公安文件收發(fā)管理制度

公安文件收發(fā)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公安文件收發(fā)管理，確保文件傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，結(jié)合本單位實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位內(nèi)部各部門及全體工作人員在公安文件收發(fā)過程中的管理活動。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公安工作相關(guān)規(guī)定，確保文件收發(fā)工作合法合規(guī)。2.遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、安全的原則，保證文件傳遞不延誤、內(nèi)容無差錯(cuò)、信息不泄露。3.實(shí)行統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)，明確各部門及人員在文件收發(fā)中的職責(zé)。二、文件收發(fā)管理職責(zé)（一）收發(fā)室職責(zé)1.負(fù)責(zé)公安文件的接收、登記、編號、分發(fā)等工作。2.對收到的文件進(jìn)行初步審核，檢查文件的完整性和準(zhǔn)確性。3.按照規(guī)定的時(shí)間和方式將文件傳遞給相關(guān)部門或人員。（二）各部門職責(zé)1.明確本部門文件收發(fā)的責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門公安文件的領(lǐng)取、傳閱、保管等工作。2.及時(shí)將本部門處理完畢的文件交回收發(fā)室歸檔。3.配合收發(fā)室做好文件收發(fā)的相關(guān)工作，確保文件流轉(zhuǎn)順暢。（三）文件管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)公安文件的分類、整理、歸檔和保管，建立健全文件檔案管理制度。2.定期對文件檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保文件資料的安全和完整。3.按照規(guī)定提供文件查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。三、文件接收管理（一）接收渠道1.通過機(jī)要通信、專人送達(dá)、電子傳輸?shù)确绞浇邮展参募?.對機(jī)要通信送達(dá)的文件，收發(fā)室應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)簽收，確保文件交接安全。（二）接收登記1.收到文件后，收發(fā)室工作人員應(yīng)立即在《公安文件接收登記表》上詳細(xì)登記文件的名稱、文號、密級、來文單位、日期、份數(shù)等信息。2.對電子傳輸?shù)奈募?，?yīng)記錄文件的傳輸方式、文件名、文件大小等相關(guān)信息，并及時(shí)進(jìn)行下載和保存。（三）初步審核1.檢查文件的包裝是否完好，有無破損、缺頁等情況。2.核對文件的文號、密級、來文單位等信息是否準(zhǔn)確無誤。3.對重要文件或緊急文件，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門。四、文件分發(fā)管理（一）分發(fā)原則1.根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，按照職責(zé)分工將文件準(zhǔn)確分發(fā)給相關(guān)部門或人員。2.對涉及多個(gè)部門的文件，應(yīng)確定主辦部門，并由主辦部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同辦理。（二）分發(fā)方式1.對于紙質(zhì)文件，收發(fā)室應(yīng)按照《公安文件分發(fā)清單》進(jìn)行分發(fā)，并要求收件人在清單上簽字確認(rèn)。2.對于電子文件，收發(fā)室應(yīng)通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)或指定的電子郵箱將文件發(fā)送給相關(guān)部門或人員，并提醒收件人及時(shí)查收。（三）特殊文件處理1.對于密級文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行分發(fā)，確保文件安全。2.對于緊急文件，應(yīng)優(yōu)先分發(fā)，并要求收件部門或人員立即處理。五、文件傳閱管理（一）傳閱范圍根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件的傳閱范圍，確保相關(guān)人員及時(shí)了解文件精神。（二）傳閱流程1.收發(fā)室將文件送傳閱部門或人員后，傳閱人應(yīng)在《公安文件傳閱登記表》上簽字，并注明傳閱時(shí)間。2.傳閱人應(yīng)按照規(guī)定的順序依次傳閱文件，不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍或延誤傳閱時(shí)間。3.傳閱過程中，傳閱人應(yīng)認(rèn)真閱讀文件內(nèi)容，如有意見或建議，可在文件上簽注，并及時(shí)反饋給相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)。（三）跟蹤催辦1.收發(fā)室應(yīng)定期對傳閱文件進(jìn)行跟蹤催辦，及時(shí)了解文件傳閱情況，確保文件傳閱不積壓。2.對超過規(guī)定傳閱時(shí)間仍未歸還的文件，收發(fā)室應(yīng)及時(shí)向傳閱人催問，并記錄催辦情況。六、文件辦理管理（一）承辦部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)文件的具體辦理工作，按照文件要求和領(lǐng)導(dǎo)批示，及時(shí)、準(zhǔn)確地完成各項(xiàng)任務(wù)。2.對辦理過程中遇到的問題，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)溝通協(xié)調(diào)，確保文件辦理順利進(jìn)行。3.將辦理結(jié)果及時(shí)反饋給交辦部門或領(lǐng)導(dǎo)，并按照規(guī)定將文件歸檔保存。（二）辦理要求1.承辦部門應(yīng)嚴(yán)格按照文件規(guī)定的時(shí)限和要求辦理文件，不得拖延推諉。2.對涉及多個(gè)部門的文件，承辦部門應(yīng)主動牽頭協(xié)調(diào)，共同研究解決方案，確保文件辦理質(zhì)量。3.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)認(rèn)真整理相關(guān)資料，形成辦理結(jié)果報(bào)告，并按照規(guī)定的格式和程序報(bào)送。七、文件保管管理（一）保管方式1.設(shè)立專門的文件檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如文件柜、防火防盜設(shè)施等。2.對紙質(zhì)文件和電子文件分別進(jìn)行分類保管，確保文件存放有序、便于查找。（二）保管期限1.根據(jù)公安工作相關(guān)規(guī)定和文件性質(zhì)，確定文件的保管期限，分為永久、長期和短期。2.對保管期限已滿的文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，確保文件檔案的安全和完整。（三）定期清查1.定期對文件檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對文件數(shù)量、種類、保管期限等信息，確保賬物相符。2.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。八、文件查閱管理（一）查閱范圍本單位工作人員因工作需要，可查閱公安文件檔案。（二）查閱流程1.查閱人應(yīng)填寫《公安文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、文號、查閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.收發(fā)室根據(jù)查閱申請表，在文件檔案室為查閱人提供文件查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。3.查閱人應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案室或進(jìn)行復(fù)制、拍照等操作。如需復(fù)制文件，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。（三）查閱限制1.涉及國家秘密、警務(wù)工作秘密等文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱。2.對重要文件或不宜公開的文件，應(yīng)限制查閱范圍，并做好查閱記錄。九、文件借閱管理（一）借閱范圍因工作需要，確需將公安文件借出檔案室的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（二）借閱流程1.借閱人應(yīng)填寫《公安文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、文號、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。2.收發(fā)室根據(jù)借閱申請表，將文件借給借閱人，并要求借閱人在《公安文件借閱登記表》上簽字確認(rèn)。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大借閱范圍。2.借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容和信息。3.借閱人歸還文件時(shí)，收發(fā)室應(yīng)認(rèn)真檢查文件的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。十、文件保密管理（一）保密制度1.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和公安工作保密規(guī)定，加強(qiáng)對公安文件的保密管理。2.對涉及國家秘密、警務(wù)工作秘密等文件，應(yīng)按照保密等級進(jìn)行標(biāo)識和管理，采取相應(yīng)的保密措施。（二）人員管理1.加強(qiáng)對文件收發(fā)、傳閱、辦理、保管等環(huán)節(jié)工作人員的保密教育，提高保密意識。2.與相關(guān)工作人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（三）保密措施1.文件檔案室應(yīng)設(shè)置必要的保密設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，確保文件存放安全。2.對電子文件應(yīng)采取加密存儲、訪問控制等技術(shù)措施，防止文件信息泄露。3.在文件傳遞過程中，應(yīng)使用機(jī)要通信、專人送達(dá)等安全可靠的方式，確保文件傳輸安全。十一、文件銷毀管理（一）銷毀范圍對保管期限已滿、失去保存價(jià)值或因其他原因需要銷毀的公安文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.由文件管理人員提出文件銷毀申請，填寫《公安文件銷毀申請表》，注明銷毀文件的名稱、文號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，文件管理人員應(yīng)會同相關(guān)部門人員對擬銷毀的文件進(jìn)行清點(diǎn)核對，確保文件數(shù)量準(zhǔn)確無誤。3.對紙質(zhì)文件，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀；對電子文件，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等技術(shù)手段進(jìn)行銷毀