酒店疫情會(huì)議管理制度

酒店疫情會(huì)議管理制度?一、總則1.目的為有效應(yīng)對(duì)疫情期間的特殊情況，規(guī)范酒店各類(lèi)會(huì)議的組織與管理，確保會(huì)議安全、有序、高效進(jìn)行，保障參會(huì)人員的健康與安全，同時(shí)保證酒店運(yùn)營(yíng)的正常開(kāi)展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于酒店內(nèi)所有部門(mén)組織召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議，包括但不限于部門(mén)例會(huì)、業(yè)務(wù)研討會(huì)、培訓(xùn)會(huì)議、跨部門(mén)協(xié)調(diào)會(huì)等。3.基本原則健康安全優(yōu)先：將參會(huì)人員的健康安全放在首位，嚴(yán)格遵守疫情防控相關(guān)規(guī)定，采取必要的防控措施，降低疫情傳播風(fēng)險(xiǎn)。靈活高效并重：在確保疫情防控要求落實(shí)的前提下，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，靈活調(diào)整會(huì)議形式和組織方式，提高會(huì)議效率。規(guī)范有序管理：明確會(huì)議組織、參與各方的職責(zé)和流程，加強(qiáng)會(huì)議全過(guò)程的管理和監(jiān)督，確保會(huì)議規(guī)范有序進(jìn)行。二、會(huì)議前管理1.會(huì)議計(jì)劃與審批各部門(mén)應(yīng)提前制定會(huì)議計(jì)劃，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等信息。對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)或重要事項(xiàng)的會(huì)議，需提前提交書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。會(huì)議計(jì)劃應(yīng)充分考慮疫情防控要求，合理安排會(huì)議規(guī)模和時(shí)間，盡量減少人員聚集。如非必要，可采用線上會(huì)議形式召開(kāi)。2.參會(huì)人員管理人員篩選：根據(jù)會(huì)議需求，嚴(yán)格篩選參會(huì)人員，避免無(wú)關(guān)人員參會(huì)。對(duì)于近期有發(fā)熱、咳嗽等癥狀或有疫情中高風(fēng)險(xiǎn)地區(qū)旅居史的人員，不得參加現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議。信息通知：通過(guò)郵件、短信、微信等方式提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議的疫情防控要求，如佩戴口罩、測(cè)量體溫、出示健康碼等。同時(shí)，提醒參會(huì)人員提前做好個(gè)人防護(hù)準(zhǔn)備。3.會(huì)議場(chǎng)地安排場(chǎng)地選擇：優(yōu)先選擇通風(fēng)良好、空間較大的會(huì)議室作為會(huì)議場(chǎng)地。如在室內(nèi)會(huì)議室召開(kāi)會(huì)議，應(yīng)提前做好通風(fēng)換氣工作，保持空氣流通。座位布置：合理安排會(huì)議座位，保持參會(huì)人員之間的安全距離。建議座位間隔不小于1米，避免人員過(guò)于密集。防控設(shè)施配備：在會(huì)議場(chǎng)地入口處設(shè)置體溫檢測(cè)點(diǎn)，配備體溫檢測(cè)設(shè)備；放置免洗洗手液、消毒濕巾等防疫物資，供參會(huì)人員使用；在會(huì)議室顯著位置張貼疫情防控宣傳海報(bào)，提醒參會(huì)人員做好個(gè)人防護(hù)。4.會(huì)議資料準(zhǔn)備盡量采用電子文檔形式準(zhǔn)備會(huì)議資料，減少紙質(zhì)資料的使用。如確需提供紙質(zhì)資料，應(yīng)提前對(duì)資料進(jìn)行消毒處理，并在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)回收和清理。在會(huì)議資料中加入疫情防控相關(guān)提示，提醒參會(huì)人員遵守會(huì)議期間的防控要求。三、會(huì)議期間管理1.體溫檢測(cè)與健康碼查驗(yàn)參會(huì)人員在進(jìn)入會(huì)議場(chǎng)地前，需在體溫檢測(cè)點(diǎn)接受體溫檢測(cè)。體溫正常（低于37.3℃）且健康碼為綠碼方可進(jìn)入會(huì)議室。對(duì)于體溫異?；蚪】荡a非綠碼的人員，禁止進(jìn)入會(huì)議場(chǎng)地，并及時(shí)報(bào)告酒店疫情防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。2.個(gè)人防護(hù)要求參會(huì)人員應(yīng)全程佩戴口罩，保持良好的個(gè)人衛(wèi)生習(xí)慣，避免相互交談、握手等近距離接觸行為。會(huì)議期間，如出現(xiàn)發(fā)熱、咳嗽等不適癥狀，應(yīng)立即報(bào)告會(huì)議組織者，并及時(shí)前往酒店指定的隔離觀察區(qū)域進(jìn)行觀察，必要時(shí)聯(lián)系醫(yī)療機(jī)構(gòu)進(jìn)行診治。3.會(huì)議組織與流程主持人引導(dǎo)：會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前，再次強(qiáng)調(diào)會(huì)議期間的疫情防控要求，引導(dǎo)參會(huì)人員遵守相關(guān)規(guī)定。會(huì)議議程執(zhí)行：嚴(yán)格按照會(huì)議議程進(jìn)行，合理控制會(huì)議時(shí)間，避免會(huì)議時(shí)間過(guò)長(zhǎng)導(dǎo)致人員疲勞和聚集風(fēng)險(xiǎn)增加?；?dòng)環(huán)節(jié)管理：對(duì)于會(huì)議中的互動(dòng)環(huán)節(jié)，如討論、發(fā)言等，應(yīng)有序進(jìn)行，避免人員過(guò)于集中和混亂。鼓勵(lì)采用線上互動(dòng)方式，減少現(xiàn)場(chǎng)近距離交流。4.通風(fēng)與消毒會(huì)議期間，應(yīng)保持會(huì)議室通風(fēng)良好，定期開(kāi)窗通風(fēng)換氣。如使用空調(diào)系統(tǒng)，應(yīng)確保空調(diào)運(yùn)行正常，且新風(fēng)系統(tǒng)正常工作，保證室內(nèi)空氣質(zhì)量。會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)對(duì)會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行全面消毒。重點(diǎn)對(duì)會(huì)議桌椅、門(mén)把手、話(huà)筒、投影儀等高頻接觸部位進(jìn)行消毒，消毒時(shí)間不少于30分鐘。消毒完成后，關(guān)閉門(mén)窗，保持室內(nèi)空氣流通。四、會(huì)議后管理1.參會(huì)人員信息跟蹤會(huì)議結(jié)束后，對(duì)參會(huì)人員進(jìn)行信息跟蹤，了解參會(huì)人員會(huì)后的健康狀況。如發(fā)現(xiàn)有人員出現(xiàn)發(fā)熱、咳嗽等癥狀或被確診為新冠肺炎病例，應(yīng)及時(shí)報(bào)告酒店疫情防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并配合相關(guān)部門(mén)做好流行病學(xué)調(diào)查和防控措施。2.會(huì)議資料回收與處理及時(shí)回收會(huì)議期間發(fā)放的紙質(zhì)資料，并進(jìn)行消毒處理后妥善保管或銷(xiāo)毀。對(duì)于電子資料，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并做好保密工作。3.會(huì)議場(chǎng)地清理與消毒組織人員對(duì)會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行全面清理，清理垃圾和雜物，保持場(chǎng)地整潔。然后按照會(huì)議期間的消毒要求，對(duì)會(huì)議場(chǎng)地再次進(jìn)行消毒，確保場(chǎng)地安全衛(wèi)生。4.會(huì)議總結(jié)與評(píng)估會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，評(píng)估會(huì)議效果和疫情防控措施的執(zhí)行情況。針對(duì)會(huì)議中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和不足之處，提出改進(jìn)措施和建議，不斷完善會(huì)議管理制度和疫情防控工作。五、線上會(huì)議管理1.平臺(tái)選擇與準(zhǔn)備根據(jù)會(huì)議需求和參會(huì)人員情況，選擇合適的線上會(huì)議平臺(tái)，如騰訊會(huì)議、釘釘會(huì)議等。提前測(cè)試平臺(tái)功能，確保會(huì)議期間網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定、音視頻清晰。會(huì)議組織者應(yīng)提前在平臺(tái)上創(chuàng)建會(huì)議房間，設(shè)置會(huì)議密碼，并將會(huì)議鏈接或邀請(qǐng)碼發(fā)送給參會(huì)人員。同時(shí)，告知參會(huì)人員提前下載安裝相應(yīng)的會(huì)議軟件，并熟悉操作流程。2.參會(huì)人員管理線上會(huì)議同樣需要對(duì)參會(huì)人員進(jìn)行嚴(yán)格管理，提前確認(rèn)參會(huì)人員名單，提醒參會(huì)人員按時(shí)參加會(huì)議。對(duì)于無(wú)法參加會(huì)議的人員，應(yīng)提前說(shuō)明情況。要求參會(huì)人員在會(huì)議期間保持良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和設(shè)備狀態(tài)，確保能夠正常參與會(huì)議。同時(shí)，提醒參會(huì)人員遵守線上會(huì)議紀(jì)律，保持視頻開(kāi)啟，不得隨意離開(kāi)會(huì)議畫(huà)面。3.會(huì)議組織與流程主持人引導(dǎo)：線上會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前，通過(guò)文字或語(yǔ)音方式再次強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)律和疫情防控要求，確保參會(huì)人員知曉并遵守。會(huì)議議程執(zhí)行：按照預(yù)定的會(huì)議議程進(jìn)行線上會(huì)議，合理安排發(fā)言順序和時(shí)間。會(huì)議過(guò)程中，主持人應(yīng)及時(shí)把控會(huì)議節(jié)奏，確保會(huì)議順利進(jìn)行?；?dòng)環(huán)節(jié)管理：鼓勵(lì)參會(huì)人員通過(guò)線上平臺(tái)的互動(dòng)功能進(jìn)行發(fā)言和討論，但要避免出現(xiàn)刷屏、惡意攻擊等不良行為。對(duì)于重要的互動(dòng)內(nèi)容，主持人應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理和記錄。4.會(huì)議記錄與存檔安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)線上會(huì)議的記錄工作，通過(guò)文字記錄、截圖、錄制會(huì)議視頻等方式，全面記錄會(huì)議內(nèi)容。會(huì)議記錄應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、發(fā)言?xún)?nèi)容、決議事項(xiàng)等信息。會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行整理和存檔，形成電子文檔或紙質(zhì)文檔。電子文檔應(yīng)妥善保存，便于日后查閱和追溯。六、特殊情況處理1.參會(huì)人員出現(xiàn)異常情況在會(huì)議期間，如發(fā)現(xiàn)參會(huì)人員出現(xiàn)發(fā)熱、咳嗽等疑似新冠肺炎癥狀，會(huì)議組織者應(yīng)立即組織會(huì)議暫停，并安排專(zhuān)人將異常人員引導(dǎo)至酒店指定的隔離觀察區(qū)域進(jìn)行隔離。及時(shí)報(bào)告酒店疫情防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組，聯(lián)系當(dāng)?shù)蒯t(yī)療機(jī)構(gòu)進(jìn)行診治。同時(shí)，對(duì)與異常人員有密切接觸的其他參會(huì)人員進(jìn)行登記，并按照疫情防控要求進(jìn)行相應(yīng)的隔離觀察和核酸檢測(cè)。2.疫情防控政策調(diào)整如遇疫情防控政策調(diào)整，導(dǎo)致酒店會(huì)議管理要求發(fā)生變化，酒店應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，確保新的防控政策得到有效落實(shí)。根據(jù)新政策要求，對(duì)會(huì)議管理制度進(jìn)行相應(yīng)的修訂和完善，并及時(shí)通知各部門(mén)和參會(huì)人員，確保會(huì)議組織和管理工作符合最新的疫情防控標(biāo)準(zhǔn)。3.會(huì)議期間突發(fā)疫情若會(huì)議期間酒店所在地區(qū)出現(xiàn)突發(fā)疫情，會(huì)議組織者應(yīng)立即停止會(huì)議，組織參會(huì)人員按照酒店應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行疏散和安置。配合當(dāng)?shù)卣鸵咔榉揽夭块T(mén)做好相關(guān)防控工作，提供必要的信息和協(xié)助。對(duì)會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行全面消毒和封閉管理，等待疫情防控部門(mén)的進(jìn)一步指示。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制酒店成立疫情防控監(jiān)督小組，定期對(duì)會(huì)議組織和管理情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。重點(diǎn)檢查會(huì)議疫情防控措施的落實(shí)情況、參會(huì)人員個(gè)人防護(hù)情況、會(huì)議場(chǎng)地通風(fēng)消毒情況等。設(shè)立舉報(bào)郵箱和電話(huà)，接受員工和參會(huì)人員對(duì)違反會(huì)議疫情防控規(guī)定行為的舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)信息，及時(shí)進(jìn)行核實(shí)和處理，并將處理結(jié)果反饋給舉報(bào)人。2.考核措施將會(huì)議疫情防控工作納入部門(mén)和個(gè)人的績(jī)效考核體系，對(duì)在會(huì)議組織和管理中嚴(yán)格遵守疫情防控規(guī)定、表現(xiàn)突出的部門(mén)和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)