行政公章借用管理制度

行政公章借用管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司行政公章的管理，規(guī)范公章借用行為，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。定義行政公章：是指公司正式對外行文、簽訂合同、出具證明等具有法律效力的印章，包括公司公章、法定代表人章等。公章管理職責(zé)行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)行政公章的刻制、啟用、廢止、封存等管理工作。2.制定公章使用流程，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門正確使用公章。3.保管行政公章，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理公章借用手續(xù)。4.定期檢查公章使用情況，對違規(guī)使用公章的行為進(jìn)行糾正和處理。借用部門職責(zé)1.明確專人負(fù)責(zé)公章借用申請和歸還工作。2.嚴(yán)格按照規(guī)定用途使用公章，不得擅自擴(kuò)大使用范圍。3.確保公章安全，借用期間妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。4.借用期滿后及時歸還公章，如有損壞或遺失及時報告。公章借用流程申請1.各部門因工作需要借用行政公章，應(yīng)填寫《行政公章借用申請表》，詳細(xì)注明借用事由、借用時間、擬用章文件名稱及份數(shù)等信息。2.《行政公章借用申請表》由部門負(fù)責(zé)人簽字并加蓋部門公章后，提交至行政部門。審批1.行政部門收到《行政公章借用申請表》后，對借用事由進(jìn)行審核。2.對于一般性文件蓋章，由行政部門負(fù)責(zé)人審批；涉及重要合同、協(xié)議等文件蓋章，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人審批。3.審批通過后，行政部門在申請表上簽署意見并注明批準(zhǔn)借用時間。借用1.申請人憑審批通過的《行政公章借用申請表》到行政部門辦理公章借用手續(xù)。2.行政部門指定專人將公章交予申請人，并填寫《行政公章借用登記表》，雙方簽字確認(rèn)。3.借用人員應(yīng)對公章的使用安全負(fù)責(zé)，不得將公章攜帶外出或轉(zhuǎn)借他人使用。使用1.借用人員必須嚴(yán)格按照申請事由使用公章，不得擅自更改用章內(nèi)容和用途。2.在使用公章時，應(yīng)確保用章文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，避免出現(xiàn)錯蓋、漏蓋等情況。3.用章后，借用人員應(yīng)在《行政公章借用登記表》上記錄用章情況，包括用章時間、文件名稱、蓋章位置等。歸還1.借用期滿后，借用人員應(yīng)及時將公章歸還行政部門。2.行政部門核對公章完好無損后，在《行政公章借用登記表》上注明歸還時間，并雙方簽字確認(rèn)。3.如發(fā)現(xiàn)公章有損壞或遺失，借用人員應(yīng)立即報告行政部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。公章使用規(guī)范用章原則1.嚴(yán)格遵循公司相關(guān)規(guī)定和審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用公章。2.公章使用必須與公司業(yè)務(wù)相關(guān)，不得用于與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的事項(xiàng)。3.確保公章使用的真實(shí)性、合法性和嚴(yán)肅性，不得在空白紙張、空白合同等文件上加蓋公章。用章文件審核1.借用人員在使用公章前，應(yīng)對擬用章文件進(jìn)行認(rèn)真審核，確保文件內(nèi)容符合法律法規(guī)和公司政策要求。2.對于涉及重大事項(xiàng)、重要合同等文件，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會審，確保文件條款清晰、權(quán)利義務(wù)明確。用章位置1.公章應(yīng)加蓋在文件規(guī)定的蓋章處，確保蓋章清晰、端正。2.對于多頁文件，應(yīng)逐頁加蓋騎縫章，防止文件被更換或篡改。公章保管與安全保管要求1.行政公章應(yīng)指定專人保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識。2.公章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并設(shè)置密碼或鑰匙管理制度。3.公章保管人員不得擅自離崗，如因特殊情況需要臨時離崗，應(yīng)將公章妥善交接給其他指定人員，并做好交接記錄。安全防范1.加強(qiáng)對公章保管場所的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保公章保管區(qū)域24小時處于監(jiān)控狀態(tài)。2.定期檢查公章保管設(shè)施的安全性，如保險柜是否正常使用、密碼是否泄露等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.如遇公章丟失、被盜等緊急情況，保管人員應(yīng)立即報告行政部門，并采取相應(yīng)的應(yīng)急措施，如向公安機(jī)關(guān)報案、通知相關(guān)部門停止使用該公章等。監(jiān)督與檢查定期檢查1.行政部門定期對公章使用情況進(jìn)行檢查，包括借用申請表、登記表、用章文件等資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.檢查內(nèi)容包括借用流程是否規(guī)范、用章是否符合規(guī)定用途、審批手續(xù)是否齊全等。不定期抽查1.公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對公章使用情況進(jìn)行不定期抽查。2.抽查方式包括查閱資料、實(shí)地查看、詢問相關(guān)人員等，發(fā)現(xiàn)問題及時進(jìn)行整改。違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用公章的行為，行政部門將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理。2.如因違規(guī)使用公章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。附則解釋權(quán)本制度由公司行政部門負(fù)責(zé)解釋。修訂與廢止1.本制度根據(jù)