品質文件發(fā)放管理制度

品質文件發(fā)放管理制度一、總則（一）目的為加強公司品質文件的管理，確保品質文件的有效發(fā)放、使用和控制，保證公司各項工作按照規(guī)定的標準和流程進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有品質文件的發(fā)放管理，包括但不限于質量手冊、程序文件、作業(yè)指導書、檢驗規(guī)范、記錄表格等。（三）職責1.品質管理部門負責品質文件的歸口管理，制定和修訂品質文件發(fā)放管理制度。負責品質文件的審核、批準、編號、印刷、發(fā)放、回收、歸檔等工作。定期對品質文件的有效性進行評審，確保文件的適用性和符合性。2.文件使用部門負責本部門品質文件的簽收、保管、使用和歸還工作。對本部門使用的品質文件進行定期檢查，確保文件的完整性和有效性。及時向品質管理部門反饋品質文件在使用過程中存在的問題，提出改進建議。3.其他相關部門協(xié)助品質管理部門做好品質文件的發(fā)放管理工作。在工作中嚴格按照品質文件的要求執(zhí)行，確保工作質量。二、品質文件的分類與編號（一）分類品質文件分為以下幾類：1.質量手冊：闡述公司質量管理體系的總體要求和基本框架，是公司質量管理的綱領性文件。2.程序文件：規(guī)定公司各項質量管理活動的流程和方法，是質量手冊的支持性文件。3.作業(yè)指導書：詳細描述公司各項工作的具體操作步驟和要求，是程序文件的細化和補充。4.檢驗規(guī)范：規(guī)定產(chǎn)品或過程的檢驗標準、檢驗方法和檢驗流程，確保產(chǎn)品質量符合要求。5.記錄表格：用于記錄公司各項質量管理活動的相關信息，是質量管理體系運行的證據(jù)。（二）編號品質文件采用統(tǒng)一的編號規(guī)則，編號格式如下：[文件類別代碼][年份][順序號]其中：文件類別代碼：用大寫字母表示，如“QS”表示質量手冊，“CX”表示程序文件，“ZY”表示作業(yè)指導書，“JG”表示檢驗規(guī)范，“JL”表示記錄表格。年份：用公元紀年的后兩位數(shù)字表示，如“22”表示2022年。順序號：用三位數(shù)字表示，從001開始依次編號。例如：QS22001表示2022年發(fā)布的第1版質量手冊。三、品質文件的編制與審批（一）編制1.品質文件由相關部門或人員負責編制，編制人員應具備相應的專業(yè)知識和工作經(jīng)驗，熟悉公司的業(yè)務流程和質量管理要求。2.編制品質文件應遵循以下原則：符合國家法律法規(guī)和相關標準的要求。與公司的質量管理體系相適應，體現(xiàn)公司的質量管理理念和方針。內容完整、準確、清晰、易懂，具有可操作性。能夠有效指導公司的各項工作，確保工作質量和效率。（二）審批1.品質文件編制完成后，應提交品質管理部門進行審核。審核內容包括文件的完整性、準確性、適用性、符合性等方面。2.品質管理部門審核通過后，報公司管理層進行批準。批準后的品質文件方可發(fā)布實施。3.對于重要的品質文件，如質量手冊、程序文件等，應組織相關部門和人員進行會審，確保文件的科學性和合理性。四、品質文件的發(fā)放（一）發(fā)放范圍品質文件的發(fā)放范圍根據(jù)文件的性質和使用要求確定，一般包括以下人員和部門：1.公司管理層。2.品質管理部門及相關人員。3.文件使用部門的負責人和相關工作人員。4.其他需要使用品質文件的人員。（二）發(fā)放方式品質文件的發(fā)放方式分為紙質文件發(fā)放和電子文件發(fā)放兩種。1.紙質文件發(fā)放品質管理部門根據(jù)文件的發(fā)放范圍，填寫《品質文件發(fā)放登記表》，詳細記錄文件的名稱、編號、發(fā)放部門、發(fā)放日期、簽收人等信息。將紙質文件發(fā)放給各部門或人員，并要求簽收。簽收人應在《品質文件發(fā)放登記表》上簽字確認。對于重要的品質文件，應采用專人送達或特快專遞等方式進行發(fā)放，確保文件的安全和及時送達。2.電子文件發(fā)放品質管理部門將電子文件存儲在公司內部網(wǎng)絡的指定文件夾中，并設置相應的訪問權限。通過公司內部郵件或即時通訊工具等方式，通知文件使用部門或人員登錄指定文件夾下載文件。文件使用部門或人員應及時下載電子文件，并妥善保管。在使用電子文件時，應確保文件的完整性和準確性。（三）發(fā)放數(shù)量品質文件的發(fā)放數(shù)量應根據(jù)實際需要確定，一般以滿足工作需要為原則。對于重要的品質文件，可適當增加發(fā)放數(shù)量，以便于文件的查閱和使用。（四）發(fā)放記錄品質管理部門應建立品質文件發(fā)放記錄檔案，對每次文件的發(fā)放情況進行詳細記錄。發(fā)放記錄應包括文件名稱、編號、發(fā)放日期、發(fā)放部門、發(fā)放數(shù)量、簽收人等信息，以便于查詢和追溯。五、品質文件的使用與保管（一）使用1.文件使用部門或人員應按照品質文件的要求進行工作，確保工作質量和效率。2.在使用品質文件過程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在問題或與實際工作不符，應及時向品質管理部門反饋，由品質管理部門進行修訂和完善。3.嚴禁擅自修改、復印、轉借品質文件，如需復印或轉借，應經(jīng)品質管理部門批準，并辦理相關手續(xù)。（二）保管1.文件使用部門應指定專人負責品質文件的保管，確保文件的安全和完整。2.品質文件應存放在干燥、通風、防火、防潮的地方，避免文件受潮、發(fā)霉、損壞或丟失。3.對于電子文件，應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份文件應存放在不同的存儲介質上，并分別保管。4.文件保管人員應定期對品質文件進行清查和整理，確保文件的分類存放和便于查閱。六、品質文件的修訂與廢止（一）修訂1.品質文件在使用過程中，如因法律法規(guī)、標準規(guī)范、公司業(yè)務流程、質量管理體系等發(fā)生變化，或發(fā)現(xiàn)文件存在問題需要修訂時，由品質管理部門提出修訂申請。2.修訂申請應說明修訂的原因、內容和要求，經(jīng)品質管理部門負責人審核后，報公司管理層批準。3.品質文件修訂后，應按照本制度的規(guī)定進行審核、批準和發(fā)放。修訂后的文件應注明修訂日期和版本號，同時收回并作廢原文件。（二）廢止1.品質文件因以下原因需要廢止時，由品質管理部門提出廢止申請：文件所涉及的業(yè)務活動已停止或不再適用。文件已被新的文件所替代。文件存在嚴重問題，無法繼續(xù)使用。2.廢止申請應說明廢止的原因和文件名稱、編號等信息，經(jīng)品質管理部門負責人審核后，報公司管理層批準。3.品質文件廢止后，應在公司內部網(wǎng)絡和相關場所進行公告，同時收回并銷毀所有紙質文件和電子文件。七、品質文件的借閱與歸還（一）借閱1.因工作需要借閱品質文件時，應填寫《品質文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息。2.《品質文件借閱申請表》經(jīng)文件使用部門負責人簽字同意后，報品質管理部門批準。3.品質管理部門批準后，將借閱的文件提供給借閱人，并在《品質文件借閱登記表》上記錄借閱情況。4.借閱人應按照規(guī)定的借閱期限歸還文件，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）歸還1.借閱人歸還品質文件時，應確保文件的完整性和準確性，如有損壞或丟失，應照價賠償。2.品質管理部門在收到歸還的文件后，應在《品質文件借閱登記表》上記錄歸還日期，并對文件進行檢查。如文件無問題，應在“歸還情況”欄注明“已歸還，文件完好”；如發(fā)現(xiàn)文件有問題，應及時與借閱人聯(lián)系，查明原因并進行處理。八、品質文件的保密管理（一）保密范圍品質文件涉及公司的質量管理體系、業(yè)務流程、技術秘密、客戶信息等重要內容，屬于公司的機密文件，應嚴格保密。（二）保密措施1.品質管理部門應建立品質文件保密制度，明確保密責任和保密措施。2.對涉及機密的品質文件，應在文件上加蓋“機密”印章，并嚴格控制發(fā)放范圍。3.文件使用部門和人員應妥善保管品質文件，不得將文件泄露給無關人員。如需對外提供文件，應經(jīng)公司管理