家政公司物料管理制度

家政公司物料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)家政公司物料管理，規(guī)范物料采購(gòu)、使用、庫(kù)存等環(huán)節(jié)的行為，確保物料的合理使用和有效控制，降低運(yùn)營(yíng)成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于家政公司總部及各分支機(jī)構(gòu)所有物料的管理，包括但不限于清潔用品、工具、耗材、辦公用品等。（三）基本原則1.按需采購(gòu)原則：根據(jù)家政服務(wù)業(yè)務(wù)的實(shí)際需求，合理安排物料采購(gòu)，避免積壓和浪費(fèi)。2.成本控制原則：在保證物料質(zhì)量的前提下，通過優(yōu)化采購(gòu)渠道、批量采購(gòu)等方式，降低采購(gòu)成本。3.規(guī)范管理原則：建立健全物料管理制度和流程，明確各部門職責(zé)，確保物料管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。4.責(zé)任追究原則：對(duì)違反物料管理制度的行為，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)制定物料采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)市場(chǎng)行情和公司需求，選擇合適的供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同。2.負(fù)責(zé)物料的采購(gòu)、運(yùn)輸、驗(yàn)收等工作，確保采購(gòu)物料的質(zhì)量、數(shù)量和交貨期符合要求。3.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)良好的合作關(guān)系。（二）倉(cāng)庫(kù)管理部門1.負(fù)責(zé)物料的入庫(kù)、存儲(chǔ)、保管和發(fā)放工作，確保物料的安全和完整。2.建立物料庫(kù)存臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)庫(kù)存，做到賬實(shí)相符。3.對(duì)庫(kù)存物料進(jìn)行分類管理，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和使用。4.及時(shí)清理積壓物料，提出處理建議。（三）使用部門1.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提出物料使用申請(qǐng)，明確物料的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等要求。2.負(fù)責(zé)本部門物料的領(lǐng)用、使用和保管，合理使用物料，避免浪費(fèi)。3.協(xié)助倉(cāng)庫(kù)管理部門做好物料盤點(diǎn)工作，提供相關(guān)數(shù)據(jù)和信息。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核物料采購(gòu)費(fèi)用的報(bào)銷，確保費(fèi)用支出合理、合規(guī)。2.對(duì)物料采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析，提供相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和報(bào)表。3.參與物料庫(kù)存盤點(diǎn)工作，監(jiān)督庫(kù)存管理情況。（五）質(zhì)量管理部門1.負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物料的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保物料符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.對(duì)物料的質(zhì)量問題進(jìn)行跟蹤和處理，提出改進(jìn)措施和建議。三、物料采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.各使用部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展情況和實(shí)際需求，每月底前向采購(gòu)部門提交下月物料使用計(jì)劃。2.采購(gòu)部門結(jié)合庫(kù)存情況、市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)等因素，對(duì)各部門提交的物料使用計(jì)劃進(jìn)行匯總和審核，制定月度采購(gòu)計(jì)劃。3.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確物料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購(gòu)部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。2.根據(jù)采購(gòu)物料的質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等因素，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和篩選，選擇合格的供應(yīng)商。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物料規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。4.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，如供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨及時(shí)性、售后服務(wù)等方面出現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，如要求供應(yīng)商整改、暫停合作、更換供應(yīng)商等。（三）采購(gòu)流程1.采購(gòu)部門根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃，向供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單。2.供應(yīng)商收到采購(gòu)訂單后，應(yīng)按照訂單要求及時(shí)組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并將發(fā)貨信息反饋給采購(gòu)部門。3.采購(gòu)部門跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物料按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。4.物料到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)通知倉(cāng)庫(kù)管理部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。5.物料到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理部門按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)物料數(shù)量、質(zhì)量等問題，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。6.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)辦理物料的入庫(kù)手續(xù)，將驗(yàn)收合格的物料錄入庫(kù)存系統(tǒng)，并更新庫(kù)存臺(tái)賬。（四）采購(gòu)成本控制1.采購(gòu)部門應(yīng)通過市場(chǎng)調(diào)研、詢價(jià)、招標(biāo)等方式，選擇性價(jià)比高的物料和供應(yīng)商，降低采購(gòu)成本。2.合理安排采購(gòu)批量，充分利用供應(yīng)商的批量折扣政策，降低采購(gòu)單價(jià)。3.與供應(yīng)商協(xié)商優(yōu)化付款方式，爭(zhēng)取更有利的付款條件，如延長(zhǎng)付款期限、采用分期付款等方式，降低資金成本。4.定期對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行分析和評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)采購(gòu)工作，降低采購(gòu)成本。四、物料庫(kù)存管理（一）入庫(kù)管理1.物料到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同、送貨單等憑證，對(duì)物料的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行核對(duì)。2.驗(yàn)收合格的物料，倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫入庫(kù)單，注明物料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并將入庫(kù)單交采購(gòu)部門和財(cái)務(wù)部門。3.對(duì)驗(yàn)收不合格的物料，倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退貨或換貨手續(xù)。（二）存儲(chǔ)管理1.倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)根據(jù)物料的性質(zhì)、特點(diǎn)和用途，對(duì)庫(kù)存物料進(jìn)行分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和使用。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、清潔，確保物料的存儲(chǔ)安全。對(duì)易受潮、易變質(zhì)、易燃易爆等特殊物料，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施。3.建立物料庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物料的出入庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、供應(yīng)商等信息，做到賬實(shí)相符。4.定期對(duì)庫(kù)存物料進(jìn)行盤點(diǎn)，每月末進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)與庫(kù)存臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行調(diào)整。（三）發(fā)放管理1.使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫物料領(lǐng)用單，注明物料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到倉(cāng)庫(kù)管理部門領(lǐng)取物料。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門根據(jù)物料領(lǐng)用單，核實(shí)庫(kù)存情況，如庫(kù)存充足，應(yīng)及時(shí)發(fā)放物料，并在物料領(lǐng)用單上簽字確認(rèn)；如庫(kù)存不足，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門補(bǔ)貨。3.物料發(fā)放應(yīng)遵循先進(jìn)先出的原則，確保物料的質(zhì)量和有效期。4.倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)定期對(duì)物料領(lǐng)用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，掌握物料的使用動(dòng)態(tài)，為采購(gòu)計(jì)劃的制定提供依據(jù)。（四）庫(kù)存盤點(diǎn)1.倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)定期組織庫(kù)存盤點(diǎn)工作，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)工作應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、方法、人員分工等內(nèi)容。2.盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)庫(kù)存物料的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等信息，如實(shí)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。對(duì)盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行處理。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，說明盤點(diǎn)情況、賬實(shí)差異及原因分析、處理建議等內(nèi)容，并將盤點(diǎn)報(bào)告交財(cái)務(wù)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核。4.根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果，對(duì)庫(kù)存物料進(jìn)行調(diào)整，確保庫(kù)存臺(tái)賬與實(shí)際庫(kù)存一致。對(duì)盤盈、盤虧的物料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理。（五）庫(kù)存積壓處理1.倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存物料進(jìn)行清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)積壓物料。對(duì)積壓時(shí)間較長(zhǎng)、已無(wú)使用價(jià)值的物料，應(yīng)填寫積壓物料處理申請(qǐng)表，說明積壓原因、物料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，并提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)審批同意后，倉(cāng)庫(kù)管理部門可根據(jù)物料的實(shí)際情況，采取降價(jià)銷售、報(bào)廢處理、捐贈(zèng)等方式進(jìn)行處理。3.對(duì)降價(jià)銷售的積壓物料，應(yīng)制定合理的銷售價(jià)格，并通過多種渠道進(jìn)行宣傳推廣，盡快將積壓物料銷售出去。4.對(duì)報(bào)廢處理的積壓物料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行報(bào)廢手續(xù)的辦理，確保資產(chǎn)核銷的合規(guī)性。5.對(duì)捐贈(zèng)的積壓物料，應(yīng)做好相關(guān)記錄，并按照公司的捐贈(zèng)管理規(guī)定進(jìn)行處理。五、物料使用管理（一）使用申請(qǐng)1.使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫物料使用申請(qǐng)單，注明物料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交給采購(gòu)部門或倉(cāng)庫(kù)管理部門。2.物料使用申請(qǐng)應(yīng)提前提交，以便采購(gòu)部門或倉(cāng)庫(kù)管理部門有足夠的時(shí)間進(jìn)行采購(gòu)或準(zhǔn)備物料。（二）領(lǐng)用與發(fā)放1.倉(cāng)庫(kù)管理部門根據(jù)審批后的物料使用申請(qǐng)單，核實(shí)庫(kù)存情況，如庫(kù)存充足，應(yīng)及時(shí)發(fā)放物料，并在物料使用申請(qǐng)單上簽字確認(rèn)；如庫(kù)存不足，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門補(bǔ)貨。2.使用部門領(lǐng)取物料時(shí)，應(yīng)在物料使用申請(qǐng)單上簽字確認(rèn)，確保物料的領(lǐng)取和使用記錄清晰可查。（三）使用監(jiān)督1.各使用部門應(yīng)合理使用物料，避免浪費(fèi)。嚴(yán)禁將物料挪作他用或私自贈(zèng)送他人。2.質(zhì)量管理部門應(yīng)定期對(duì)物料的使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)使用部門存在浪費(fèi)物料或違規(guī)使用物料的行為，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并督促其整改。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)定期對(duì)物料的發(fā)放情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，如發(fā)現(xiàn)某個(gè)部門物料使用量異常，應(yīng)及時(shí)與該部門溝通，了解原因，如存在問題，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（四）回收與再利用1.對(duì)可回收利用的物料，如清潔工具、包裝材料等，使用部門應(yīng)在使用完畢后及時(shí)交回倉(cāng)庫(kù)管理部門。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門對(duì)回收的物料進(jìn)行分類整理、修復(fù)或翻新后，可繼續(xù)投入使用或進(jìn)行二次銷售。3.鼓勵(lì)各部門積極開展物料回收與再利用工作，降低公司運(yùn)營(yíng)成本，提高資源利用效率。六、物料報(bào)廢管理（一）報(bào)廢申請(qǐng)1.當(dāng)物料因損壞、過期、變質(zhì)等原因無(wú)法繼續(xù)使用時(shí)，使用部門應(yīng)填寫物料報(bào)廢申請(qǐng)表，注明物料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息，并提交給倉(cāng)庫(kù)管理部門。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，核實(shí)物料的實(shí)際情況，如確實(shí)無(wú)法使用，應(yīng)在物料報(bào)廢申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并提交給質(zhì)量管理部門進(jìn)行鑒定。（二）報(bào)廢鑒定1.質(zhì)量管理部門根據(jù)物料的性質(zhì)、特點(diǎn)和報(bào)廢原因，對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行鑒定。如屬于質(zhì)量問題導(dǎo)致的報(bào)廢，應(yīng)查明質(zhì)量問題的原因，并提出改進(jìn)措施和建議。2.經(jīng)質(zhì)量管理部門鑒定同意報(bào)廢的物料，應(yīng)在物料報(bào)廢申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。（三）報(bào)廢審批1.財(cái)務(wù)部門對(duì)物料報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審核，主要審核報(bào)廢物料的賬面價(jià)值、報(bào)廢原因、處理方式等是否合理合規(guī)。如審核通過，應(yīng)在物料報(bào)廢申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)財(cái)務(wù)部門的審核意見，對(duì)物料報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審批。如審批同意，應(yīng)在物料報(bào)廢申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并將審批結(jié)果反饋給倉(cāng)庫(kù)管