行政物品庫存管理制度

行政物品庫存管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政物品庫存管理，規(guī)范物品采購、存儲(chǔ)、使用及盤點(diǎn)等流程，確保行政物品的合理配置與有效利用，保障公司日常運(yùn)營(yíng)的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有行政物品的庫存管理，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、勞保用品、清潔用品等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：行政物品庫存管理工作由公司行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，實(shí)行集中采購、集中存儲(chǔ)、集中調(diào)配。2.合理規(guī)劃原則：根據(jù)公司實(shí)際需求和業(yè)務(wù)發(fā)展情況，合理規(guī)劃行政物品的庫存數(shù)量，避免積壓或缺貨。3.規(guī)范操作原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行行政物品的采購、驗(yàn)收、入庫、存儲(chǔ)、發(fā)放、盤點(diǎn)等操作，確保管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.成本控制原則：在滿足公司正常運(yùn)營(yíng)需求的前提下，努力降低行政物品庫存管理成本，提高資金使用效率。二、職責(zé)分工（一）行政部門1.負(fù)責(zé)制定行政物品庫存管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)行政物品的采購計(jì)劃制定、采購實(shí)施、驗(yàn)收、入庫、存儲(chǔ)、發(fā)放、盤點(diǎn)等日常管理工作。3.定期對(duì)行政物品庫存情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并根據(jù)實(shí)際情況提出調(diào)整建議。4.協(xié)調(diào)各部門之間的行政物品需求與使用，確保物品的合理調(diào)配。（二）使用部門1.根據(jù)本部門實(shí)際工作需要，提前向行政部門提交行政物品需求計(jì)劃。2.負(fù)責(zé)本部門行政物品的領(lǐng)用、使用及保管，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.配合行政部門做好行政物品的盤點(diǎn)工作，及時(shí)反饋物品使用過程中出現(xiàn)的問題。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核行政物品采購費(fèi)用的報(bào)銷，確保費(fèi)用支出的合理性和合規(guī)性。2.協(xié)助行政部門對(duì)行政物品庫存進(jìn)行成本核算和分析，提供相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。三、采購管理（一）需求計(jì)劃1.使用部門應(yīng)每月末向行政部門提交次月行政物品需求計(jì)劃，詳細(xì)注明所需物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.行政部門根據(jù)各部門需求計(jì)劃，結(jié)合庫存情況進(jìn)行綜合分析，制定月度行政物品采購計(jì)劃。（二）采購申請(qǐng)1.行政部門根據(jù)月度采購計(jì)劃，填寫行政物品采購申請(qǐng)表，詳細(xì)說明采購物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、采購原因等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.對(duì)于金額較大或特殊的行政物品采購，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)集體研究決定。（三）采購實(shí)施1.經(jīng)審批后的采購申請(qǐng)表交至采購人員，采購人員根據(jù)批準(zhǔn)的采購申請(qǐng)，按照公司采購管理相關(guān)規(guī)定，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購。2.采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。3.在采購過程中，采購人員應(yīng)嚴(yán)格控制采購成本，確保采購物品的質(zhì)量和交貨期，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解決采購過程中出現(xiàn)的問題。（四）驗(yàn)收入庫1.行政物品到貨后，采購人員應(yīng)及時(shí)通知行政部門驗(yàn)收。行政部門安排專人按照采購合同及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收合格的行政物品，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫行政物品驗(yàn)收單，經(jīng)采購人員、驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)后，辦理入庫手續(xù)。3.對(duì)于驗(yàn)收不合格的行政物品，采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商限期更換或處理。如因質(zhì)量問題給公司造成損失的，采購人員應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。四、庫存管理（一）存儲(chǔ)管理1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的行政物品倉庫，對(duì)行政物品進(jìn)行分類存放。倉庫應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.行政物品應(yīng)按照類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立庫存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物品的入庫時(shí)間、數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、領(lǐng)用情況等信息。3.對(duì)于易燃易爆、有毒有害等危險(xiǎn)物品，應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。（二）庫存盤點(diǎn)1.行政部門應(yīng)定期對(duì)行政物品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)分為月度小盤點(diǎn)和年度大盤點(diǎn)。2.月度小盤點(diǎn)由行政部門自行組織，于每月末最后一個(gè)工作日進(jìn)行。盤點(diǎn)人員應(yīng)對(duì)庫存物品進(jìn)行逐一清點(diǎn)，并與庫存臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，記錄盤點(diǎn)結(jié)果。3.年度大盤點(diǎn)由公司統(tǒng)一組織，于每年年末進(jìn)行。盤點(diǎn)前，行政部門應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、時(shí)間、人員分工等。盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)庫存物品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等信息，并做好記錄。盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析總結(jié)，提出改進(jìn)措施和建議。4.如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫行政物品盤盈盤虧報(bào)告表，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。根據(jù)審批結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理和調(diào)整。（三）庫存預(yù)警1.行政部門應(yīng)根據(jù)行政物品的使用頻率、采購周期等因素，設(shè)定庫存預(yù)警指標(biāo)。當(dāng)庫存數(shù)量低于或高于預(yù)警指標(biāo)時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信息。2.庫存預(yù)警信息分為紅色預(yù)警（庫存數(shù)量低于最低庫存預(yù)警線）、黃色預(yù)警（庫存數(shù)量介于最低庫存預(yù)警線和最高庫存預(yù)警線之間）和綠色預(yù)警（庫存數(shù)量高于最高庫存預(yù)警線）。3.當(dāng)發(fā)出紅色預(yù)警時(shí)，行政部門應(yīng)立即啟動(dòng)緊急采購程序，確保物品及時(shí)供應(yīng)；當(dāng)發(fā)出黃色預(yù)警時(shí)，行政部門應(yīng)關(guān)注庫存動(dòng)態(tài)，適時(shí)安排采購；當(dāng)發(fā)出綠色預(yù)警時(shí)，行政部門應(yīng)暫停采購，合理調(diào)配庫存物品，避免積壓。五、發(fā)放管理（一）領(lǐng)用流程1.使用部門員工因工作需要領(lǐng)用行政物品時(shí)，應(yīng)填寫行政物品領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明物品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用原因等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.行政物品領(lǐng)用申請(qǐng)表交至行政部門倉庫管理人員，倉庫管理人員根據(jù)庫存情況進(jìn)行審核發(fā)放。對(duì)于庫存充足的物品，應(yīng)及時(shí)辦理領(lǐng)用手續(xù)；對(duì)于庫存不足的物品，應(yīng)告知領(lǐng)用人員，并說明預(yù)計(jì)到貨時(shí)間。3.領(lǐng)用人員領(lǐng)取行政物品時(shí)，應(yīng)在行政物品領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)。倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)更新庫存臺(tái)賬，記錄物品的發(fā)放情況。（二）限量管理1.行政部門應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要，對(duì)部分行政物品實(shí)行限量領(lǐng)用制度。例如，辦公用品中的筆、筆記本等，應(yīng)根據(jù)員工崗位和工作性質(zhì)，設(shè)定合理的領(lǐng)用限量。2.對(duì)于限量領(lǐng)用的行政物品，領(lǐng)用人員應(yīng)按照規(guī)定的數(shù)量進(jìn)行領(lǐng)用，不得超量領(lǐng)取。如因工作需要確需增加領(lǐng)用數(shù)量的，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）借用管理1.因工作需要臨時(shí)借用行政物品的，借用人員應(yīng)填寫行政物品借用申請(qǐng)表，注明借用物品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、借用原因、借用期限等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.行政物品借用申請(qǐng)表交至行政部門倉庫管理人員，倉庫管理人員根據(jù)庫存情況進(jìn)行審核發(fā)放。借用人員領(lǐng)取借用物品時(shí)，應(yīng)在行政物品借用登記表上簽字確認(rèn)，并按照約定的借用期限及時(shí)歸還。3.借用期限屆滿，借用人員應(yīng)及時(shí)歸還借用物品。如因特殊原因需要延長(zhǎng)借用期限的，應(yīng)提前向行政部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。對(duì)于逾期未歸還的借用物品，行政部門應(yīng)及時(shí)催還，并按照規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)處理。六、報(bào)廢管理（一）報(bào)廢鑒定1.行政物品因損壞、老化、過期等原因無法繼續(xù)使用的，使用部門應(yīng)及時(shí)填寫行政物品報(bào)廢申請(qǐng)表，注明物品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、購置時(shí)間、報(bào)廢原因等，并提交至行政部門。2.行政部門收到報(bào)廢申請(qǐng)表后，應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)申請(qǐng)報(bào)廢的行政物品進(jìn)行鑒定。對(duì)于價(jià)值較高的物品，可邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員或相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)估鑒定。3.經(jīng)鑒定確已無法使用且無維修價(jià)值的行政物品，由行政部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）報(bào)廢處理1.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的行政物品，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理，并填寫行政物品報(bào)廢清單，詳細(xì)記錄報(bào)廢物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息。2.對(duì)于可回收利用的報(bào)廢物品，行政部門應(yīng)進(jìn)行分類整理，交至公司指定的回收部門進(jìn)行處理；對(duì)于不可回收利用的報(bào)廢物品，應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處置，如委托有資質(zhì)的單位進(jìn)行銷毀等。3.行政部門應(yīng)定期對(duì)報(bào)廢物品的處理情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，確保報(bào)廢物品得到合理處置。同時(shí)，應(yīng)將報(bào)廢物品處理情況及時(shí)上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)行政物品庫存管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、庫存管理是否規(guī)范、物品發(fā)放是否準(zhǔn)確、報(bào)廢處理是否及時(shí)等。對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）定期檢查行政部門應(yīng)定期對(duì)行政物品庫存管理工作進(jìn)行自查，檢查制度執(zhí)行情況、庫存臺(tái)賬記錄情況、物品存儲(chǔ)情況等。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并將自查情況