公交警檔案管理制度

公交警檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公交警檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公交警隊(duì)伍建設(shè)、人事管理等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公交警部門全體在職民警、輔警以及離退休人員的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公交警檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公交警人員的基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)等，嚴(yán)禁弄虛作假。3.完整安全原則保證檔案材料的完整性，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生，確保檔案安全。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門公交警檔案管理部門為[具體部門名稱]，負(fù)責(zé)公交警檔案的日常管理工作。（二）職責(zé)1.制定和完善公交警檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公交警檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.辦理公交警檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)。4.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和完善檔案信息管理系統(tǒng)。6.對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議。三、檔案內(nèi)容及分類（一）檔案內(nèi)容公交警檔案主要包括以下內(nèi)容：1.履歷材料個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)經(jīng)歷等。2.自傳材料個(gè)人成長經(jīng)歷、思想演變過程等。3.鑒定、考核、考察材料年度考核、晉升考核、專項(xiàng)考察等形成的材料。4.學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料學(xué)歷學(xué)位證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書等相關(guān)材料。5.政審材料政治歷史審查、入黨入團(tuán)審查等材料。6.黨團(tuán)材料入黨志愿書、入團(tuán)志愿書、黨員登記表、團(tuán)員登記表等。7.獎(jiǎng)勵(lì)材料各級(jí)各類獎(jiǎng)勵(lì)的審批表、獎(jiǎng)狀、榮譽(yù)證書等。8.處分材料違紀(jì)違規(guī)處分的決定、調(diào)查報(bào)告等。9.工資、任免、出國（境）等材料工資變動(dòng)審批表、職務(wù)任免文件、出國（境）審批材料等。10.其他可供組織參考的材料體檢表、工作證、勞動(dòng)合同等。（二）檔案分類公交警檔案按照以下類別進(jìn)行分類：1.人事檔案包括上述履歷、自傳、鑒定、考核、考察、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、政審、黨團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、工資、任免、出國（境）等材料。2.業(yè)務(wù)檔案與公交警業(yè)務(wù)工作相關(guān)的檔案，如案件卷宗、工作記錄、專項(xiàng)行動(dòng)總結(jié)等。3.榮譽(yù)檔案公交警獲得的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌等實(shí)物及相關(guān)表彰文件。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)及時(shí)收集本部門公交警人員形成的各類檔案材料，并定期移交檔案管理部門。2.檔案材料應(yīng)齊全完整，字跡清楚，格式規(guī)范，手續(xù)完備。3.對(duì)不符合要求的檔案材料，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)退回形成部門，要求其補(bǔ)充或更正。（二）檔案整理1.檔案管理部門按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。2.每份檔案材料應(yīng)編寫頁碼，并在右上角加蓋騎縫章。3.按照檔案材料形成的時(shí)間順序，依次排列每類檔案材料，并編制目錄。4.對(duì)破損或褪色的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.整理好的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，裝入檔案袋或檔案盒，并在封面填寫檔案編號(hào)、姓名、部門等信息。2.檔案編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編制，確保唯一性和系統(tǒng)性。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案歸檔登記冊(cè)，記錄檔案歸檔的時(shí)間、內(nèi)容、數(shù)量等信息。（二）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案安全。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。3.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。5.對(duì)超過保管期限或無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)批準(zhǔn)后由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公交警本人有權(quán)查閱自己的檔案。2.因工作需要查閱檔案的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫查閱申請(qǐng)表。查閱申請(qǐng)表應(yīng)注明查閱人姓名、部門、查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。3.涉及干部任免、獎(jiǎng)懲等重要檔案材料的查閱，須經(jīng)公交警部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人持查閱申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門工作人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案材料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案材料。如需復(fù)制檔案材料，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案材料歸還檔案管理部門，并在查閱登記表上簽字。（三）借閱權(quán)限1.因特殊情況需要借閱檔案的，須經(jīng)公交警部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫借閱申請(qǐng)表。借閱申請(qǐng)表應(yīng)注明借閱人姓名、部門、借閱目的、借閱期限等信息。2.檔案借閱期限一般不得超過[規(guī)定借閱期限]，如需延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人持借閱申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門工作人員根據(jù)借閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案材料，并與借閱人簽訂借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案材料上批注、涂改、污損。如需復(fù)印，須經(jīng)檔案管理部門同意。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案材料。如逾期未還，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.公交警人員因工作調(diào)動(dòng)、辭職、退休等原因離開公交警部門的，應(yīng)及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保檔案安全、準(zhǔn)確、及時(shí)地轉(zhuǎn)遞到接收單位。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.檔案管理部門根據(jù)公交警人員的人事變動(dòng)情況，開具檔案轉(zhuǎn)遞通知單。2.檔案轉(zhuǎn)遞通知單應(yīng)注明轉(zhuǎn)遞單位名稱、地址、檔案內(nèi)容、轉(zhuǎn)遞原因等信息。3.檔案管理部門將檔案材料密封包裝，并在封口處加蓋騎縫章。4.通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞綄n案轉(zhuǎn)遞到接收單位。接收單位收到檔案后，應(yīng)在檔案轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)上簽字蓋章，并及時(shí)反饋給檔案管理部門。5.檔案管理部門應(yīng)建立檔案轉(zhuǎn)遞登記冊(cè)，記錄檔案轉(zhuǎn)遞的時(shí)間、單位、內(nèi)容、回執(zhí)等信息。八、檔案信息化管理（一）建立檔案信息管理系統(tǒng)檔案管理部門應(yīng)建立公交警檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱管理、安全保密等功能。（二）檔案信息錄入1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案信息的錄入工作，確保錄入信息的準(zhǔn)確、完整。2.錄入的檔案信息應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，包括履歷、自傳、鑒定、考核、考察、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、政審、黨團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、工資、任免、出國（境）等材料。3.對(duì)新形成的檔案材料，應(yīng)及時(shí)錄入檔案信息管理系統(tǒng)。（三）檔案信息查詢與利用1.公交警人員可通過檔案信息管理系統(tǒng)查詢自己的檔案信息。2.因工作需要查詢檔案信息的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照系統(tǒng)操作流程進(jìn)行查詢。3.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。（四）檔案信息備份與維護(hù)1.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。對(duì)系統(tǒng)出現(xiàn)的故障和問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理。九、檔案統(tǒng)計(jì)與分析（一）檔案統(tǒng)計(jì)檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)公交警檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、人員基本情況、檔案類別分布、檔案變動(dòng)情況等。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，并按時(shí)上報(bào)公交警部門領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門。（二）檔案分析檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，對(duì)公交警隊(duì)伍建設(shè)、人事管理等方面的情況進(jìn)行分析研究。通過檔案分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)存在的問題，為公交警部門的決策提供參考依據(jù)。十、檔案管理監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制公交警部門應(yīng)建立檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案材料收集整理情況、檔案保管情況、檔