合同結(jié)算中心管理制度

合同結(jié)算中心管理制度總則一、目的為規(guī)范公司合同結(jié)算中心的管理，提高合同結(jié)算的效率和準(zhǔn)確性，保障公司的合法權(quán)益，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司合同結(jié)算中心及其相關(guān)工作人員，包括合同管理、結(jié)算審核、資金支付等方面的工作。三、管理原則1.合規(guī)性原則：合同結(jié)算中心的管理工作必須遵守國(guó)家法律法規(guī)、公司規(guī)章制度和相關(guān)合同約定。2.準(zhǔn)確性原則：合同結(jié)算中心的工作人員必須確保合同結(jié)算的準(zhǔn)確性，包括合同金額、結(jié)算方式、付款條件等方面的內(nèi)容。3.及時(shí)性原則：合同結(jié)算中心的工作人員必須及時(shí)處理合同結(jié)算事宜，確保合同款項(xiàng)的按時(shí)支付和結(jié)算。4.保密性原則：合同結(jié)算中心的工作人員必須嚴(yán)格保守公司的商業(yè)秘密和合同結(jié)算信息，不得泄露給任何第三方。四、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.管理機(jī)構(gòu)公司設(shè)立合同結(jié)算中心，負(fù)責(zé)公司合同結(jié)算的管理工作。合同結(jié)算中心隸屬于公司財(cái)務(wù)部，由財(cái)務(wù)部經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)。2.職責(zé)分工（1）合同管理崗負(fù)責(zé)合同的簽訂、變更、解除等管理工作，審核合同條款的合規(guī)性和準(zhǔn)確性，確保合同的合法性和有效性。（2）結(jié)算審核崗負(fù)責(zé)對(duì)合同結(jié)算申請(qǐng)進(jìn)行審核，包括結(jié)算金額的準(zhǔn)確性、結(jié)算方式的合理性、付款條件的滿足情況等方面的內(nèi)容，確保合同結(jié)算的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。（3）資金支付崗負(fù)責(zé)根據(jù)合同結(jié)算審核結(jié)果，辦理合同款項(xiàng)的支付手續(xù)，確保合同款項(xiàng)的按時(shí)支付和結(jié)算。（4）檔案管理崗負(fù)責(zé)合同結(jié)算相關(guān)資料的歸檔和保管工作，確保合同結(jié)算資料的完整性和安全性。合同管理一、合同簽訂管理1.合同簽訂流程（1）合同起草：由相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草合同草案，合同草案應(yīng)包括合同雙方的基本信息、合同標(biāo)的、合同金額、結(jié)算方式、付款條件、違約責(zé)任等方面的內(nèi)容。（2）合同審核：合同草案起草完成后，應(yīng)由合同管理崗進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括合同條款的合規(guī)性、準(zhǔn)確性和完整性等方面的內(nèi)容。合同審核通過(guò)后，應(yīng)由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（3）合同簽訂：合同審核通過(guò)后，應(yīng)由合同雙方代表簽字蓋章，并加蓋公司合同專用章。合同簽訂后，應(yīng)由合同管理崗將合同原件歸檔保存，并將合同副本發(fā)送給相關(guān)業(yè)務(wù)部門和結(jié)算審核崗。2.合同變更管理（1）合同變更流程合同在履行過(guò)程中，如需要變更合同條款，應(yīng)由相關(guān)業(yè)務(wù)部門提出變更申請(qǐng)，并經(jīng)合同管理崗審核通過(guò)后，由合同雙方代表簽字蓋章，并加蓋公司合同專用章。合同變更后，應(yīng)由合同管理崗將變更后的合同原件歸檔保存，并將變更后的合同副本發(fā)送給相關(guān)業(yè)務(wù)部門和結(jié)算審核崗。（2）合同變更審核要點(diǎn)合同變更審核應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注變更內(nèi)容的合法性、合理性和必要性，以及變更對(duì)合同結(jié)算的影響等方面的內(nèi)容。二、合同履行管理1.合同履行監(jiān)督合同結(jié)算中心應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行中存在的問(wèn)題。合同履行監(jiān)督應(yīng)包括合同標(biāo)的的交付情況、合同款項(xiàng)的支付情況、合同違約責(zé)任的履行情況等方面的內(nèi)容。2.合同糾紛處理如合同在履行過(guò)程中發(fā)生糾紛，應(yīng)由相關(guān)業(yè)務(wù)部門及時(shí)與合同對(duì)方進(jìn)行協(xié)商解決。如協(xié)商無(wú)法解決，應(yīng)及時(shí)向公司法律部門尋求幫助，由法律部門負(fù)責(zé)處理合同糾紛事宜。三、合同檔案管理1.合同檔案的建立合同結(jié)算中心應(yīng)建立合同檔案管理制度，對(duì)合同簽訂、變更、履行等過(guò)程中形成的相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存。合同檔案應(yīng)包括合同原件、合同副本、合同變更協(xié)議、合同履行情況記錄、合同糾紛處理記錄等方面的內(nèi)容。2.合同檔案的保管合同檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、損壞或泄露。合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度的規(guī)定確定，一般為合同履行完畢后五年。3.合同檔案的查閱合同檔案的查閱應(yīng)經(jīng)合同結(jié)算中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。合同檔案的查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露合同檔案中的商業(yè)秘密和合同結(jié)算信息。結(jié)算審核一、結(jié)算申請(qǐng)審核1.結(jié)算申請(qǐng)的提交合同結(jié)算申請(qǐng)人應(yīng)在合同約定的結(jié)算期限內(nèi)，向結(jié)算審核崗提交結(jié)算申請(qǐng)，并提供相關(guān)的結(jié)算資料，包括合同原件、發(fā)票、驗(yàn)收單等方面的內(nèi)容。2.結(jié)算申請(qǐng)的審核要點(diǎn)（1）結(jié)算金額的準(zhǔn)確性：結(jié)算審核崗應(yīng)審核結(jié)算金額是否與合同約定的金額一致，是否存在多算、少算或漏算的情況。（2）結(jié)算方式的合理性：結(jié)算審核崗應(yīng)審核結(jié)算方式是否符合合同約定，是否存在不合理的結(jié)算方式，如現(xiàn)金結(jié)算、預(yù)付款結(jié)算等。（3）付款條件的滿足情況：結(jié)算審核崗應(yīng)審核付款條件是否已經(jīng)滿足，如是否已經(jīng)完成合同標(biāo)的的交付、是否已經(jīng)收到發(fā)票等。（4）結(jié)算資料的完整性：結(jié)算審核崗應(yīng)審核結(jié)算資料是否完整，是否存在缺失或不齊全的情況。二、結(jié)算審核流程1.初審結(jié)算審核崗收到結(jié)算申請(qǐng)后，應(yīng)首先進(jìn)行初審，初審內(nèi)容包括結(jié)算申請(qǐng)的完整性、結(jié)算資料的真實(shí)性和合法性等方面的內(nèi)容。初審?fù)ㄟ^(guò)后，應(yīng)將結(jié)算申請(qǐng)?zhí)峤唤o結(jié)算審核負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。2.復(fù)審結(jié)算審核負(fù)責(zé)人收到初審?fù)ㄟ^(guò)的結(jié)算申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)審，復(fù)審內(nèi)容包括結(jié)算金額的準(zhǔn)確性、結(jié)算方式的合理性、付款條件的滿足情況等方面的內(nèi)容。復(fù)審?fù)ㄟ^(guò)后，應(yīng)將結(jié)算申請(qǐng)?zhí)峤唤o資金支付崗進(jìn)行支付。3.終審資金支付崗收到復(fù)審?fù)ㄟ^(guò)的結(jié)算申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行終審，終審內(nèi)容包括結(jié)算申請(qǐng)的合規(guī)性和準(zhǔn)確性等方面的內(nèi)容。終審?fù)ㄟ^(guò)后，應(yīng)辦理合同款項(xiàng)的支付手續(xù)。三、結(jié)算審核異議處理1.異議提出如合同結(jié)算申請(qǐng)人對(duì)結(jié)算審核結(jié)果有異議，應(yīng)在收到結(jié)算審核結(jié)果后的三個(gè)工作日內(nèi)，向結(jié)算審核崗提出異議申請(qǐng)，并提供相關(guān)的證明材料。2.異議審核結(jié)算審核崗收到異議申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核，并在五個(gè)工作日內(nèi)將審核結(jié)果反饋給合同結(jié)算申請(qǐng)人。如異議成立，應(yīng)及時(shí)調(diào)整結(jié)算審核結(jié)果；如異議不成立，應(yīng)書面通知合同結(jié)算申請(qǐng)人，并說(shuō)明理由。資金支付一、資金支付流程1.支付申請(qǐng)資金支付崗收到結(jié)算審核通過(guò)的結(jié)算申請(qǐng)后，應(yīng)填寫資金支付申請(qǐng)表，并經(jīng)結(jié)算審核負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給財(cái)務(wù)部經(jīng)理進(jìn)行審批。2.支付審批財(cái)務(wù)部經(jīng)理收到資金支付申請(qǐng)表后，應(yīng)進(jìn)行審批，并在三個(gè)工作日內(nèi)將審批結(jié)果反饋給資金支付崗。如審批通過(guò)，應(yīng)簽署意見(jiàn)并加蓋財(cái)務(wù)部公章；如審批不通過(guò)，應(yīng)書面通知資金支付崗，并說(shuō)明理由。3.支付執(zhí)行資金支付崗收到財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批通過(guò)的資金支付申請(qǐng)表后，應(yīng)按照規(guī)定的支付方式和支付期限，辦理合同款項(xiàng)的支付手續(xù)。支付手續(xù)辦理完成后，應(yīng)及時(shí)將支付憑證歸檔保存。二、資金支付方式1.銀行轉(zhuǎn)賬公司應(yīng)優(yōu)先采用銀行轉(zhuǎn)賬的方式進(jìn)行合同款項(xiàng)的支付，銀行轉(zhuǎn)賬應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理。2.現(xiàn)金支付如確需采用現(xiàn)金支付的方式進(jìn)行合同款項(xiàng)的支付，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守現(xiàn)金管理制度的規(guī)定。3.其他支付方式如合同雙方約定采用其他支付方式進(jìn)行合同款項(xiàng)的支付，應(yīng)經(jīng)合同管理崗審核通過(guò)，并報(bào)財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可采用。三、資金支付監(jiān)督1.資金支付監(jiān)督的內(nèi)容資金支付監(jiān)督的內(nèi)容包括資金支付的合規(guī)性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性等方面的內(nèi)容，重點(diǎn)關(guān)注資金支付是否符合合同約定、是否存在超付、錯(cuò)付等情況。2.資金支付監(jiān)督的方式資金支付監(jiān)督的方式包括內(nèi)部審計(jì)、財(cái)