催收賬款管理制度

催收賬款管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司賬款管理，規(guī)范催收行為，確保公司資金及時(shí)回籠，減少壞賬損失，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及應(yīng)收賬款催收的部門及人員。（三）職責(zé)分工1.銷售部門負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的前期管理，包括客戶信用評估、合同簽訂、發(fā)貨等環(huán)節(jié)，確保交易的真實(shí)性和合法性。及時(shí)與客戶溝通，了解客戶付款情況，對逾期賬款進(jìn)行初步催收。協(xié)助財(cái)務(wù)部門進(jìn)行應(yīng)收賬款的催收工作，提供相關(guān)交易信息和客戶資料。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的核算與監(jiān)控，定期編制應(yīng)收賬款賬齡分析表，為催收工作提供數(shù)據(jù)支持。制定催收策略，組織實(shí)施具體的催收行動(dòng)，對催收結(jié)果進(jìn)行跟蹤和反饋。對逾期賬款進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估，及時(shí)向管理層報(bào)告重大逾期賬款情況，并提出處理建議。3.法務(wù)部門為催收賬款提供法律支持，審查相關(guān)合同和文件的合法性，確保催收行為符合法律法規(guī)要求。協(xié)助處理涉及法律糾紛的應(yīng)收賬款催收案件，必要時(shí)代表公司提起訴訟或參與仲裁。4.管理層負(fù)責(zé)審批重大催收策略和逾期賬款處理方案。協(xié)調(diào)各部門之間的工作，為催收賬款提供必要的資源和支持。二、應(yīng)收賬款管理流程（一）客戶信用評估1.銷售部門在與新客戶建立業(yè)務(wù)關(guān)系前，應(yīng)收集客戶的基本信息，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明、聯(lián)系方式等。2.對客戶的信用狀況進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括客戶的經(jīng)營狀況、財(cái)務(wù)狀況、信用記錄、行業(yè)口碑等。可以參考第三方信用評級機(jī)構(gòu)的報(bào)告，也可以通過與客戶的供應(yīng)商、銀行等進(jìn)行溝通了解。3.根據(jù)信用評估結(jié)果，確定客戶的信用額度和信用期限。信用額度應(yīng)根據(jù)客戶的信用狀況和公司的風(fēng)險(xiǎn)承受能力合理設(shè)定，信用期限一般不超過[X]天。4.建立客戶信用檔案，記錄客戶的基本信息、信用評估結(jié)果、信用額度、信用期限等內(nèi)容，并定期進(jìn)行更新和維護(hù)。（二）合同簽訂1.銷售部門在簽訂銷售合同前，應(yīng)確保合同條款符合公司的利益和要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，特別是付款方式、付款期限、違約責(zé)任等條款。2.合同簽訂后，銷售部門應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給財(cái)務(wù)部門和法務(wù)部門備案。財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定的付款方式和期限，對應(yīng)收賬款進(jìn)行跟蹤管理。法務(wù)部門審查合同的合法性，確保合同不存在法律風(fēng)險(xiǎn)。（三）發(fā)貨與開票1.銷售部門根據(jù)合同約定安排發(fā)貨，并及時(shí)將發(fā)貨信息通知客戶。發(fā)貨后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)開具發(fā)票，并將發(fā)票送達(dá)客戶。2.財(cái)務(wù)部門在收到銷售部門提交的發(fā)貨信息和發(fā)票后，核對發(fā)票金額與合同金額是否一致，確認(rèn)無誤后進(jìn)行賬務(wù)處理，記錄應(yīng)收賬款。（四）賬款跟蹤與監(jiān)控1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對應(yīng)收賬款進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控，每月編制應(yīng)收賬款賬齡分析表，分析應(yīng)收賬款的賬齡結(jié)構(gòu)、客戶分布、逾期情況等。2.對于逾期賬款，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知銷售部門，并與銷售部門共同分析逾期原因，制定催收措施。3.銷售部門應(yīng)加強(qiáng)與客戶的溝通，了解客戶的付款困難和需求，積極協(xié)助客戶解決問題，爭取盡快收回賬款。（五）賬款催收1.當(dāng)應(yīng)收賬款逾期時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)逾期時(shí)間和客戶信用狀況，制定相應(yīng)的催收策略。催收策略包括電話催收、郵件催收、上門催收、法律催收等。2.電話催收由財(cái)務(wù)部門或銷售部門的工作人員負(fù)責(zé)，通過電話與客戶溝通，提醒客戶付款，并了解逾期原因。電話催收應(yīng)做好記錄，保存通話錄音。3.郵件催收適用于一些不太緊急的逾期賬款，通過發(fā)送催款郵件，向客戶明確逾期金額、逾期時(shí)間、催款要求等內(nèi)容。郵件催收應(yīng)注意郵件的格式規(guī)范和語言禮貌。4.上門催收一般適用于逾期時(shí)間較長、金額較大的客戶。上門催收應(yīng)由銷售部門和財(cái)務(wù)部門的工作人員共同進(jìn)行，提前與客戶預(yù)約上門時(shí)間，攜帶相關(guān)資料，與客戶面對面溝通，了解客戶的還款意愿和能力，協(xié)商制定還款計(jì)劃。上門催收應(yīng)注意維護(hù)公司形象，避免與客戶發(fā)生沖突。5.對于惡意拖欠賬款、經(jīng)多次催收仍不還款的客戶，公司應(yīng)及時(shí)采取法律措施，通過訴訟或仲裁等方式維護(hù)公司的合法權(quán)益。法律催收由法務(wù)部門負(fù)責(zé)，銷售部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)積極配合，提供相關(guān)證據(jù)和資料。（六）壞賬處理1.對于確實(shí)無法收回的應(yīng)收賬款，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行壞賬申報(bào)。壞賬申報(bào)應(yīng)提供相關(guān)證據(jù)，如客戶破產(chǎn)清算報(bào)告、法院判決書、工商注銷證明等。2.壞賬申報(bào)經(jīng)公司管理層審批后，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理，核銷壞賬。核銷壞賬后，應(yīng)繼續(xù)保留對該客戶的追索權(quán)，并定期進(jìn)行跟蹤和催收。三、催收賬款工作要求（一）及時(shí)性1.銷售部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)密切配合，對應(yīng)收賬款進(jìn)行及時(shí)跟蹤和監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)逾期賬款應(yīng)立即采取催收措施，不得拖延。2.對于逾期時(shí)間較短的賬款，應(yīng)優(yōu)先采用電話催收、郵件催收等方式，爭取在逾期初期就收回賬款。3.對于逾期時(shí)間較長、金額較大的賬款，應(yīng)及時(shí)制定詳細(xì)的催收計(jì)劃，明確催收責(zé)任人、催收時(shí)間節(jié)點(diǎn)和催收方式，確保催收工作有序進(jìn)行。（二）專業(yè)性1.催收人員應(yīng)具備良好的溝通能力和談判技巧，能夠與客戶進(jìn)行有效的溝通，了解客戶的需求和想法，爭取客戶的配合和支持。2.催收人員應(yīng)熟悉相關(guān)法律法規(guī)和公司的催收政策，依法依規(guī)進(jìn)行催收工作，避免因不當(dāng)催收行為給公司帶來法律風(fēng)險(xiǎn)。3.催收人員應(yīng)具備較強(qiáng)的分析能力和判斷能力，能夠根據(jù)客戶的信用狀況、逾期原因等因素，制定合理的催收策略，提高催收效率和效果。（三）保密性1.催收人員在催收過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露客戶的商業(yè)秘密和個(gè)人隱私信息。2.對于涉及客戶敏感信息的催收工作，應(yīng)采取必要的保密措施，如加密存儲、專人負(fù)責(zé)等，確保信息安全。（四）記錄與報(bào)告1.催收人員在催收過程中應(yīng)做好記錄，包括與客戶的溝通內(nèi)容、催收時(shí)間、催收方式、催收結(jié)果等信息。記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并妥善保存。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期向上級領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告應(yīng)收賬款的催收情況，包括逾期賬款的金額、逾期時(shí)間、催收措施、催收結(jié)果等內(nèi)容。報(bào)告應(yīng)采用書面形式，并附相關(guān)數(shù)據(jù)和分析圖表。四、催收賬款考核與激勵(lì)（一）考核指標(biāo)1.應(yīng)收賬款回收率：考核期內(nèi)實(shí)際收回的應(yīng)收賬款金額與考核期內(nèi)到期應(yīng)收賬款金額的比率。計(jì)算公式為：應(yīng)收賬款回收率=實(shí)際收回的應(yīng)收賬款金額/到期應(yīng)收賬款金額×100%。2.逾期賬款發(fā)生率：考核期內(nèi)逾期賬款金額與考核期內(nèi)應(yīng)收賬款總額的比率。計(jì)算公式為：逾期賬款發(fā)生率=逾期賬款金額/應(yīng)收賬款總額×100%。3.壞賬率：考核期內(nèi)壞賬損失金額與考核期內(nèi)應(yīng)收賬款總額的比率。計(jì)算公式為：壞賬率=壞賬損失金額/應(yīng)收賬款總額×100%。（二）考核周期考核周期為季度考核和年度考核相結(jié)合。季度考核在每季度末進(jìn)行，年度考核在每年年末進(jìn)行。（三）考核方式1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對應(yīng)收賬款回收率、逾期賬款發(fā)生率、壞賬率等考核指標(biāo)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和計(jì)算。2.人力資源部門根據(jù)財(cái)務(wù)部門提供的考核數(shù)據(jù)，對涉及應(yīng)收賬款催收的部門及人員進(jìn)行考核評分?？己嗽u分采用百分制，各項(xiàng)考核指標(biāo)的權(quán)重根據(jù)公司實(shí)際情況確定。3.考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級。考核得分在[X]分及以上為優(yōu)秀，[X]分至[X]分為良好，[X]分至[X]分為合格，[X]分以下為不合格。（四）激勵(lì)措施1.對于在催收賬款工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，公司給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書、晉升機(jī)會(huì)等。2.對于應(yīng)收賬款回收率達(dá)到[X]%及以上，且逾期賬款發(fā)生率和壞賬率低于公司設(shè)定目標(biāo)的部門，給予部門負(fù)責(zé)人一定金額的獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)。3.對于在催收工作中成功收回重大逾期賬款或通過法律手段為公司挽回重大損失的個(gè)人，給予特別獎(jiǎng)