公司行政酒水管理制度

公司行政酒水管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政酒水管理，規(guī)范酒水的采購、存儲、使用及費(fèi)用報(bào)銷等流程，確保酒水使用合理、透明，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各項(xiàng)目組在行政活動中涉及酒水的相關(guān)管理。（三）基本原則1.預(yù)算控制原則：嚴(yán)格按照公司預(yù)算安排酒水采購及使用，確保費(fèi)用支出在預(yù)算范圍內(nèi)。2.合規(guī)性原則：酒水采購、使用等環(huán)節(jié)必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。3.審批流程原則：所有酒水相關(guān)的采購、領(lǐng)用等操作均需按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行。4.節(jié)約高效原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用酒水，提高酒水使用效率，避免浪費(fèi)。二、采購管理（一）采購計(jì)劃1.各部門根據(jù)行政活動需求，提前[X]個(gè)工作日填寫《酒水采購申請表》，詳細(xì)注明酒水名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.行政部門匯總各部門采購申請，結(jié)合庫存情況，制定月度酒水采購計(jì)劃，并提交財(cái)務(wù)部門審核預(yù)算。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司預(yù)算情況，對采購計(jì)劃進(jìn)行審核，如超出預(yù)算，需與申請部門溝通調(diào)整。（二）供應(yīng)商選擇1.行政部門負(fù)責(zé)建立酒水供應(yīng)商名錄，選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。2.對新供應(yīng)商進(jìn)行考察評估，包括其營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、產(chǎn)品資質(zhì)證書、經(jīng)營業(yè)績、售后服務(wù)等方面。3.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)，根據(jù)供貨質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、服務(wù)等指標(biāo)進(jìn)行打分，對于不合格供應(yīng)商及時(shí)淘汰。（三）采購實(shí)施1.根據(jù)審核通過的采購計(jì)劃，行政部門向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單，明確酒水的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等要求。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單要求及時(shí)供貨，行政部門負(fù)責(zé)驗(yàn)收貨物。驗(yàn)收內(nèi)容包括酒水的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、包裝等。如發(fā)現(xiàn)貨物不符，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通處理。3.采購酒水時(shí)，應(yīng)要求供應(yīng)商提供正規(guī)發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與采購訂單及實(shí)際供貨情況一致。三、存儲管理（一）存儲地點(diǎn)1.公司設(shè)立專門的酒水倉庫，用于存儲各類酒水。倉庫應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件。2.倉庫應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放不同種類、規(guī)格的酒水，并設(shè)置明顯的標(biāo)識牌。（二）庫存管理1.倉庫管理人員負(fù)責(zé)建立酒水庫存臺賬，詳細(xì)記錄酒水的入庫時(shí)間、品種、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。2.定期對酒水進(jìn)行盤點(diǎn)，每月末進(jìn)行一次實(shí)地盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)盤盈、盤虧情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫《酒水盤盈盤虧報(bào)告表》，報(bào)行政部門及財(cái)務(wù)部門審批處理。3.根據(jù)酒水的保質(zhì)期及使用頻率，合理安排庫存，對于臨近保質(zhì)期的酒水，應(yīng)及時(shí)提醒相關(guān)部門優(yōu)先使用。（三）存儲安全1.倉庫內(nèi)嚴(yán)禁煙火，配備必要的消防器材，并定期檢查維護(hù)，確保其性能良好。2.倉庫應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，保障酒水存儲安全。3.倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉庫管理制度，不得擅自離崗，非倉庫管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入倉庫。四、使用管理（一）領(lǐng)用流程1.各部門因行政活動需要領(lǐng)用酒水時(shí)，需填寫《酒水領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用酒水的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批。2.《酒水領(lǐng)用申請表》提交至行政部門，行政部門根據(jù)庫存情況進(jìn)行審核，如庫存充足，予以批準(zhǔn)，并通知倉庫管理人員發(fā)放酒水；如庫存不足，需告知申請部門等待采購補(bǔ)充。3.倉庫管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的《酒水領(lǐng)用申請表》發(fā)放酒水，并在庫存臺賬上記錄領(lǐng)用情況。（二）使用標(biāo)準(zhǔn)1.公司行政活動中酒水的使用應(yīng)遵循適度、合理的原則，不得鋪張浪費(fèi)。2.具體使用標(biāo)準(zhǔn)如下：商務(wù)宴請：根據(jù)宴請規(guī)格和人數(shù)，合理安排酒水種類及數(shù)量。一般情況下，每桌可配備[X]瓶白酒、[X]瓶紅酒、[X]瓶啤酒等，特殊情況需提前說明并經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。會議接待：根據(jù)會議規(guī)模和接待標(biāo)準(zhǔn)，提供適量的茶水、咖啡等飲品，如需提供酒水，可根據(jù)實(shí)際情況每[X]人配備[X]瓶礦泉水、[X]瓶飲料等，重要會議或接待可適當(dāng)增加酒水種類和數(shù)量。員工活動：根據(jù)活動性質(zhì)和參與人數(shù)，合理安排酒水。如公司聚餐，可根據(jù)人均標(biāo)準(zhǔn)配備適量的啤酒、飲料等。（三）使用監(jiān)督1.行政部門負(fù)責(zé)對酒水使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，不定期抽查各部門酒水領(lǐng)用及使用記錄，確保酒水使用符合規(guī)定。2.如發(fā)現(xiàn)有違規(guī)使用酒水的情況，行政部門有權(quán)責(zé)令其改正，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于警告、通報(bào)批評、扣減部門績效分?jǐn)?shù)等。五、費(fèi)用報(bào)銷管理（一）報(bào)銷憑證1.酒水采購報(bào)銷時(shí)，需提供正規(guī)發(fā)票、采購訂單、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，與采購訂單及驗(yàn)收單一致。2.酒水領(lǐng)用報(bào)銷時(shí)，需提供經(jīng)審批的《酒水領(lǐng)用申請表》及倉庫發(fā)放記錄。（二）報(bào)銷流程1.采購人員或領(lǐng)用人員整理好報(bào)銷憑證后，填寫費(fèi)用報(bào)銷單，按照公司費(fèi)用報(bào)銷流程進(jìn)行審批。2.部門負(fù)責(zé)人對報(bào)銷內(nèi)容的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核簽字。3.財(cái)務(wù)部門對報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性、報(bào)銷金額是否符合標(biāo)準(zhǔn)等。審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財(cái)務(wù)部門予以報(bào)銷付款。（三）報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)1.酒水采購費(fèi)用應(yīng)按照公司預(yù)算及采購合同執(zhí)行，超出預(yù)算部分需經(jīng)特殊審批流程方可報(bào)銷。2.酒水領(lǐng)用費(fèi)用按照實(shí)際領(lǐng)用數(shù)量及采購價(jià)格進(jìn)行報(bào)銷，嚴(yán)禁虛報(bào)冒領(lǐng)。六、特殊情況處理（一）臨時(shí)需求如遇臨時(shí)行政活動需要酒水，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)填寫《臨時(shí)酒水采購申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，可先行采購，但事后需及時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)審批及報(bào)銷手續(xù)。（二）禮品贈送公司因業(yè)務(wù)需要贈送禮品酒水時(shí)，需按照公司禮品管理制度執(zhí)行。填寫《禮品贈送申請表》，詳細(xì)說明贈送對象、原因、禮品內(nèi)容等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部門統(tǒng)一安排采購及贈送事宜。禮品贈送費(fèi)用應(yīng)在公司規(guī)定的禮品預(yù)算范圍內(nèi)報(bào)銷。（三）庫存積壓如因采購計(jì)劃不合理或其他原因?qū)е戮扑畮齑娣e壓，行政部門應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，采取促銷、調(diào)配等方式處理庫存積壓酒水。對于因庫存積壓造