項目定期聯(lián)系管理制度

項目定期聯(lián)系管理制度?一、總則（一）目的為加強公司項目管理，確保項目順利推進，及時解決項目實施過程中出現(xiàn)的問題，增進項目團隊成員之間、項目與公司各部門之間的溝通與協(xié)作，特制定本項目定期聯(lián)系管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有正在進行的項目，包括但不限于研發(fā)項目、工程項目、營銷項目等。（三）基本原則1.及時性原則：定期聯(lián)系應按照規(guī)定的時間和頻率進行，確保信息及時傳遞和問題及時解決。2.準確性原則：傳遞的信息應真實、準確、完整，避免虛假或誤導性信息。3.責任明確原則：明確各參與方在項目定期聯(lián)系中的職責，確保各項工作落實到人。4.溝通協(xié)作原則：強調溝通與協(xié)作，促進項目團隊成員之間、項目與公司各部門之間的相互支持與配合。二、定期聯(lián)系的主體與方式（一）項目團隊內部定期聯(lián)系1.項目周會召開時間：每周[具體時間]召開，時長約[X]小時。參會人員：項目負責人、項目核心成員（包括技術骨干、業(yè)務代表等）。會議內容：項目進展匯報：各成員匯報上周工作完成情況，包括已完成的任務、遇到的問題及解決方案。本周工作計劃：明確本周的工作任務、目標及責任人。問題討論與解決：針對項目中出現(xiàn)的問題進行討論，共同尋找解決方案，明確責任人和時間節(jié)點。項目風險評估：對項目可能面臨的風險進行評估，提出應對措施。2.項目日報報送時間：每天下班前[具體時間]報送。報送人員：項目團隊成員。報送內容：當日工作內容：詳細描述當天完成的工作任務。明日工作計劃：列出明天計劃開展的工作。遇到的問題及解決方案（如有）：記錄當天遇到的問題及采取的解決辦法。（二）項目與公司部門之間定期聯(lián)系1.項目月度匯報會召開時間：每月[具體時間]召開，時長約[X]小時。參會人員：項目負責人、公司高層領導、相關職能部門負責人（如研發(fā)部、工程部、市場部、財務部等）。會議內容：項目整體進展匯報：項目負責人匯報項目的整體進展情況，包括項目目標完成情況、關鍵里程碑達成情況等。部門協(xié)作情況匯報：介紹項目與各職能部門之間的協(xié)作情況，感謝支持，提出需要協(xié)調解決的問題。項目資源需求匯報：提出項目在人力、物力、財力等方面的資源需求，尋求公司支持。領導指示與決策：公司高層領導對項目進行點評，給予指示，做出相關決策。2.跨部門溝通協(xié)調會議召開時間：根據(jù)項目實際需要不定期召開。參會人員：涉及項目相關工作的各部門負責人及具體工作人員。會議內容：針對項目中需要跨部門協(xié)作解決的具體問題進行溝通協(xié)調，明確各部門職責和工作接口，制定解決方案和時間進度表。三、定期聯(lián)系的內容要求（一）項目進展情況1.已完成的工作任務應詳細說明任務內容、完成標準、實際完成情況以及是否達到預期目標。2.未完成的工作任務應分析原因，明確預計完成時間，并提出需要協(xié)調的資源或支持。（二）問題與挑戰(zhàn)1.及時反饋項目實施過程中遇到的技術問題、質量問題、進度問題、資源問題等。2.對問題進行深入分析，提出初步的解決方案或建議，評估問題可能對項目造成的影響。（三）風險評估1.識別項目潛在的風險，如技術風險、市場風險、競爭風險、政策風險等。2.對風險發(fā)生的可能性和影響程度進行評估，制定相應的風險應對措施。（四）溝通協(xié)作需求1.明確項目團隊與公司其他部門之間在信息共享、工作協(xié)調、資源調配等方面的溝通協(xié)作需求。2.提出需要公司提供的支持和幫助，如人力支持、設備資源、資金支持等。四、定期聯(lián)系的組織與實施（一）項目周會組織與實施1.項目負責人負責召集和主持項目周會。2.在會議召開前，項目負責人應提前收集各成員的工作匯報材料，整理會議議題。3.會議過程中，項目負責人應引導討論，確保會議按照預定議程進行，控制會議時間和節(jié)奏。4.會議結束后，項目負責人應及時整理會議紀要，明確各項工作任務的責任人、時間節(jié)點和要求，并發(fā)送給項目團隊成員。（二）項目日報組織與實施1.項目團隊成員按照規(guī)定格式填寫項目日報，并發(fā)送給項目負責人。2.項目負責人對成員的日報進行審核，及時發(fā)現(xiàn)問題并給予指導。3.項目負責人可根據(jù)日報內容對項目進展情況進行匯總分析，為項目決策提供依據(jù)。（三）項目月度匯報會組織與實施1.公司高層領導或指定的部門負責召集和主持項目月度匯報會。2.項目負責人應提前準備好詳細的項目月度匯報材料，包括項目進展情況、問題與挑戰(zhàn)、風險評估、溝通協(xié)作需求等。3.在會議召開前，應將匯報材料提前發(fā)送給參會人員，以便參會人員提前了解項目情況，做好討論準備。4.會議過程中，項目負責人應全面匯報項目情況，認真聽取公司高層領導和各部門負責人的意見和建議。5.會議結束后，項目負責人應根據(jù)會議討論結果，對項目計劃進行調整和完善，并將會議紀要發(fā)送給相關人員。（四）跨部門溝通協(xié)調會議組織與實施1.涉及項目相關工作的部門負責人共同協(xié)商確定跨部門溝通協(xié)調會議的召開時間、地點和議題。2.會議由涉及的主要部門負責人輪流主持。3.參會人員應提前準備好與議題相關的資料和意見建議。4.會議過程中，應充分溝通、協(xié)商，明確各方職責和工作接口，制定切實可行的解決方案。5.會議結束后，由會議主持人整理會議紀要，明確各項工作的責任人、時間節(jié)點和要求，并發(fā)送給參會人員。五、定期聯(lián)系的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設立項目定期聯(lián)系監(jiān)督小組，成員包括公司高層領導、人力資源部門負責人、項目管理部門負責人等。2.監(jiān)督小組定期對項目定期聯(lián)系制度的執(zhí)行情況進行檢查，包括會議召開情況、報告報送情況、問題解決情況等。3.對于未按照規(guī)定進行定期聯(lián)系的項目團隊或個人，監(jiān)督小組應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核指標1.項目周會和項目月度匯報會的按時召開率。2.項目日報的報送及時率和準確率。3.問題解決的及時性和有效性，以問題解決率為考核指標。4.跨部門溝通協(xié)作的順暢程度，通過相關部門的滿意度調查進行考核。（三）考核方式1.人力資源部門負責制定項目定期聯(lián)系考核細則，明確各項考核指標的權重和評分標準。2.考核周期為季度考核，每季度末對項目團隊和個人進行考核評分。3.考核結果與項目團隊和個人的績效獎金、晉升、評優(yōu)等掛鉤。六、信息管理與保密（一）信息管理1.項目定期聯(lián)系過程中產(chǎn)生的各類信息（如會議紀要、匯報材料、日報等）應進行分類整理和歸檔保存。2.建立項目信息共享平臺，方便項目團隊成員之間及時查閱和共享項目信息。3.項目負責人應定期對項目信息進行備份，防止信息丟失。（二）保密要求1.參與項目定期聯(lián)系的人員應嚴格遵守公司的保密制度，對項目涉及的商業(yè)秘密、技術秘密、客戶信息等予以保密。2.在項目定期聯(lián)系過程中，如需涉及敏感信息，應采取相應的保密措施，如加密傳輸、限制知悉范圍等。