公司全套印章管理制度

公司全套印章管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印章管理，維護(hù)公司合法權(quán)益，規(guī)范印章使用行為，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司的所有印章，包括但不限于公章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法定代表人章、部門(mén)章、業(yè)務(wù)專(zhuān)用章等。（三）基本原則1.印章使用必須嚴(yán)格遵循公司的審批流程和規(guī)定，確保用印合法、合規(guī)、合理。2.實(shí)行專(zhuān)人負(fù)責(zé)、分級(jí)管理，明確各印章保管人的職責(zé)和權(quán)限。3.確保印章安全，防止印章被盜用、冒用、丟失等情況發(fā)生。二、印章的種類(lèi)及用途（一）公章1.代表公司對(duì)外行使權(quán)力，具有最高法律效力。2.用于公司各類(lèi)文件、函件、報(bào)告、合同、協(xié)議等的簽署。3.辦理公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)證照的年檢、變更、注銷(xiāo)等手續(xù)。4.其他需要加蓋公章的事項(xiàng)。（二）合同專(zhuān)用章1.專(zhuān)門(mén)用于簽訂各類(lèi)經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議等法律文件。2.確保合同的簽訂具有法律效力，明確雙方權(quán)利義務(wù)。（三）財(cái)務(wù)專(zhuān)用章1.用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開(kāi)具、資金收付等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。2.是公司財(cái)務(wù)管理的重要印章，確保財(cái)務(wù)工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。（四）法定代表人章1.代表公司法定代表人行使職權(quán)，用于特定的文件簽署或財(cái)務(wù)事項(xiàng)。2.如法定代表人授權(quán)書(shū)、支票背書(shū)等。（五）部門(mén)章1.由各部門(mén)根據(jù)工作需要申請(qǐng)刻制，用于部門(mén)內(nèi)部文件、通知、報(bào)表等的加蓋。2.明確部門(mén)職責(zé)范圍，便于部門(mén)內(nèi)部管理。（六）業(yè)務(wù)專(zhuān)用章1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要刻制，用于特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件、憑證等的加蓋。2.如銷(xiāo)售專(zhuān)用章、采購(gòu)專(zhuān)用章等，確保業(yè)務(wù)操作的專(zhuān)業(yè)性和準(zhǔn)確性。三、印章的刻制與啟用（一）刻制申請(qǐng)1.因工作需要刻制印章的部門(mén)或個(gè)人，應(yīng)填寫(xiě)《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱(chēng)、用途、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司行政管理部門(mén)審批。（二）審批流程1.行政管理部門(mén)對(duì)《印章刻制申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，核實(shí)申請(qǐng)理由和必要性。2.報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大印章刻制需報(bào)公司法定代表人批準(zhǔn)。（三）刻制與備案1.經(jīng)批準(zhǔn)后，由行政管理部門(mén)統(tǒng)一安排印章刻制工作，選擇具有資質(zhì)的印章刻制單位。2.印章刻制完成后，刻制單位應(yīng)提供印章印模，并將印章印模及相關(guān)信息報(bào)公司行政管理部門(mén)備案。（四）啟用1.行政管理部門(mén)在收到印章印模及備案信息后，填寫(xiě)《印章啟用申請(qǐng)表》，注明印章啟用日期、啟用范圍等。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，正式啟用印章，并發(fā)布印章啟用通知。四、印章的保管（一）保管人員確定1.公章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法定代表人章由公司行政管理部門(mén)指定專(zhuān)人保管。2.部門(mén)章由各部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人保管。3.業(yè)務(wù)專(zhuān)用章由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人保管。（二）保管要求1.印章保管人應(yīng)妥善保管印章，確保印章存放安全，防止印章被盜用、冒用、丟失等情況發(fā)生。2.印章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)Ｓ糜≌潞袃?nèi)，實(shí)行雙人保管或雙人以上保管的方式，鑰匙分別由不同人員保管。3.印章保管人不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人使用，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，并做好登記記錄。（三）印章交接1.印章保管人員因工作變動(dòng)、離職等原因需要交接印章時(shí)，必須辦理印章交接手續(xù)。2.交接雙方應(yīng)填寫(xiě)《印章交接登記表》，詳細(xì)記錄印章名稱(chēng)、數(shù)量、交接時(shí)間、交接人、接交人等信息，并簽字確認(rèn)。3.交接過(guò)程應(yīng)由公司行政管理部門(mén)或相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人監(jiān)交，確保交接手續(xù)完整、規(guī)范。五、印章的使用（一）使用申請(qǐng)1.需要使用印章的部門(mén)或個(gè)人，應(yīng)填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事項(xiàng)、文件名稱(chēng)、文號(hào)、用印份數(shù)、用印時(shí)間等信息。2.注明用印理由和依據(jù)，并附上相關(guān)文件或資料。（二）審批流程1.用印申請(qǐng)由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字，確保用印事項(xiàng)真實(shí)、合法、合規(guī)。2.根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)和重要程度，按照以下審批權(quán)限進(jìn)行審批：一般性文件、函件、報(bào)告等用印，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。合同、協(xié)議等重要法律文件用印，需經(jīng)公司法律合規(guī)部門(mén)審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大合同需報(bào)公司法定代表人批準(zhǔn)。涉及財(cái)務(wù)資金收付、稅務(wù)申報(bào)等財(cái)務(wù)相關(guān)事項(xiàng)用印，由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。其他特殊事項(xiàng)用印，根據(jù)公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。（三）用印登記1.印章保管人在審核通過(guò)《印章使用申請(qǐng)表》后，進(jìn)行用印登記。2.登記內(nèi)容包括用印日期、用印部門(mén)、用印人、用印事項(xiàng)、文件名稱(chēng)、文號(hào)、用印份數(shù)等信息。3.用印登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便日后查詢(xún)和追溯。（四）用印操作1.印章保管人應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的《印章使用申請(qǐng)表》進(jìn)行用印操作，確保用印位置準(zhǔn)確、清晰。2.用印時(shí)應(yīng)在印章下方襯墊印泥，不得使用其他代用品，防止印章?lián)p壞或字跡不清。3.用印完成后，印章保管人應(yīng)及時(shí)將印章收回妥善保管，并在《印章使用申請(qǐng)表》上注明用印情況。六、印章的停用與銷(xiāo)毀（一）停用情形1.公司名稱(chēng)變更、重組、分立、合并等原因?qū)е掠≌虏辉偈褂谩?.印章?lián)p壞、遺失或被盜用等情況需要停用。3.因工作需要不再使用的其他印章。（二）停用申請(qǐng)1.由印章保管人或相關(guān)部門(mén)填寫(xiě)《印章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章停用原因、停用日期等信息。2.經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司行政管理部門(mén)審批。（三）審批流程1.行政管理部門(mén)對(duì)《印章停用申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，核實(shí)停用原因和必要性。2.報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大印章停用需報(bào)公司法定代表人批準(zhǔn)。（四）停用處理1.印章停用后，印章保管人應(yīng)及時(shí)將印章交回公司行政管理部門(mén)。2.行政管理部門(mén)對(duì)停用的印章進(jìn)行封存，并在公司內(nèi)部發(fā)布印章停用通知。（五）銷(xiāo)毀程序1.對(duì)于不再使用的印章，由公司行政管理部門(mén)定期進(jìn)行清理，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。2.填寫(xiě)《印章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因、銷(xiāo)毀方式等信息。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照以下方式進(jìn)行銷(xiāo)毀：對(duì)于重要印章，如公章、合同專(zhuān)用章等，應(yīng)采用粉碎、熔化等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，并拍照記錄銷(xiāo)毀過(guò)程。對(duì)于一般印章，可采用焚燒、切碎等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀。4.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)由公司行政管理部門(mén)或相關(guān)部門(mén)人員監(jiān)銷(xiāo)，確保印章徹底銷(xiāo)毀，防止印章流失。5.銷(xiāo)毀完成后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《印章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀記錄存檔保存。七、印章使用監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門(mén)公司行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)印章使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.印章保管情況，包括保管人員是否符合規(guī)定、印章存放是否安全等。2.印章使用審批流程執(zhí)行情況，是否按照規(guī)定的審批權(quán)限和程序進(jìn)行用印申請(qǐng)和審批。3.用印登記情況，是否及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地進(jìn)行用印登記。4.印章使用行為規(guī)范情況，是否存在違規(guī)用印、超范圍用印等情況。（三）檢查方式1.定期檢查，公司行政管理部門(mén)定期對(duì)印章使用情況進(jìn)行全面檢查，形成檢查報(bào)告。2.不定期抽查，根據(jù)工作需要，對(duì)印章使用的重點(diǎn)環(huán)節(jié)、重點(diǎn)時(shí)段進(jìn)行不定期抽查。3.專(zhuān)項(xiàng)檢查，針對(duì)特定事項(xiàng)或問(wèn)題，開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)印章使用情況檢查。（四）問(wèn)題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，行政管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)或人員限期整改。2.對(duì)違規(guī)用印行為，視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)任人批評(píng)教育、警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究法律責(zé)任。3.整改完成后，相關(guān)部門(mén)或人員應(yīng)將整改情