行政前臺管理制度流程

行政前臺管理制度流程?一、總則（一）目的為規(guī)范行政前臺工作流程，提高行政前臺工作效率和服務質(zhì)量，樹立公司良好形象，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政前臺崗位工作人員。（三）職責1.行政前臺在行政主管的領(lǐng)導下，負責公司日常行政事務的處理，包括但不限于接聽電話、接待來訪客人、收發(fā)文件、辦公用品管理等。2.及時、準確地傳達公司內(nèi)部信息和外部溝通需求，確保信息傳遞的順暢。3.維護公司辦公區(qū)域的整潔和秩序，營造良好的工作環(huán)境。二、前臺接待工作流程（一）電話接聽1.接聽規(guī)范電話鈴響三聲內(nèi)接聽，使用禮貌用語"您好，[公司名稱]"。認真傾聽對方講話，準確記錄重要信息，如姓名、單位、聯(lián)系電話、事由等。若對方找的人員不在，應禮貌告知對方該人員是否外出及預計返回時間，并詢問對方是否需要留言。如需留言，應詳細記錄留言內(nèi)容，包括留言人姓名、聯(lián)系電話、留言事項等，并及時轉(zhuǎn)達給相關(guān)人員。2.轉(zhuǎn)接電話根據(jù)來電內(nèi)容，準確轉(zhuǎn)接相關(guān)部門或人員。如遇不清楚轉(zhuǎn)接對象的情況，應及時詢問來電者并幫助轉(zhuǎn)接。轉(zhuǎn)接電話時，應告知被轉(zhuǎn)接人員來電者的姓名、單位及事由。對于外部重要客戶或合作伙伴的電話，應優(yōu)先轉(zhuǎn)接給相關(guān)負責人，并及時通知相關(guān)人員做好接待準備。（二）來訪接待1.來訪登記對來訪客人進行熱情接待，引導客人至接待區(qū)就座。請客人填寫《來訪人員登記表》，詳細記錄來訪人員姓名、單位、聯(lián)系電話、來訪時間、來訪事由等信息。2.接待引導根據(jù)來訪事由，及時通知相關(guān)部門或人員前來接待。在客人等待期間，為客人提供茶水等飲品，并保持接待區(qū)的整潔。引導客人前往相關(guān)部門或會議室，確?？腿隧樌竭_。3.送別客人客人離開時，應起身相送，并禮貌道別。如有需要，幫助客人聯(lián)系車輛或安排其他送行事宜。三、文件收發(fā)與管理流程（一）文件接收1.郵件接收每天定時查看公司郵箱，及時接收各類郵件。對收到的郵件進行分類整理，區(qū)分內(nèi)部郵件和外部郵件。對于重要郵件，應及時打印并標注"重要"字樣，送交相關(guān)領(lǐng)導或部門處理。2.快遞接收負責簽收公司的快遞包裹，核對快遞單信息與收件人信息是否一致。對收到的快遞進行登記，記錄快遞單號、寄件人姓名、單位、快遞內(nèi)容等信息。根據(jù)快遞內(nèi)容，及時通知相關(guān)人員領(lǐng)取快遞。（二）文件分發(fā)1.內(nèi)部文件分發(fā)根據(jù)文件內(nèi)容和領(lǐng)導批示，將內(nèi)部文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員。在文件分發(fā)記錄上詳細記錄分發(fā)時間、分發(fā)部門或人員、文件名稱等信息。2.外部文件分發(fā)對于需要轉(zhuǎn)發(fā)給外部單位的文件，應按照對方要求進行整理和發(fā)送。發(fā)送文件時，應確保文件格式正確、內(nèi)容完整，并在郵件中注明文件主題和附件內(nèi)容。（三）文件存檔1.定期存檔每月對各類文件進行整理和歸檔，按照文件類別和時間順序進行編號和存放。建立文件索引目錄，方便查詢和檢索文件。2.電子存檔對重要文件進行電子存檔，建立電子文檔庫，確保文件的安全性和可追溯性。定期對電子文檔庫進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、辦公用品管理流程（一）辦公用品采購1.需求統(tǒng)計每月末收集各部門辦公用品需求信息，填寫《辦公用品需求統(tǒng)計表》。根據(jù)需求統(tǒng)計表，結(jié)合庫存情況，制定辦公用品采購計劃。2.采購申請將辦公用品采購計劃提交給行政主管審核，審核通過后填寫《辦公用品采購申請表》?！掇k公用品采購申請表》應注明采購物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算金額等信息。3.采購實施根據(jù)批準的采購申請表，選擇合適的供應商進行采購。與供應商簽訂采購合同，明確采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間等條款。跟蹤采購進度，確保辦公用品按時、按質(zhì)、按量到貨。（二）辦公用品發(fā)放1.入庫管理辦公用品到貨后，進行驗收，核對物品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購合同一致。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，填寫《辦公用品入庫單》，將辦公用品存入倉庫。2.庫存管理定期對辦公用品庫存進行盤點，確保庫存數(shù)量準確。建立辦公用品庫存臺賬，記錄辦公用品的出入庫情況。3.發(fā)放流程各部門人員根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。《辦公用品領(lǐng)用申請表》經(jīng)部門負責人簽字批準后，交行政前臺審核。行政前臺根據(jù)庫存情況進行發(fā)放，并在《辦公用品領(lǐng)用申請表》上簽字確認。對于限量發(fā)放的辦公用品，應嚴格按照規(guī)定的數(shù)量進行發(fā)放。（三）辦公用品盤點1.定期盤點每季度對辦公用品進行一次全面盤點，確保賬實相符。盤點結(jié)束后，填寫《辦公用品盤點表》，詳細記錄盤點結(jié)果。2.差異處理如發(fā)現(xiàn)盤點結(jié)果與庫存臺賬不一致，應及時查找原因，并進行調(diào)整。對于盤盈或盤虧的辦公用品，應填寫《辦公用品盤盈/盤虧處理申請表》，經(jīng)行政主管批準后進行相應處理。五、辦公區(qū)域管理流程（一）環(huán)境衛(wèi)生維護1.日常清潔每天上午上班前和下午下班前，對前臺區(qū)域、接待區(qū)、會議室等公共區(qū)域進行清潔，包括地面清掃、桌面擦拭、垃圾清理等。定期對辦公區(qū)域的門窗、玻璃、綠植等進行清潔和維護，保持辦公環(huán)境的整潔和美觀。2.特殊清潔根據(jù)公司活動安排或客戶來訪需求，提前對相關(guān)區(qū)域進行特殊清潔，如會議室的全面清潔、接待區(qū)的布置等。在清潔過程中，應注意使用環(huán)保清潔用品，避免對環(huán)境造成污染。（二）設(shè)備設(shè)施管理1.設(shè)備維護定期對前臺辦公設(shè)備進行檢查和維護，如電腦、打印機、復印機、傳真機等，確保設(shè)備正常運行。發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障時，及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修，并做好維修記錄。2.設(shè)施管理負責辦公區(qū)域內(nèi)設(shè)施設(shè)備的日常管理，如桌椅、燈具、空調(diào)等，確保設(shè)施設(shè)備完好無損。對損壞的設(shè)施設(shè)備及時進行報修或更換，保證辦公環(huán)境的正常使用。（三）安全管理1.門禁管理嚴格執(zhí)行公司門禁制度，對進出公司的人員進行登記和核實。非公司員工進入公司時，應先與相關(guān)部門或人員聯(lián)系，經(jīng)批準后方可進入，并在前臺進行登記。2.安全檢查每天下班前，對辦公區(qū)域進行安全檢查，關(guān)閉電器設(shè)備、門窗等，確保公司安全。定期對辦公區(qū)域的消防設(shè)施進行檢查，確保消防設(shè)施完好有效。3.突發(fā)事件處理如遇突發(fā)事件，應保持冷靜，及時采取相應的措施，并向公司領(lǐng)導和相關(guān)部門報告。協(xié)助公司做好突發(fā)事件的處理工作，維護公司的正常秩序。六、會議安排與服務流程（一）會議預訂1.會議需求收集各部門如有會議需求，應提前填寫《會議預訂申請表》，注明會議時間、地點、參會人員、會議主題、會議內(nèi)容等信息。將《會議預訂申請表》提交給行政前臺。2.會議安排行政前臺根據(jù)各部門的會議需求，結(jié)合會議室使用情況，合理安排會議時間和地點。如遇會議室沖突，應及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，調(diào)整會議時間或地點。3.會議通知在會議安排確定后，行政前臺及時通過郵件、短信等方式向參會人員發(fā)送會議通知，提醒參會人員按時參加會議。會議通知應包括會議時間、地點、參會人員、會議主題、會議議程等信息。（二）會議準備1.場地布置根據(jù)會議類型和參會人數(shù)，對會議室進行合理布置，如擺放桌椅、調(diào)整投影儀、準備音響設(shè)備等。在會議桌上擺放會議資料、文具等物品，確保會議準備充分。2.茶水服務在會議開始前15分鐘，為參會人員提供茶水服務。會議期間，及時為參會人員續(xù)水，保持茶水供應。（三）會議服務1.會議記錄根據(jù)會議需要，安排專人負責會議記錄。會議記錄應準確、完整地記錄會議內(nèi)容，包括會議討論要點、決議事項、責任分工等。2.設(shè)備保障在會議期間，確保會議設(shè)備正常運行，如投影儀、音響設(shè)備等。如遇設(shè)備故障，應及時聯(lián)系技術(shù)人員進行維修，確保會議順利進行。（四）會議結(jié)束1.清理會場會議結(jié)束后，及時清理會場，將桌椅擺放整齊，清理會議資料和垃圾。關(guān)閉會議設(shè)備和電器電源，確保會議室安全。2.會議紀要整理會議記錄人員及時整理會議紀要，經(jīng)行政主管審核后，發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。會議紀要應明確會議討論要點、決議事項、責任分工和完成時間等內(nèi)容。七、費用報銷流程（一）報銷申請1.行政前臺在完成各項工作后，如需報銷費用，應填寫《費用報銷申請表》。2.《費用報銷申請表》應詳細注明報銷日期、報銷人姓名、報銷事由、報銷金額、附件張數(shù)等信息。3.將填寫好的《費用報銷申請表》及相關(guān)報銷憑證（如發(fā)票、收據(jù)等）一并提交給行政主管審核。（二）審核審批1.行政主管對行政前臺提交的《費用報銷申請表》及報銷憑證進行審核，重點審核報銷事由是否合理、報銷金額是否符合規(guī)定、報銷憑證是否真實有效等。2.審核通過