貿易采購業(yè)務管理制度

貿易采購業(yè)務管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司貿易采購業(yè)務流程，加強采購管理，確保采購工作的順利進行，降低采購成本，保證所采購物資的質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有貿易采購業(yè)務活動，包括但不限于原材料采購、商品采購、設備采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定。2.效益原則：在保證物資質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應透明，確保所有符合條件的供應商都有平等參與競爭的機會。4.質量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購物資符合公司要求。二、采購組織與職責（一）采購部門設置公司設立獨立的采購部門，負責貿易采購業(yè)務的具體實施。采購部門可根據業(yè)務需要，進一步細分采購小組，如原材料采購組、商品采購組等。（二）采購部門職責1.制定采購計劃：根據公司生產經營計劃和市場需求預測，編制年度、季度和月度采購計劃。2.供應商開發(fā)與管理：尋找、評估、選擇合格的供應商，建立供應商檔案，定期對供應商進行考核與評價。3.采購談判與合同簽訂：與供應商進行采購談判，確定采購價格、交貨期、質量標準等條款，簽訂采購合同。4.采購訂單下達與跟蹤：根據采購合同下達采購訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時協(xié)調解決采購過程中出現的問題。5.采購成本控制：通過市場調研、供應商競價等方式，降低采購成本，提高采購效益。6.采購物資驗收：協(xié)助質量檢驗部門對采購物資進行驗收，確保物資符合質量要求。7.采購文件管理：負責采購文件的整理、歸檔和保管，包括采購計劃、采購合同、采購訂單、驗收報告等。（三）其他部門職責1.生產部門：及時向采購部門提供生產計劃和物資需求信息，協(xié)助采購部門評估供應商的供貨能力和質量保證能力。2.質量檢驗部門：負責對采購物資進行質量檢驗，出具檢驗報告，對不合格物資提出處理意見。3.財務部門：負責審核采購合同，辦理采購款項的支付手續(xù)，對采購成本進行核算和分析。4.法務部門：參與采購合同的審核，提供法律意見，處理采購過程中的法律糾紛。三、采購流程（一）采購需求預測與計劃編制1.市場調研：采購部門定期收集市場信息，包括行業(yè)動態(tài)、市場價格走勢、供應商情況等，為采購需求預測提供依據。2.需求預測：根據公司生產經營計劃、銷售訂單、庫存情況等，對物資需求進行預測。3.采購計劃編制：采購部門根據需求預測結果，結合公司資金狀況、倉儲能力等因素，編制年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規(guī)格、數量、交貨期等內容。（二）供應商選擇與管理1.供應商開發(fā)：采購部門通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，收集其相關資料，包括營業(yè)執(zhí)照、生產許可證、產品質量認證、業(yè)績情況等。2.供應商評估：采購部門組織相關人員對潛在供應商進行實地考察和評估，評估內容包括供應商的生產能力、質量控制能力、價格水平、交貨期、售后服務等。根據評估結果，對供應商進行打分排序，確定合格供應商名單。3.供應商選擇：采購部門從合格供應商名單中選擇合適的供應商進行采購合作。在選擇供應商時，應綜合考慮供應商的優(yōu)勢、價格、交貨期等因素，確保選擇最優(yōu)供應商。4.供應商管理：采購部門建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估結果、合作情況等。定期對供應商進行考核與評價，根據考核結果調整供應商等級。對于表現優(yōu)秀的供應商，給予一定的獎勵；對于表現不佳的供應商，及時進行溝通與整改，如仍不符合要求，可終止合作。（三）采購談判與合同簽訂1.采購談判：采購部門與選定的供應商進行采購談判，明確采購物資的價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款。談判過程中，應充分了解供應商的成本結構和市場行情，爭取有利的采購條件。2.采購合同起草：采購部門根據談判結果起草采購合同，合同內容應符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權利和義務。采購合同應包括以下主要條款：合同編號、簽訂日期、雙方當事人名稱、地址、聯系方式；采購物資的名稱、規(guī)格、數量、質量標準；價格、交貨期、交貨地點；付款方式、結算期限；違約責任、爭議解決方式等。3.合同審核與簽訂：采購合同起草完成后，提交財務部門、法務部門等相關部門進行審核。審核通過后，由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂采購合同。（四）采購訂單下達與跟蹤1.采購訂單下達：采購部門根據采購合同下達采購訂單，采購訂單應明確采購物資的名稱、規(guī)格、數量、交貨期、交貨地點等內容。采購訂單下達后，及時將訂單副本發(fā)送給供應商、生產部門、質量檢驗部門等相關部門。2.訂單跟蹤：采購部門負責跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時了解供應商的生產進度、發(fā)貨情況等。如發(fā)現訂單執(zhí)行過程中出現問題，應及時與供應商溝通協(xié)調，采取有效措施解決問題，確保訂單按時、按質、按量完成。3.變更管理：如因市場需求變化、生產計劃調整等原因需要變更采購訂單，采購部門應及時與供應商協(xié)商一致，并辦理相關變更手續(xù)。變更后的采購訂單應重新提交審核與簽訂。（五）采購物資驗收1.驗收準備：質量檢驗部門在采購物資到貨前，應做好驗收準備工作，包括制定驗收標準、準備驗收工具等。2.到貨通知：采購部門在采購物資到貨前，應及時通知質量檢驗部門和相關使用部門做好驗收準備。3.驗收實施：質量檢驗部門按照驗收標準對采購物資進行檢驗，檢驗內容包括物資的外觀、規(guī)格、數量、質量等。如發(fā)現物資存在質量問題或數量不符，應及時填寫驗收不合格報告，并通知采購部門與供應商協(xié)商解決。4.驗收報告出具：質量檢驗部門在完成驗收后，應出具驗收報告，驗收報告應包括物資名稱、規(guī)格、數量、驗收情況、驗收結論等內容。驗收報告經相關人員簽字確認后存檔。（六）采購付款1.付款申請：采購部門根據采購合同和驗收報告，填寫付款申請單，注明采購物資的名稱、規(guī)格、數量、金額、付款方式等內容。付款申請單經采購部門負責人、財務部門審核、公司領導審批后，提交財務部門辦理付款手續(xù)。2.付款審核：財務部門對付款申請單進行審核，審核內容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗收報告的真實性、付款金額的準確性等。如發(fā)現付款申請存在問題，應及時與采購部門溝通協(xié)調，要求其補充相關資料或進行整改。3.付款辦理：財務部門審核通過后，按照采購合同約定的付款方式和時間辦理付款手續(xù)。付款后，及時登記付款臺賬，并將付款憑證復印件反饋給采購部門。四、采購風險管理（一）風險識別與評估1.市場風險：包括市場價格波動、市場供應短缺等風險。采購部門應密切關注市場動態(tài)，及時調整采購策略，降低市場風險對采購業(yè)務的影響。2.供應商風險：包括供應商違約、供應商破產、供應商質量問題等風險。采購部門應加強對供應商的管理與評估，選擇多家合格供應商進行合作，降低供應商風險。3.合同風險：包括合同條款不明確、合同履行過程中出現糾紛等風險。采購部門應加強合同管理，確保合同條款明確、合法有效，在合同履行過程中及時溝通協(xié)調，避免合同糾紛的發(fā)生。4.質量風險：包括采購物資質量不符合要求、質量檢驗不嚴格等風險。采購部門應加強對采購物資質量的控制，嚴格按照驗收標準進行檢驗，確保所采購物資符合質量要求。（二）風險應對措施1.市場風險應對措施：建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握市場價格走勢，合理安排采購時間和數量。與供應商簽訂價格調整協(xié)議，約定價格調整方式和時間。拓展采購渠道，增加供應商選擇范圍，降低市場供應短缺風險。2.供應商風險應對措施：加強對供應商的日常管理與監(jiān)督，定期對供應商進行考核與評價。與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，約定違約責任。要求供應商提供擔?；虮ＷC金，降低供應商違約風險。建立供應商備份機制，在主要供應商出現問題時，能夠及時切換到備用供應商。3.合同風險應對措施：加強合同審核，確保合同條款明確、合法有效。在合同履行過程中，嚴格按照合同約定執(zhí)行，及時溝通協(xié)調解決合同糾紛。建立合同糾紛處理機制，明確糾紛處理流程和責任部門，確保合同糾紛能夠得到及時、有效的解決。4.質量風險應對措施：加強對采購物資質量的控制，嚴格按照驗收標準進行檢驗。要求供應商提供質量保證文件，如質量檢驗報告、產品合格證等。定期對采購物資進行抽檢，確保所采購物資質量符合要求。如發(fā)現采購物資存在質量問題，及時與供應商協(xié)商解決，要求其承擔相應的責任。五、采購績效評估（一）評估指標設定1.采購成本指標：包括采購價格、采購費用、采購成本節(jié)約率等。2.采購質量指標：包括物資合格率、退貨率、質量事故發(fā)生率等。3.采購效率指標：包括采購周期、訂單處理及時率、交貨準時率等。4.供應商管理指標：包括供應商滿意度、供應商投訴率、供應商開發(fā)成功率等。（二）評估方法1.定期評估：采購部門定期對采購績效進行評估，評估周期可根據實際情況確定，如月度、季度、年度等。2.數據統(tǒng)計與分析：采購部門收集與采購績效相關的數據，如采購訂單數據、驗收報告數據、付款數據等，并進行統(tǒng)計與分析。3.對比評估：將采購績效評估結果與設定的目標值進行對比，分析差異原因，找出改進方向。4.綜合評估：綜合考慮采購成本、采購質量、采購效率、供應商管理等方面的指標，對采購績效進行全面、客觀的評估。（三）評估結果應用1.績效獎勵：對采購績效優(yōu)秀的部門和個人給予一定的獎勵，如獎金、榮譽證書等，激勵其繼續(xù)保持良好的工作表現。2.績效改進：對采購績效不達標的部門和個人，分析原因，制定改進措施，限期進行整改。整改完成后，進行跟蹤評估，確保采購績效得到有效提升。3.決策參考：采購績效評估結果可作為公司制定采購政策、調整采購策略、優(yōu)化供應商選擇等決策的參考依據。六、監(jiān)督與審計（一）內部監(jiān)督1.采購部門自查：采購部門定期對采購業(yè)務進行自查，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購文件的完整性、采購合同的履行情況等，發(fā)現問題及時整改。2.內部審計：公司內部審計部門定期對采購業(yè)務進行審計，審查采購業(yè)務的合法性、合規(guī)性、效益性等，發(fā)現問題及時提出審計意見和建議，督促采購部門進行整改。（二）外部監(jiān)督1.政府監(jiān)管：采購業(yè)務應接受政府相關部門的監(jiān)管，遵守國家法律法規(guī)和政策要求。2.社會監(jiān)督：