汽車公司合同管理制度VIP

汽車公司合同管理制度一、總則1.目的為加強公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門對外簽訂的各類合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、技術(shù)合同、服務(wù)合同等。3.基本原則依法簽訂原則：合同的簽訂、履行必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上協(xié)商一致，確定合同條款。公平公正原則：合同內(nèi)容應(yīng)體現(xiàn)公平公正，不得損害公司及對方的合法權(quán)益。誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理部門及職責(zé)1.法務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的合法性審查，對合同條款進行法律風(fēng)險評估。參與重大合同的談判、起草工作，提供法律意見和建議。處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律活動。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的前期調(diào)研、談判、起草工作，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)需求。負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。配合法務(wù)部門處理合同糾紛，提供相關(guān)業(yè)務(wù)資料和證據(jù)。3.財務(wù)部門參與合同的審核，對合同的付款方式、結(jié)算條款等進行審核。負(fù)責(zé)合同款項的收付管理，確保資金安全。定期與業(yè)務(wù)部門核對合同款項的收付情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。4.行政部門負(fù)責(zé)合同文本的編號、歸檔、保管工作，建立合同管理臺賬。協(xié)助業(yè)務(wù)部門辦理合同簽訂所需的相關(guān)手續(xù)，如蓋章、登記等。負(fù)責(zé)合同管理信息系統(tǒng)的維護和管理，確保合同信息的安全和準(zhǔn)確。三、合同簽訂管理1.合同簽訂流程立項：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細(xì)說明合同的背景、目的、主要內(nèi)容、預(yù)計金額等信息。審批：合同立項申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大合同需經(jīng)總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過。談判：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同對方進行談判，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，形成談判紀(jì)要。談判紀(jì)要應(yīng)包括談判時間、地點、參與人員、談判內(nèi)容、達(dá)成的共識等信息。起草：業(yè)務(wù)部門根據(jù)談判結(jié)果起草合同文本，合同文本應(yīng)符合法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，條款清晰、明確、完整。審核：合同文本起草完成后，依次提交法務(wù)部門、財務(wù)部門、行政部門進行審核。各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審核，并提出審核意見。簽訂：經(jīng)審核通過的合同，由法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章。合同簽訂后，行政部門應(yīng)及時將合同文本編號、歸檔，并建立合同管理臺賬。2.合同文本要求格式規(guī)范：合同文本應(yīng)采用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式，包括合同封面、目錄、正文、附件等。條款清晰：合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清、歧義或漏洞。權(quán)利義務(wù)對等：合同雙方的權(quán)利義務(wù)應(yīng)公平合理，不得損害公司利益。違約責(zé)任明確：合同應(yīng)明確約定雙方的違約責(zé)任，以便在合同履行過程中出現(xiàn)問題時能夠及時追究責(zé)任。3.授權(quán)委托管理公司法定代表人可以書面授權(quán)他人代表公司簽訂合同。授權(quán)委托書應(yīng)明確授權(quán)范圍、期限、代理人的權(quán)限等內(nèi)容。被授權(quán)人應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同，不得超越授權(quán)范圍行事。授權(quán)委托書應(yīng)妥善保管，如有變更或終止，應(yīng)及時通知合同對方。四、合同履行管理1.履行跟蹤業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤，及時了解合同對方的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行臺賬，詳細(xì)記錄合同的履行情況，包括合同簽訂時間、履行期限、履行進度、付款情況、交付情況等信息。2.變更管理合同履行過程中如需變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同對方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將變更情況通知法務(wù)部門、財務(wù)部門、行政部門等相關(guān)部門。3.解除管理合同履行過程中如需解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同對方協(xié)商一致，并簽訂書面解除協(xié)議。解除協(xié)議應(yīng)明確解除合同的原因、時間、雙方的權(quán)利義務(wù)等內(nèi)容。解除協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將解除情況通知法務(wù)部門、財務(wù)部門、行政部門等相關(guān)部門。合同解除后，雙方應(yīng)按照解除協(xié)議的約定履行各自的義務(wù)，如清理合同款項、返還財產(chǎn)、賠償損失等。五、合同糾紛處理1.糾紛預(yù)防業(yè)務(wù)部門在合同簽訂前應(yīng)進行充分的市場調(diào)研和風(fēng)險評估，確保合同對方具有良好的信譽和履行能力。合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，及時解決出現(xiàn)的問題，避免糾紛的發(fā)生。法務(wù)部門應(yīng)定期對公司合同進行審查和風(fēng)險排查，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在的法律風(fēng)險。2.糾紛處理流程糾紛發(fā)生：合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向分管領(lǐng)導(dǎo)報告，并會同法務(wù)部門進行調(diào)查和分析，了解糾紛的原因、經(jīng)過、雙方的爭議焦點等情況。協(xié)商解決：業(yè)務(wù)部門應(yīng)首先與合同對方進行協(xié)商，爭取通過友好協(xié)商解決糾紛。協(xié)商過程中應(yīng)注意保留相關(guān)證據(jù)，如協(xié)商記錄、往來函件等。第三方調(diào)解：如協(xié)商不成，業(yè)務(wù)部門可以根據(jù)合同約定或雙方協(xié)商一致，申請第三方調(diào)解機構(gòu)進行調(diào)解。調(diào)解過程中應(yīng)遵守調(diào)解機構(gòu)的相關(guān)規(guī)定，積極配合調(diào)解工作。仲裁或訴訟：如調(diào)解不成，業(yè)務(wù)部門可以根據(jù)合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定，向仲裁機構(gòu)申請仲裁或向人民法院提起訴訟。在仲裁或訴訟過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合法務(wù)部門，提供相關(guān)證據(jù)和資料，維護公司的合法權(quán)益。六、合同檔案管理1.檔案收集行政部門負(fù)責(zé)合同檔案的收集工作，合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)資料移交行政部門。合同檔案應(yīng)包括合同文本、談判紀(jì)要、審核意見、變更協(xié)議、解除協(xié)議、往來函件、訴訟或仲裁文件等資料。2.檔案整理行政部門應(yīng)對收集到的合同檔案進行整理，按照合同類別、簽訂時間、保管期限等進行分類歸檔。合同檔案應(yīng)編制目錄，便于查找和使用。3.檔案保管合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案柜中。合同檔案的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般分為短期、中期、長期和永久保管。行政部門應(yīng)定期對合同檔案進行檢查和清理，確保檔案的安全和完整。4.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱合同檔案時，應(yīng)在行政部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制合同檔案。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將合同檔案歸還行政部門，并辦理歸還手續(xù)。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司定期對合同管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的合規(guī)性，合同檔案管理情況等。監(jiān)督檢查可以采取自查、抽查、專項檢查等方式進行。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，要求相關(guān)部門限期整改。2.考核評價公司建立合同管理考核評價制度，對各部門的合同管理工作進行考核評價?？己嗽u價指標(biāo)包括合同簽訂的規(guī)范性、履行的