技術(shù)文件存取管理制度VIP

技術(shù)文件存取管理制度總則一、目的為規(guī)范公司技術(shù)文件的存取管理，確保技術(shù)文件的安全、準(zhǔn)確、及時(shí)存取和使用，提高技術(shù)文件的管理水平和利用效率，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有技術(shù)文件的存取管理，包括但不限于產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)范等。三、管理職責(zé)1.技術(shù)部負(fù)責(zé)技術(shù)文件的編制、審核、修訂和歸檔管理。負(fù)責(zé)技術(shù)文件的存取權(quán)限設(shè)置和管理。負(fù)責(zé)技術(shù)文件的版本控制和管理。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)技術(shù)文件的接收、登記、保管和借閱管理。負(fù)責(zé)技術(shù)文件的檔案整理和歸檔工作。負(fù)責(zé)技術(shù)文件的銷毀管理。3.各使用部門負(fù)責(zé)本部門使用的技術(shù)文件的申請(qǐng)、領(lǐng)取和使用管理。負(fù)責(zé)本部門使用的技術(shù)文件的保管和維護(hù)工作。負(fù)責(zé)本部門使用的技術(shù)文件的歸還和銷毀管理。四、技術(shù)文件的分類與編碼1.技術(shù)文件分類產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件：包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)說(shuō)明書、零部件清單等。工藝文件：包括工藝流程卡、工藝規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書等。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：包括國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。檢驗(yàn)規(guī)范：包括檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)程、檢驗(yàn)記錄等。2.技術(shù)文件編碼技術(shù)文件編碼采用分類編碼方式，編碼結(jié)構(gòu)為：[分類代碼][年份][流水號(hào)]。分類代碼：根據(jù)技術(shù)文件的分類，分別用“P”（產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件）、“G”（工藝文件）、“B”（技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)）、“J”（檢驗(yàn)規(guī)范）表示。年份：表示技術(shù)文件的編制年份，用四位數(shù)字表示。流水號(hào)：表示同一分類、同一年份的技術(shù)文件的順序號(hào)，用三位數(shù)字表示。例如：P2023001表示2023年編制的第1份產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件。五、技術(shù)文件的編制與審核1.技術(shù)文件的編制技術(shù)文件的編制應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。技術(shù)文件的編制應(yīng)具有準(zhǔn)確性、完整性和可操作性。技術(shù)文件的編制應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和要求進(jìn)行編制。2.技術(shù)文件的審核技術(shù)文件的編制完成后，應(yīng)由技術(shù)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。技術(shù)文件的審核內(nèi)容包括技術(shù)文件的內(nèi)容是否符合要求、格式是否規(guī)范、語(yǔ)言是否準(zhǔn)確等。技術(shù)文件的審核通過后，應(yīng)由技術(shù)部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。六、技術(shù)文件的審批與發(fā)布1.技術(shù)文件的審批技術(shù)文件的審核通過后，應(yīng)由公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。技術(shù)文件的審批內(nèi)容包括技術(shù)文件的必要性、可行性、經(jīng)濟(jì)性等。技術(shù)文件的審批通過后，應(yīng)由公司總經(jīng)理簽字確認(rèn)。2.技術(shù)文件的發(fā)布技術(shù)文件的審批通過后，應(yīng)由技術(shù)部負(fù)責(zé)將技術(shù)文件發(fā)布到公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或文件服務(wù)器上。技術(shù)文件的發(fā)布應(yīng)注明技術(shù)文件的版本號(hào)、編制日期、審核日期、審批日期等信息。技術(shù)文件的發(fā)布應(yīng)通知各使用部門領(lǐng)取和使用技術(shù)文件。七、技術(shù)文件的存取權(quán)限管理1.技術(shù)文件的存取權(quán)限設(shè)置技術(shù)文件的存取權(quán)限應(yīng)根據(jù)使用人員的工作職責(zé)和權(quán)限進(jìn)行設(shè)置。技術(shù)文件的存取權(quán)限分為讀取權(quán)限、修改權(quán)限和刪除權(quán)限。讀取權(quán)限：允許使用人員查看技術(shù)文件的內(nèi)容，但不能修改或刪除技術(shù)文件。修改權(quán)限：允許使用人員修改技術(shù)文件的內(nèi)容，但不能刪除技術(shù)文件。刪除權(quán)限：允許使用人員刪除技術(shù)文件。2.技術(shù)文件的存取權(quán)限申請(qǐng)與審批使用人員需要使用技術(shù)文件時(shí)，應(yīng)向技術(shù)部提出存取權(quán)限申請(qǐng)。技術(shù)部應(yīng)根據(jù)使用人員的工作職責(zé)和權(quán)限，對(duì)存取權(quán)限申請(qǐng)進(jìn)行審批。技術(shù)部應(yīng)將審批通過的存取權(quán)限信息記錄在技術(shù)文件的存取權(quán)限管理臺(tái)賬中。八、技術(shù)文件的版本控制管理1.技術(shù)文件的版本號(hào)編制技術(shù)文件的版本號(hào)采用三位數(shù)字表示，版本號(hào)從1.00開始，每次修訂后版本號(hào)加1。例如：1.00表示第1版，1.01表示第1版的第1次修訂，1.02表示第1版的第2次修訂。2.技術(shù)文件的版本控制流程技術(shù)文件的編制完成后，應(yīng)為技術(shù)文件分配初始版本號(hào)1.00。技術(shù)文件的修訂應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行，修訂后的技術(shù)文件應(yīng)重新進(jìn)行審核、審批和發(fā)布，并更新技術(shù)文件的版本號(hào)。技術(shù)部應(yīng)建立技術(shù)文件的版本控制臺(tái)賬，記錄技術(shù)文件的版本號(hào)、編制日期、修訂日期、修訂內(nèi)容等信息。九、技術(shù)文件的領(lǐng)取與歸還1.技術(shù)文件的領(lǐng)取使用人員需要領(lǐng)取技術(shù)文件時(shí)，應(yīng)填寫《技術(shù)文件領(lǐng)取申請(qǐng)表》，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。技術(shù)部應(yīng)根據(jù)《技術(shù)文件領(lǐng)取申請(qǐng)表》，將技術(shù)文件發(fā)放給使用人員，并在技術(shù)文件的存取權(quán)限管理臺(tái)賬中記錄領(lǐng)取信息。2.技術(shù)文件的歸還使用人員使用完畢后，應(yīng)將技術(shù)文件歸還到技術(shù)部或檔案管理部門。技術(shù)部或檔案管理部門應(yīng)核對(duì)技術(shù)文件的完整性和準(zhǔn)確性，并在技術(shù)文件的存取權(quán)限管理臺(tái)賬中記錄歸還信息。十、技術(shù)文件的保管與維護(hù)1.技術(shù)文件的保管技術(shù)文件應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的場(chǎng)所，避免陽(yáng)光直射和潮濕。技術(shù)文件應(yīng)分類存放，便于查找和使用。技術(shù)文件應(yīng)建立檔案，檔案內(nèi)容包括技術(shù)文件的原件、復(fù)印件、審批文件等。2.技術(shù)文件的維護(hù)技術(shù)部應(yīng)定期對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保技術(shù)文件的完整性和準(zhǔn)確性。技術(shù)部應(yīng)及時(shí)對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行修訂和更新，確保技術(shù)文件的時(shí)效性。技術(shù)部應(yīng)采取措施防止技術(shù)文件的丟失、損壞和泄密。十一、技術(shù)文件的銷毀1.技術(shù)文件的銷毀條件技術(shù)文件的有效期屆滿或已被替代，需要進(jìn)行銷毀。技術(shù)文件的內(nèi)容已被修改或更新，需要對(duì)原技術(shù)文件進(jìn)行銷毀。技術(shù)文件已丟失或損壞，無(wú)法修復(fù)，需要進(jìn)行銷毀。2.技術(shù)文件的銷毀程序使用部門應(yīng)填寫《技術(shù)文件銷毀申請(qǐng)表》，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。技術(shù)部應(yīng)對(duì)《技術(shù)文件銷毀申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，確認(rèn)技術(shù)文件的銷毀條件。技術(shù)部應(yīng)將審核通過的《技術(shù)文件銷毀申請(qǐng)表》報(bào)