完善物資采購管理制度

完善物資采購管理制度一、總則（一）目的為加強公司物資采購管理，規(guī)范采購行為，降低采購成本，保證物資質(zhì)量，提高采購效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門物資采購活動，包括辦公用品、辦公設備、生產(chǎn)原材料、零部件、固定資產(chǎn)等各類物資的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定。2.效益性原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商享有平等的參與機會。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購物資符合公司要求。5.內(nèi)部控制原則：建立健全采購內(nèi)部控制機制，防范采購風險。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司成立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。采購決策委員會負責審議重大采購項目、采購預算、采購政策等事項，對采購活動進行決策和監(jiān)督。（二）采購執(zhí)行部門公司設立采購部，作為采購活動的執(zhí)行部門。采購部負責具體采購業(yè)務的實施，包括供應商開發(fā)與管理、采購計劃制定與執(zhí)行、采購合同簽訂與履行、采購物資驗收等工作。（三）其他相關部門職責1.需求部門：負責提出物資采購需求，明確物資規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對采購物資的使用和驗收負責。2.財務部：負責審核采購預算、采購合同付款條款，監(jiān)督采購資金的支付，對采購成本進行核算和分析。3.質(zhì)量部：負責對采購物資的質(zhì)量進行檢驗和驗收，確保所采購物資符合質(zhì)量標準。4.法務部：負責審查采購合同的合法性和合規(guī)性，提供法律支持和風險防范建議。三、采購流程（一）采購需求提出1.各需求部門根據(jù)工作需要和業(yè)務發(fā)展規(guī)劃，定期或不定期編制物資采購需求計劃，詳細列出所需物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預計采購時間等信息。2.采購需求計劃應經(jīng)部門負責人審核簽字后提交給采購部。（二）采購計劃制定1.采購部收到采購需求計劃后，進行匯總整理和分析，結合庫存情況、采購周期、市場供應情況等因素，制定采購計劃。2.采購計劃應明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、采購方式、預算金額等內(nèi)容，并報采購決策委員會審批。（三）供應商選擇與管理1.采購部根據(jù)采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、業(yè)績情況、信譽狀況等方面的審核。3.建立供應商評估體系，定期對供應商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務、合作態(tài)度等方面。根據(jù)評估結果，對供應商進行分類管理，分為A、B、C三類，優(yōu)先選擇A類供應商。4.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務等條款。（四）采購實施1.采購部根據(jù)采購合同要求，向供應商發(fā)送采購訂單，明確采購物資的具體要求和交貨時間等信息。2.供應商按照采購訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并及時將發(fā)貨信息通知采購部。3.采購部跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，解決采購過程中出現(xiàn)的問題。（五）物資驗收1.物資到貨前，采購部通知質(zhì)量部、需求部門等相關人員做好驗收準備工作。2.物資到貨后，由質(zhì)量部按照相關質(zhì)量標準和檢驗規(guī)范進行檢驗，需求部門配合質(zhì)量部進行驗收。3.驗收合格的物資，由需求部門辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，采購部負責與供應商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。（六）采購付款1.采購物資驗收合格且發(fā)票收到后，采購部填寫付款申請單，附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關憑證，報財務部審核。2.財務部按照公司財務管理制度和采購合同約定，對付款申請進行審核，審核通過后報公司領導審批。3.公司領導審批通過后，財務部辦理付款手續(xù)，支付采購款項。四、采購方式（一）招標采購對于金額較大、技術復雜、競爭充分的物資采購項目，采用招標采購方式。招標采購應按照國家有關法律法規(guī)和公司相關規(guī)定進行，發(fā)布招標公告、編制招標文件、組織開標、評標、定標等工作。（二）詢價采購對于規(guī)格標準統(tǒng)一、市場貨源充足、價格變化幅度小的物資采購項目，采用詢價采購方式。采購部向多家供應商發(fā)出詢價單，邀請供應商報價，根據(jù)報價情況選擇合適的供應商簽訂采購合同。（三）競爭性談判采購對于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的物資采購項目，以及技術復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的物資采購項目，采用競爭性談判采購方式。采購部與不少于三家供應商進行談判，根據(jù)談判結果確定成交供應商并簽訂采購合同。（四）單一來源采購對于只能從唯一供應商處采購的物資，或者發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的物資，采用單一來源采購方式。采購部與供應商進行協(xié)商，簽訂采購合同。五、采購預算管理（一）預算編制1.采購部根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和物資采購需求計劃，編制年度采購預算草案，明確各項采購物資的預算金額。2.年度采購預算草案應經(jīng)財務部審核、采購決策委員會審議通過后，報公司董事會批準。（二）預算執(zhí)行1.采購部嚴格按照批準的采購預算執(zhí)行采購活動，不得超預算采購。2.如因特殊情況需要調(diào)整采購預算，采購部應提出書面申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整金額等，經(jīng)財務部審核、采購決策委員會審議通過后，報公司董事會批準。（三）預算控制與分析1.財務部定期對采購預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)預算執(zhí)行過程中存在的問題，并提出改進措施。2.采購部應配合財務部做好采購預算執(zhí)行情況的分析工作，提供相關數(shù)據(jù)和資料。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務。2.采購合同簽訂前，采購部應將合同草案提交法務部進行合法性審查，審查通過后報公司領導審批。3.公司領導審批通過后，采購部與供應商簽訂采購合同。（二）合同履行1.采購部和供應商應按照采購合同約定履行各自的義務，確保合同順利執(zhí)行。2.在合同履行過程中，如出現(xiàn)合同變更、解除等情況，采購部應及時與供應商協(xié)商，并簽訂相關補充協(xié)議或解除合同協(xié)議。（三）合同歸檔與保管1.采購合同簽訂后，采購部應及時將合同副本歸檔保存，并存檔相關審批文件、往來信函、送貨單、驗收報告、發(fā)票等資料。2.合同檔案應妥善保管，便于查閱和追溯。七、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約、質(zhì)量問題、價格波動、法律風險等。2.根據(jù)風險識別和評估結果，確定風險等級，制定相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.對于供應商違約風險，采購部應加強供應商管理，選擇信譽良好、實力較強的供應商，并在采購合同中明確違約責任和賠償條款。2.對于質(zhì)量問題風險，質(zhì)量部應加強物資驗收工作，嚴格按照質(zhì)量標準進行檢驗，確保所采購物資符合質(zhì)量要求。3.對于價格波動風險，采購部應關注市場價格動態(tài)，合理安排采購時間和采購數(shù)量，采取套期保值等措施規(guī)避價格風險。4.對于法律風險，法務部應加強采購合同審查，確保合同合法合規(guī)，為采購活動提供法律支持和風險防范建議。八、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。2.采購決策委員會對采購活動進行決策監(jiān)督，對重大采購項目進行審議和決策。（二）考核評價1.建立采購績效評價體系，對采購部及采購人員的工作績效進行考核評價。考核評價指標包括采購成本控制、采購質(zhì)量、采購效率、供應