財務捐贈資金管理制度

財務捐贈資金管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司財務捐贈資金的管理，確保捐贈資金使用合法、合規(guī)、透明、有效，提升公司社會形象，促進社會公益事業(yè)發(fā)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司對外捐贈資金的管理活動，包括但不限于向慈善組織、教育機構(gòu)、社會福利機構(gòu)、受災地區(qū)等進行的資金捐贈。（三）基本原則1.合法性原則：捐贈行為必須符合國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保捐贈資金來源合法、捐贈途徑合規(guī)。2.自愿性原則：捐贈應基于公司自愿意愿，不得受到任何外部強制或不正當影響。3.透明性原則：捐贈資金的管理和使用應保持高度透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和社會公眾監(jiān)督。4.效益性原則：注重捐贈資金的使用效果，確保資金用于真正需要的項目，實現(xiàn)社會效益最大化。二、捐贈資金的決策程序（一）捐贈意向提出1.公司各部門或員工若發(fā)現(xiàn)符合公司捐贈宗旨且有捐贈必要的項目或事件，應填寫《捐贈意向申請表》，詳細說明捐贈項目背景、受贈對象情況、預計捐贈金額及用途等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人審核后提交至公司管理層或?qū)ｉT設立的捐贈決策委員會。（二）捐贈項目評估1.捐贈決策委員會收到申請表后，組織相關(guān)人員對捐贈項目進行評估。評估內(nèi)容包括但不限于受贈對象的資質(zhì)信譽、項目的可行性與必要性、預期社會效益、資金預算合理性等。2.可通過實地考察、查閱資料、咨詢專業(yè)機構(gòu)等方式獲取評估所需信息，必要時可要求受贈對象提供詳細的項目計劃書和資金使用承諾。（三）捐贈決策1.根據(jù)評估結(jié)果，捐贈決策委員會召開會議進行決策。會議應充分討論捐贈事項的各個方面，參會成員發(fā)表意見并進行表決。2.捐贈金額較小、對公司影響相對有限的捐贈項目，可由公司管理層直接審批；重大捐贈項目需經(jīng)公司董事會審議通過，并形成書面決議。3.決策過程應記錄在案，包括會議紀要、表決結(jié)果等，以備后續(xù)查詢和監(jiān)督。（四）捐贈協(xié)議簽訂1.經(jīng)決策同意捐贈后，公司應與受贈對象簽訂書面捐贈協(xié)議。捐贈協(xié)議應明確雙方的權(quán)利和義務，包括捐贈金額、用途、支付方式、資金管理要求、信息披露責任、違約責任等條款。2.捐贈協(xié)議由公司法務部門審核，確保協(xié)議內(nèi)容合法合規(guī)、條款清晰明確，避免潛在法律風險。審核通過后，由公司法定代表人或授權(quán)代表簽署協(xié)議。三、捐贈資金的財務管理（一）賬戶設置1.公司應在財務部門設立專門的捐贈資金賬戶，用于歸集和核算捐贈資金的收支情況。該賬戶應與公司其他賬戶嚴格區(qū)分，確保捐贈資金?？顚Ｓ?。2.捐贈資金賬戶應按照國家相關(guān)規(guī)定進行銀行開戶，并遵循銀行賬戶管理的各項要求，確保賬戶安全。（二）資金收入管理1.公司應及時將捐贈資金足額、準確地匯入捐贈協(xié)議約定的賬戶。在資金到賬后，財務部門應及時進行賬務處理，記錄捐贈資金的收入日期、金額、來源等信息。2.對于以非貨幣形式捐贈的資產(chǎn)，如物資、設備等，應按照公允價值進行評估入賬，并辦理相關(guān)的資產(chǎn)交接手續(xù)。財務部門根據(jù)評估價值和交接手續(xù)進行相應的賬務處理。（三）資金支出管理1.捐贈資金的支出應嚴格按照捐贈協(xié)議約定的用途進行，確保資金用于指定的項目或事項。2.支出申請由受贈對象或相關(guān)項目負責人提出，填寫《捐贈資金支出申請表》，詳細說明支出事由、金額、支付對象等信息，并附上相關(guān)證明材料，如發(fā)票、合同、收據(jù)等。3.申請表經(jīng)受贈對象或項目負責人所在部門審核后，提交至公司財務部門。財務部門對申請進行審核，重點審核支出是否符合協(xié)議約定、證明材料是否真實有效、金額計算是否準確等。審核通過后，報公司授權(quán)審批人審批。4.對于大額支出或重要項目支出，可實行集體審議或?qū)ｍ棇徲?，確保資金支出的合理性和合規(guī)性。5.捐贈資金支付應通過銀行轉(zhuǎn)賬等合規(guī)方式進行，避免現(xiàn)金支付。財務部門在支付后，應及時登記賬務，記錄支出日期、金額、用途、支付對象等信息。（四）財務核算與報告1.財務部門應按照國家統(tǒng)一的會計準則和財務制度，對捐贈資金進行單獨核算，準確記錄捐贈資金的收支情況，定期編制財務報表。2.財務報表應包括資產(chǎn)負債表、收支明細表、項目資金使用情況表等，真實反映捐贈資金的財務狀況和使用效果。3.公司應定期向管理層和相關(guān)部門提供捐贈資金財務報告，報告內(nèi)容應包括資金收支情況、項目進展情況、存在問題及改進措施等，為公司決策提供依據(jù)。4.在年度終了，財務部門應編制捐贈資金年度財務決算報告，全面總結(jié)年度捐贈資金的管理和使用情況，并按照公司內(nèi)部審計要求進行審計。四、捐贈資金的監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對捐贈資金的管理和使用情況進行審計監(jiān)督，檢查捐贈資金是否按照規(guī)定的程序決策、是否?？顚Ｓ?、財務核算是否準確等。2.審計部門應制定詳細的審計計劃，明確審計范圍、內(nèi)容、方法和時間安排。審計過程中可通過查閱資料、實地走訪、問卷調(diào)查等方式獲取審計證據(jù)。3.對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。審計報告應提交給公司管理層和相關(guān)部門，作為改進管理和決策的參考依據(jù)。（二）外部監(jiān)督1.公司應積極接受社會公眾監(jiān)督，通過公司官網(wǎng)、社交媒體等渠道及時公開捐贈資金的管理和使用情況，包括捐贈項目信息、資金收支明細、審計報告等，主動回應社會關(guān)切。2.按照相關(guān)法律法規(guī)要求，定期向社會公布捐贈資金的使用情況，接受民政部門、審計機關(guān)等政府部門的監(jiān)督檢查。3.鼓勵社會公眾對公司捐贈資金管理活動進行監(jiān)督，設立舉報郵箱、舉報電話等渠道，及時受理和處理公眾舉報信息。對于舉報屬實的問題，公司應嚴肅查處，并將處理結(jié)果向社會公開。（三）信息披露1.公司應建立健全捐贈信息披露制度，明確信息披露的內(nèi)容、方式、頻率和責任主體。2.信息披露內(nèi)容應包括捐贈項目名稱、受贈對象、捐贈金額、資金用途、實施進度、資金使用效果等信息，確保公眾能夠全面了解捐贈資金的管理和使用情況。3.信息披露方式可采用公司官網(wǎng)公告、年度報告、新聞媒體報道等多種形式，保證信息的及時、準確、完整傳播。五、捐贈項目的跟蹤與評估（一）項目跟蹤1.公司應建立捐贈項目跟蹤機制，指定專人負責對捐贈項目的實施情況進行跟蹤管理。跟蹤人員應定期與受贈對象溝通，了解項目進展情況、資金使用情況、存在問題及困難等。2.跟蹤人員應及時收集項目實施過程中的相關(guān)資料，如項目進展報告、資金使用憑證、驗收報告等，為項目評估提供依據(jù)。3.對于項目實施過程中出現(xiàn)的重大問題或變更事項，跟蹤人員應及時向公司管理層報告，并根據(jù)公司決策意見協(xié)調(diào)受贈對象采取相應措施進行處理。（二）項目評估1.在捐贈項目完成后，公司應組織對項目進行評估。評估內(nèi)容包括項目目標完成情況、資金使用效益、社會效益、受贈對象滿意度等方面。2.評估可采用自我評價、第三方評估等方式進行。自我評價由公司相關(guān)部門或項目實施團隊負責，按照評估指標體系對項目進行全面總結(jié)和評價；第三方評估可委托專業(yè)的評估機構(gòu)進行，確保評估結(jié)果客觀、公正。3.根據(jù)項目評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓，提出改進建議，為今后的捐贈活動提供參考。對于項目實施效果良好、社會反響積極的受贈對象，可考慮建立長期合作關(guān)系；對于存在問題的項目，應分析原因，采取措施加強管理和改進。六、捐贈資金管理的責任追究（一）責任界定1.公司員工在捐贈資金管理過程中，因故意或重大過失導致捐贈資金損失、違規(guī)使用、信息披露不實等問題的，應承擔相應責任。2.責任人員包括捐贈決策過程中的相關(guān)決策者、資金管理和使用過程中的經(jīng)辦人員、審計監(jiān)督人員等。（二）責任追究方式1.對于違反本制度的責任人員，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.構(gòu)成違法犯罪的，依法移送司法機關(guān)追究刑事責任。（三）損失賠償1.因責任人員過錯給公司造成捐贈資金損失的，責任人員應承擔相應的賠償責任