協(xié)會(huì)檔案使用管理制度

協(xié)會(huì)檔案使用管理制度總則目的為加強(qiáng)協(xié)會(huì)檔案的管理，規(guī)范檔案使用行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于協(xié)會(huì)全體成員以及因工作需要使用協(xié)會(huì)檔案的外部人員。檔案定義本制度所稱檔案，是指協(xié)會(huì)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。管理原則1.統(tǒng)一管理原則：協(xié)會(huì)檔案由專門(mén)的檔案管理部門(mén)或人員進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。2.真實(shí)完整原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映協(xié)會(huì)工作的歷史全貌。3.安全保密原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，為檔案使用人員提供便利，提高檔案利用效率。檔案管理部門(mén)及職責(zé)檔案管理部門(mén)設(shè)置協(xié)會(huì)設(shè)立檔案管理室，負(fù)責(zé)協(xié)會(huì)檔案的日常管理工作。檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善協(xié)會(huì)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)協(xié)會(huì)各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案查詢利用。4.對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，定期分析檔案利用效果。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的防護(hù)設(shè)備，確保檔案安全。6.組織開(kāi)展檔案鑒定工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見(jiàn)，按規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。7.對(duì)涉及協(xié)會(huì)商業(yè)秘密、工作秘密等重要檔案，采取嚴(yán)格的保密措施。8.負(fù)責(zé)對(duì)協(xié)會(huì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案的收集與整理檔案收集范圍1.協(xié)會(huì)章程、會(huì)員大會(huì)（會(huì)員代表大會(huì)）決議、理事會(huì)決議、監(jiān)事會(huì)決議等文件。2.協(xié)會(huì)年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。3.協(xié)會(huì)組織建設(shè)、會(huì)員管理、活動(dòng)策劃與實(shí)施等方面的文件材料。4.協(xié)會(huì)財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)文件。5.協(xié)會(huì)對(duì)外交流合作、業(yè)務(wù)往來(lái)的文件材料，包括合同、協(xié)議、信函等。6.協(xié)會(huì)舉辦各類會(huì)議、培訓(xùn)、講座等活動(dòng)的文件材料，如會(huì)議通知、議程、簽到表、會(huì)議紀(jì)要等。7.協(xié)會(huì)獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案的照片、證書(shū)復(fù)印件等相關(guān)材料。8.協(xié)會(huì)工作人員的人事檔案材料（按照國(guó)家有關(guān)人事檔案管理規(guī)定執(zhí)行）。9.其他具有保存價(jià)值的文件材料。檔案收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.檔案形成部門(mén)應(yīng)在文件材料產(chǎn)生后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案材料移交檔案管理部門(mén)。3.對(duì)于重要活動(dòng)、項(xiàng)目等形成的檔案材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成收集和移交。4.檔案收集過(guò)程中，應(yīng)注意檢查檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的材料及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理。檔案整理方法1.分類：將收集到的檔案材料按照類別分為行政管理類、業(yè)務(wù)活動(dòng)類、財(cái)務(wù)類、人事類等。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。檔案的保管檔案保管期限劃分1.永久保管：凡是反映協(xié)會(huì)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)協(xié)會(huì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為[X]年、[X]年、[X]年三種。檔案庫(kù)房建設(shè)與管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜的地點(diǎn)，配備必要的防護(hù)設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲(chóng)藥等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。3.檔案架（柜）應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。檔案應(yīng)按照編號(hào)順序依次存放，不得隨意堆放。4.建立檔案庫(kù)房管理制度，嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房時(shí)，應(yīng)做好登記。檔案保管措施1.對(duì)紙質(zhì)檔案，應(yīng)采取防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜等措施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.對(duì)電子檔案，應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。同時(shí)，要做好電子檔案的安全防護(hù)工作，防止病毒感染、數(shù)據(jù)丟失等情況發(fā)生。3.對(duì)實(shí)物檔案，應(yīng)進(jìn)行妥善保管，建立實(shí)物檔案臺(tái)賬，記錄實(shí)物的名稱、來(lái)源、保管地點(diǎn)等信息。檔案的利用利用范圍1.協(xié)會(huì)內(nèi)部成員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因工作需要，經(jīng)協(xié)會(huì)批準(zhǔn)后查閱、借閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案需要，依法查閱、借閱協(xié)會(huì)檔案。利用申請(qǐng)1.協(xié)會(huì)內(nèi)部成員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、用途、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)。2.外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提交單位介紹信、查閱或借閱檔案的申請(qǐng)函，注明查閱或借閱的檔案名稱、用途、查閱期限等信息，經(jīng)協(xié)會(huì)秘書(shū)長(zhǎng)批準(zhǔn)后，提交檔案管理部門(mén)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等查閱、借閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書(shū)，經(jīng)協(xié)會(huì)秘書(shū)長(zhǎng)批準(zhǔn)后，提交檔案管理部門(mén)。利用審批1.檔案管理部門(mén)收到利用申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)的真實(shí)性、必要性、查閱或借閱的檔案范圍是否合理等。2.對(duì)于符合規(guī)定的利用申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)予以批準(zhǔn)，并出具《檔案查閱通知書(shū)》或《檔案借閱通知書(shū)》。3.對(duì)于不符合規(guī)定的利用申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)告知申請(qǐng)人，并說(shuō)明理由。利用方式1.查閱：檔案使用人員可在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。2.借閱：檔案使用人員如需借閱檔案，應(yīng)按照《檔案借閱通知書(shū)》規(guī)定的期限歸還檔案。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。利用登記1.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人姓名、所在部門(mén)、利用檔案名稱、用途、查閱期限、歸還時(shí)間等信息。2.檔案利用登記應(yīng)使用統(tǒng)一的登記簿，登記內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。檔案的鑒定與銷毀檔案鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)已保管到期的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員、檔案管理人員等組成。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見(jiàn)。銷毀審批1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)協(xié)會(huì)秘書(shū)長(zhǎng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.涉及協(xié)會(huì)商業(yè)秘密、工作秘密等重要檔案的銷毀，應(yīng)報(bào)協(xié)會(huì)理事會(huì)批準(zhǔn)。銷毀實(shí)施1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定的地點(diǎn)進(jìn)行。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。2.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀申請(qǐng)表》上注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等信息，并由銷毀人員和監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)將《檔案銷毀申請(qǐng)表》及相關(guān)證明材料歸檔保存，作為檔案銷毀的依據(jù)。檔案的統(tǒng)計(jì)與移交檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠。檔案管理部門(mén)應(yīng)定期將檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表報(bào)送協(xié)會(huì)秘書(shū)長(zhǎng)，并抄送相關(guān)部門(mén)。檔案移交1.協(xié)會(huì)因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、撤銷、合并等原因，需要進(jìn)行檔案移交的，應(yīng)