建設(shè)公司行政管理制度

建設(shè)公司行政管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范建設(shè)公司行政管理工作，提高工作效率，確保公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于建設(shè)公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：各項規(guī)定符合國家法律法規(guī)要求。2.合理性原則：制度制定與執(zhí)行充分考慮實際情況，具有可操作性。3.公正性原則：對待所有員工一視同仁，確保公平公正。4.公開性原則：重要制度及時向員工公開，接受監(jiān)督。二、行政管理架構(gòu)及職責(zé)（一）行政管理部門設(shè)置公司設(shè)立行政部，負(fù)責(zé)全面行政管理工作。（二）行政部職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司行政管理規(guī)章制度的制定、修訂和完善，并監(jiān)督執(zhí)行。2.組織公司各類會議，做好會議記錄和決議跟蹤落實。3.負(fù)責(zé)公司文件、檔案的管理，包括文件的起草、審核、印發(fā)、歸檔等。4.協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的工作關(guān)系，確保信息暢通。5.負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的規(guī)劃、管理和維護(hù)，保障辦公環(huán)境整潔、有序。6.管理公司辦公用品、設(shè)備，做好采購、發(fā)放、維修等工作。7.負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度、管理和維護(hù)，確保車輛安全運行。8.負(fù)責(zé)公司對外聯(lián)絡(luò)、接待工作，樹立公司良好形象。9.協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)做好各項行政事務(wù)性工作。（三）各部門行政職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門行政管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門員工遵守公司行政管理制度。2.配合行政部做好相關(guān)行政管理工作，及時反饋工作中的問題和建議。三、會議管理（一）會議分類1.公司例會：每周[X]召開，由公司領(lǐng)導(dǎo)主持，各部門負(fù)責(zé)人參加，總結(jié)上周工作，部署本周工作。2.部門例會：由各部門自行組織，每周[X]召開，總結(jié)部門上周工作，安排本周工作任務(wù)。3.專題會議：根據(jù)工作需要，不定期召開，針對特定問題進(jìn)行討論和決策。（二）會議組織1.會議組織部門提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等，并通知相關(guān)人員。2.會議組織人員負(fù)責(zé)會議場地布置、資料準(zhǔn)備等工作。（三）會議要求1.參會人員應(yīng)提前到達(dá)會議現(xiàn)場，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參加，需提前向會議組織者請假。2.會議期間，參會人員應(yīng)將手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，不得隨意交頭接耳、玩手機。3.會議組織者應(yīng)做好會議記錄，明確會議討論的主要內(nèi)容、決議事項、責(zé)任部門和完成時間等。（四）會議決議執(zhí)行與跟蹤1.會議決議形成后，責(zé)任部門應(yīng)按照要求認(rèn)真組織實施，并及時將執(zhí)行情況反饋給會議組織者。2.行政部負(fù)責(zé)對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，對未按時完成的事項進(jìn)行督促和協(xié)調(diào)。四、文件與檔案管理（一）文件管理1.文件分類公司紅頭文件：由行政部統(tǒng)一編號、印發(fā)，用于發(fā)布公司重要決策、規(guī)章制度等。部門文件：由各部門自行編號、印發(fā)，用于部門內(nèi)部工作安排和溝通。外來文件：包括上級部門文件、合作單位文件等。2.文件起草公司紅頭文件由相關(guān)部門或人員起草，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報行政部核稿，再由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。部門文件由部門內(nèi)部起草，部門負(fù)責(zé)人審核簽發(fā)。3.文件審核行政部對文件內(nèi)容進(jìn)行合法性、規(guī)范性審核，確保文件質(zhì)量。涉及重要事項的文件，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核把關(guān)。4.文件印發(fā)行政部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)意見，對文件進(jìn)行排版、印刷、蓋章，并及時發(fā)放給相關(guān)部門和人員。文件發(fā)放應(yīng)做好登記記錄，確保文件發(fā)放準(zhǔn)確無誤。5.文件傳閱行政部收到需傳閱的文件后，應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍進(jìn)行傳閱，并做好傳閱記錄。傳閱文件應(yīng)及時收回，避免文件丟失或延誤。（二）檔案管理1.檔案分類行政檔案：包括公司證照、印章、會議記錄、文件資料等。人事檔案：員工個人基本信息、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核資料等。財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表等。業(yè)務(wù)檔案：項目資料、合同文件、招投標(biāo)文件等。2.檔案收集各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理工作，并定期移交行政部。行政部負(fù)責(zé)對各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。3.檔案整理行政部按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行整理、編號、裝訂。檔案應(yīng)分類存放，便于查找和使用。4.檔案保管行政部應(yīng)配備專門的檔案保管設(shè)施，確保檔案安全。定期對檔案進(jìn)行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.檔案借閱因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱檔案應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失。五、辦公區(qū)域管理（一）辦公區(qū)域規(guī)劃1.行政部根據(jù)公司實際情況，合理規(guī)劃辦公區(qū)域，明確各部門辦公地點。2.辦公區(qū)域應(yīng)劃分出辦公區(qū)、會議室、接待區(qū)、休息區(qū)等功能區(qū)域。（二）辦公環(huán)境維護(hù)1.員工應(yīng)保持辦公區(qū)域整潔衛(wèi)生，每天下班前清理桌面、地面，將垃圾放入指定垃圾桶。2.禁止在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、隨地吐痰、亂扔雜物。3.愛護(hù)辦公區(qū)域內(nèi)的公共設(shè)施，如桌椅、門窗、電器等，如有損壞應(yīng)及時報修。（三）安全管理1.加強辦公區(qū)域的安全防范，配備必要的消防器材和安全設(shè)施。2.員工應(yīng)增強安全意識，下班時關(guān)閉電腦、打印機等電器設(shè)備，關(guān)好門窗。3.禁止在辦公區(qū)域內(nèi)私拉亂接電線、違規(guī)使用大功率電器。六、辦公用品與設(shè)備管理（一）辦公用品管理1.辦公用品采購行政部根據(jù)辦公用品庫存情況和使用需求，定期編制辦公用品采購計劃，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行采購。采購辦公用品應(yīng)選擇正規(guī)供應(yīng)商，確保產(chǎn)品質(zhì)量和售后服務(wù)。2.辦公用品發(fā)放行政部設(shè)立辦公用品發(fā)放臺賬，對辦公用品的發(fā)放情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。員工根據(jù)工作需要，到行政部領(lǐng)取辦公用品，領(lǐng)取時應(yīng)簽字確認(rèn)。3.辦公用品使用員工應(yīng)節(jié)約使用辦公用品，避免浪費。對于貴重辦公用品，如電腦、打印機等，應(yīng)按照操作規(guī)程使用，定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)。（二）辦公設(shè)備管理1.辦公設(shè)備采購各部門根據(jù)工作需要，提出辦公設(shè)備采購申請，經(jīng)行政部審核、領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行采購。采購辦公設(shè)備應(yīng)注重性價比，選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的產(chǎn)品。2.辦公設(shè)備登記行政部對新采購的辦公設(shè)備進(jìn)行登記，建立設(shè)備臺賬，記錄設(shè)備名稱、型號、購置時間、使用部門等信息。3.辦公設(shè)備維護(hù)行政部定期組織對辦公設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保設(shè)備正常運行。對于出現(xiàn)故障的辦公設(shè)備，及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，并做好維修記錄。4.辦公設(shè)備報廢辦公設(shè)備因損壞無法修復(fù)或已達(dá)到使用年限等原因需要報廢的，由使用部門提出申請，經(jīng)行政部鑒定、領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行報廢處理。報廢設(shè)備應(yīng)妥善處理，避免造成環(huán)境污染。七、車輛管理（一）車輛調(diào)度1.行政部負(fù)責(zé)公司車輛的統(tǒng)一調(diào)度管理，根據(jù)工作需要合理安排車輛使用。2.各部門因工作需要用車的，應(yīng)提前填寫《用車申請表》，注明用車時間、地點、事由等信息，報行政部審核。3.行政部根據(jù)車輛使用情況和申請順序，安排車輛調(diào)度，并及時通知用車部門和駕駛員。（二）車輛使用1.駕駛員應(yīng)嚴(yán)格按照調(diào)度安排出車，不得擅自改變行車路線和任務(wù)。2.出車前，駕駛員應(yīng)對車輛進(jìn)行檢查，確保車輛性能良好、安全設(shè)施齊全。3.行車過程中，駕駛員應(yīng)遵守交通規(guī)則，安全駕駛，文明行車，不得疲勞駕駛、酒后駕駛。4.車輛使用完畢后，駕駛員應(yīng)及時將車輛開回公司指定地點停放，并做好車輛清潔和保養(yǎng)工作。（三）車輛維護(hù)與保養(yǎng)1.行政部制定車輛維護(hù)保養(yǎng)計劃，定期組織車輛進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)。2.駕駛員應(yīng)按照車輛維護(hù)保養(yǎng)計劃，及時將車輛送到指定維修廠進(jìn)行保養(yǎng)和維修。3.車輛維修費用由行政部審核后，報領(lǐng)導(dǎo)審批報銷。（四）車輛費用管理1.車輛燃油費、過路費、停車費等費用由駕駛員憑有效票據(jù)報銷。2.行政部定期對車輛費用進(jìn)行統(tǒng)計分析，嚴(yán)格控制車輛費用支出。八、對外聯(lián)絡(luò)與接待管理（一）對外聯(lián)絡(luò)1.行政部負(fù)責(zé)公司對外聯(lián)絡(luò)工作，建立并維護(hù)公司對外聯(lián)系渠道。2.接到外部來電、來函時，行政部應(yīng)及時記錄，并根據(jù)內(nèi)容轉(zhuǎn)交給相關(guān)部門或人員處理。3.如需回復(fù)外部來電、來函，行政部應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核、起草，并報領(lǐng)導(dǎo)審批后回復(fù)。（二）接待管理1.公司接待工作遵循熱情、周到、節(jié)儉的原則。2.行政部負(fù)責(zé)制定接待計劃，明確接待規(guī)格、接待人員、接待費用等。3.接待人員應(yīng)提前做好接待準(zhǔn)備工作，包括安排接待場地、