會計公交卡管理制度

會計公交卡管理制度?一、總則（一）目的為加強公司會計公交卡的管理，規(guī)范使用流程，提高使用效率，保障公司與員工的利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工因工作需要使用公交卡的相關(guān)管理活動。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：公交卡的使用應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.合理性原則：根據(jù)工作實際需求，合理安排公交卡的使用，確保資源有效利用。3.安全性原則：保障公交卡信息及資金安全，防止丟失、被盜用等情況發(fā)生。二、公交卡的辦理（一）辦理申請1.員工因工作需要經(jīng)常乘坐公共交通出行且符合公司規(guī)定條件的，可向所在部門提出公交卡辦理申請。2.申請應(yīng)注明辦理原因、預(yù)計使用頻率等信息，并由部門負責(zé)人審核簽字。（二）審批流程1.部門負責(zé)人審核通過后，將申請?zhí)峤恢寥肆Y源部門。2.人力資源部門對申請進行復(fù)核，確認員工符合辦理條件后，報公司管理層審批。3.公司管理層審批通過后，由人力資源部門統(tǒng)一安排辦理公交卡。（三）辦理方式1.人力資源部門根據(jù)公司與公交卡運營機構(gòu)的合作協(xié)議，選擇合適的辦理渠道。2.可通過線上平臺提交辦理信息，由公交卡運營機構(gòu)制卡并郵寄至公司；也可由人力資源部門統(tǒng)一收集員工資料后，前往公交卡指定辦理網(wǎng)點現(xiàn)場辦理。3.辦理公交卡所需費用根據(jù)實際情況由公司或員工承擔(dān)，具體在申請時明確。三、公交卡的領(lǐng)取與發(fā)放（一）領(lǐng)取1.公交卡辦理完成后，由人力資源部門負責(zé)領(lǐng)取。2.領(lǐng)取時應(yīng)核對公交卡數(shù)量、卡號等信息，確保準確無誤。（二）發(fā)放1.人力資源部門將領(lǐng)取的公交卡發(fā)放至申請員工所在部門。2.部門指定專人負責(zé)接收公交卡，并按照員工名單逐一發(fā)放。3.員工領(lǐng)取公交卡時，需在發(fā)放登記表上簽字確認。四、公交卡的使用（一）使用范圍1.主要用于員工因工作需要乘坐公共交通出行，包括但不限于上下班、外出辦理業(yè)務(wù)等。2.禁止將公交卡轉(zhuǎn)借他人使用。（二）使用規(guī)范1.員工應(yīng)妥善保管公交卡，避免丟失、損壞。如發(fā)現(xiàn)公交卡丟失或損壞，應(yīng)及時向所在部門報告。2.使用公交卡時，應(yīng)按照公交卡運營機構(gòu)的規(guī)定進行操作，確保刷卡記錄真實有效。3.員工在乘坐公共交通時，如遇刷卡異常等問題，應(yīng)積極與公交工作人員溝通解決，并及時向公司反饋。（三）充值管理1.公交卡充值工作由人力資源部門統(tǒng)一安排。2.根據(jù)員工公交卡使用情況及余額，定期統(tǒng)計充值需求，并向公司財務(wù)部門申請充值資金。3.財務(wù)部門審核通過后，將充值資金劃撥至人力資源部門指定賬戶。4.人力資源部門負責(zé)將充值資金充值到員工公交卡中，并做好充值記錄。五、公交卡的掛失與補辦（一）掛失1.員工發(fā)現(xiàn)公交卡丟失后，應(yīng)立即向所在部門報告，并填寫公交卡掛失申請表。2.部門負責(zé)人審核后，將掛失申請表提交至人力資源部門。3.人力資源部門接到掛失申請后，及時與公交卡運營機構(gòu)聯(lián)系辦理掛失手續(xù)，防止公交卡被盜用。（二）補辦1.掛失成功后，員工可向人力資源部門申請補辦公交卡。2.申請補辦時需提交補辦申請表，并繳納補辦費用（如有）。3.人力資源部門按照公交卡辦理流程重新為員工辦理公交卡，并將新卡發(fā)放至員工手中。4.補辦公交卡后，原公交卡自動失效，如有余額將按照規(guī)定處理。六、公交卡的注銷（一）注銷情形1.員工離職或因其他原因不再需要使用公交卡時，應(yīng)辦理公交卡注銷手續(xù)。2.公交卡損壞無法正常使用且無法補辦時，也需辦理注銷手續(xù)。（二）注銷流程1.員工向所在部門提出公交卡注銷申請，并提交公交卡。2.部門負責(zé)人審核后，將申請及公交卡一并提交至人力資源部門。3.人力資源部門核實公交卡信息及使用情況后，辦理注銷手續(xù)，并將注銷情況反饋至公司財務(wù)部門。4.財務(wù)部門根據(jù)公交卡注銷情況，對相關(guān)費用進行結(jié)算處理。七、公交卡的費用管理（一）費用標準1.公交卡的辦理費用、充值費用等按照與公交卡運營機構(gòu)的協(xié)議執(zhí)行。2.公司承擔(dān)的公交卡費用標準由公司管理層根據(jù)實際情況確定，并定期進行評估調(diào)整。（二）費用核算1.人力資源部門負責(zé)統(tǒng)計公交卡辦理、充值、掛失、補辦、注銷等各項費用，并定期與公交卡運營機構(gòu)核對賬目。2.財務(wù)部門根據(jù)人力資源部門提供的費用明細，進行賬務(wù)處理，確保費用核算準確無誤。（三）費用報銷1.員工因個人原因使用公交卡產(chǎn)生的費用，原則上由員工自行承擔(dān)，不予報銷。2.如因特殊情況，員工經(jīng)公司批準可使用公交卡用于與工作相關(guān)的非通勤出行，且符合公司費用報銷規(guī)定的，可按照流程進行報銷。報銷時需提供相關(guān)證明材料，如出差審批單、業(yè)務(wù)辦理憑證等。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門定期對公交卡的使用情況進行檢查，包括是否存在轉(zhuǎn)借他人、違規(guī)使用等情況。2.財務(wù)部門負責(zé)對公交卡費用的核算、報銷等進行監(jiān)督，確保費用支出合規(guī)合理。3.各部門負責(zé)人應(yīng)加強對本部門員工公交卡使用情況的管理，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）外部監(jiān)督1.配合公交卡運營機構(gòu)的監(jiān)督檢查工作，及時提供相關(guān)資料和信息。2.接受公司內(nèi)部審計部門的審計監(jiān)督，對公交卡管理中存在的問題及時進行整改。九、違規(guī)處理（一）轉(zhuǎn)借他人1.發(fā)現(xiàn)員工將公交卡轉(zhuǎn)借他人使用的，第一次給予警告處分，并責(zé)令其立即改正。2.如再次發(fā)生轉(zhuǎn)借行為，將扣除該員工當月交通補貼的[x]%，并在公司內(nèi)部進行通報批評。（二）違規(guī)使用1.對于員工違規(guī)使用公交卡用于非工作目的的，如發(fā)現(xiàn)一次，追回違規(guī)使用的費用，并給予相應(yīng)的紀律處分。2.情節(jié)嚴重的，解除勞動合同，并追究相關(guān)法律責(zé)任。（三）其他違規(guī)行為1.因員工保管不善導(dǎo)致公交卡丟失、損壞，給公司造成經(jīng)濟損失的，由員工承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任。2.對在公交卡管理過程中弄虛作假、虛報費用等違規(guī)行為，一經(jīng)查實，除追回違規(guī)費用外，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀律處分，直至解除勞動