酒店行業(yè)公章管理制度

酒店行業(yè)公章管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)酒店公章管理，維護(hù)酒店的合法權(quán)益，確保公章使用的規(guī)范性、嚴(yán)肅性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店各部門(mén)及全體員工在涉及酒店經(jīng)營(yíng)、管理、對(duì)外聯(lián)絡(luò)等工作中使用公章的相關(guān)行為。（三）定義本制度所稱公章，是指酒店正式對(duì)外使用的具有法律效力的印章，包括酒店公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等。二、公章的刻制、啟用與廢止（一）公章的刻制1.酒店公章的刻制必須嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公安機(jī)關(guān)的規(guī)定辦理。由行政部門(mén)負(fù)責(zé)提出申請(qǐng)，經(jīng)酒店法定代表人批準(zhǔn)后，到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位進(jìn)行刻制。2.申請(qǐng)刻制公章時(shí)，應(yīng)提交以下材料：酒店法定代表人簽署的刻章申請(qǐng)；營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件；法定代表人身份證復(fù)印件；其他相關(guān)證明材料。3.刻章單位刻制完成后，應(yīng)將印章及印模交付酒店行政部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。（二）公章的啟用1.新刻制的公章啟用前，行政部門(mén)應(yīng)在酒店內(nèi)部進(jìn)行公告，明確公章的使用范圍、啟用時(shí)間等信息。2.公章啟用時(shí)，應(yīng)在公安機(jī)關(guān)備案的印模上加蓋騎縫章，并留存印模檔案。3.同時(shí)，行政部門(mén)應(yīng)將公章啟用情況書(shū)面通知酒店各部門(mén)及相關(guān)崗位人員。（三）公章的廢止1.因酒店名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、公章?lián)p壞等原因需要廢止公章時(shí)，由行政部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)酒店法定代表人批準(zhǔn)后，到公安機(jī)關(guān)辦理公章廢止手續(xù)。2.廢止的公章應(yīng)及時(shí)交回行政部門(mén)，由行政部門(mén)統(tǒng)一保管，并按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.行政部門(mén)應(yīng)將公章廢止情況書(shū)面通知酒店各部門(mén)及相關(guān)崗位人員，確保各部門(mén)不再使用廢止的公章。三、公章的保管（一）保管責(zé)任1.酒店公章由行政部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)。2.合同專用章由合同管理部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)保管，財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)保管。3.各部門(mén)如需使用公章，應(yīng)填寫(xiě)《公章使用申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，到保管部門(mén)辦理用章手續(xù)。（二）保管要求1.公章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)Ｓ糜≌潞袃?nèi)，實(shí)行雙人保管、雙人鎖匙制度，確保公章的安全。2.保管人員應(yīng)妥善保管公章，不得隨意放置或轉(zhuǎn)借他人使用。如因特殊原因需要臨時(shí)交接公章時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)，并記錄交接時(shí)間、交接人等信息。3.公章保管人員應(yīng)定期對(duì)公章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門(mén)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。四、公章的使用（一）使用原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及酒店相關(guān)規(guī)定，確保公章使用的合法性、真實(shí)性和嚴(yán)肅性。2.公章使用應(yīng)基于酒店正常的經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)，不得用于任何違法違規(guī)或損害酒店利益的行為。3.實(shí)行"誰(shuí)使用、誰(shuí)負(fù)責(zé)"的原則，使用人應(yīng)對(duì)公章使用的后果承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。（二）使用范圍1.酒店公章的使用范圍包括但不限于以下方面：以酒店名義對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議等法律文件；酒店對(duì)外發(fā)布的公文、信函、報(bào)表等；酒店員工的人事任免、調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲等文件；其他需要加蓋酒店公章的文件或材料。2.合同專用章的使用范圍僅限于酒店對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議等經(jīng)濟(jì)類法律文件。3.財(cái)務(wù)專用章的使用范圍僅限于酒店財(cái)務(wù)核算、資金收付等相關(guān)業(yè)務(wù)。（三）使用流程1.用章申請(qǐng)各部門(mén)如需使用公章，應(yīng)填寫(xiě)《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用章事項(xiàng)、用章內(nèi)容、用章時(shí)間等信息?！豆率褂蒙暾?qǐng)表》應(yīng)由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并根據(jù)用章事項(xiàng)的性質(zhì)提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批流程一般性用章事項(xiàng)，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到保管部門(mén)辦理用章手續(xù)。重要性用章事項(xiàng)，如涉及酒店重大決策、對(duì)外投資、擔(dān)保等，應(yīng)經(jīng)酒店法定代表人或其授權(quán)的負(fù)責(zé)人審批。合同類用章事項(xiàng)，應(yīng)按照酒店合同管理制度的規(guī)定進(jìn)行審批，確保合同條款的合法性、完整性和準(zhǔn)確性。3.用章登記保管人員在辦理用章手續(xù)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)《公章使用申請(qǐng)表》的審批情況，確認(rèn)無(wú)誤后，在《公章使用登記簿》上進(jìn)行登記，記錄用章時(shí)間、用章事項(xiàng)、用章內(nèi)容、用章人等信息。用章人應(yīng)在《公章使用登記簿》上簽字確認(rèn)。4.蓋章操作保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的《公章使用申請(qǐng)表》內(nèi)容進(jìn)行蓋章操作，確保蓋章位置準(zhǔn)確、清晰，不得擅自更改用章內(nèi)容。蓋章完成后，保管人員應(yīng)將公章妥善保管，不得將公章交予用章人自行保管或攜帶外出。（四）特殊情況用章1.如遇緊急情況或因特殊原因無(wú)法提前辦理用章審批手續(xù)時(shí)，用章人應(yīng)電話請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，先行蓋章，但事后必須及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)，并在《公章使用申請(qǐng)表》上注明原因。2.對(duì)于異地簽訂合同等特殊情況需要攜帶公章外出時(shí)，應(yīng)經(jīng)酒店法定代表人或其授權(quán)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)的攜帶公章外出審批手續(xù)。同時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)攜帶公章，確保公章的安全。五、公章的停用與銷(xiāo)毀（一）停用1.公章因磨損、損壞、變更等原因需要停用的，由保管部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)酒店法定代表人批準(zhǔn)后，辦理公章停用手續(xù)。2.公章停用后，保管部門(mén)應(yīng)及時(shí)將停用的公章交回行政部門(mén)，并在《公章使用登記簿》上注明停用時(shí)間、原因等信息。（二）銷(xiāo)毀1.對(duì)于廢止或停用的公章，行政部門(mén)應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《公章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)酒店法定代表人批準(zhǔn)后，由行政部門(mén)會(huì)同審計(jì)部門(mén)等相關(guān)人員共同進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等信息，并由參與銷(xiāo)毀的人員簽字確認(rèn)。3.銷(xiāo)毀后的《公章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》及相關(guān)記錄應(yīng)存檔保管，以備查閱。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.酒店行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)公章的保管、使用情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保公章使用的規(guī)范性和安全性。2.審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)公章使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查是否存在違規(guī)使用公章的行為，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。3.各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)員工使用公章情況的監(jiān)督，確保本部門(mén)員工嚴(yán)格按照規(guī)定使用公章。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用公章的行為，酒店將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.如因違規(guī)使用公章給酒店造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。七、附