并由驗收人員簽字確認(rèn)。驗收報告作為采購項目結(jié)算和付款的重要依據(jù)。5.驗收問題處理：如在驗收過程中發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題、數(shù)量短缺、規(guī)格不符等問題，驗收小組應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商限期整改或更換貨物。如供應(yīng)商未能按時解決問題，采購管理部門應(yīng)按照采購合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。采購付款1.付款申請：采購合同執(zhí)行完畢且驗收合格后，需求部門應(yīng)按照采購合同約定，及時向采購管理部門提交付款申請。付款申請應(yīng)包括采購項目名稱、采購合同編號、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款方式、付款依據(jù)等內(nèi)容，并附上驗收報告、發(fā)票等相關(guān)證明材料。2.付款審核：采購管理部門收到需求部門提交的付款申請后，對付款申請的真實性、準(zhǔn)確性、完整性進行審核。審核內(nèi)容包括采購合同是否履行完畢，驗收報告是否真實有效，發(fā)票是否合規(guī)等。審核通過后，將付款申請?zhí)峤回攧?wù)部門進行付款審核。3.財務(wù)付款：財務(wù)部門收到采購管理部門提交的付款申請后，按照公司財務(wù)制度和采購合同約定，對付款申請進行再次審核。審核內(nèi)容包括付款金額是否準(zhǔn)確，付款方式是否符合規(guī)定，資金是否充足等。審核通過后，辦理付款手續(xù)，將款項支付給供應(yīng)商。采購風(fēng)險管理風(fēng)險識別與評估1.建立風(fēng)險識別機制：采購管理部門應(yīng)定期組織相關(guān)部門對采購過程中的風(fēng)險進行識別，通過收集采購數(shù)據(jù)、分析采購流程、關(guān)注市場動態(tài)等方式，查找可能存在的風(fēng)險因素。2.風(fēng)險評估：采購管理部門對識別出的風(fēng)險因素進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。風(fēng)險評估可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法，確定風(fēng)險等級，為制定風(fēng)險應(yīng)對措施提供依據(jù)。風(fēng)險應(yīng)對措施1.制定風(fēng)險應(yīng)對策略：針對不同等級的風(fēng)險，采購管理部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對策略，包括風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險降低、風(fēng)險轉(zhuǎn)移、風(fēng)險接受等。風(fēng)險規(guī)避：對于風(fēng)險發(fā)生可能性高且影響程度大的風(fēng)險，如法律法規(guī)風(fēng)險、重大質(zhì)量風(fēng)險等，應(yīng)采取風(fēng)險規(guī)避措施，如取消采購項目、更換采購方式等。風(fēng)險降低：對于風(fēng)險發(fā)生可能性較高但影響程度較小的風(fēng)險，如供應(yīng)商違約風(fēng)險、交貨期延遲風(fēng)險等，應(yīng)采取風(fēng)險降低措施，如加強供應(yīng)商管理、簽訂補充協(xié)議等。風(fēng)險轉(zhuǎn)移：對于風(fēng)險發(fā)生可能性較低但影響程度較大的風(fēng)險，如市場價格波動風(fēng)險、不可抗力風(fēng)險等，可采取風(fēng)險轉(zhuǎn)移措施，如購買保險、簽訂套期保值合同等。風(fēng)險接受：對于風(fēng)險發(fā)生可能性低且影響程度小的風(fēng)險，如一般性的質(zhì)量瑕疵風(fēng)險、小額采購風(fēng)險等，可采取風(fēng)險接受措施，如加強驗收檢查、預(yù)留一定的風(fēng)險金等。2.實施風(fēng)險監(jiān)控：采購管理部門應(yīng)建立風(fēng)險監(jiān)控機制，定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況，調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對策略，確保風(fēng)險得到有效控制。采購監(jiān)督與審計內(nèi)部監(jiān)督1.采購管理部門自查：采購管理部門應(yīng)定期對本部門的采購工作進行自查，檢查采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購文件的編制與審核情況、供應(yīng)商管理情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.內(nèi)部審計監(jiān)督：審計部門應(yīng)定期對公司采購活動進行內(nèi)部審計，審查采購項目的立項、招標(biāo)、合同簽訂、執(zhí)行及驗收等環(huán)節(jié)，檢查采購制度的執(zhí)行情況，防范采購風(fēng)險，促進采購管理水平提升。外部監(jiān)督1.接受監(jiān)管部門監(jiān)督：公司應(yīng)積極接受國