門店管理制度采購管理

門店管理制度采購管理?總則目的為規(guī)范門店采購管理工作，確保采購活動(dòng)的順利進(jìn)行，保證商品質(zhì)量，降低采購成本，提高門店經(jīng)濟(jì)效益和運(yùn)營效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司旗下各門店的采購活動(dòng)，包括商品采購、服務(wù)采購等相關(guān)事宜?；驹瓌t1.質(zhì)量優(yōu)先原則：采購的商品和服務(wù)應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司規(guī)定的質(zhì)量要求，確保滿足顧客需求。2.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的審核。4.供應(yīng)商管理原則：建立穩(wěn)定、優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商隊(duì)伍，加強(qiáng)供應(yīng)商評估與管理，確保供應(yīng)的穩(wěn)定性和可靠性。采購組織與職責(zé)采購部門設(shè)置公司設(shè)立專門的采購部門，負(fù)責(zé)門店采購工作的統(tǒng)一管理與執(zhí)行。采購部門可根據(jù)業(yè)務(wù)需求，下設(shè)采購小組，分別負(fù)責(zé)不同品類或區(qū)域的采購任務(wù)。采購部門職責(zé)1.制定采購計(jì)劃：根據(jù)門店銷售情況、庫存狀況以及市場需求預(yù)測，制定合理的采購計(jì)劃，確保商品供應(yīng)的及時(shí)性和充足性。2.供應(yīng)商開發(fā)與管理：積極開發(fā)新的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進(jìn)行定期評估和考核，維護(hù)良好的合作關(guān)系。3.采購執(zhí)行：按照采購計(jì)劃和審批流程，負(fù)責(zé)商品和服務(wù)的采購工作，包括詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、簽訂采購合同等。4.采購成本控制：通過優(yōu)化采購渠道、談判技巧等方式，降低采購成本，提高采購性價(jià)比。5.采購質(zhì)量控制：嚴(yán)格把控采購商品的質(zhì)量，確保所采購的商品符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和要求。6.采購合同管理：負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核、簽訂、執(zhí)行和存檔等工作，確保合同的合法性和有效性。7.采購信息管理：及時(shí)收集、整理和分析采購相關(guān)信息，為采購決策提供數(shù)據(jù)支持。8.與其他部門協(xié)作：與門店運(yùn)營、銷售、倉儲(chǔ)等部門密切協(xié)作，及時(shí)溝通采購需求和供應(yīng)情況，共同解決采購過程中出現(xiàn)的問題。相關(guān)部門職責(zé)1.門店運(yùn)營部門：負(fù)責(zé)向采購部門提供銷售數(shù)據(jù)、庫存信息以及市場需求反饋，協(xié)助采購部門制定采購計(jì)劃。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、采購合同，監(jiān)督采購資金的使用，提供采購成本分析和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制建議。3.質(zhì)量控制部門：負(fù)責(zé)對采購商品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和監(jiān)督，確保所采購商品符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。4.法務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購合同的合法性，提供法律咨詢和支持，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。采購流程采購需求提出1.門店運(yùn)營人員根據(jù)銷售數(shù)據(jù)、庫存狀況以及市場趨勢，定期（每周/每月）提交采購需求清單：清單應(yīng)包括商品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等詳細(xì)信息。2.對于臨時(shí)性或突發(fā)性的采購需求，由門店相關(guān)人員及時(shí)填寫采購申請單，說明需求原因、緊急程度等，并提交給采購部門。采購計(jì)劃制定1.采購部門收到采購需求清單或申請單后，進(jìn)行匯總和分析：結(jié)合門店庫存水平、銷售預(yù)測以及市場供應(yīng)情況，制定采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)明確采購商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等內(nèi)容，并報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)審批。供應(yīng)商選擇與評估1.根據(jù)采購計(jì)劃，采購人員通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商：如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會(huì)、供應(yīng)商推薦、采購平臺等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面的資料。3.組織相關(guān)部門對篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評估：評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、環(huán)保措施、財(cái)務(wù)狀況等。4.建立供應(yīng)商評估檔案，記錄供應(yīng)商的評估結(jié)果：根據(jù)評估結(jié)果，將供應(yīng)商分為A、B、C三類，A類為優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，B類為合格供應(yīng)商，C類為待改進(jìn)供應(yīng)商。詢價(jià)與比價(jià)1.向選定的供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)函：詢價(jià)函應(yīng)包含采購商品的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、付款方式等內(nèi)容，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。2.收到供應(yīng)商報(bào)價(jià)后，采購人員對各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行整理和比較：比較內(nèi)容包括價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面，確保采購成本最低、性價(jià)比最高。3.對于重要采購項(xiàng)目，可組織供應(yīng)商進(jìn)行競爭性談判：通過談判進(jìn)一步降低采購價(jià)格，爭取更有利的采購條件。采購合同簽訂1.根據(jù)比價(jià)結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商簽訂采購合同：采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同簽訂前，應(yīng)提交法務(wù)部門審核：確保合同的合法性和有效性，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。3.采購合同簽訂后，及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如門店運(yùn)營、財(cái)務(wù)、倉儲(chǔ)等，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。采購訂單下達(dá)1.采購人員根據(jù)采購合同，制作采購訂單：采購訂單應(yīng)包含采購合同的主要條款，并明確訂單編號、下單時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。2.采購訂單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，發(fā)送給供應(yīng)商：同時(shí)，將采購訂單副本抄送給門店運(yùn)營、財(cái)務(wù)等部門。采購跟蹤與催貨1.采購人員負(fù)責(zé)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況：及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等，確保商品按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。2.對于延遲交貨的供應(yīng)商，采購人員應(yīng)及時(shí)與其溝通，了解原因，并采取相應(yīng)的催貨措施：如發(fā)送催貨函、電話溝通、實(shí)地走訪等，確保商品盡快到貨。到貨驗(yàn)收1.商品到貨前，倉儲(chǔ)部門應(yīng)做好收貨準(zhǔn)備工作：包括安排收貨場地、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具、組織驗(yàn)收人員等。2.商品到貨時(shí)，采購人員、倉儲(chǔ)人員、質(zhì)量控制人員共同對商品進(jìn)行驗(yàn)收：驗(yàn)收內(nèi)容包括商品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等是否與采購合同和采購訂單一致。3.對于驗(yàn)收合格的商品，倉儲(chǔ)人員辦理入庫手續(xù)：填寫入庫單，注明商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時(shí)間等信息，并將入庫單交財(cái)務(wù)部門記賬。4.對于驗(yàn)收不合格的商品，采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，協(xié)商處理方式：如退貨、換貨、補(bǔ)貨等，并跟蹤處理結(jié)果。采購付款1.采購人員根據(jù)采購合同和入庫單，填寫付款申請單：付款申請單應(yīng)注明采購合同編號、商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息。2.付款申請單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門審核后，報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)審批：審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款。3.財(cái)務(wù)部門在付款后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，并將付款憑證交采購部門存檔。采購成本控制成本分析與預(yù)算1.采購部門定期對采購成本進(jìn)行分析：分析采購價(jià)格、運(yùn)輸成本、庫存成本、質(zhì)量成本等各項(xiàng)費(fèi)用的構(gòu)成和變化情況，找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)。2.根據(jù)門店銷售計(jì)劃和采購計(jì)劃，制定采購成本預(yù)算：采購成本預(yù)算應(yīng)明確采購金額、成本控制目標(biāo)、節(jié)約目標(biāo)等內(nèi)容，并將預(yù)算分解到各個(gè)采購項(xiàng)目和時(shí)間段。價(jià)格談判1.采購人員在采購過程中，應(yīng)積極與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判：通過了解市場行情、比較不同供應(yīng)商的價(jià)格、分析供應(yīng)商成本等方式，爭取更有利的采購價(jià)格。2.在價(jià)格談判中，采購人員應(yīng)靈活運(yùn)用談判技巧：如掌握供應(yīng)商的談判底線、提出合理的降價(jià)要求、采用多種談判策略等，確保采購價(jià)格在預(yù)算范圍內(nèi)。采購批量與時(shí)機(jī)1.根據(jù)商品的市場需求、庫存狀況以及供應(yīng)商的價(jià)格政策，合理確定采購批量：通過批量采購，爭取更優(yōu)惠的采購價(jià)格，降低采購成本。2.關(guān)注市場動(dòng)態(tài)和供應(yīng)商的促銷活動(dòng)：選擇合適的采購時(shí)機(jī)，如淡季采購、促銷期采購等，以獲取更低的采購價(jià)格。成本節(jié)約獎(jiǎng)勵(lì)1.建立成本節(jié)約獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制：對在采購過程中通過合理采購策略、談判技巧等方式實(shí)現(xiàn)成本節(jié)約的采購人員給予獎(jiǎng)勵(lì)。2.成本節(jié)約獎(jiǎng)勵(lì)可根據(jù)節(jié)約金額的一定比例進(jìn)行計(jì)算：獎(jiǎng)勵(lì)方式包括獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書、晉升機(jī)會(huì)等，以激勵(lì)采購人員積極控制采購成本。供應(yīng)商管理供應(yīng)商開發(fā)1.采購部門根據(jù)門店業(yè)務(wù)需求和供應(yīng)商評估結(jié)果，制定供應(yīng)商開發(fā)計(jì)劃：明確供應(yīng)商開發(fā)的目標(biāo)、范圍、方式和時(shí)間進(jìn)度。2.通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商：如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會(huì)、供應(yīng)商推薦、采購平臺等，收集潛在供應(yīng)商的基本信息。3.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選：根據(jù)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期等方面的情況，篩選出符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察。4.組織相關(guān)部門對篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察：考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、環(huán)保措施、財(cái)務(wù)狀況等，評估供應(yīng)商是否具備合作條件。5.對于考察合格的供應(yīng)商，采購部門與其進(jìn)行溝通和洽談：介紹公司的采購政策、合作要求等，協(xié)商合作事宜，簽訂合作協(xié)議。供應(yīng)商評估與考核1.建立供應(yīng)商評估體系：從供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面對供應(yīng)商進(jìn)行定期評估和考核。2.采購部門負(fù)責(zé)組織供應(yīng)商評估工作：每年至少對供應(yīng)商進(jìn)行一次全面評估，每季度對供應(yīng)商進(jìn)行一次定期考核。3.評估和考核方式包括供應(yīng)商自評、采購部門評價(jià)、門店運(yùn)營部門反饋、質(zhì)量控制部門檢驗(yàn)等：通過綜合評價(jià)，確定供應(yīng)商的等級和合作關(guān)系。4.根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理：A類供應(yīng)商為優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，給予更多的合作機(jī)會(huì)和優(yōu)惠政策；B類供應(yīng)商為合格供應(yīng)商，保持正常合作關(guān)系；C類供應(yīng)商為待改進(jìn)供應(yīng)商，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，終止合作關(guān)系。供應(yīng)商激勵(lì)與約束1.建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制：對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，如訂單傾斜、價(jià)格優(yōu)惠、合作期限延長等，激勵(lì)供應(yīng)商提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。2.對供應(yīng)商的違約行為進(jìn)行約束：在采購合同中明確違約責(zé)任條款，如供應(yīng)商未按時(shí)交貨、產(chǎn)品質(zhì)量不合格、售后服務(wù)不到位等，采購方有權(quán)扣除貨款、要求供應(yīng)商賠償損失、終止合作關(guān)系等。3.定期與供應(yīng)商進(jìn)行溝通和交流：了解供應(yīng)商的需求和意見，共同解決合作過程中出現(xiàn)的問題，維護(hù)良好的合作關(guān)系。采購風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識別與評估1.采購部門定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別和評估：風(fēng)險(xiǎn)包括市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.分析風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因、影響程度和發(fā)生概率：制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：關(guān)注市場動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解市場價(jià)格波動(dòng)、供求關(guān)系變化等信息，通過與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款、合理安排采購批量和時(shí)機(jī)等方式，降低市場風(fēng)險(xiǎn)。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，建立供應(yīng)商評估和考核機(jī)制，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題，降低供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：嚴(yán)格把控采購商品的質(zhì)量，加強(qiáng)質(zhì)量檢驗(yàn)和監(jiān)督，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，對不合格商品及時(shí)進(jìn)行處理，降低質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)采購合同管理，簽訂規(guī)范、合法、有效的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。在合同執(zhí)行過程中，嚴(yán)格按照合同約定履行雙方的責(zé)任和義務(wù)，及時(shí)處理合同糾紛。5.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)法律意識，在采購過程中遵守國家法律法規(guī)，咨詢法務(wù)部門意見，確保采購活動(dòng)的合法性。對采購合同進(jìn)行法律審核，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制：對采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。2.設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)：如采購價(jià)格波動(dòng)幅度、供應(yīng)商交貨延遲天數(shù)、商品質(zhì)量不合格率等，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)超過預(yù)警值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號。3.采購部門根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信號，及時(shí)采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施：調(diào)整采購策略、與供應(yīng)商溝通協(xié)商、加強(qiáng)質(zhì)量檢驗(yàn)等，確保采購活動(dòng)的順利進(jìn)行。采購信息管理信息收集與整理1.采購部門負(fù)責(zé)收集與采購相關(guān)的各類信息：包括市場信息、供應(yīng)商信息、采購價(jià)格信息、采購合同信息、采購訂單信息、到貨驗(yàn)收信息等。2.對收集到的信息進(jìn)行整理和分類：建立采購信息數(shù)據(jù)庫，將信息錄入數(shù)據(jù)庫中，以便查詢和使用。信息分析與利用1.定期對采購信息進(jìn)行分析：通過數(shù)據(jù)分析，了解采購市場動(dòng)態(tài)、供應(yīng)商表現(xiàn)、采購成本變化等情況，為采購決策提供數(shù)據(jù)支持。2.利用采購信息分析結(jié)果：優(yōu)化采購計(jì)劃、調(diào)整采購策略、選擇合適的供應(yīng)商、控制