費(fèi)用成本發(fā)票管理制度

費(fèi)用成本發(fā)票管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司費(fèi)用成本發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票的開(kāi)具、取得、審核、報(bào)銷(xiāo)等流程，確保公司財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性和合規(guī)性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及的費(fèi)用成本發(fā)票管理。（三）基本原則1.合法性原則：發(fā)票的取得和開(kāi)具必須符合國(guó)家法律法規(guī)及稅收政策的規(guī)定。2.真實(shí)性原則：發(fā)票所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須真實(shí)發(fā)生，內(nèi)容與實(shí)際交易相符。3.完整性原則：發(fā)票的各項(xiàng)要素必須填寫(xiě)齊全、準(zhǔn)確，不得遺漏或涂改。4.及時(shí)性原則：應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)取得發(fā)票，并及時(shí)進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)處理。二、發(fā)票的開(kāi)具（一）開(kāi)具要求1.公司銷(xiāo)售商品、提供勞務(wù)等應(yīng)向購(gòu)買(mǎi)方開(kāi)具發(fā)票。2.發(fā)票開(kāi)具應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實(shí)開(kāi)具，并加蓋發(fā)票專(zhuān)用章。3.開(kāi)具發(fā)票時(shí)，應(yīng)詳細(xì)填寫(xiě)客戶(hù)名稱(chēng)、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話(huà)、開(kāi)戶(hù)行及賬號(hào)等信息，確保發(fā)票內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。4.對(duì)于增值稅專(zhuān)用發(fā)票，應(yīng)嚴(yán)格按照增值稅發(fā)票開(kāi)具規(guī)定進(jìn)行開(kāi)具，確保發(fā)票信息與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，避免虛開(kāi)、錯(cuò)開(kāi)等情況。（二）開(kāi)具流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)在與客戶(hù)簽訂合同或達(dá)成業(yè)務(wù)交易后，應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門(mén)準(zhǔn)備開(kāi)具發(fā)票。2.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)提供的開(kāi)票信息，核對(duì)無(wú)誤后，按照發(fā)票開(kāi)具規(guī)定開(kāi)具發(fā)票。3.發(fā)票開(kāi)具后，應(yīng)及時(shí)將發(fā)票聯(lián)交付給客戶(hù)，并做好發(fā)票開(kāi)具記錄。（三）發(fā)票作廢與紅沖1.當(dāng)月開(kāi)具的發(fā)票發(fā)現(xiàn)有誤的，可即時(shí)作廢。作廢發(fā)票應(yīng)在各聯(lián)次上加蓋"作廢"戳記，并全聯(lián)次留存。2.跨月發(fā)票需要作廢的，應(yīng)按照規(guī)定開(kāi)具紅字發(fā)票進(jìn)行沖銷(xiāo)。開(kāi)具紅字發(fā)票應(yīng)取得對(duì)方有效證明，并按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求辦理相關(guān)手續(xù)。三、發(fā)票的取得（一）取得要求1.公司員工在購(gòu)買(mǎi)商品、接受勞務(wù)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中，應(yīng)向銷(xiāo)售方索取發(fā)票。2.取得的發(fā)票應(yīng)是由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一印制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)加蓋銷(xiāo)售方發(fā)票專(zhuān)用章。3.發(fā)票內(nèi)容應(yīng)完整、真實(shí)，包括發(fā)票名稱(chēng)、發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、購(gòu)買(mǎi)方信息、銷(xiāo)售方信息、商品或勞務(wù)名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等。（二）取得流程1.員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生時(shí)，應(yīng)主動(dòng)向銷(xiāo)售方索取發(fā)票，并對(duì)發(fā)票的真實(shí)性、完整性進(jìn)行初步審核。2.取得發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)將發(fā)票交至本部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，審核無(wú)誤后，再交至財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。3.對(duì)于不符合要求的發(fā)票，員工應(yīng)及時(shí)與銷(xiāo)售方聯(lián)系，要求其重新開(kāi)具合規(guī)發(fā)票。（三）特殊情況處理1.如因客觀原因無(wú)法取得發(fā)票的，應(yīng)取得對(duì)方開(kāi)具的收款收據(jù)，并注明業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、日期等信息，同時(shí)由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。收款收據(jù)應(yīng)作為報(bào)銷(xiāo)的輔助憑證，但不能替代發(fā)票進(jìn)行稅前扣除。2.對(duì)于小額零星支出，如支付給個(gè)人的500元以下的勞務(wù)報(bào)酬等，可以憑收款憑證及內(nèi)部憑證作為稅前扣除憑證，收款憑證應(yīng)載明收款單位名稱(chēng)、個(gè)人姓名及身份證號(hào)、支出項(xiàng)目、收款金額等相關(guān)信息。四、發(fā)票的審核（一）審核要點(diǎn)1.發(fā)票的真實(shí)性：通過(guò)國(guó)家稅務(wù)總局發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)等方式核實(shí)發(fā)票的真?zhèn)危_保發(fā)票為合法有效的憑證。2.發(fā)票的合規(guī)性：審核發(fā)票的開(kāi)具是否符合稅收法律法規(guī)及相關(guān)政策的規(guī)定，包括發(fā)票的格式、內(nèi)容、印章等是否齊全、正確。3.發(fā)票的關(guān)聯(lián)性：審核發(fā)票所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否與公司的業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)，是否屬于公司可報(bào)銷(xiāo)的費(fèi)用范圍。4.發(fā)票的完整性：檢查發(fā)票各聯(lián)次是否齊全，內(nèi)容是否完整，有無(wú)涂改、挖補(bǔ)等情況。（二）審核流程1.員工將發(fā)票及相關(guān)報(bào)銷(xiāo)憑證提交至本部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)重點(diǎn)審核發(fā)票的真實(shí)性、關(guān)聯(lián)性及業(yè)務(wù)的合理性，并簽署審核意見(jiàn)。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將報(bào)銷(xiāo)憑證交至財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行復(fù)審。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照審核要點(diǎn)對(duì)發(fā)票進(jìn)行全面細(xì)致的審核，如有疑問(wèn)應(yīng)及時(shí)與相關(guān)人員溝通核實(shí)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)審核無(wú)誤后，將報(bào)銷(xiāo)憑證提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，決定是否同意報(bào)銷(xiāo)。（三）審核結(jié)果處理1.對(duì)于審核通過(guò)的發(fā)票，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)，按照公司規(guī)定支付款項(xiàng)。2.對(duì)于審核不通過(guò)的發(fā)票，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知員工，并說(shuō)明原因。員工應(yīng)根據(jù)要求補(bǔ)充或更換合規(guī)發(fā)票后重新提交報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)。五、發(fā)票的報(bào)銷(xiāo)（一）報(bào)銷(xiāo)時(shí)間要求1.員工應(yīng)在取得發(fā)票后及時(shí)辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)，原則上應(yīng)在發(fā)票開(kāi)具之日起[x]個(gè)工作日內(nèi)提交報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)。2.對(duì)于跨年度的發(fā)票，應(yīng)在次年[x]月[x]日前報(bào)銷(xiāo)完畢，逾期不予受理（特殊情況經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的除外）。（二）報(bào)銷(xiāo)手續(xù)1.員工填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單，詳細(xì)注明報(bào)銷(xiāo)事由、金額、發(fā)票號(hào)碼等信息，并將發(fā)票及相關(guān)附件粘貼在報(bào)銷(xiāo)單背面。2.按照公司規(guī)定的審批流程，依次由部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)、公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。3.審批通過(guò)后，員工將報(bào)銷(xiāo)單交至財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)報(bào)銷(xiāo)金額和公司資金情況安排付款。（三）報(bào)銷(xiāo)支付方式1.報(bào)銷(xiāo)款項(xiàng)原則上通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬方式支付至員工個(gè)人銀行賬戶(hù)。2.如因特殊情況需要現(xiàn)金支付的，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門(mén)提出申請(qǐng)，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。六、發(fā)票的保管（一）保管責(zé)任1.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)公司發(fā)票的統(tǒng)一保管工作，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)發(fā)票的收發(fā)、登記、存放等管理事項(xiàng)。2.各部門(mén)應(yīng)協(xié)助財(cái)務(wù)部門(mén)做好發(fā)票管理工作，及時(shí)將取得的發(fā)票移交財(cái)務(wù)部門(mén)，并配合財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行發(fā)票的審核和查詢(xún)工作。（二）保管要求1.發(fā)票應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，避免發(fā)票受潮、霉變、丟失等情況。2.應(yīng)建立發(fā)票保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄發(fā)票的種類(lèi)、號(hào)碼、開(kāi)具日期、取得日期、報(bào)銷(xiāo)日期、金額等信息，確保發(fā)票信息可追溯。3.對(duì)于已開(kāi)具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的規(guī)定保存一定期限，期滿(mǎn)后報(bào)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷(xiāo)毀。4.不得擅自損毀發(fā)票，如因保管不善導(dǎo)致發(fā)票丟失的，應(yīng)及時(shí)向稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)告，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。七、發(fā)票的檢查與監(jiān)督（一）內(nèi)部檢查1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司發(fā)票管理情況進(jìn)行自查，檢查發(fā)票的開(kāi)具、取得、審核、報(bào)銷(xiāo)、保管等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.公司審計(jì)部門(mén)應(yīng)不定期對(duì)公司發(fā)票管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，重點(diǎn)檢查發(fā)票的真實(shí)性、合規(guī)性及報(bào)銷(xiāo)的合理性等，對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)等相關(guān)部門(mén)的檢查和監(jiān)督工作，如實(shí)提供發(fā)票及相關(guān)資料，接受稅務(wù)機(jī)關(guān)的指導(dǎo)和管理。2.對(duì)于稅務(wù)機(jī)關(guān)等部門(mén)檢查發(fā)現(xiàn)的發(fā)票問(wèn)題，公司應(yīng)按照要求及時(shí)進(jìn)行整改，并依法依規(guī)處理相關(guān)事宜。八、罰則（一）對(duì)員工的處罰1.員工違反本制度規(guī)定，未按要求取得發(fā)票或取得虛假發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)的，公司將追回已報(bào)銷(xiāo)款項(xiàng)，并視情節(jié)輕重給予警告、罰款、辭退等處罰。2.因員工原因?qū)е鹿景l(fā)票丟失、損毀或其他稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的，員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，公司將根據(jù)損失情況要求員工進(jìn)行賠償，并給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。（二）對(duì)部門(mén)負(fù)責(zé)人的處罰1.部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)發(fā)票審核把關(guān)不嚴(yán)，導(dǎo)致虛假發(fā)票或不合規(guī)發(fā)票報(bào)銷(xiāo)的，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款等處罰，并責(zé)令其加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)發(fā)票管理工作的監(jiān)督。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人未履行發(fā)票管理職責(zé)，導(dǎo)致本部門(mén)發(fā)票管理混亂的，公司將給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，并要求其限期整改。（三）對(duì)財(cái)務(wù)部門(mén)的處罰1.財(cái)務(wù)部門(mén)工作人員在發(fā)票審核、報(bào)銷(xiāo)等環(huán)節(jié)存在疏忽或故意違規(guī)行為的，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、辭退等處罰，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.財(cái)務(wù)部門(mén)未按照規(guī)