企業(yè)收存貨管理制度

企業(yè)收存貨管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司收存貨管理，規(guī)范收存貨流程，保障公司資產(chǎn)安全，提高存貨運(yùn)營(yíng)效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及收存貨業(yè)務(wù)的部門(mén)和人員，包括采購(gòu)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)、質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：確保收存貨信息準(zhǔn)確無(wú)誤，包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等。2.及時(shí)性原則：及時(shí)完成收存貨操作，避免延誤影響生產(chǎn)或銷售。3.安全性原則：保障存貨在收存過(guò)程中的安全，防止損壞、丟失等情況。4.責(zé)任明確原則：明確各部門(mén)和人員在收存貨過(guò)程中的職責(zé)，避免推諉扯皮。二、收存貨流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.各部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、銷售訂單或庫(kù)存情況，填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)注明所需存貨的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。2.采購(gòu)申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門(mén)。（二）采購(gòu)訂單下達(dá)1.采購(gòu)部門(mén)收到采購(gòu)申請(qǐng)表后，對(duì)其進(jìn)行審核，確認(rèn)采購(gòu)需求的合理性。2.根據(jù)審核后的采購(gòu)申請(qǐng)表，選擇合適的供應(yīng)商，下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確存貨的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等條款。3.采購(gòu)訂單經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，發(fā)送給供應(yīng)商，并留存一份副本存檔。（三）到貨通知1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)在預(yù)計(jì)交貨日期前，跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)發(fā)貨。2.當(dāng)供應(yīng)商發(fā)貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)做好收貨準(zhǔn)備，并提供到貨日期、預(yù)計(jì)到貨數(shù)量等信息。（四）收貨準(zhǔn)備1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)收到采購(gòu)部門(mén)的到貨通知后，安排收貨人員和收貨場(chǎng)地，并準(zhǔn)備好收貨所需的工具和設(shè)備，如叉車、托盤(pán)、驗(yàn)收單等。2.收貨人員應(yīng)熟悉所收存貨的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和流程，確保能夠準(zhǔn)確、快速地完成收貨工作。（五）貨物驗(yàn)收1.貨物到達(dá)后，收貨人員首先核對(duì)送貨單與采購(gòu)訂單的一致性，包括存貨的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。2.對(duì)貨物的外觀、包裝進(jìn)行檢查，查看是否有破損、變形、受潮等情況。3.按照相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)貨物進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。質(zhì)量檢驗(yàn)可采用抽檢或全檢的方式，檢驗(yàn)內(nèi)容包括性能、尺寸、成分等。對(duì)于重要物資或關(guān)鍵零部件，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量檢驗(yàn)。4.質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)出具檢驗(yàn)報(bào)告，對(duì)于合格的貨物，在送貨單上簽字確認(rèn)；對(duì)于不合格的貨物，應(yīng)詳細(xì)注明不合格原因，并及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商處理。（六）入庫(kù)1.驗(yàn)收合格的貨物，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)收貨人員應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)。填寫(xiě)入庫(kù)單，詳細(xì)記錄存貨的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)日期、存放位置等信息。2.入庫(kù)單經(jīng)倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，一聯(lián)留存?zhèn)}庫(kù)管理部門(mén)作為庫(kù)存管理的依據(jù)，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)作為記賬憑證，一聯(lián)交采購(gòu)部門(mén)作為采購(gòu)業(yè)務(wù)完結(jié)的證明。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員按照入庫(kù)單上的存放位置，將貨物搬運(yùn)至指定倉(cāng)庫(kù)區(qū)域，并進(jìn)行妥善存放。對(duì)于不同類型、規(guī)格、批次的存貨，應(yīng)分開(kāi)存放，做好標(biāo)識(shí)，便于識(shí)別和管理。（七）退貨處理1.如驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)貨物不合格，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商退貨事宜。2.采購(gòu)部門(mén)填寫(xiě)退貨申請(qǐng)單，注明退貨原因、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給供應(yīng)商。3.供應(yīng)商同意退貨后，安排車輛上門(mén)提貨。倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織人員將退貨貨物搬運(yùn)至指定地點(diǎn)，等待供應(yīng)商提貨。4.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)在退貨貨物提走后，更新庫(kù)存記錄，并將退貨申請(qǐng)單的一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。三、收存貨人員職責(zé)（一）采購(gòu)部門(mén)1.負(fù)責(zé)采購(gòu)申請(qǐng)的審核和采購(gòu)訂單的下達(dá)，確保采購(gòu)需求合理、訂單條款明確。2.跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如交貨延遲、質(zhì)量不符等。3.與供應(yīng)商保持良好溝通，維護(hù)合作關(guān)系，處理退貨、換貨等事宜。（二）倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)收貨準(zhǔn)備工作，包括安排收貨人員、場(chǎng)地和工具設(shè)備等。2.組織貨物驗(yàn)收，核對(duì)送貨單與采購(gòu)訂單的一致性，檢查貨物外觀和包裝，配合質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。3.辦理貨物入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)入庫(kù)單，確保入庫(kù)信息準(zhǔn)確無(wú)誤，并將貨物妥善存放。4.負(fù)責(zé)退貨貨物的組織和管理，等待供應(yīng)商提貨，并更新庫(kù)存記錄。（三）質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)1.制定貨物質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和流程，明確檢驗(yàn)項(xiàng)目、方法和合格判定標(biāo)準(zhǔn)。2.按照規(guī)定對(duì)到貨貨物進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，及時(shí)出具檢驗(yàn)報(bào)告，判定貨物是否合格。3.對(duì)不合格貨物進(jìn)行原因分析，提出處理建議，并跟蹤處理結(jié)果。（四）財(cái)務(wù)部門(mén)1.審核采購(gòu)訂單、入庫(kù)單、退貨申請(qǐng)單等相關(guān)單據(jù)，確保單據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。2.根據(jù)審核后的單據(jù)進(jìn)行賬務(wù)處理，記錄存貨的采購(gòu)成本、入庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存余額等信息，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無(wú)誤。3.定期與倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)核對(duì)庫(kù)存賬目，確保賬實(shí)相符。四、收存貨記錄與檔案管理（一）記錄要求1.收存貨過(guò)程中涉及的各種單據(jù)，如采購(gòu)申請(qǐng)表、采購(gòu)訂單、送貨單、驗(yàn)收單、入庫(kù)單、退貨申請(qǐng)單等，應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行填寫(xiě)，確保信息完整、準(zhǔn)確、清晰。2.所有單據(jù)應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)，不得拖延或事后補(bǔ)填。填寫(xiě)完畢后，相關(guān)人員應(yīng)簽字確認(rèn)，以示負(fù)責(zé)。（二）檔案管理1.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理采購(gòu)訂單及相關(guān)往來(lái)文件，按照時(shí)間順序和項(xiàng)目進(jìn)行歸檔保存。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)保管入庫(kù)單、庫(kù)存臺(tái)賬等與存貨管理相關(guān)的資料，定期對(duì)庫(kù)存記錄進(jìn)行核對(duì)和盤(pán)點(diǎn)，并將盤(pán)點(diǎn)結(jié)果記錄存檔。3.質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)應(yīng)保存檢驗(yàn)報(bào)告等質(zhì)量相關(guān)文件，以備追溯和查詢。4.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)將與收存貨業(yè)務(wù)相關(guān)的記賬憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等資料進(jìn)行妥善保管，按照財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔。5.收存貨檔案的保存期限應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定的要求，一般為[x]年。檔案保存期滿后，如需銷毀，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和處理，確保檔案信息的安全。五、庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)（一）盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)制定年度庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，明確盤(pán)點(diǎn)范圍、盤(pán)點(diǎn)時(shí)間、盤(pán)點(diǎn)人員安排等。2.年度庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司管理層審批后執(zhí)行。根據(jù)實(shí)際情況，如有必要，可在年中進(jìn)行一次全面或局部的庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)。（二）盤(pán)點(diǎn)實(shí)施1.盤(pán)點(diǎn)前，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)組織人員對(duì)存貨進(jìn)行清理和整理，確保存貨擺放整齊、標(biāo)識(shí)清晰，便于盤(pán)點(diǎn)。2.盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)按照盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，對(duì)存貨進(jìn)行逐一清點(diǎn)，記錄實(shí)際數(shù)量、規(guī)格、狀態(tài)等信息。盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，應(yīng)注意賬實(shí)核對(duì)，發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)記錄并查明原因。3.對(duì)于貴重物資、關(guān)鍵零部件等重點(diǎn)存貨，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)盤(pán)點(diǎn)，確保數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。（三）盤(pán)點(diǎn)結(jié)果處理1.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)填寫(xiě)盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)說(shuō)明盤(pán)點(diǎn)情況，包括賬實(shí)相符、賬實(shí)不符的存貨明細(xì)及差異原因分析等。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)對(duì)盤(pán)點(diǎn)報(bào)告進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)盤(pán)點(diǎn)數(shù)據(jù)有誤或差異原因不明，應(yīng)及時(shí)組織復(fù)查。3.對(duì)于賬實(shí)不符的存貨，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)查明原因，屬于保管不善造成的損失，應(yīng)追究相關(guān)人員責(zé)任；屬于其他原因造成的差異，應(yīng)及時(shí)調(diào)整庫(kù)存賬目，并向公司管理層報(bào)告。4.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)審核后的盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，對(duì)庫(kù)存賬目進(jìn)行調(diào)整，確保賬實(shí)相符。同時(shí)，將盤(pán)點(diǎn)結(jié)果與財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，保證財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性。六、存貨安全管理（一）倉(cāng)庫(kù)安全設(shè)施1.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、通風(fēng)設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。2.根據(jù)存貨的特性，設(shè)置合適的儲(chǔ)存條件，如溫度、濕度、通風(fēng)要求等，保證存貨質(zhì)量不受影響。（二）人員安全培訓(xùn)1.對(duì)倉(cāng)庫(kù)管理人員及其他涉及收存貨業(yè)務(wù)的人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能。2.安全培訓(xùn)內(nèi)容包括消防安全知識(shí)、貨物搬運(yùn)安全操作規(guī)程、倉(cāng)庫(kù)防盜措施等，確保員工熟悉安全規(guī)定和應(yīng)急處理流程。（三）存貨保管措施1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照存貨的分類、特性和儲(chǔ)存要求，對(duì)貨物進(jìn)行合理存放，避免貨物擠壓、碰撞、受潮等情況。2.對(duì)于易燃、易爆、有毒等危險(xiǎn)物品，應(yīng)設(shè)置專門(mén)的儲(chǔ)存區(qū)域，并按照相關(guān)安全規(guī)定進(jìn)行保管，嚴(yán)格限制人員出入。3.定期對(duì)存貨進(jìn)行巡查，檢查貨物的存放狀態(tài)、質(zhì)量狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。（四）應(yīng)急處理預(yù)案1.制定存貨安全應(yīng)急處理預(yù)案，明確火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件的應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.定期組織應(yīng)急演練，檢驗(yàn)和提高應(yīng)急處理預(yù)案的可行性和有效性，確保在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)能夠迅速、有效地進(jìn)行應(yīng)對(duì)，減少損失。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)收存貨管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、退貨等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定，單據(jù)是否齊全、真實(shí)、有效。2.審計(jì)部門(mén)應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)收存貨管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，并提出整改建議，督促相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行整改。（二）考核機(jī)制1.建立收存貨管理考核機(jī)制，對(duì)采購(gòu)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)、質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)和人員的收存貨工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核指標(biāo)包括采購(gòu)及時(shí)性、到貨驗(yàn)收合格率、庫(kù)存準(zhǔn)確率、退貨處理效率等，具體指標(biāo)和權(quán)重可根據(jù)公司實(shí)際情況設(shè)定。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和人員進(jìn)行表