公司日常合同管理制度

公司日常合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司日常合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在日常經(jīng)營活動中所簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的規(guī)定。2.風(fēng)險防范原則注重合同風(fēng)險的識別、評估和控制，采取有效措施防范合同風(fēng)險，保障公司利益。3.公平公正原則合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平、公正的原則，不得損害公司及對方的合法權(quán)益。4.統(tǒng)一管理原則公司合同實行統(tǒng)一歸口管理，明確各部門職責(zé)，確保合同管理工作的規(guī)范、有序。二、合同管理部門及職責(zé)（一）法務(wù)部門1.負(fù)責(zé)合同文本的合法性審查，對合同條款是否符合法律法規(guī)要求提出法律意見。2.參與重大合同的談判、起草工作，提供法律支持。3.處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。4.定期對公司合同管理情況進(jìn)行法律風(fēng)險評估，提出改進(jìn)建議。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)合同的前期調(diào)研、談判、起草工作，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)實際需求。2.負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤，及時處理合同履行過程中出現(xiàn)的問題，并向公司相關(guān)部門匯報。3.負(fù)責(zé)收集、整理與合同相關(guān)的資料，建立合同檔案。4.配合法務(wù)部門處理合同糾紛，提供相關(guān)證據(jù)和資料。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對合同涉及的財務(wù)條款進(jìn)行審核，確保合同款項收付的合理性和安全性。2.參與合同付款審批流程，對合同執(zhí)行情況進(jìn)行財務(wù)監(jiān)督。3.根據(jù)合同約定及時辦理款項收付手續(xù)，并進(jìn)行賬務(wù)處理。（四）行政管理部門1.負(fù)責(zé)合同用印的審核與管理，確保合同用印的合規(guī)性。2.協(xié)助業(yè)務(wù)部門辦理合同簽訂過程中的相關(guān)手續(xù)，如合同登記、備案等。3.負(fù)責(zé)公司合同檔案的統(tǒng)一保管和查閱服務(wù)。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行市場調(diào)研，與對方進(jìn)行初步洽談，形成合作意向。2.業(yè)務(wù)部門起草合同文本，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的、價款、履行期限、違約責(zé)任等主要條款。3.合同文本初稿完成后，提交法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查。法務(wù)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)提出審查意見，業(yè)務(wù)部門根據(jù)審查意見對合同文本進(jìn)行修改完善。4.經(jīng)法務(wù)部門審查通過的合同文本，提交財務(wù)部門進(jìn)行財務(wù)條款審核。財務(wù)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)提出審核意見，業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見對合同文本進(jìn)行再次修改完善。5.合同文本經(jīng)法務(wù)部門和財務(wù)部門審核通過后，提交行政管理部門進(jìn)行用印審核。行政管理部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審核，并辦理合同用印手續(xù)。6.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同副本分別送法務(wù)部門、財務(wù)部門、行政管理部門備案。（二）合同簽訂注意事項1.合同主體資格審查簽訂合同前，應(yīng)審查對方的營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、法定代表人身份證明等相關(guān)資料，確保對方具有合法的經(jīng)營資格和履約能力。2.合同條款明確合同條款應(yīng)清晰、明確、具體，避免模糊不清或歧義性表述。對于重要條款，如標(biāo)的、價款、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、履行期限、違約責(zé)任等，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)約定。3.合同審批流程嚴(yán)格按照合同簽訂流程進(jìn)行審批，未經(jīng)審批的合同不得簽訂。各部門應(yīng)認(rèn)真履行審批職責(zé)，確保合同內(nèi)容符合公司利益和法律法規(guī)要求。4.合同簽訂方式合同應(yīng)采用書面形式簽訂，由雙方當(dāng)事人簽字（或蓋章）確認(rèn)。簽字（或蓋章）應(yīng)清晰、完整，不得使用傳真件、復(fù)印件等替代原件。四、合同履行管理（一）合同履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履行的跟蹤管理，定期檢查合同履行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.合同履行過程中，如出現(xiàn)對方違約或可能影響合同履行的情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向公司相關(guān)部門匯報，并采取相應(yīng)的措施，如要求對方承擔(dān)違約責(zé)任、協(xié)商變更合同條款等。3.對于重大合同或涉及金額較大的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立專門的合同履行臺賬，詳細(xì)記錄合同履行情況，包括合同簽訂時間、履行期限、標(biāo)的、價款、付款情況、驗收情況等。（二）合同變更與解除1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方協(xié)商，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審批。2.如因?qū)Ψ竭`約或其他原因需要解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知對方，并按照法律法規(guī)及合同約定辦理解除合同手續(xù)。解除合同協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審批。3.合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將相關(guān)情況通知法務(wù)部門、財務(wù)部門、行政管理部門，并辦理相應(yīng)的備案手續(xù)。五、合同付款管理（一）付款審批流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定，填寫付款申請單，詳細(xì)說明付款事由、金額、付款時間等信息，并附上合同副本、發(fā)票、驗收報告等相關(guān)資料。2.付款申請單經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交財務(wù)部門進(jìn)行審核。財務(wù)部門應(yīng)重點審核付款金額是否符合合同約定、發(fā)票是否合規(guī)、驗收報告是否齊全等。3.財務(wù)部門審核通過后，付款申請單提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司資金狀況和合同履行情況進(jìn)行審批。4.付款申請單經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，提交公司總經(jīng)理審批。公司總經(jīng)理根據(jù)公司整體經(jīng)營情況進(jìn)行最終審批。5.付款申請單經(jīng)公司總經(jīng)理審批通過后，財務(wù)部門按照審批意見辦理付款手續(xù)。（二）付款注意事項1.嚴(yán)格按照合同約定的付款方式和時間付款，不得提前或逾期付款。2.付款前應(yīng)確保發(fā)票合規(guī)、驗收報告齊全等相關(guān)手續(xù)完備。3.對于大額付款或重要合同付款，應(yīng)進(jìn)行專項審計或風(fēng)險評估，確保付款安全。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本及相關(guān)資料提交行政管理部門進(jìn)行歸檔。2.合同履行過程中產(chǎn)生的補充協(xié)議、變更協(xié)議、往來函件、驗收報告、付款憑證等資料，業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期整理后提交行政管理部門歸檔。（二）檔案整理與保管1.行政管理部門負(fù)責(zé)對合同檔案進(jìn)行整理、分類、編號，建立合同檔案目錄。2.合同檔案應(yīng)按照年度、類別進(jìn)行存放，便于查閱和管理。3.合同檔案應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。檔案保管期限按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到行政管理部門查閱。2.因特殊情況需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、行政管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱或借閱合同檔案時，不得擅自涂改、復(fù)印、抽取、撤換檔案材料。查閱或借閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。七、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.加強合同管理，嚴(yán)格按照合同簽訂流程和履行要求操作，避免因合同簽訂或履行不當(dāng)引發(fā)糾紛。2.定期對公司合同管理情況進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)潛在的合同風(fēng)險，并采取相應(yīng)的防范措施。3.加強對員工的合同法律知識培訓(xùn)，提高員工的法律意識和風(fēng)險防范能力。（二）糾紛處理流程1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)資料，并向公司法務(wù)部門匯報。2.法務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的證據(jù)資料，進(jìn)行分析研究，制定糾紛處理方案。3.糾紛處理方案經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，法務(wù)部門代表公司與對方進(jìn)行協(xié)商解決。協(xié)商過程中，應(yīng)保持冷靜、理智，充分聽取對方意見，尋求雙方都能接受的解決方案。4.如協(xié)商不成，法務(wù)部門應(yīng)及時代表公司提起訴訟或仲裁，通過法律途徑解決糾紛。在訴訟或仲裁過程中，應(yīng)積極配合律師工作，提供充分的證據(jù)資料，維護(hù)公司的合法權(quán)益。（三）糾紛處理注意事項1.及時收集和保存與糾紛相關(guān)的證據(jù)資料，如合同文本、往來函件、發(fā)票、驗收報告、付款憑證等，確保證據(jù)的真實性、合法性和關(guān)聯(lián)性。2.在糾紛處理過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)及相關(guān)程序規(guī)定